在很多人看來(lái)，ERP就是專為制造業(yè)企業(yè)而生的一種信息化工具，在其他行業(yè)領(lǐng)域中很少能夠看到它的身影，而要說(shuō)成功應(yīng)用的就更是寥寥無(wú)幾了。事實(shí)上，在很長(zhǎng)一段時(shí)間里，記者也曾經(jīng)抱有這種觀點(diǎn)。不久前，記者在北京志銘進(jìn)出口貿(mào)易有限公司見(jiàn)到了公司信息主管劉曉綱。通過(guò)和他的攀談，記者了解了志銘公司實(shí)施ERP項(xiàng)目的前前后后。
志銘公司成立八年來(lái)始終堅(jiān)守在出口型外貿(mào)業(yè)務(wù)的主陣地。發(fā)展至今，公司的主要經(jīng)營(yíng)范圍業(yè)已從成立之初的單一服裝出口，延伸到了針紡織品、服裝、裝飾面料、建筑材料等多個(gè)領(lǐng)域。
憑著一份執(zhí)著和韌勁，志銘公司挺過(guò)了創(chuàng)業(yè)的艱難階段，優(yōu)質(zhì)穩(wěn)定的供貨渠道加之積極妥善的經(jīng)營(yíng)策略，使得志銘公司在外貿(mào)市場(chǎng)中贏得了不錯(cuò)的口碑。即使在2009年，外貿(mào)經(jīng)濟(jì)危機(jī)最為嚴(yán)重的幾個(gè)月中，志銘公司的營(yíng)業(yè)收入仍然能夠達(dá)到正常時(shí)期的七成。
面對(duì)不斷增長(zhǎng)的訂單，在公司老總的帶領(lǐng)下，志銘毅然全面引入了ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了整體的信息化改造，將公司業(yè)務(wù)水平、管理能力提高到了一個(gè)全新的高度。
外貿(mào)企業(yè)也可以“靜悄悄”
在談到公司的信息化建設(shè)過(guò)程時(shí)，劉曉綱反復(fù)向記者強(qiáng)調(diào)：“我們最初并未想過(guò)做外貿(mào)也要依靠信息化手段。信息化系統(tǒng)用到今天，我們完全就是摸著石頭過(guò)河�！�
據(jù)劉曉綱介紹，從01、02年開(kāi)始，志銘公司就陸續(xù)開(kāi)展了一些信息化工作，基于當(dāng)時(shí)的企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和國(guó)內(nèi)外貿(mào)行業(yè)相關(guān)軟件的情形，這些信息化應(yīng)用只是為了滿足公司基礎(chǔ)辦公和財(cái)務(wù)核算的需求�！斑@些信息化的基礎(chǔ)應(yīng)用，當(dāng)時(shí)也曾經(jīng)給公司業(yè)務(wù)的開(kāi)展帶來(lái)了相當(dāng)?shù)谋憷�，但后�?lái)公司的業(yè)務(wù)種類不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)數(shù)量不斷增長(zhǎng)，僅僅過(guò)了兩年，就已經(jīng)成為公司財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的巨大阻力了�！眲跃V告訴記者。
由于公司業(yè)務(wù)人員固有的傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣，很多重要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)的保存、使用都不是很規(guī)范。一旦出現(xiàn)問(wèn)題，要想往回追查也很困難�！斑@些不僅在無(wú)形中給公司造成了不小的損失，更給公司的財(cái)務(wù)審計(jì)工作帶來(lái)了很大的麻煩�！眲跃V談到，在志銘公司一次內(nèi)部的財(cái)務(wù)會(huì)議上，關(guān)于財(cái)務(wù)報(bào)告的九個(gè)方面中，有三個(gè)明確指向了財(cái)務(wù)的信息化改造，要求盡快制定出信息化戰(zhàn)略，通過(guò)信息化手段快速整合財(cái)務(wù)資源，提升決策能力，并取得快速反應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
一次偶然的機(jī)會(huì)，劉曉綱在上海出差，參觀了當(dāng)?shù)匾患翌H具規(guī)模的進(jìn)出口企業(yè)。他發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)看不到像志銘那般人來(lái)人往的緊張繁忙景象。信息化已將該企業(yè)的管理化繁為簡(jiǎn)，化有形為無(wú)形，因此所展現(xiàn)出的有序、寧?kù)o很讓他驚訝。
“真不敢相信那家公司也是做外貿(mào)的!”劉曉綱回憶到，“他們的辦公環(huán)僅就像一家政府的職能部門(mén)，每個(gè)人工作起來(lái)有條不紊，各個(gè)部門(mén)配合得非常好。外貿(mào)公司吵吵嚷嚷的景象在這里根本看不到，這在志銘中是不可想象的。”這次參觀給劉曉綱的觸動(dòng)很大，使得在他的心中也萌發(fā)出一個(gè)ERP系統(tǒng)的雛形。“那時(shí)候我就在空閑的時(shí)間思考公司的問(wèn)題，我們的職能部門(mén)一個(gè)都不缺，有負(fù)責(zé)采購(gòu)的，有負(fù)責(zé)銷(xiāo)售的，有負(fù)責(zé)內(nèi)部管理的，有負(fù)責(zé)產(chǎn)品物流、運(yùn)輸?shù)摹５麄冊(cè)谝黄馂槭裁淳筒荒芟襁@家公司那樣井井有條呢？處理客戶的訂單不及時(shí)，商品的采購(gòu)也跟不上銷(xiāo)售。怎么樣才能讓公司更加有效率？”
回到公司，劉曉綱立即著手針對(duì)志銘各個(gè)部門(mén)的運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)制定了一整套“ERP項(xiàng)目發(fā)展計(jì)劃”，遞交到了公司領(lǐng)導(dǎo)。很快，在公司老總的大力支持下，公司確定了信息化發(fā)展的目標(biāo)，決定上線ERP系統(tǒng)，同時(shí)，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，加強(qiáng)運(yùn)營(yíng)管理。而這一系列的重?fù)?dān)自然而言地，就落到了身為信息主管的劉曉綱肩上。
ERP實(shí)施：痛并快樂(lè)著
“項(xiàng)目的溝通準(zhǔn)備這一段時(shí)間是整個(gè)項(xiàng)目最忙的時(shí)候。當(dāng)時(shí)從內(nèi)到外的事情一件接著一件。首先要一個(gè)部門(mén)、一個(gè)部門(mén)地去溝通，分析每個(gè)部門(mén)對(duì)系統(tǒng)的需求，制定出相關(guān)的各種制度;然后在總體上規(guī)劃出整個(gè)項(xiàng)目時(shí)間安排和部署計(jì)劃，協(xié)調(diào)好各個(gè)時(shí)間，盡量不影響正常業(yè)務(wù);另外要每天向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)項(xiàng)目新的計(jì)劃和變化;內(nèi)部的事情全都談完后，還要再跟系統(tǒng)集成商的實(shí)施小組進(jìn)行討論，商討實(shí)施的可行性……那段時(shí)間真的太忙了，感覺(jué)分身乏術(shù)啊!”回想起當(dāng)初的情形，劉曉綱不禁感慨道。
經(jīng)過(guò)了一年多的應(yīng)用，劉曉綱認(rèn)為志銘的這套ERP系統(tǒng)總體上是比較成功的。通過(guò)前期對(duì)公司整體業(yè)務(wù)運(yùn)作模式的充分分析，在系統(tǒng)的整體規(guī)劃設(shè)計(jì)中，采用了“立體化”的框架，并融入了“一元化”管理的結(jié)構(gòu)。
新型“立體化”結(jié)構(gòu)描述：銷(xiāo)售環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)、采購(gòu)環(huán)節(jié)、倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸環(huán)節(jié)逐漸剝離，追求管理“一元化”的同時(shí)，降低經(jīng)營(yíng)成本，同時(shí)管理“一元化”，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的透明度，避免了腐敗，降低了管理成本。
在整體系統(tǒng)中，建立了新型的成本中心(模塊)、利潤(rùn)中心(模塊)的同時(shí)，經(jīng)營(yíng)管理中心(中樞單元)負(fù)責(zé)國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格體系的制定控制、成本控制、銷(xiāo)售分銷(xiāo)體系的建立等，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，使經(jīng)營(yíng)管理中心(中樞單元)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)、倉(cāng)儲(chǔ)運(yùn)輸環(huán)節(jié)、銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的信息進(jìn)行收集，并對(duì)各單元發(fā)出工作指令。
在整套ERP系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)起到了核心作用�！罢f(shuō)我們的ERP應(yīng)用得成功，主要就是指它在業(yè)務(wù)管理方面發(fā)揮出了強(qiáng)大的作用。你看我們公司現(xiàn)在業(yè)務(wù)開(kāi)展得井井有條，我想起碼有一半以上的功勞都要?dú)w功于它�！北M管應(yīng)用已經(jīng)有一年多的時(shí)間了，談起ERP對(duì)公司業(yè)務(wù)管理上的改善，劉曉綱依然顯得津津樂(lè)道。
據(jù)他介紹，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要是對(duì)內(nèi)、外貿(mào)業(yè)務(wù)交易過(guò)程中涉及到的各種內(nèi)部和外部單據(jù)，按照貿(mào)易類型、業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中進(jìn)行準(zhǔn)確、及時(shí)的錄入，通過(guò)方便快捷的數(shù)據(jù)查詢和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能，為公司日常管理、各種戰(zhàn)術(shù)、戰(zhàn)略決策提供有效依據(jù)和幫助。其操作模塊包括成本測(cè)算管理、合同與單證管理、物流管理、資金管理、審核批準(zhǔn)、數(shù)據(jù)分析、系統(tǒng)維護(hù)。
人性化+ERP，帶來(lái)不一樣的管理
據(jù)劉曉綱介紹，在外貿(mào)交易過(guò)程中，責(zé)任的分配也是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在過(guò)去，一旦合同出現(xiàn)問(wèn)題，往回找，很難找到源頭。系統(tǒng)可以使責(zé)任落實(shí)到人。當(dāng)預(yù)算生成后，會(huì)由財(cái)務(wù)部門(mén)審批財(cái)務(wù)中是否存在風(fēng)險(xiǎn)，以及周期時(shí)間;還要經(jīng)過(guò)風(fēng)險(xiǎn)控制部門(mén)審批客戶信息及市場(chǎng)價(jià)格的變動(dòng)。這樣，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，就可以很容易地找到源頭。
同時(shí)，針對(duì)銷(xiāo)售部門(mén)的需求，劉曉綱還在ERP系統(tǒng)中加入了志銘自己的客戶信用系統(tǒng)。他告訴記者，外貿(mào)公司和進(jìn)出口公司在交易前需要對(duì)客戶進(jìn)行選擇，但通常這些公司很難做出一個(gè)整體的判斷�，F(xiàn)在，志銘公司的客戶信用系統(tǒng)中涵蓋了以往交易的眾多客戶的歷史信息、授信額度等。這個(gè)系統(tǒng)是和財(cái)務(wù)系統(tǒng)、合同系統(tǒng)掛在一起，一旦貿(mào)易額超出了該客戶的授信額度，則會(huì)自動(dòng)拒絕發(fā)貨，同時(shí)啟動(dòng)客戶賬款的預(yù)警系統(tǒng)。
對(duì)于這一點(diǎn)，劉曉綱認(rèn)為：“過(guò)去企業(yè)在做外貿(mào)業(yè)務(wù)時(shí)，最大的困擾就是應(yīng)收賬款收不到。應(yīng)用了新的系統(tǒng)之后，在近一年內(nèi)都再?zèng)]有發(fā)生過(guò)一筆因?yàn)榭蛻粜抛u(yù)而造成的損失，即便與客戶之間因?yàn)橘~款發(fā)生的糾紛時(shí)，也沒(méi)有再出現(xiàn)一起官司�！�
在悉數(shù)了志銘公司ERP系統(tǒng)為公司帶來(lái)的一系列變化之后，劉曉綱也坦言，這套ERP系統(tǒng)并非十全十美，通過(guò)一年多的實(shí)際應(yīng)用，也發(fā)現(xiàn)了一些有待改進(jìn)的環(huán)節(jié)。
他為記者舉了一個(gè)操作流程上的實(shí)例：在采購(gòu)大批商品的時(shí)候，按照系統(tǒng)規(guī)范的操作流程，要先將貨物入庫(kù)，再跟客戶簽訂合同，然后才能開(kāi)出增值稅發(fā)票。但事實(shí)上，很多情況下，因?yàn)槭袌?chǎng)原因，貨物還沒(méi)有到，公司就要和客戶進(jìn)行銷(xiāo)售了。這樣，雖然貨權(quán)到手了，但是通常對(duì)于 ERP系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，這就等于破壞了操作流程，是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。
為此，公司還特意請(qǐng)來(lái)了ERP系統(tǒng)實(shí)施方的專家，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了相應(yīng)的改進(jìn)，并預(yù)留了一些自定義功能，使系統(tǒng)可以在總經(jīng)理授權(quán)的情況下，對(duì)操作流程進(jìn)行調(diào)整。
“ERP畢竟是一套生硬的系統(tǒng)，即便設(shè)計(jì)、規(guī)劃得再周密，也會(huì)有一些個(gè)性化、突發(fā)的難題，是它難以實(shí)現(xiàn)的。”劉曉綱表示。
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本文標(biāo)題：志銘進(jìn)出口：人性化+ERP帶來(lái)不一樣的管理
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