0 引 言
目前，國內(nèi)的合同管理大多采用手工方式，在項目較小合同數(shù)據(jù)少時。這種方式還能比較有效地發(fā)揮管理合同的功能。但是，隨著項目復雜程度的增加和合同數(shù)量的增加，合同管理的難度也在不斷增加。由于報價輪次眾多而引起的投標價格或高或低而失標、客戶信息分散、不連貫，且數(shù)據(jù)量大，種類多，難以管理，傳統(tǒng)的人工方法進行統(tǒng)計計算分析，工作量大，重復環(huán)節(jié)多，分析準確性較差，分析效率低。面對當前制造業(yè)不景氣的環(huán)境，基于計算機的現(xiàn)代化企業(yè)管理也迫在眉睫。應用數(shù)據(jù)庫管理企業(yè)非標準產(chǎn)品，很好地解決了企業(yè)日常數(shù)據(jù)管理困難以及效率差的問題，加強了企業(yè)對合同業(yè)務的有效管理，提高了廣大企業(yè)員工的信息化水平，增加了企業(yè)效益，帶動了企業(yè)的發(fā)展。
針對傳統(tǒng)機械零件生產(chǎn)企業(yè)日常管理數(shù)據(jù)所遇到的問題，在分析企業(yè)現(xiàn)存數(shù)據(jù)種類和企業(yè)運營管理需求的基礎上，設計并實現(xiàn)了非標準產(chǎn)品的實時入庫，銷售金額統(tǒng)計，報價查詢以及合同進程提示等諸多功能。測試運行結果表明，提出的數(shù)據(jù)庫管理模式提高了企業(yè)智能化、精確化管理水平，有助于提高企業(yè)運行效率。
1 企業(yè)管理中存在的問題
(1)數(shù)據(jù)量大且內(nèi)容繁雜。
中小型零件制造企業(yè)為典型的離散型制造企業(yè)，由于主要從事單件、小批量生產(chǎn)，適用于按訂單組織生產(chǎn)，訂單時間不同、客戶不同、零件種類不同導致訂單凌亂。而且企業(yè)的生產(chǎn)任務量大、生產(chǎn)加工技術文件較多，包括合同明細文件、報價單以及各年度各項支出預算表、各月銷項稅款和進項稅款統(tǒng)計文件。此外，常規(guī)的零件設計圖紙均為由鉛筆繪制的紙質(zhì)圖樣，長時間保存可能導致蟲蛀或字跡不清晰。隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的逐漸擴大，客戶數(shù)量的逐漸增多，銷售訂單的數(shù)量越來越大，各種文件也越來越多，且難以整理。
(2)產(chǎn)品報價人為影響大。
產(chǎn)品報價作為企業(yè)運營過程的一個關鍵環(huán)節(jié)，是合同管理必不可少的一部分。
傳統(tǒng)的人工報價，由于客戶數(shù)量多，采購零件種類不同，報價日期不同，從而產(chǎn)生大量的報價單，即使對同一客戶，由于兩次報價日期時間間隔長，導致供貨商對以往的報價信息記憶不清晰，所報價格前后不統(tǒng)一，從而導致失標甚至虧損的情況。
(3)合同日期超限。
合同是基于雙方互信條件下簽訂。因此，準時、優(yōu)質(zhì)地完成合同內(nèi)容對企業(yè)長遠生存十分重要。
常規(guī)情況下，由于合同數(shù)量多，各合同的簽約日期和貨期各不相同，造成企業(yè)管理者無法及時、準確地了解零件的生產(chǎn)和發(fā)貨日期，致使零件無法按時完成，使企業(yè)發(fā)生虧損甚至失去聲譽。
2 詳細設計
2．1 數(shù)據(jù)分析
該零件生產(chǎn)企業(yè)數(shù)據(jù)包括：非標類和防護類生產(chǎn)通知一覽表、非標類和防護類客戶統(tǒng)計匯總表、按客戶統(tǒng)計的非標類和防護類合同明細匯總表和報價數(shù)據(jù)庫。生產(chǎn)通知是根據(jù)合同明細的簽訂日期和合同期限，進行生產(chǎn)和發(fā)貨的。統(tǒng)計匯總表則是將合同明細中的產(chǎn)品銷售總額、采購總額、應收賬款按客戶或按時間段進行統(tǒng)計。根據(jù)各個表之間的關系(如圖1所示)，在數(shù)據(jù)庫中建立兩種表格：
圖1 數(shù)據(jù)表關系圖
(1)報價數(shù)據(jù)表：包括報價輪次、客戶名稱、報價日期、物料名稱以及零件的生產(chǎn)樣本圖片和PDF格式的合同數(shù)據(jù)等信息，零件圖樣以及報價單也存儲在該表格。通過該表，用戶可以查詢各種報價信息，包括圖片格式的零件生產(chǎn)樣本和PDF格式的報價單。
(2)合同明細匯總表：包括合同日期、客戶名稱、產(chǎn)品名稱和型號、銷售總額、采購總額、應收賬款等。用于管理者查詢合同明細數(shù)據(jù)和統(tǒng)計各條件下的銷售總額、采購總額以及應收賬款。
2．2 功能設計
通過對企業(yè)業(yè)務流程和需求進行分析，對合同數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)功能模型進行設計。
(1)由于紙質(zhì)文件不易保管，企業(yè)數(shù)據(jù)量大，采用數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理。
(2)減輕相關業(yè)務人員的工作壓力，及時了解對某一客戶以往的報價金額和合同明細，顯著提高準確性，設計快速查詢功能。
(3)實現(xiàn)銷售數(shù)據(jù)的實時統(tǒng)計，方便企業(yè)數(shù)據(jù)校對和檢核。
(4)為了方便管理者及時掌握合同進度，保證合同在指定期限內(nèi)順利完成，設計日期提醒功能，實時了解合同進程。
通過以上分析，為系統(tǒng)設置了如下功能：數(shù)據(jù)入庫(Excel、PDF、圖片入庫)、數(shù)據(jù)查詢(單項和組合查詢以及圖片和PDF瀏覽)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、系統(tǒng)管理和其他功能，如圖2所示。
圖2 系統(tǒng)功能設計
2．3 功能實現(xiàn)
2．3．1 系統(tǒng)管理
為方便管理者靈活、方便地管理數(shù)據(jù)，設計并實現(xiàn)了用戶管理和數(shù)據(jù)庫設置兩個功能。
(1)用戶管理：目的是設置系統(tǒng)登錄用戶信息和用戶權限。系統(tǒng)設計了登錄用戶信息的增加、修改和刪除功能，靈活管理系統(tǒng)登錄用戶。用戶權限設置分為管理者和一般用戶，同時設置登錄密碼，只有系統(tǒng)管理者有權增刪系統(tǒng)使用的用戶，普通用戶只能查看數(shù)據(jù)，沒有編輯功能。用戶管理的設置在于實現(xiàn)系統(tǒng)保密，確保企業(yè)數(shù)據(jù)安全。
(2)數(shù)據(jù)庫設置：設置用戶將要使用的數(shù)據(jù)庫，包括新建數(shù)據(jù)庫和使用已有數(shù)據(jù)庫。通過設置構建pathInfo．xml配置文件，動態(tài)存儲數(shù)據(jù)庫路徑。滿足管理者隨時變更所用的數(shù)據(jù)庫，大大提高系統(tǒng)使用的靈活性。
2．3．2 數(shù)據(jù)入庫
非標準Excel文件入庫：零件生產(chǎn)企業(yè)日常Excel文件包括合同明細文件和報價數(shù)據(jù)，主要記錄合同日期、報價輪次、客戶以及銷售賬款等信息，這兩種數(shù)據(jù)一般為非標準的Excel文件，而且格式不統(tǒng)一。傳統(tǒng)的Excel文件入庫，需要實現(xiàn)定義好固定標準合同格式，用戶進行空白合同的填寫，費時又費力�；谝酝鶖�(shù)據(jù)入庫存在的問題，結合用戶企業(yè)管理中的需求，針對性地設計單個文件直接入庫和多個文件批量入庫兩種方式，數(shù)據(jù)源文件只需要表格字段一致，便可直接進行文件入庫，極大提高了數(shù)據(jù)入庫效率，方便企業(yè)管理。
圖片和PDF文件入庫：零件生產(chǎn)企業(yè)t3常零件生產(chǎn)圖樣和合同簽署單一般為紙質(zhì)文件，不易保存。由于數(shù)據(jù)量大，不易查找，合同單和合同明細文件，零件圖樣往往不能一一對應，同時查看。為此，系統(tǒng)實現(xiàn)將紙質(zhì)合同單轉(zhuǎn)換為PDF文件，零件圖樣則轉(zhuǎn)換為JPG格式，并將這兩種文件以二進制方式導入數(shù)據(jù)庫，最后通過SQL的update set語句將PDF和圖片文件插入數(shù)據(jù)庫，使合同簽署單、零件圖樣與相應的合同明細數(shù)據(jù)一一對應，同時設置單一入庫和批量入庫兩種入庫方式。
2．3．3 數(shù)據(jù)查詢
數(shù)據(jù)查詢分為圖片和PDF文件查看以及合同明細文件查詢。
合同明細查詢：應用數(shù)據(jù)庫查詢主要目的是根據(jù)存儲的信息并在需要時將信息提取出來。根據(jù)企業(yè)需求，設置客戶名稱、合同日期、產(chǎn)品名稱和產(chǎn)品型號等關鍵字標簽。通過勾選關鍵字實現(xiàn)多個關鍵字組合查詢，此外，對每個關鍵字，設置多選框，實現(xiàn)多條件查看。查詢功能的設置，不僅解決了數(shù)據(jù)量大而造成的合同查找困難的問題，而且也實現(xiàn)了實時查看以往對任意客戶的報價信息，以便提出更合理的報價價格。
如圖3所示，查詢的為2015年2月6日到2015年10月1日期間，客戶上海大眾、東風標致和廣汽本田三家(點擊多選按鈕便可出現(xiàn)多選界面)，查詢物料名稱為導套的數(shù)據(jù)查詢結果。
圖3 查詢界面
圖片和PDF文件查詢：合同單和零件圖樣分別以PDF和圖片格式保存在數(shù)據(jù)庫報價表中字段“零件圖號”、“采購合同”兩列，與相應的報價數(shù)據(jù)一一對應，在沒有相應數(shù)據(jù)時，這兩列分別顯示“No mage”和“無”。為了方便圖片查看，系統(tǒng)設置了零件圖樣“縮略圖查看”，如圖4所示。雙擊縮略圖，隨時查看合同明細所對應的零件圖樣。詢價單的查看則是通過雙擊“顯示文件”，將文件以PDF形式進行瀏覽查看。
圖4 零件圖樣查看
2．3．4 數(shù)據(jù)統(tǒng)計
統(tǒng)計模塊是負責對系統(tǒng)各個基本信息管理模塊的數(shù)據(jù)從不同方面進行統(tǒng)計分析。
根據(jù)用戶需求，利用SQI 語句，設計了合同日期、類別、客戶名稱、銷售合同號以及采購合同號這五個關鍵字作為統(tǒng)計條件，各個關鍵字相互獨立，既可以單個統(tǒng)計，也可以多個關鍵字組合統(tǒng)計。實時統(tǒng)計組合條件下的銷售總額、采購總額、應收賬款，滿足數(shù)據(jù)統(tǒng)計和對比功能。
如圖5，在統(tǒng)計條件中選擇“日期”為2014年4月l日到2016年1月1日，“類別”為非標，“客戶”進行多選(多選界面和查詢多選界面相同，在此不做介紹)，同時選擇“上海大眾”、“北京泰華”和“浙江吉利”三個客戶，點擊確定，即可統(tǒng)計條件選擇下的“銷售總額”、“采購總額”和“應收賬款”。根據(jù)用戶需求，可以將統(tǒng)計結果打印輸出。
圖5 統(tǒng)計界面
2．3．5 其他功能
合同日期提醒：為了保證零件生產(chǎn)準時完成，系統(tǒng)設計日期實時提醒功能，根據(jù)合同日期和貨期，自動改變數(shù)據(jù)的顏色，以不同的顏色提示各個合同哪些日期還早，哪些即將到期，實時提醒公司生產(chǎn)者，按時完成零件生產(chǎn)，履行合同義務。
數(shù)據(jù)導出：輸出查詢的合同明細數(shù)據(jù)以及統(tǒng)計的銷售總額、采購總額、應收賬款。方便用戶直觀地查看、對比數(shù)據(jù)。
編輯功能：方便用戶實時更新合同狀態(tài)，通知企業(yè)及時生產(chǎn)和輸出零件。
2．4 系統(tǒng)運行測試
系統(tǒng)在青島某機械生產(chǎn)公司進行了為期三個月的運行測試，圖6為多條件統(tǒng)計的2015年5月到2016年1月期間，該公司對第一汽年和上海大眾的銷售總額、采購總額、應收賬款統(tǒng)計結果以及總額。系統(tǒng)不僅能夠快速、準確地進行多項統(tǒng)計，其他各項功能均達到頂期要求，而且運行穩(wěn)定，滿足了企業(yè)運營管理需求，可以應用到機械零件生產(chǎn)企業(yè)的實際管理中。
圖6 系統(tǒng)企業(yè)銷售賬款統(tǒng)計
3 結束語
機械零件生產(chǎn)企業(yè)常常存在數(shù)據(jù)管理困難，報價不準確以及運營流程不能實時掌握等問題，為此采用了C／S結構開發(fā)模式，設計集成化的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管理繁雜的企業(yè)文件、報價單實時查詢以及零件生產(chǎn)狀態(tài)提示等功能，以解決企業(yè)難題，在企業(yè)日常管理中發(fā)揮了極大的經(jīng)濟價值和社會效益。
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