目前IT項(xiàng)目建設(shè)失敗的例子很多，我們經(jīng)常能聽到CIO抱怨外包委托的IT項(xiàng)目是“豆腐渣”工程。有人將IT項(xiàng)目外包委托建設(shè)的高風(fēng)險(xiǎn)比喻為高空走鋼絲，而許多外包委托的IT項(xiàng)目低成功率的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)也證明了這一點(diǎn)。原因是外包委托的IT項(xiàng)目在過(guò)程控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制和成本控制等環(huán)節(jié)都可能存在失敗的“風(fēng)險(xiǎn)”。無(wú)論哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題，都可能會(huì)造成整個(gè)IT項(xiàng)目的失敗。
近日,廣東信息系統(tǒng)集成協(xié)會(huì)在華南深圳舉行了一場(chǎng)關(guān)于IT監(jiān)理的研討會(huì)。研討會(huì)上眾多CIO熱情高漲的討論和深圳高溫的天氣相映成趣。最受與會(huì)CIO熱捧的會(huì)議主題是：外行的企業(yè)用戶如何識(shí)別第三方IT監(jiān)理專家的真?zhèn)?也說(shuō)是說(shuō)，如何有效識(shí)別第三方IT監(jiān)理服務(wù)商是目前企業(yè)在外包委托IT項(xiàng)目時(shí)最為關(guān)注的問(wèn)題之一。
為什么IT項(xiàng)目建設(shè)需要IT監(jiān)理?
一般來(lái)說(shuō)，IT項(xiàng)目建設(shè)可分為兩種建設(shè)模式：一是自行建設(shè)，二是外包委托專業(yè)IT服務(wù)商來(lái)建設(shè)。出于專業(yè)性和投資回報(bào)的考慮，后一種建設(shè)模式是目前大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行IT項(xiàng)目建設(shè)時(shí)的主流選擇。但由于甲乙雙方信息差異、技術(shù)差異和出于利益的考慮，在建設(shè)過(guò)程中時(shí)有出現(xiàn)豆腐渣現(xiàn)象，即IT服務(wù)商在建設(shè)中偷工減料從而導(dǎo)致質(zhì)量隱憂。而且，IT項(xiàng)目建設(shè)往往很煩瑣和技術(shù)性非常強(qiáng)，甲方企業(yè)往往無(wú)法全部顧及。因此，借用專業(yè)性更強(qiáng)的第三方IT監(jiān)理專家來(lái)保證IT項(xiàng)目的成功實(shí)施，成為越來(lái)越多的CIO的不二選擇。
(1)IT監(jiān)理可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過(guò)程處于受控狀態(tài)
外包委托的IT項(xiàng)目失敗的原因可能有各種各樣，包括不重視質(zhì)量、計(jì)劃不足、與利益各方缺少溝通、職責(zé)不明確等。其中最重要的一點(diǎn)是，如果缺少監(jiān)督和控制方法時(shí)，外包委托項(xiàng)目很少能按時(shí)在預(yù)算成本內(nèi)完成，特別是一些復(fù)雜的IT項(xiàng)目。例如，有些IT服務(wù)商在開始階段是有制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捻?xiàng)目管理計(jì)劃，但當(dāng)發(fā)現(xiàn)進(jìn)度開始偏離項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，可能會(huì)干脆拋開計(jì)劃，走到哪算哪，最后甚至于項(xiàng)目延期;或?qū)嵲趤?lái)不及時(shí)就采取從最后期限倒推進(jìn)度安排，或省略一些過(guò)程，或倉(cāng)促趕進(jìn)度。由于甲方企業(yè)缺乏相關(guān)的IT技術(shù)、技能和經(jīng)驗(yàn)，往往乙方IT服務(wù)商偷工減料的行為得以瞞天過(guò)海。
一般來(lái)說(shuō)，第三方IT監(jiān)理服務(wù)商都是由一些技術(shù)性非常強(qiáng)的專家所組成。它可以幫助甲方企業(yè)更合理的監(jiān)督項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目投資，并合理、客觀的處理好它們之間的關(guān)系，具體來(lái)說(shuō)就是實(shí)現(xiàn)質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、成本控制。換句話說(shuō)，監(jiān)理公司在IT項(xiàng)目建設(shè)中一項(xiàng)重要的工作就是檢查IT服務(wù)商在項(xiàng)目管理上是否足夠規(guī)范、合理，項(xiàng)目建設(shè)能否按進(jìn)度表進(jìn)行。因此，IT監(jiān)理是由獨(dú)立的第三方依據(jù)相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行監(jiān)督，可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過(guò)程時(shí)時(shí)處于受控狀態(tài),能對(duì)IT項(xiàng)目起到保駕護(hù)航的作用。
(2)協(xié)調(diào)甲乙雙方的關(guān)系，有效控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)
IT監(jiān)理的一項(xiàng)主要工作是合理地協(xié)調(diào)企業(yè)和IT服務(wù)商的關(guān)系。因?yàn)樵贗T項(xiàng)目建設(shè)中，很多時(shí)候企業(yè)和IT服務(wù)商都會(huì)對(duì)許多問(wèn)題存在爭(zhēng)議，而且許多時(shí)候都是“公說(shuō)公有理，婆說(shuō)婆有理”。這個(gè)時(shí)候，項(xiàng)目的雙方常常會(huì)因某些爭(zhēng)議而產(chǎn)生較大的矛盾，不但會(huì)破壞了原來(lái)項(xiàng)目的節(jié)奏，造成整體質(zhì)量的降低和項(xiàng)目進(jìn)度的滯后;更嚴(yán)重的時(shí)候，雙方還會(huì)抱怨是對(duì)方使項(xiàng)目無(wú)法進(jìn)行，使項(xiàng)目陷入疆局。
這時(shí)，甲乙雙方企業(yè)和IT服務(wù)商都希望有第三方在項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、驗(yàn)收、維護(hù)等的各個(gè)階段的效果都給予公正、恰當(dāng)、權(quán)威的評(píng)價(jià)。也就是既要肯定IT服務(wù)商的合理建議和做法，又要約束IT服務(wù)商在項(xiàng)目中不規(guī)范行為，保證企業(yè)業(yè)主的合法權(quán)益，從中立的第三方角度來(lái)協(xié)調(diào)甲乙雙方的關(guān)系，有效控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。
什么是第三方IT監(jiān)理?
眾所周知，建筑工程中的監(jiān)理是出于對(duì)業(yè)主合法權(quán)益的保護(hù)，而對(duì)建筑施工單位進(jìn)行監(jiān)督的一種機(jī)制。延伸到IT項(xiàng)目建設(shè)，IT監(jiān)理是指第三方專家對(duì)IT服務(wù)商的項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行有效監(jiān)督，從而維護(hù)行業(yè)或企業(yè)用戶權(quán)益的一種機(jī)制。因?yàn)闊o(wú)數(shù)鮮活的案例說(shuō)明：加強(qiáng)IT項(xiàng)目建設(shè)中的IT監(jiān)理，對(duì)于規(guī)避項(xiàng)目過(guò)程中的IT風(fēng)險(xiǎn)具有重要的意義和作用。
(1)什么是第三方IT監(jiān)理?
對(duì)大多數(shù)企業(yè)而言，每一個(gè)IT項(xiàng)目都意味著一個(gè)全新的領(lǐng)域，因此如何降低IT項(xiàng)目的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，提高項(xiàng)目成功率是CIO非常關(guān)注和頭痛的事情。IT監(jiān)理過(guò)程實(shí)質(zhì)上是第三方IT監(jiān)理服務(wù)商受企業(yè)業(yè)主的委托，對(duì)IT服務(wù)商項(xiàng)目管理活動(dòng)的監(jiān)督過(guò)程。第三方IT監(jiān)理的出現(xiàn)打破了單純的甲、乙雙方的項(xiàng)目擔(dān)當(dāng)模式，在項(xiàng)目實(shí)施中引入第三方監(jiān)理機(jī)制，可為IT項(xiàng)目的成功實(shí)施提供更多保障。它是一種基于IT專業(yè)評(píng)估、過(guò)程控制、系統(tǒng)評(píng)測(cè)和技術(shù)調(diào)研的服務(wù)模式，它貫穿IT項(xiàng)目的投資決策、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)。
引入第三方IT監(jiān)理還打破了甲方與乙方在IT技術(shù)方面的信息不對(duì)稱，其最終目的在于對(duì)IT項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程進(jìn)行有效的監(jiān)管，從而降低風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)榻柚谌絀T監(jiān)理這顆“外腦”可以花費(fèi)很低的成本就擁有IT監(jiān)督所需要的專業(yè)技能和經(jīng)驗(yàn)，并借助第三方IT監(jiān)理的公正和權(quán)威，可有效處理甲方企業(yè)與乙方IT服務(wù)商在自我利益上的糾纏。同時(shí)，還可以適當(dāng)減輕外包委托的IT項(xiàng)目對(duì)CIO和IT部門的壓力，將部分風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任轉(zhuǎn)移到IT監(jiān)理商身上，將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)意外因素降到最低。事實(shí)證明，在外包委托的IT項(xiàng)目中引入中立、客觀、專業(yè)的第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)來(lái)監(jiān)控和管理，是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、提高IT項(xiàng)目成功率的有效方法之一。
(2)第三方IT監(jiān)理的內(nèi)容
就像建筑工程需要監(jiān)理一樣，IT項(xiàng)目要成功實(shí)施也應(yīng)實(shí)行第三方監(jiān)理制度。IT監(jiān)理就像一個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)人員和質(zhì)檢員互相獨(dú)立一樣，因此企業(yè)在實(shí)施信息化的時(shí)候，除了要找一個(gè)水平高、對(duì)自己了解的合作廠商外，還應(yīng)有一個(gè)第三方來(lái)監(jiān)督IT服務(wù)商和自己的行為。很多企業(yè)用戶以為掏錢請(qǐng)了IT監(jiān)理，IT監(jiān)理就得替自己說(shuō)話，其實(shí)IT監(jiān)理并非一味站在企業(yè)用戶這一端。因此，IT監(jiān)理是需要站在中立的角度來(lái)處理問(wèn)題：一方面IT監(jiān)理憑借良好的專業(yè)知識(shí)和豐富的經(jīng)驗(yàn)監(jiān)督IT服務(wù)商的管理行為;另一方面，在有些時(shí)候IT監(jiān)理商也需要對(duì)企業(yè)用戶提出的某些要求給予拒絕，從而確保IT項(xiàng)目不偏離正常的客觀需求。
對(duì)于IT監(jiān)理的內(nèi)容，信息產(chǎn)業(yè)部曾頒布《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理暫行規(guī)定》。明確了第三方IT監(jiān)理的內(nèi)容概括為“四控制”(即質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制和變更控制)、“三管理”(合同管理、安全管理和信息管理)和“一協(xié)調(diào)”(協(xié)調(diào)項(xiàng)目甲乙雙方關(guān)系)。簡(jiǎn)單的說(shuō)，第三方IT監(jiān)理涵蓋了整個(gè)IT項(xiàng)目的事前、事中、事后的全過(guò)程。包括事前的對(duì)甲方需求是否合理、項(xiàng)目可行性報(bào)告和項(xiàng)目方案都要進(jìn)行論證;事中實(shí)施監(jiān)督，包括質(zhì)量、進(jìn)度和成本監(jiān)督;項(xiàng)目完成以后，對(duì)項(xiàng)目效益和成果進(jìn)行評(píng)估。
選擇高質(zhì)量IT監(jiān)理商的策略和技巧
大量經(jīng)驗(yàn)說(shuō)明，IT項(xiàng)目中是否有合理的監(jiān)督是會(huì)直接影響IT項(xiàng)目建設(shè)的成敗。因此，如何選擇合適的第三方IT監(jiān)理商是一個(gè)相當(dāng)關(guān)鍵的問(wèn)題，合適與否完全可以起到事半功倍的作用。然而，IT監(jiān)理商的投標(biāo)書又不可能象軟硬件的解決方案一樣，落實(shí)到項(xiàng)目每一個(gè)技術(shù)細(xì)節(jié)和設(shè)備型號(hào)，更多的是一種對(duì)能力的考評(píng)和選擇。因此，需要一種有別于選擇軟硬件服務(wù)商的方法，這里與大家分享筆者的一些經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)：
(1)檢查資質(zhì)證明，杜絕形式監(jiān)理
第一步是IT監(jiān)理商需提供級(jí)資質(zhì)證明，從“硬指標(biāo)”上對(duì)監(jiān)理公司進(jìn)行第一輪篩選。一般來(lái)說(shuō)，在實(shí)際的IT監(jiān)理中爭(zhēng)議最多的莫過(guò)于“形式監(jiān)理”與“實(shí)質(zhì)監(jiān)理”�！靶问奖O(jiān)理”現(xiàn)象目前是普遍存在的，是指形式簽字、形式到會(huì)，形式監(jiān)督等。實(shí)際上只有形式上的IT監(jiān)理，而沒(méi)有背后的專業(yè)能力和投入的話，整個(gè)IT監(jiān)理的價(jià)值就無(wú)從體現(xiàn)。因此，有資質(zhì)證明和口碑良好的IT監(jiān)理商是會(huì)有一定的質(zhì)量保證。
(2)考察是否有行業(yè)專家和專業(yè)經(jīng)驗(yàn)
考查IT監(jiān)理商預(yù)派駐本項(xiàng)目監(jiān)理隊(duì)伍的人員相關(guān)背景，尤其是總監(jiān)和總監(jiān)代表，確保監(jiān)理人員的水平能夠滿足項(xiàng)目需要，具備監(jiān)督IT服務(wù)商項(xiàng)目實(shí)施活動(dòng)的能力。因?yàn)閷?duì)IT項(xiàng)目建設(shè)中的問(wèn)題準(zhǔn)確判斷并有效監(jiān)督，是要求IT監(jiān)理人員具有豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和嫻熟的監(jiān)理技巧。也就是說(shuō)，一個(gè)出色的監(jiān)理人員首先要非常懂IT技術(shù)，其次要有豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，最后還要掌握IT監(jiān)理的規(guī)范和方法。因?yàn)槲覀兒茈y想象一個(gè)缺乏專業(yè)知識(shí)和監(jiān)督經(jīng)驗(yàn)的監(jiān)理人員能監(jiān)督企業(yè)和IT服務(wù)商的工作。
(3)考察IT監(jiān)理商在同類項(xiàng)目上的經(jīng)驗(yàn)
選擇IT監(jiān)理公司，出發(fā)點(diǎn)不應(yīng)該是候選單位的名頭，比如說(shuō)知名咨詢公司、高�；蚩蒲袉挝�。這是因?yàn)樵贗T領(lǐng)域中，各種各樣項(xiàng)目的特性是有許多差別的。因此，在選擇IT監(jiān)理商時(shí)需要考慮兩點(diǎn)：一是項(xiàng)目管理方法和理念，二是類似項(xiàng)目的監(jiān)理經(jīng)驗(yàn)。
一般來(lái)說(shuō)，類似項(xiàng)目的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)是指IT監(jiān)理商至少擁有和客戶欲實(shí)施項(xiàng)目相類似的項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)。因?yàn)橹挥羞@樣，IT監(jiān)理商才有可能理解承建IT服務(wù)商的工作，并知道影響實(shí)施質(zhì)量的關(guān)鍵點(diǎn)，從而更容易和乙方承建IT服務(wù)商、企業(yè)業(yè)主溝通并監(jiān)督它們的工作。簡(jiǎn)單的說(shuō)，就是IT監(jiān)理商要提供典型案例介紹，尤其是與本IT項(xiàng)目相同行業(yè)或相類似的案例，確保選擇的IT監(jiān)理商具備本次項(xiàng)目監(jiān)督的相關(guān)背景，包括技術(shù)背景、管理背景和行業(yè)背景。
(4)考察和評(píng)估項(xiàng)目監(jiān)理建議書的專業(yè)性
最后,應(yīng)詳細(xì)考察IT監(jiān)理商提出的對(duì)本項(xiàng)目的理解和監(jiān)理方案建議書。例如該項(xiàng)目關(guān)鍵的監(jiān)理控制點(diǎn)。另外，考察建設(shè)書的專業(yè)性還包括是否采用專業(yè)的監(jiān)理方法，是否制定科學(xué)的監(jiān)理計(jì)劃，因?yàn)闊o(wú)依據(jù)的監(jiān)理只能是形式主義的監(jiān)理。目前許多第三方IT監(jiān)理公司并沒(méi)有象他們吹噓的那么專業(yè)。一旦選擇了實(shí)力弱的監(jiān)理公司，不僅起不到監(jiān)理作用，還可能還會(huì)造成重大損失。
退一步來(lái)說(shuō)，即使企業(yè)的IT知識(shí)真的比較缺乏，但只要結(jié)合乙方IT服務(wù)商的項(xiàng)目建議方案，認(rèn)認(rèn)真真的考察和評(píng)估第三方監(jiān)理建議書的專業(yè)性，企業(yè)也能從一些皮毛中評(píng)估出第三方IT監(jiān)理公司的真實(shí)水平，從而保障項(xiàng)目成功。所以，企業(yè)在選擇IT項(xiàng)目監(jiān)理時(shí)應(yīng)要慎重考慮，避免出現(xiàn)所托非人現(xiàn)象，否則企業(yè)信息化又將成為一句空話。
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