一、公司概況
中國石油哈爾濱石化公司前身為哈爾濱煉油廠，1970年建廠，1976年建成投產(chǎn)，1983年上劃中國石化總公司，1998年中國石油、石化兩大集團(tuán)重組后加人中國石油集團(tuán)。1999年根據(jù)集團(tuán)公司內(nèi)部重組改制的要求，企業(yè)的上市部分成立了中國石油哈爾濱石化公司，劃歸中國石油天然氣股份有限公司，哈爾濱石化公司作為地區(qū)公司，不再具有獨(dú)立經(jīng)營、自負(fù)盈虧的法人身份，變?yōu)楣煞莨竞蛯I(yè)公司下屬的成本中心；非上市部分繼續(xù)沿用“哈爾濱煉油廠”名稱，同時(shí)由哈爾濱石化公司代管煉油廠，兩家通稱中國石油哈爾濱石化。2005年，根據(jù)中國石油天然氣集團(tuán)公司黨組精神，哈爾濱石化公司、哈爾濱煉油廠合并為哈爾濱石化公司。哈爾濱石化公司是以石油加工為主要生產(chǎn)手段，生產(chǎn)燃料油和化工產(chǎn)品的大型石化企業(yè)。經(jīng)過三十年的發(fā)展，哈石化原油加工能力已由最初的50萬噸，年增長至一次500萬噸／年，現(xiàn)有生產(chǎn)裝置14套，主要產(chǎn)品有汽煤柴等油品和聚丙烯樹脂粉料、工業(yè)丙烯、丙烷、液化氣等6大類17個(gè)牌號(hào)產(chǎn)品�！笆晃濉逼陂g，公司年加工能力將達(dá)到300萬噸／年，增設(shè)60萬噸，年連續(xù)重整、80萬噸，年加氫改質(zhì)兩套裝置，實(shí)施配套質(zhì)量升級(jí)、安全環(huán)保、節(jié)能節(jié)水等15個(gè)發(fā)展項(xiàng)目，重點(diǎn)開展提高產(chǎn)品質(zhì)量、改善產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的技術(shù)創(chuàng)新，盤活存量資產(chǎn)，有效降低產(chǎn)品成本，把企業(yè)建設(shè)成中國石油標(biāo)志性精品煉廠。作為哈爾濱市的龍頭企業(yè)，哈爾濱石化公司連續(xù)多年名列哈爾濱市利稅上繳前三名，為哈爾濱經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出了巨大貢獻(xiàn)。
二、現(xiàn)行的物資采購流程
按照內(nèi)控體系要求，哈爾濱石化公司物資采購業(yè)務(wù)流程完全遵守2006年經(jīng)股份公司批復(fù)的《內(nèi)部控制管理手冊哈爾濱石化公司分冊》的相關(guān)要求。手冊中RM04為物資采購流程，包括采購計(jì)劃、采購管理、簽訂與審批合同、質(zhì)量管理、物流管理、結(jié)算付款、應(yīng)付賬款、供應(yīng)商管理、新產(chǎn)品及新材料的準(zhǔn)入管理、采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、采購文檔收集、歸檔等11個(gè)二級(jí)子流程，14個(gè)三級(jí)子流程(見表1)。
表l 哈爾濱石化公司物資采購流程目錄
內(nèi)控手冊中物資采購部分還包含11個(gè)關(guān)鍵控制程序，包含“選擇不合格的供應(yīng)商和不合格的采購方式、采購未簽訂有效合同、采購物資未經(jīng)過有效驗(yàn)收、應(yīng)付、預(yù)付賬款會(huì)計(jì)記錄不準(zhǔn)確”等四個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)，49個(gè)與關(guān)鍵控制相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)以及相應(yīng)的RCD(風(fēng)險(xiǎn)控制)文檔，對于每個(gè)流程、每個(gè)步驟中存在的風(fēng)險(xiǎn)和已建立的控制進(jìn)行確認(rèn)、記錄，將關(guān)鍵控制點(diǎn)落實(shí)到公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門，進(jìn)一步明確了業(yè)務(wù)范圍的審批權(quán)限和關(guān)鍵控制點(diǎn)的控制措施。哈爾濱石化公司在實(shí)際工作中，將上述的關(guān)鍵控制程序和風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)作為業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中的監(jiān)控重點(diǎn)，通過嚴(yán)密落實(shí)流程管理制度，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)與財(cái)務(wù)報(bào)表和附注的真實(shí)性、準(zhǔn)確性有關(guān)的控制、防止舞弊、欺詐行為的控制、資產(chǎn)安全的控制。
三、存在的問題
2007年，審計(jì)監(jiān)察處對物資配送部現(xiàn)有庫存物資積壓情況進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)統(tǒng)計(jì)，庫存物資余額合計(jì)7 454.8萬元。按資金分布情況分為常規(guī)儲(chǔ)備物資1 819.3萬元；政策性積壓物資3447.4萬元；工程項(xiàng)目儲(chǔ)備物資1104.7萬元，其中2004-2006年工程項(xiàng)目積壓物資1083.4元，工程項(xiàng)目積壓物資共涉及煤代油、常壓改造、二催化改造、硫磺回收工程、棧橋大鶴管自動(dòng)計(jì)量及油氣回收等10個(gè)工程項(xiàng)目、11類物資。僅以煤代油、二催化改造為例：煤代油項(xiàng)目積壓金額120.8萬元，積壓率1.2％，二催化改造工程剩余閥門法蘭、鋼材、儀表、設(shè)備等物資累計(jì)453.7萬元，積壓率15.63％，經(jīng)調(diào)查，主要是因?yàn)椴少徚㈨?xiàng)的前期調(diào)查不夠，采購計(jì)劃編制人員對改造裝置實(shí)際情況不了解，采購人員在制定采購計(jì)劃中發(fā)生失誤等原因，造成盲目采購、重復(fù)采購、超量采購，導(dǎo)致庫存積壓，說明哈爾濱石化公司采購流程中還存在一定的流程不順暢、控制不完善等問題，急需解決。
由于企業(yè)物資采購涉及規(guī)劃計(jì)劃管理、采購過程管理、庫存管理、驗(yàn)收入庫管理、預(yù)算結(jié)算管理等多個(gè)過程，所以對于采購流程存在問題的分析將不僅限于采購流程本身存在問題的分析，還將結(jié)合企業(yè)管理創(chuàng)新、電子商務(wù)發(fā)展、信息化建設(shè)等綜合考慮采購流程的影響因素。
四、采購業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略
1．指導(dǎo)思想和基本思路。哈爾濱石化公司采購業(yè)務(wù)流程優(yōu)化應(yīng)以確保公司戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、降本保供為基本出發(fā)點(diǎn)，以完善內(nèi)部管理、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制為核心閉，查找和改善采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制工作中的薄弱環(huán)節(jié)，抓好執(zhí)行。切實(shí)增強(qiáng)管理控制能力，進(jìn)一步規(guī)范采購管理、增強(qiáng)采購人員風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力、健全采購環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)“全面風(fēng)險(xiǎn)管理、全部業(yè)務(wù)流程、全過程控制”的總體要求，不斷細(xì)化管理工作，堵塞管理漏洞，推動(dòng)企業(yè)精細(xì)化管理。哈爾濱石化公司采購業(yè)務(wù)流程優(yōu)化應(yīng)堅(jiān)持發(fā)展和完善的工作思路。圍繞內(nèi)部控制整體框架的五要素，在查找分析哈石化公司采購管理存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，提出有關(guān)采購控制政策和程序的改進(jìn)方案，建立科學(xué)的制度、實(shí)現(xiàn)規(guī)范的運(yùn)作，力求使公司的采購、存貨管理制度更合理和健全，更適合企業(yè)的實(shí)際情況，更具有可操作性，保證采購管理各環(huán)節(jié)和各方面始終處于受控狀態(tài)，確保責(zé)任落實(shí)、執(zhí)行到位，實(shí)現(xiàn)采購系統(tǒng)“體系可靠、風(fēng)險(xiǎn)可控、運(yùn)行可持續(xù)”。主要從改善控制環(huán)境，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立統(tǒng)一、規(guī)范的控制活動(dòng)體系，建立有效的信息流動(dòng)與溝通機(jī)制，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督幾個(gè)方面人手，制定具體改進(jìn)措施。
2．具體優(yōu)化策略。(1)改善控制環(huán)境的措施。采購人員是企業(yè)采購工作的執(zhí)行主體，物資采購過程是否規(guī)范，采購物資質(zhì)量是否優(yōu)良，很大程度上取決于對采購行為主體的管理，采購人員的素質(zhì)高低，會(huì)直接影響企業(yè)采購的效率、質(zhì)量和效益。采取加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)、加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)、適時(shí)修訂崗位職責(zé)改善控制環(huán)境的措施。(2)改進(jìn)管理手段的措施。信息化管理是現(xiàn)代物資采購管理的基礎(chǔ)和重要支撐，哈爾濱石化公司優(yōu)化采購流程必須消除相關(guān)信息“孤島”的現(xiàn)象，通過應(yīng)用實(shí)用信息技術(shù)、完善網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，加快企業(yè)信息化建設(shè)步伐，將分離的物流、信息流、資金流緊密聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈上下游、內(nèi)外部信息系統(tǒng)集成和信息共享，加快采購物資信息處理和傳遞，提高采購系統(tǒng)工作效率。采取盡快在企業(yè)物資信息管理中應(yīng)用條碼技術(shù)、完善網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、建立數(shù)據(jù)倉庫、實(shí)施數(shù)據(jù)挖掘等手段。(3)加強(qiáng)制度建設(shè)的措施。隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展以及買方市場的形成，產(chǎn)品價(jià)格開放，采購行為自由度擴(kuò)大，物資采購對企業(yè)成本的影響越來越大。加強(qiáng)對采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督、加強(qiáng)對采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)的責(zé)任事故進(jìn)行追究，將事前預(yù)防、事中控制、事后追究相結(jié)合，杜絕采購過程中走后門、送回扣、假招標(biāo)、擴(kuò)大預(yù)算、高價(jià)圍標(biāo)低價(jià)搶標(biāo)等腐敗行為，使采購管理工作的程序、方法、要求等制度化、規(guī)范化，這樣才能規(guī)范采購行為，保證企業(yè)采購管理工作有章可循、有據(jù)可依、規(guī)范有序，實(shí)施陽光采購。制定企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部效能監(jiān)察工作和哈石化應(yīng)加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的責(zé)任追究規(guī)章制度。(4)完善流程的措施�？茖W(xué)完善的管理流程，可以使企業(yè)規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)，部門分工明確，職責(zé)清晰，監(jiān)控有力。因此，針對上述石化現(xiàn)有流程管理中存在的問題，從提高效率、減少重復(fù)工作、改善不合理的工作程序等角度，制定如下的流程優(yōu)化方案：修改供應(yīng)商管理流程；重新設(shè)計(jì)庫存儲(chǔ)備定額管理流程；完善商檢、安裝、試運(yùn)行、驗(yàn)收流程。(5)完善風(fēng)險(xiǎn)控制的措施。所有企業(yè)都無一例外地面對著不確定性，充分識(shí)別、評估和管理風(fēng)險(xiǎn)，是企業(yè)創(chuàng)造和保護(hù)價(jià)值不可或缺的利器。主要通過建立健全風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制、完善現(xiàn)有控制措施、充分評估原有控制點(diǎn)是否充分、全面，結(jié)合實(shí)際工作識(shí)別新的風(fēng)險(xiǎn)，制定有效的風(fēng)險(xiǎn)措施等幾個(gè)方面：建立全面風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制；完善物資采購計(jì)劃編制的控制措施；增加招標(biāo)采購流程的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)；增加商檢、安裝、試運(yùn)行、驗(yàn)收的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。
五、總結(jié)
物資采購是生產(chǎn)企業(yè)運(yùn)營管理的起點(diǎn)和重要環(huán)節(jié)，物資采購環(huán)節(jié)控制好壞直接關(guān)系到企業(yè)的綜合效益，是企業(yè)需要加強(qiáng)和不斷完善的重要內(nèi)部控制流程，它以加速資金周轉(zhuǎn)、降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益為目的，以搭建企業(yè)電子商務(wù)平臺(tái)，順利實(shí)施ERP項(xiàng)目為出發(fā)點(diǎn)，通過細(xì)化管理工作、堵塞管理漏洞，推動(dòng)企業(yè)管理水平不斷提高。從采購業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的理論基礎(chǔ)、采購業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的解決對策兩個(gè)層面進(jìn)行了深入探討和研究，并就電子商務(wù)迅速發(fā)展、國家對企業(yè)內(nèi)部控制提出越來越嚴(yán)格要求的形勢下，如何有效優(yōu)化物資采購流程，確保企業(yè)降本保供、與供應(yīng)商建立良好的雙贏關(guān)系發(fā)表了看法，并得出以下結(jié)論：(1)提高工作效率、增加效益是優(yōu)化采購流程的根本目的。物資采購是生產(chǎn)企業(yè)運(yùn)營管理的起點(diǎn)和重要環(huán)節(jié)，物資采購環(huán)節(jié)控制好壞直接關(guān)系到企業(yè)的綜合效益，考慮全球電子商務(wù)給企業(yè)物資采購管理工作帶來的變化，結(jié)合內(nèi)部控制體系建立、信息化建設(shè)工作，通過對流程的優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)物流、商流、資金流及信息流的整合，可以規(guī)范采購工作程序，堵塞采購過程中的漏洞，保證企業(yè)能夠以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格、適時(shí)地從合格的供應(yīng)商采購優(yōu)質(zhì)材料。(2)完善控制環(huán)境是優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程的前提。優(yōu)化控制環(huán)境即包括對員工的職業(yè)道德教育、專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，也包括企業(yè)文化、加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)等等，提高采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和遵紀(jì)守法的自覺性，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力，以人為本，優(yōu)化采購管理。(3)加快信息化建設(shè)是優(yōu)化采購流程的基礎(chǔ)。現(xiàn)代信息技術(shù)既是現(xiàn)代物流的基礎(chǔ)，也是供應(yīng)鏈管理的基礎(chǔ)。信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用提高了企業(yè)業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化程度，而且隨著電子商務(wù)的發(fā)展，企業(yè)間交易的自動(dòng)化程度也將得到提高。企業(yè)信息化改變了數(shù)據(jù)和信息的獲取和存儲(chǔ)方式，使信息可以通過信息化設(shè)備自動(dòng)獲��；企業(yè)信息化加大信息資源的存儲(chǔ)密度，提高了信息處理的效率，改善了信息的傳遞方式并提高了信息的價(jià)值，可以說信息共享是供應(yīng)鏈管理的基點(diǎn)。(4)強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制是優(yōu)化采購流程的保障。面對石化企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的日益復(fù)雜化，國內(nèi)外企業(yè)間競爭的日趨激烈，石化企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)不斷提高，定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評估，確保了石化企業(yè)各項(xiàng)資產(chǎn)的安全、完整，經(jīng)營成果與財(cái)務(wù)狀況的真實(shí)、可靠，有效防止了資產(chǎn)的流失。(5)加大效能監(jiān)察力度，建立責(zé)任追究機(jī)制是優(yōu)化采購流程的堅(jiān)強(qiáng)后盾。加強(qiáng)對采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督、加強(qiáng)對采購環(huán)節(jié)出現(xiàn)的責(zé)任事故進(jìn)行追究，將事前預(yù)防、事中控制、事后追究相結(jié)合，使采購管理工作的程序、方法、要求等制度化、規(guī)范化，才能保證企采購管理工作有章可循、有據(jù)可依、規(guī)范有序。
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本文標(biāo)題：哈爾濱石化公司采購業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的研究
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