不給力的流程
流程構(gòu)成了企業(yè)的管理網(wǎng)絡(luò)，推動(dòng)了企業(yè)按既定機(jī)制自如的運(yùn)轉(zhuǎn)。管理大師的告誡“莫做敲鐘人，要做造鐘人”，也可以理解為從另一個(gè)角度對(duì)流程重要性的認(rèn)可。
企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的流程無(wú)處不在，大到企業(yè)并購(gòu)、資本運(yùn)作，小到日常報(bào)銷(xiāo)、辦公領(lǐng)用，都有各自遵循的流程規(guī)范。在一個(gè)企業(yè)最初的發(fā)展階段，面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)往往顯得機(jī)動(dòng)靈活，流程也體現(xiàn)出一種“船小好掉頭”的靈活和敏捷。
然而隨著業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)，企業(yè)的規(guī)模大了，效率卻低下了；提供服務(wù)的人多了，服務(wù)質(zhì)量卻下降了；網(wǎng)點(diǎn)分支多了，響應(yīng)速度卻遲緩了……企業(yè)好像突然“發(fā)福”了一般，變得響應(yīng)遲鈍拖拖拉拉起來(lái)，連管理者也慢慢生出“力不從心”的感受。
深層次的癥結(jié)企業(yè)業(yè)務(wù)流程如何“瘦身”
無(wú)論訂單交付超期，還是售后服務(wù)不到位，或者是惡劣的用戶(hù)體驗(yàn)，笨拙的危機(jī)公關(guān)，深層次的癥結(jié)很多都緣于企業(yè)內(nèi)部越來(lái)越冗長(zhǎng)和復(fù)雜的流程上，借用一句時(shí)下的流行詞匯——流程不給力，行動(dòng)自然不到位。
本來(lái)如此？
流程就在你我身邊，卻未必有誰(shuí)真正認(rèn)識(shí)和理解它們。越來(lái)越多的時(shí)間消耗在漫長(zhǎng)的、復(fù)雜的、甚至是重復(fù)的流程上，引起內(nèi)耗增加、效率下降、人浮于事�？僧�(dāng)問(wèn)到流程為何如此設(shè)置，卻沒(méi)人說(shuō)得出為什么。
唯一的解釋便是——“這個(gè)流程本來(lái)就是這樣子”。果真如此嗎？當(dāng)然不是，或許老員工還記得當(dāng)年雷厲風(fēng)行的辦事效率，可惜，時(shí)不我予。
一筆普普通通的營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)用從活動(dòng)結(jié)束到款項(xiàng)到帳，整個(gè)報(bào)銷(xiāo)流程耗費(fèi)的時(shí)日多則月余少則半月，明明早有計(jì)劃且支出合理，卻依然需要N多審批步驟、牽扯N多部門(mén)。別看審批的時(shí)候人人都要摻一腳，真出了問(wèn)題卻連個(gè)負(fù)責(zé)的人都沒(méi)有。推來(lái)推去，只好讓職位最高的領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)了去。
流程的失控也是一個(gè)緩慢的進(jìn)程——它通常從合理慢慢演化成不合理，最開(kāi)始的偏差也許很小，并不會(huì)讓流程的運(yùn)轉(zhuǎn)和效率立刻惡化，也不容易被發(fā)現(xiàn)。直到經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的積累，偏差累積到一定的“量”之后才會(huì)完全顯現(xiàn)。
說(shuō)起來(lái)，這個(gè)過(guò)程有點(diǎn)像人長(zhǎng)胖的過(guò)程：每天吃的多一點(diǎn)，運(yùn)動(dòng)少一點(diǎn)，日復(fù)一日，聚沙成塔。直到有一天血壓高了、血糖高了、血脂也高了，才突然醒悟，而一切似乎發(fā)生得那樣突然？
簡(jiǎn)單的事情被復(fù)雜化，往往是一個(gè)組織官僚化的前兆。日漸繁復(fù)的流程使得企業(yè)喪失了原本的靈活輕盈，養(yǎng)成了事事講流程、樣樣講規(guī)矩的大企業(yè)病，管理成了教條，制度成了桎梏，流程“發(fā)福”了。
流程巧“瘦身”
流程由一系列活動(dòng)組成，這些活動(dòng)受一定條件的制約，不能簡(jiǎn)單刪減或者調(diào)整其先后順序。流程更像一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的鏈條，每個(gè)節(jié)點(diǎn)的好壞決定了整個(gè)鏈條的牢固程度，只要有一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，整個(gè)流程都會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)不暢。
掃清認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)只是成功“瘦身”的第一步。流程“瘦身”不單要從某個(gè)環(huán)節(jié)的優(yōu)化考慮，更要從整體關(guān)聯(lián)效應(yīng)考慮。
流程千差萬(wàn)別，優(yōu)化千頭萬(wàn)緒。在這種情況下，借助一套成熟的方法論使流程優(yōu)化和改進(jìn)變得有章可循是一種事半功倍的做法，對(duì)剛剛著手此項(xiàng)工作的組織尤為重要。
TOC約束理論是一個(gè)獨(dú)特的管理方法輪，針對(duì)的恰是管理鏈條的薄弱環(huán)節(jié)，對(duì)流程優(yōu)化和改進(jìn)具有很強(qiáng)的借鑒意義。下面我們就比照TOC觀(guān)點(diǎn)中的“聚焦五步驟”來(lái)逐一討論有關(guān)流程優(yōu)化的步驟。
首先，找出“瓶頸”
正如“木桶原理”中最短的那塊板決定了桶的最大容量，流程中最薄弱的環(huán)節(jié)決定了流程效率的上限。優(yōu)化流程首先應(yīng)該關(guān)注的就是整個(gè)流程的“瓶頸”，否則，其它步驟的效率越高，瓶頸的制約效果就越明顯。
如果我們仔細(xì)觀(guān)察就會(huì)發(fā)現(xiàn)，許多運(yùn)轉(zhuǎn)不暢的流程當(dāng)中并不是每一個(gè)步驟的效率都那么低下。比如拖沓的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程中，盡管整個(gè)流程看起來(lái)極其漫長(zhǎng)，卻也有審批及時(shí)能夠達(dá)到流程標(biāo)準(zhǔn)要求的步驟，只不過(guò)這些步驟的“達(dá)標(biāo)”被更多落后的步驟“淹沒(méi)”了。
其次，挖盡“潛能”
流程中效率低下的步驟像排水管道里最細(xì)的那一段，盡管其它部分足夠通暢，但是整個(gè)管道仍然由于這一段的狹窄無(wú)法達(dá)到暢通的程度。既然整體效率受制于此，找到“瓶頸”之后如何改善瓶頸的制約就成了改善流程效率的關(guān)鍵。
以費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的流程為例，在各個(gè)審批環(huán)節(jié)中，領(lǐng)導(dǎo)審批在整個(gè)流程中所占的時(shí)間比例最多，領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別越高這個(gè)現(xiàn)象越明顯。于是一切變得很容易——減少參與審批的人數(shù)，減少每個(gè)審批環(huán)節(jié)占用的時(shí)間，加強(qiáng)對(duì)審批時(shí)效的考核。
挖盡，就是尋求一切方法挖盡“瓶頸”的潛能，讓瓶頸不再是瓶頸。
第三，遷就
做出挖盡潛能的決定后，把與此制約因素相關(guān)的每件事都做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以期從各方面激發(fā)出“瓶頸”的潛能。
比如，為了減少參與審批的人數(shù)，需要對(duì)財(cái)務(wù)審批級(jí)別做出重新設(shè)定，只有大額報(bào)銷(xiāo)才需要高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)審批，日常交通費(fèi)、手機(jī)費(fèi)根本沒(méi)必要找總經(jīng)理審批；再比如，為了減少領(lǐng)導(dǎo)審批耗費(fèi)的時(shí)間，系統(tǒng)需要增加郵件和短信提醒，提供休假期間審批授權(quán)的功能，以配合“挖盡”瓶頸的需要。
遷就，就是想方設(shè)法讓“挖盡”真的把潛能挖盡。
第四，松綁
流程的不同環(huán)節(jié)存在著相互的關(guān)聯(lián)，或多或少，或緊或松。期待改善其中的某一個(gè)環(huán)節(jié)的同時(shí)，也要對(duì)其它環(huán)節(jié)做出調(diào)整。
比如，對(duì)審批時(shí)效的考核就不是費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程能實(shí)現(xiàn)的，也不是某一個(gè)部門(mén)可以單獨(dú)做到的。需要業(yè)務(wù)部門(mén)、人力資源部門(mén)和信息管理部門(mén)同時(shí)做出配合，并把考核結(jié)果與參與者的實(shí)際利益結(jié)合，才能達(dá)到敦促審批效率提高的目的。
松綁，就是除了被挖盡的瓶頸之外，別的環(huán)節(jié)也要同時(shí)做出調(diào)整和改善。
最后，回頭
每一個(gè)復(fù)雜的流程都有一個(gè)并不復(fù)雜的過(guò)去。流程的優(yōu)化和改進(jìn)總是有方向的，只要找對(duì)突破口，復(fù)雜的流程重歸簡(jiǎn)單也不是遙不可及。
現(xiàn)在，瓶頸已經(jīng)不再是瓶頸，流程的整體效率得到了提高。但流程并不一定已經(jīng)達(dá)到了最優(yōu)的狀態(tài)，在原來(lái)的瓶頸消失之后，又會(huì)有新的瓶頸產(chǎn)生，于是，我們回過(guò)頭來(lái)對(duì)新的瓶頸再次聚焦……
流程“瘦身”的誤區(qū)
肥胖有害健康，減重勢(shì)在必行。然而，流程瘦身遠(yuǎn)比減掉幾斤肥肉更困難。和減肥一樣，流程“瘦身”是一個(gè)漫長(zhǎng)艱辛的過(guò)程，企業(yè)要恢復(fù)曾經(jīng)的靈動(dòng)輕盈和敏捷響應(yīng)，必須堅(jiān)持不懈的“減重”，不斷優(yōu)化、改進(jìn)流程，才能讓流程成為企業(yè)前進(jìn)的動(dòng)力。
為了增強(qiáng)流程“瘦身”的成功機(jī)率，我們有必要在展開(kāi)行動(dòng)之前掃除若干理解和認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。
流程“瘦身”誤區(qū)一：吃藥減肥省時(shí)省力
減肥藥不能亂吃。盡管吃藥省時(shí)省力，但對(duì)身體的傷害是不可避免的。千萬(wàn)不能相信任何一種減肥藥宣傳的“無(wú)毒無(wú)害無(wú)副作用”，是藥三分毒，古老的諺語(yǔ)往往是最可靠的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。
請(qǐng)“外腦”是很多組織在實(shí)施流程優(yōu)化時(shí)選擇的方式。外部專(zhuān)家在某個(gè)領(lǐng)域有豐富的經(jīng)驗(yàn)，知道該行業(yè)中標(biāo)桿企業(yè)的許多做法，能夠提供很多值得參考的建議。但是，外力的作用雖然明顯，有一點(diǎn)必須注意：藥要對(duì)癥才效果好。
沒(méi)有腳踏實(shí)地的調(diào)查就沒(méi)有發(fā)言權(quán)，哪怕是行業(yè)精英，哪怕該流程來(lái)自領(lǐng)先企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，都不能保證一定適合別的企業(yè)。
流程“瘦身”誤區(qū)二：外科手術(shù)一勞永逸
很多人相信，吸脂、縮胃等減肥手術(shù)可以幫助他們迅速甩脫脂肪，安全輕松又不必?fù)?dān)心反彈。在面對(duì)美食誘惑和體重增加的兩難境地時(shí)，他們會(huì)這樣想：哦，管它呢，到時(shí)候一個(gè)小手術(shù)就搞定啦!
當(dāng)業(yè)務(wù)流程越來(lái)越復(fù)雜、越來(lái)越難于管理，當(dāng)不合適的流程開(kāi)始影響正常的運(yùn)營(yíng)效率，當(dāng)管理者慢慢失去了對(duì)流程的控制，眼睜睜看著企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力下降，客戶(hù)滿(mǎn)意度下降，得單率下降，相信沒(méi)有誰(shuí)能真正淡定得下去。
為了迅速扭轉(zhuǎn)局面，他們剩下的似乎只有不顧一切的、外科手術(shù)似的進(jìn)行流程變革和整合。惟其如此，才有一線(xiàn)生機(jī)。然而，手術(shù)的陣痛帶來(lái)的除了“置之死地而后生”的柳暗花明以外，還可能是“壯士一去不復(fù)返”的山重水復(fù)。
不論如何簡(jiǎn)單，手術(shù)畢竟是手術(shù)，它帶來(lái)的創(chuàng)傷和風(fēng)險(xiǎn)并不比別的手術(shù)少。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，流程變革，尤其是大規(guī)模的、倉(cāng)促上馬的流程變革，失敗的幾率會(huì)高上好幾倍。
流程“瘦身”誤區(qū)三：運(yùn)動(dòng)節(jié)食越快越好
運(yùn)動(dòng)和節(jié)食是最常見(jiàn)的減肥方法，但也要循序漸進(jìn)。雖然運(yùn)動(dòng)傷害和厭食癥當(dāng)然是極端的后果，毫無(wú)節(jié)制的加大運(yùn)動(dòng)量和控制攝入量顯然不是好方法。
流程優(yōu)化不是個(gè)簡(jiǎn)單的過(guò)程，但是到底復(fù)雜在何處，答案也是眾說(shuō)紛紜。除了流程本身需要重整和規(guī)范，為了保證新流程的順利執(zhí)行，企業(yè)還要建立起與之配套的組織結(jié)構(gòu)和規(guī)章制度。
大多數(shù)實(shí)施流程優(yōu)化的企業(yè)和組織都知道這一點(diǎn)，也進(jìn)行了組織結(jié)構(gòu)和人員的調(diào)整，頒布了配套的保障制度，卻在執(zhí)行的時(shí)候過(guò)于心急，欲速而不達(dá)。
業(yè)務(wù)流程的運(yùn)轉(zhuǎn)效率直接影響著企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，臃腫的流程不但對(duì)員工是一場(chǎng)折磨，更加影響了企業(yè)的發(fā)展。而“瘦身”后的流程變得更加高效和輕靈，必將為企業(yè)的下一波發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴(lài)品牌。
轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.ezxoed.cn/
本文標(biāo)題：突破流程“瓶頸”：巧妙“瘦身”流程的五個(gè)步驟
相關(guān)文章
