在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的查詢、分析功能已不能滿足用戶對(duì)海量信息的管理需求。若不采用新的先進(jìn)技術(shù)，就很難找出數(shù)據(jù)中隱藏的關(guān)系和規(guī)律。很難根據(jù)目前的狀況預(yù)測(cè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。使之為輔助決策提供支持。在這種情況下，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生。在ERP管理系統(tǒng)中，常用的數(shù)據(jù)挖掘策略包括分類、估計(jì)、預(yù)測(cè)、無(wú)指導(dǎo)聚類、購(gòu)物籃分析等：常用的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)有統(tǒng)計(jì)方法、聚類分析、決策樹(shù)和決策規(guī)則、關(guān)聯(lián)規(guī)則、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、遺傳算法、可視化方法等。在數(shù)據(jù)挖掘?qū)嵺`中，往往是多種數(shù)據(jù)挖掘策略和技術(shù)方法綜合運(yùn)用。本文以ERP采購(gòu)管理系統(tǒng)中的成本考核控制模塊為例，介紹數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程。
一、采購(gòu)管理系統(tǒng)控制流程
采購(gòu)與付款循環(huán)是企業(yè)資金周轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)，只有及時(shí)做好財(cái)產(chǎn)物資的供應(yīng)與驗(yàn)收，才能保證生產(chǎn)和銷售的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此必須加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)循環(huán)的控制。
數(shù)據(jù)挖掘下的采購(gòu)循環(huán)控制流程如下：申購(gòu)員根據(jù)物料需求計(jì)劃和倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備情況填寫請(qǐng)購(gòu)單，經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由采購(gòu)員尋找供應(yīng)商，經(jīng)過(guò)比價(jià)協(xié)商，與供應(yīng)商審核并簽訂采購(gòu)訂單。在確定了采購(gòu)政策之后。材料送到倉(cāng)管部門驗(yàn)收入庫(kù)，根據(jù)上游單據(jù)生成到貨單、人庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票，及時(shí)結(jié)算并傳遞給存貨核算系統(tǒng)記賬、制單，確認(rèn)商品采購(gòu)成本。另外，經(jīng)采購(gòu)系統(tǒng)結(jié)算后的發(fā)票傳遞到資金控制予系統(tǒng)中，由應(yīng)付會(huì)計(jì)審核、制單，確保資金合理使用。遵循上述流程，可以將財(cái)務(wù)實(shí)時(shí)控制的方法和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)嵌人到ERP采購(gòu)管理系統(tǒng)中，把存貨的實(shí)際成本與計(jì)劃成本比較，確定是超支還是節(jié)約。為考核采購(gòu)員的工作業(yè)績(jī)提供量化資料。通過(guò)Internet搜集和分析供應(yīng)商的財(cái)務(wù)信息和經(jīng)營(yíng)狀況，制定供應(yīng)商的新政策，選擇物美價(jià)廉、性價(jià)比高的材料和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)．避免企業(yè)財(cái)務(wù)危機(jī)、維護(hù)企業(yè)信譽(yù)。
二、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在采購(gòu)循環(huán)控制中的應(yīng)用
分類策略的主要方法之一是決策樹(shù)方法。根據(jù)材料的計(jì)劃成本和實(shí)際成本屬性，通過(guò)決策樹(shù)將材料分類，構(gòu)建材料采購(gòu)成本風(fēng)險(xiǎn)控制的數(shù)據(jù)模型，在應(yīng)用中反復(fù)修正，提高采購(gòu)業(yè)績(jī)考核的準(zhǔn)確性。然后，對(duì)所有材料采購(gòu)成本進(jìn)行聚類分析，可以將材料分為若干類，并對(duì)不同種類的材料分別采取不同的采購(gòu)管理政策。例如，對(duì)于超支嚴(yán)重的材料進(jìn)行歷次購(gòu)買行為分析，識(shí)別孤立點(diǎn)，當(dāng)采購(gòu)行為發(fā)生異常時(shí)，提示警報(bào)，以便深入研究其原因，采取措施。具體過(guò)程如下：
(一)問(wèn)題陳述。對(duì)材料采購(gòu)成本進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘的目的是控制材料采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、降低采購(gòu)成本，以便采取不同的材料供應(yīng)戰(zhàn)略。所以，此次數(shù)據(jù)挖掘的策略是根據(jù)材料采購(gòu)超支與節(jié)約信息對(duì)材料進(jìn)行分類，構(gòu)建材料采購(gòu)的分類模型。
(二)數(shù)據(jù)收集。要盡可能搜集到所有采購(gòu)材料的屬性值信息，提供海量的數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)整合，形成數(shù)據(jù)集集市，供數(shù)據(jù)挖掘使用。
(三)數(shù)據(jù)預(yù)處理。如果將全部數(shù)據(jù)都拿來(lái)做數(shù)據(jù)挖掘，可能失去控制重點(diǎn)，還可能使錯(cuò)誤數(shù)據(jù)影響數(shù)據(jù)挖掘，導(dǎo)致無(wú)法提練出有用的信息。因此，要經(jīng)過(guò)下列數(shù)據(jù)預(yù)處理過(guò)程。(1)依據(jù)經(jīng)驗(yàn)去除明顯的異常點(diǎn)。(2)考慮材料采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)，剔除與數(shù)據(jù)挖掘主題無(wú)關(guān)的屬性，確定恰當(dāng)?shù)牟牧喜少?gòu)描述屬性。(3)依據(jù)挖掘的需求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)換。在材料采購(gòu)成本的數(shù)據(jù)挖掘中，主要的采購(gòu)材料屬性是供應(yīng)商名稱、倉(cāng)庫(kù)名稱、材料名稱、材料類別、數(shù)量、計(jì)劃單價(jià)、實(shí)際單價(jià)、計(jì)劃成本、實(shí)際成本、超支(節(jié)約)差異等等。表1為某企業(yè)部分材料采購(gòu)成本表，已經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)預(yù)處理。先根據(jù)材料采購(gòu)成本的屬性對(duì)采購(gòu)業(yè)績(jī)考核的重要性，選擇材料的實(shí)際成本、超支(節(jié)約)差異屬性作為分類的依據(jù)。然后，為了降低材料采購(gòu)成本的量度影響。對(duì)上述兩個(gè)屬性歸一化到0和l之間。公式為：歸一化值=屬性／屬性中最大值。
表l
(四)模型評(píng)估。建立挖掘算法的模型是數(shù)據(jù)挖掘工作的重要環(huán)節(jié)。可以使用多種方法分別操作數(shù)據(jù)集，評(píng)估各模型的效果，從而尋找出合適的分析模型。在材料采購(gòu)成本的數(shù)據(jù)挖掘中，可以運(yùn)用分類樹(shù)方法建立分類決策樹(shù)，也可以采用聚類分析方法，以材料的實(shí)際成本和超支(節(jié)約)差異為屬性將材料成本分為幾類。此分類結(jié)果，可用于新增材料成本的分類．實(shí)現(xiàn)控制的程序化和自動(dòng)化。
通過(guò)SPSS軟件的聚類分析工具。使用K均值分類法處理上表的數(shù)據(jù)。按照設(shè)定的分類數(shù)目，從隨機(jī)的初始分區(qū)開(kāi)始，依據(jù)樣本和類間的相似程度，將樣本分配到各類，使之滿足相應(yīng)的收斂準(zhǔn)則。過(guò)程如下：根據(jù)類中心的距離最小原則，把各項(xiàng)目分配到各類中去。產(chǎn)生第1次迭代的K類。根據(jù)每類的各項(xiàng)目計(jì)算其屬性均值，產(chǎn)生第2次迭代的類中心。依次類推，反復(fù)迭代，直到達(dá)到規(guī)定的迭代標(biāo)準(zhǔn)或迭代次數(shù)為止。本例K均值分類法選定的類中心數(shù)為4，分類屬性為歸一化材料實(shí)際成本和歸一化材料超支(節(jié)約)差異。經(jīng)過(guò)3次迭代。得到聚類結(jié)果，如表2和表3所示。
表2 最終聚類中心
表3 最終聚類結(jié)果
(五)解釋模型和得出結(jié)論。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)挖掘構(gòu)建的模型進(jìn)行解釋和評(píng)價(jià)，從大量的、隨機(jī)的、模糊的、有噪聲的實(shí)際數(shù)據(jù)中，提煉出有用的信息和知識(shí)，并以用戶可理解的語(yǔ)言或可視化的形式呈現(xiàn)給用戶。利用數(shù)據(jù)挖掘獲取的信息，分析過(guò)去的交易和事項(xiàng)，也為未來(lái)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)提供決策依據(jù)。當(dāng)出現(xiàn)新交易和事項(xiàng)時(shí)，要分析和評(píng)價(jià)模型的適用性．或適當(dāng)?shù)匦薷哪Ｐ汀?/P>
從最終聚類中心來(lái)看，第1類是超支嚴(yán)重，實(shí)際成本較高的材料．該類材料應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注�？赡苁遣少�(gòu)成本控制不到位，或者是原來(lái)制定的計(jì)劃成本不合理，大大低于市場(chǎng)價(jià)。要深入分析原因，采取對(duì)策，若是采購(gòu)人員的工作過(guò)失，耍責(zé)其改正，嚴(yán)重的要追究責(zé)任，使采購(gòu)成本控制在合理的范圍。第2類是超支較嚴(yán)重，實(shí)際成本不定的材料，應(yīng)給予一定的關(guān)注，尋找降低采購(gòu)成本的方法和途徑，盡量做到不超支。第3類是既沒(méi)超支也沒(méi)節(jié)約，實(shí)際采購(gòu)成本相對(duì)較為合理的材料。這類材料采購(gòu)成本控制壓力較小，可以減少關(guān)注程度。第4類是實(shí)際成本小于計(jì)劃成本。實(shí)際成本不定的材料。這類材料采購(gòu)成本控制工作做得好，應(yīng)表彰獎(jiǎng)勵(lì)采購(gòu)人員�？偨Y(jié)推廣經(jīng)驗(yàn)。但要注意防止購(gòu)買價(jià)低質(zhì)次的材料。經(jīng)過(guò)上述聚類分析．將材料采購(gòu)成本分為4類，分別采取不同的措施．提高了材料采購(gòu)成本的控制效率．減少了控制的隨意性和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。
上述五個(gè)階段緊密相聯(lián)，一環(huán)扣一環(huán)，相互作用，各個(gè)階段都有新的方法和信息注入。
三、結(jié)束語(yǔ)
將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)用于采購(gòu)成本控制分析。是挖掘ERP系統(tǒng)應(yīng)用潛力、控制采購(gòu)成本和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、提高采購(gòu)管理水平的有益探索。而且，數(shù)據(jù)挖掘還可以擴(kuò)展到采購(gòu)管理子系統(tǒng)其他方面以及財(cái)務(wù)管理、銷售管理、生產(chǎn)制造、人力資源管理等ERP子系統(tǒng)中．形成一個(gè)基于數(shù)據(jù)挖掘的功能更強(qiáng)大的ERP系統(tǒng)。
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本文標(biāo)題：數(shù)據(jù)挖掘在ERP采購(gòu)管理系統(tǒng)成本控制中的應(yīng)用研究
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