TIPTOP GP 如何進行數據的導入、導出、財務憑證打印格式修改此種雜收方式如何解決……為了彌補當初剛接觸TIPTOP（神州數碼易拓ERP）時找不到組織的苦惱，上海人民企業(yè)集團信息中心主任唐智去年年底自己在網上創(chuàng)辦了一個易拓論壇，通過它們經常與負責企業(yè)信息化或正在使用TIOTOP的同道中人交流著各自的實踐心得。
跳躍式發(fā)展的背后
上海人民企業(yè)集團是一家以輸配電成套設備、高低壓元器件、 精密儀器儀表生產為主業(yè)，兼有金融投資管理、生物醫(yī)藥、房產開發(fā)經營、文化用品和旅游、酒店等多元化產業(yè)并舉的綜合性大型民營企業(yè)集團。
2002年進入集團的唐智見證了企業(yè)信息化建設的歷程。和很多傳統(tǒng)民營企業(yè)一樣，當初的信息化工作并未得到集團太大的重視，在2004年11月份實施神州數碼易拓ERP之前，集團也嘗試過其他系統(tǒng)軟件，但實施效果并不理想，究其原因，唐智認為體現在兩個方面：一方面我們對系統(tǒng)和信息化工作了解不是很深入，實施中碰到了一些困難，另一方面軟件本身也不是很適合我們企業(yè)。當時我們選擇軟件并不是把適用性放在第一位，而是從價格或其他方面來考慮，所以在用時，感覺達不到預期的整體效果。
隨著集團副總裁金靈豐依靠信息化提升競爭力的思想得到提倡，再加上近幾年集團跳躍式的發(fā)展速度，以往以手工方式操作的流程開始暴露出弊端。唐智介紹到：以前要生產什么產品、生產多少可能都是拍腦袋想出來的，并不清楚市場的實際需求。規(guī)模做大以后，溫州一個生產基地有20個車間，每個車間做不同的東西，這對我們如何控制生產周期、如何保持合理的存貨量有很大壓力。當時的生產基地因為沒有集中管理的概念，資源得不到合理的調配，企業(yè)也出現了產、供、銷脫節(jié)的現象，為規(guī)范生產管理流程并實現最終的集團統(tǒng)一管理，實施ERP是比較好的選擇。
選型中的挑三揀四
2004年5月份，集團開始了ERP的選型工作。當時參與選型的廠商包括用友、金蝶、明基逐鹿、交大博科和神州數碼。ERP的選型也考驗著技術人員對企業(yè)業(yè)務管理流程的把握。唐智和同事當初就是根據集團生產的特點來尋找合適系統(tǒng)的。
集團的生產模式分為兩種，在高低壓電氣方面采取的是標準化生產，批量大型號復雜；成套設備因為根據客戶需求，每套的設計思路是不一樣的，因此完全按照訂單來生產。這兩種生產特點ERP是不是都能夠適用，是集團考慮的重點。而且集團的工廠和銷售公司分布在全國各處，需要集中式的管理，所以系統(tǒng)對網絡的依賴和對網絡條件的要求也是考慮的重點。鑒于前一家軟件公司服務支持的欠缺，廠商的服務能力也是集團較為看重的。
通過多方比較，集團最終決定采用神州數碼的大型企業(yè)ERP產品--易拓。唐智說：當初選型時，其實每個軟件都有各自的優(yōu)勢�，F在財務部門還在抱怨易拓的財務部分不是很好用，但是它在生產制造方面做得不錯，而且集中式管理理念很好，架構也比較完善，B/S的設計減少了我們的工作量。當初開放源代碼我們并不認為是多大的好處，但是后來發(fā)現可以節(jié)省很多二次開發(fā)的費用，也鍛煉了我們自己的技術能力。
標準化與特色的沖撞
人民企業(yè)集團2004年10月份簽下神州數碼易拓作為企業(yè)ERP實施軟件，到2005年5月份，易拓已覆蓋到了銷售、庫存、采購的各個環(huán)節(jié)，10月份系統(tǒng)在溫州的一個生產基地上線，如今易拓已經在人民企業(yè)集團的兩個生產基地和兩個銷售公司得到了應用。
考慮到此前老系統(tǒng)的架構并不合理，歷史數據如果放進易拓會出現很多問題，而且增加工作量，因此此次易拓上線將原來的系統(tǒng)全部推倒重來，只是對原數據進行了保存。
在與神碼顧問共同梳理生產流程的過程中，傳統(tǒng)做法與ERP先進理念間的沖撞時常發(fā)生。對一些在溫州行業(yè)內約定俗成、難以調整的做法，信息中心與實施顧問就考慮在細節(jié)設置上留出余地。
唐智告訴記者，溫州分公司原來在財務上有種習慣做法叫負庫存，也就是客戶過來買東西，即使當時倉庫里沒有存貨，銷售部門依然會把單子接下并與客戶結算，月底財務部門通過負庫存來反映，負庫存在ERP中是決不允許的。在這個問題上，實施隊伍花了很多時間與當地協調，無奈傳統(tǒng)觀點根深蒂固。于是實施隊伍在系統(tǒng)設置上想出了一個折衷的做法，將負庫存變?yōu)橛唵挝唇涣�，這樣既不會影響接下來財務模塊的實施，也不會影響成本的核算。實施方與當地商量先按照這種做法試運行一段時間，結果過程很順利，并沒有出現預想中的問題。
同樣在溫州生產基地，在銷售上也有個比較有特色的做法。因為生產基地都是針對幾千家銷售公司鋪貨，類似于批發(fā)。外地的銷售公司多是在當地尋找一個委托人負責提貨、發(fā)貨和結賬。但是委托人到銷售大廳開完單結賬后，有時并沒有及時把貨物提走，這樣貨物還在倉庫時，銷售部門就已經算做成銷售收入了。即使倉庫催對方提貨，對方還是不緊不慢，這是在銷售部門實施系統(tǒng)比較頭疼的問題。唐智說：這從銷售角度看似好的，有收入進來，但從整體的管理來說，會造成財務數據的不準確，增加工作量，也會造成當地銷售收入的虛增。
在經過多次溝通后，為尊重這種當地的特色做法，實施人員在流程不做改動的前提下，在單據上增加了一個結算確定的狀態(tài)標識，用來區(qū)別這部分已經結算但是還未及時提貨的單據。
先嚴抓集中再放手擴展
易拓在人民企業(yè)集團運行一段時間后，對企業(yè)內部管理的提升提供了很大的幫助。唐智介紹到，當初各部門都在用軟件，但是數據不共享，銷售不知道產品的存貨量，客戶要買東西，銷售必須打電話、發(fā)傳真到倉庫，確認是否有貨才能給客戶答復。數據的不共享也使生產帶有盲目性，一些需求旺盛的產品缺貨而倉庫又積壓了很多銷量較少的產品。生產、銷售、庫存都會存在一些原本在手工上無法解決的問題。
如今，集團已經可以做到根據銷售情況制定生產計劃，然后再按照生產計劃分派到車間，并可及時了解到生產計劃在各個工段的完成情況，這樣我們銷售也知道什么時候可以給客戶出貨了。由于系統(tǒng)采用的是B/S架構，集團領導無論在外地出差還是在辦公室，都可以實時了解到企業(yè)的生產狀況，以及訂單的出處和每個客戶的銷量，這在一定程度上也支持了領導的決策。
上海人民企業(yè)集團在上海和溫州都設有生產基地，近期還收購了老牌的哈爾濱儀器儀表廠，唐智和同事下一步的計劃就是將系統(tǒng)覆蓋到哈爾濱，我們的目的是通過ERP把分散的制造業(yè)務整合起來。在理順企業(yè)后臺生產流程的同時，信息中心還希望ERP能夠為客戶帶來直接的好處。目前，中心即將完成的一項工作，就是嘗試著將ERP與電子商務結合起來，讓客戶通過網絡就能夠查詢自己的訂單情況和產品的銷售情況。
集團的信息中心立足培養(yǎng)一支自己的維護和實施隊伍，在系統(tǒng)實施過程中跟隨著顧問認真學習，實施完后神碼還為他們做了技術轉移的培訓。由于自己對企業(yè)內部管理和業(yè)務較為熟悉，加上易拓的源代碼完全開放，這讓集團的信息部門可以獨立進行系統(tǒng)的維護和實施，為集團節(jié)約了大量資金。
不過唐智表示，系統(tǒng)源代碼的開放也曾讓自己和同事走入了一個誤區(qū)，實施時碰到一些問題就想著自己修改系統(tǒng)，在吃了點苦頭后，大家盡量按照標準進行，不在程序上做太大改動，這對系統(tǒng)的完整性、后續(xù)的升級和保存軟件原來的設計理念是很有幫助的。
談到未來的規(guī)劃，唐智表示，目前信息中心計劃通過ERP把集團的數據整合起來，然后通過整個的集團管理，把集團涉及的其他行業(yè)也包括進來，形成集中式的系統(tǒng)管理，還有向上供應鏈的擴展和向下客戶的擴展，包括正在做的電子商務平臺。
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