通過應用SAP Business One解決方案，上海德威實業(yè)集團有限公司初步解決了多元化經(jīng)營企業(yè)的統(tǒng)一信息化集成問題，整個集團的財務和業(yè)務實現(xiàn)了橫向管理。上海德威實業(yè)副總經(jīng)理楊榛表示：“加強前期調(diào)研、決策層意見統(tǒng)一、重視和實施方的配合是ERP項目成功的三個關鍵因素。”
最近，對于上海德威房地產(chǎn)經(jīng)紀公司的小劉來說，用“喜笑顏開”來形容他的心情再恰當不過了。作為新加入上海德威實業(yè)集團房地產(chǎn)公司不久的新員工，他有一項工作任務就是不定期地到業(yè)務部、財務員等多個部門分別調(diào)閱租賃信息保存檔案以及應收帳款等資料，以滿足公司領導了解具體前端業(yè)務情況的需求。另外，由于德威公司采取的是總公司領導下的橫向管理，當總公司的管理人員也需要了解房地產(chǎn)公司的具體業(yè)務運行情況時，小劉就更忙了，他必須制作多份表格才能滿足上級的要求，其中，到多個部門分別調(diào)閱資料并統(tǒng)計匯總，是最費時間的過程。而現(xiàn)在，自從公司應用了ERP軟件系統(tǒng)后，他就從這項繁重的工作中解脫出來了。該系統(tǒng)采用信息集中管理的方式，由前端辦理業(yè)務人員和財務人員實時輸入相關信息存入數(shù)據(jù)庫，而分公司和總部的經(jīng)理們只要直接在自己的電腦上連線查閱，就可快速獲得包括租賃客戶情況、應收帳款情況、應收周期、合同周期等在內(nèi)的各種新鮮數(shù)據(jù)，從而對經(jīng)營決策產(chǎn)生直接的幫助。而小劉則被委任以房地產(chǎn)經(jīng)紀方面的業(yè)務工作，發(fā)揮了自身優(yōu)勢，收入也增加了。
成立于1995年的上海德威，是一家集投資經(jīng)營、房產(chǎn)銷售租賃、建材銷售、裝飾工程、國際貿(mào)易、服裝設計生產(chǎn)以及生物科技為一體的綜合性民營企業(yè)，并擁有100多名由中日兩國員工組成的企業(yè)團隊。經(jīng)過十年的發(fā)展，德威已經(jīng)具有集團公司的雛形，并向集團式多元化的經(jīng)營方向快速邁進。德威現(xiàn)在擁有包括集團總部德威實業(yè)有限公司所屬的獨立核算的服裝、貿(mào)易、自動化事業(yè)部，以及獨立的德威房地產(chǎn)經(jīng)紀有限公司、德威建材有限公司等7家分公司分別經(jīng)營著不同的業(yè)務。在企業(yè)內(nèi)部，德威實行以總部為中心的財務、業(yè)務橫向管理，分公司經(jīng)理、財務、行政人員均由總部派出，對各自的業(yè)務負責。整個德威需要一套功能強大、快速敏捷、性價比高的ERP解決方案，以全面滿足業(yè)務和財務相結(jié)合、規(guī)范企業(yè)管理、總部及時掌控各種資源及資金情況的需求。
選型目標明確
談到選型ERP解決方案，上海德威負責行政和人事的副總經(jīng)理楊榛最有發(fā)言權，同時他也是該公司ERP項目的總負責人�！翱v觀整個國內(nèi)軟件行業(yè)，有的軟件是在財務管理領域比較強，有的則是在內(nèi)部信息管理系統(tǒng)上比較強，但大多數(shù)只是在某一單一環(huán)節(jié)具有優(yōu)勢，能把整個業(yè)務流程整合起來的軟件并不多”，楊評價到。像國內(nèi)很多企業(yè)一樣，上海德威之前也曾經(jīng)進行過一些信息化建設，像使用國內(nèi)某著名企業(yè)的財務軟件系統(tǒng)，并通過定制開發(fā)的方式在德威建材、房地產(chǎn)等子公司或事業(yè)部進行了應用。但它們無一例外地只是解決了德威業(yè)務領域中某一個環(huán)節(jié)的問題，而整個流程得不到整合，也不能實現(xiàn)總部對分公司資金及資源的及時掌控。在這種情況下，通過應用業(yè)務和財務一體化的解決方案來解決企業(yè)整體的問題，就成為上海德威實施ERP的目標，同時也是解決方案選型的最重要標準。
在經(jīng)過對國內(nèi)、國外多款管理軟件的考察后，上海德威實業(yè)有限公司董事會經(jīng)過討論最終選定了SAP公司的SAP Business One解決方案，并簽約由上海達策信息技術有限公司為其做實施�！吧弦粋�系統(tǒng)后不要只在某一個環(huán)節(jié)解決問題，要幫助我們企業(yè)在整體上或是在絕大部分環(huán)節(jié)解決問題，在詳細了解SAP的Business One產(chǎn)品后，我們最終決定采用它來輔助我們企業(yè)的內(nèi)部管理�！睋�(jù)了解，該公司以前也曾和SAP有過長期的接觸和溝通，楊榛本人甚至專門研究過SAP公司的歷史，這也成為上海德威青睞SAP的原因之一。
在談到ERP選型實施的經(jīng)驗與教訓時，楊榛認為，加強前期調(diào)研、決策層意見統(tǒng)一、重視和實施方的配合是項目成功的三個關鍵因素。他表示，企業(yè)上ERP之前的前期調(diào)研非常重要，這包括對目標軟件的了解和對企業(yè)自身的分析，二者的結(jié)合能夠幫助企業(yè)選擇合適的產(chǎn)品；而在決策層，不僅意見要統(tǒng)一，對企業(yè)實施ERP的目標有著清醒的認識，還必須對企業(yè)內(nèi)部員工的能力要有充分的了解；而和實施方的良好配合就更不言而喻了，一個優(yōu)秀的實施方已解決了一半的問題。在這方面，上海達策提供的服務令人滿意，其派出的兩名咨詢顧問，由于分別具有技術和企業(yè)運營的背景和專長，對上海德威的項目調(diào)研、分析和實施，起到了很大的作用。
密切配合保證快速實施
2004年12月24日，伴隨著迎接新年的鐘聲，上海德威的ERP實施拉開了序幕，橫跨了雞年春節(jié)，僅用了70多天，就宣布順利竣工。實施方上海達策提供給德威一個全面整合的業(yè)務解決方案，通過使用一套SAP Business One，在其內(nèi)建8個帳套的方式，來實現(xiàn)德威集團總部及7家子公司或事業(yè)部的業(yè)務流程統(tǒng)一管理。同時，通過三個辦公場所使用VPN相連的方式，來構建起一張屬于德威自已的“網(wǎng)”。
在實施過程中，德威也遇到一些困難，如實施周期要求短卻又是年底業(yè)務最繁忙的時候，公司覆蓋行業(yè)多、業(yè)務邏輯復雜等等。針對這些情況，德威、達策雙方人員共同組成項目小組全程參與項目實施，德威董事長甚至親自參加了包括需求調(diào)研、原型測試、數(shù)據(jù)準備、權限討論、最終用戶培訓等在內(nèi)的所有重要環(huán)節(jié)。財務總監(jiān)及總部財務部工作人員，配合達策人員，連續(xù)半月加班至夜里12點以后，所有分支機構管理層均完整參加了自己分支機構的關鍵實施過程。正是有了雙方從上到下所有員工的共同努力，才使得德威SBO項目得以快速實施、成功上線。
楊榛指出，針對公司內(nèi)部人員的培訓也是一個很重要的因素。德威的培訓分為兩個階段，分別在上線前和上線后，面向操作層和管理層。針對管理層的培訓利用兩個雙休日進行，根據(jù)不同的業(yè)務分別由總部的總經(jīng)理、主管業(yè)務的副總和財務經(jīng)理，再加上相關子公司的經(jīng)理參加，讓他們了解如何使用SBO系統(tǒng)來輔助經(jīng)營管理。此外，德威還安排了系統(tǒng)管理員的角色，定期了解各部門使用系統(tǒng)的情況并匯總和匯報，以保證系統(tǒng)的順利運行。
逐步提升應用效果
經(jīng)過其后一段時間的運行，上海德威SAP Business One系統(tǒng)已經(jīng)初步實現(xiàn)了其預期目標：如完成了整個集團的財務整合，各獨立法人及獨立核算分支機構可以實時生成財務報表，總部可根據(jù)需要進行組合，實時獲得集團報表；實現(xiàn)了對德威自動化公司68萬種代理產(chǎn)品的資料管理及銷售分析，并與上游供應商系統(tǒng)進行了對接，可同時管理供應商庫存；實現(xiàn)了對德威房產(chǎn)整個銷售過程的客戶關系管理，對房屋中介行業(yè)特殊的“死合同、活合同、半死半活合同”的全面有效管理；實現(xiàn)了對德威建材的零售、批發(fā)及工程三種不同客戶類型及流程的管理，等等。對于德威房地產(chǎn)公司來說，由于SBO產(chǎn)品具有多語言版本的功能，其10%的日籍員工也可以直接使用全日語的界面。在談到實施效果時，楊榛說，他更看重的還是使用ERP軟件后所帶來的管理人員理念和工作方式的轉(zhuǎn)變，大家的團隊合作精神與協(xié)同工作意識有所提高，從而帶動了企業(yè)整體員工素質(zhì)的提升。
“企業(yè)實施ERP的效果不是一蹴而就的，我們堅信ERP系統(tǒng)能夠幫助我們規(guī)范企業(yè)管理，在未來幾年內(nèi)看到信息化的明顯效果。”
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