0 引言
項(xiàng)目文檔是企業(yè)具體項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的，與項(xiàng)目相關(guān)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及管理工作的真實(shí)記錄，同時(shí)又是項(xiàng)目管理的重要依據(jù)和憑證。在每個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)作中，不可避免地會(huì)產(chǎn)生大量的文檔資料，紙質(zhì)文檔產(chǎn)生了不利于管理、利用及存放等諸多問(wèn)題，給企業(yè)項(xiàng)目的開(kāi)展帶來(lái)極大的困擾。電子文檔在項(xiàng)目文檔管理中的應(yīng)用提高了項(xiàng)目實(shí)施的效率，降低了項(xiàng)目建設(shè)和管理的費(fèi)用。利用計(jì)算機(jī)對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行處理，可實(shí)現(xiàn)一次錄入、多次，多種形式輸出，方便隨時(shí)隨地查找并利用，提高了項(xiàng)目人員的工作效率。依據(jù)基于微軟SharePoint技術(shù)架構(gòu)的文檔解決方案為項(xiàng)目文檔管理的優(yōu)化提供了智能化的Web平臺(tái)，加入知識(shí)管理元素，可促進(jìn)項(xiàng)目文檔在其上傳、審閱、發(fā)布和訪問(wèn)等生命周期的各個(gè)階段中更加有效發(fā)揮自身價(jià)值，最終設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)了某企業(yè)研發(fā)部門(mén)文檔管理系統(tǒng)。
1 文檔管理系統(tǒng)功能分析
項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)是依托計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)集文檔上傳、審批、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、查詢(xún)以及備份為一體的信息系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部文檔管理的自動(dòng)化、信息化，實(shí)現(xiàn)辦公文檔無(wú)紙化。本文以某汽車(chē)設(shè)計(jì)院為例進(jìn)行分析設(shè)計(jì)，一個(gè)完善的企業(yè)文檔管理系統(tǒng)應(yīng)該具備以下的功能對(duì)文檔知識(shí)庫(kù)全部標(biāo)題可檢索，文檔類(lèi)文件可實(shí)現(xiàn)標(biāo)題和全文檢索，并可實(shí)現(xiàn)檢索信息分類(lèi)顯示、分角色權(quán)限查看，實(shí)現(xiàn)安全共享；系統(tǒng)能夠嚴(yán)格控制研發(fā)部門(mén)的文檔和信息的訪問(wèn)權(quán)限，防止機(jī)密信息泄露，降低安全問(wèn)題所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)提供一個(gè)統(tǒng)一的協(xié)同工作平臺(tái)，所有用戶(hù)都在平臺(tái)下工作，對(duì)文檔進(jìn)行集中管理和控制。提供文檔版本控制功能，能夠避免多用戶(hù)同時(shí)對(duì)某一文檔的修改。并且提供靈活的、可視化的文檔審批工作流程，提高文檔處理效率和寫(xiě)作能力。
2 微軟SharePoint技術(shù)平臺(tái)簡(jiǎn)介
SharePoint足由微軟公司推出的企業(yè)級(jí)門(mén)戶(hù)平臺(tái)的一套解決方案，它基于.NET和SOL Server數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，建立在Window SeNer 2003的基礎(chǔ)上。如今微軟SharePoint 2007是Microsoft Office 2007系統(tǒng)的一個(gè)組件，也是它的中央信息共享平臺(tái)和協(xié)作平臺(tái)。SharePoint Server 2007是基于Windows SharePoint Service3.0技術(shù)的一個(gè)完整的企業(yè)協(xié)作應(yīng)用平臺(tái)服務(wù)器。它通過(guò)引入一組集成的服務(wù)擴(kuò)展了WSS 3.0提供的各種功能，如信息共享平臺(tái)，企業(yè)級(jí)文檔管理平臺(tái)、工作流平臺(tái)、業(yè)務(wù)流程管理框架和開(kāi)發(fā)基礎(chǔ)框架，外部網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)門(mén)戶(hù)模板、企業(yè)范圍內(nèi)的搜索功能、個(gè)性化內(nèi)容和通知以及擴(kuò)展的應(yīng)用程序集成。這些服務(wù)可以幫助企業(yè)將人員、信息、系統(tǒng)和業(yè)務(wù)結(jié)合在一起，更好地共享知識(shí)、加強(qiáng)客戶(hù)溝通以及提高流程效率。
3 基于SharePoint的文檔管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
對(duì)文檔進(jìn)行科學(xué)管理以便使其在學(xué)習(xí)工作中發(fā)揮自身價(jià)值需要一個(gè)先進(jìn)技術(shù)平臺(tái)來(lái)支持，從文檔管理的需求分析來(lái)看，要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔的科學(xué)管理，并非一個(gè)傳統(tǒng)的文檔管理系統(tǒng)所能做到的。本文將展示如何在微軟SharePoint按術(shù)平臺(tái)下架構(gòu)文檔管理解決方案，實(shí)現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)，對(duì)文檔進(jìn)行優(yōu)化管理。整個(gè)項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)包括用戶(hù)管理、項(xiàng)目文檔管理、部門(mén)文檔管理、工作流管理以及搜索管理五個(gè)部分。系統(tǒng)架構(gòu)圖如圖1所示，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)界面如圖2所示。
圖1 圖文檔管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
圖2 文檔管理系統(tǒng)
3.1 項(xiàng)目、部門(mén)文檔管理項(xiàng)目文檔庫(kù)以及部門(mén)文檔庫(kù)中包含了文檔名稱(chēng)、項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目階段、所屬模塊、責(zé)任部門(mén)：各個(gè)文檔庫(kù)中添加有內(nèi)置的工作流控制，同時(shí)也可以向擁有特殊權(quán)限的用戶(hù)開(kāi)放直接添加、修改以及刪除。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶(hù)類(lèi)別自動(dòng)賦予用戶(hù)相應(yīng)權(quán)限。同時(shí)項(xiàng)庫(kù)中的文檔支持對(duì)文檔屬性的單項(xiàng)篩選和多項(xiàng)篩選。文檔管理系統(tǒng)使文檔管理變的有序、合理，能夠使用戶(hù)更加有效、快速的利用現(xiàn)有文檔，同時(shí)利用文檔的屬性欄，加入了知識(shí)管理的特性，使文檔信息更加明確化，知識(shí)化。特別是工作流的使用，提供高系統(tǒng)文檔處理的智能性，減少了文檔處理中人的任務(wù)，使文檔管理變的更加簡(jiǎn)潔方便。與此同時(shí)文檔庫(kù)還提供自定義視圖供用戶(hù)自定義用戶(hù)自己所需要查看的文檔信息，而且可以對(duì)這些信息進(jìn)行分組統(tǒng)計(jì)。例如用戶(hù)可以查看文檔庫(kù)中的所有文檔，也可以查看我的文檔，并根據(jù)某一屬性進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)。項(xiàng)目文檔庫(kù)與部門(mén)文檔庫(kù)不同的是，系統(tǒng)中各介項(xiàng)目文檔庫(kù)相互獨(dú)立，權(quán)限分開(kāi)：而部門(mén)文檔庫(kù)中，由于各個(gè)部門(mén)文檔由很大的交互性，所以部門(mén)間文檔可以相互查看。
3.2 用戶(hù)管理合理的授權(quán)能夠保證項(xiàng)目人員可以訪問(wèn)有權(quán)內(nèi)容而不可以訪問(wèn)無(wú)權(quán)內(nèi)容。恰當(dāng)?shù)膶哟蝿澐挚梢院?jiǎn)化授權(quán)的過(guò)程。本系統(tǒng)采用了基于SharePoint的多層分級(jí)用戶(hù)管理機(jī)制，系統(tǒng)中用戶(hù)的權(quán)限層級(jí)由底到高分別是項(xiàng)目組與部門(mén)組、項(xiàng)目管理組與部門(mén)管理組以及擁有最高權(quán)限的文檔管理組。根據(jù)企業(yè)內(nèi)部不同角色的成員分別賦予查看、上傳、編輯、審批、以及管理權(quán)限。通過(guò)預(yù)先定義好的權(quán)限級(jí)別分配到各SharePoint組中，大大簡(jiǎn)化了管理員的權(quán)限管理工作。并且系統(tǒng)允許基于站點(diǎn)和文檔庫(kù)各個(gè)層次來(lái)設(shè)定權(quán)限，默認(rèn)情況下，每個(gè)層次會(huì)繼承上個(gè)層次的權(quán)限。這種方式既保證了各成員對(duì)企業(yè)門(mén)戶(hù)的可訪問(wèn)性，又避免了重要文檔資料的安全性。
3.3 搜索管理由于企業(yè)存在大量的信息資源，如文檔、表單等，員工查找有用的文檔或內(nèi)容會(huì)越來(lái)越困難，導(dǎo)致大量時(shí)間被浪費(fèi)，嚴(yán)重降低了工作效率。系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的內(nèi)容索引和搜索功能。這些功能可以方便快速的幫助用戶(hù)搜索和查找網(wǎng)站、文檔、人員和網(wǎng)站內(nèi)容，以及任何其他符合需要的索引的企業(yè)內(nèi)容，提高工作效率。這種搜索是對(duì)系統(tǒng)中所有可搜索內(nèi)容的的檢索，可以是文檔的名稱(chēng)、某一屬性、或者是文檔中的內(nèi)容等等。
3.4 工作流管理工作流可以幫助企業(yè)遵循一致的業(yè)務(wù)流程，并通過(guò)管理業(yè)務(wù)流程中涉及的任務(wù)和步驟來(lái)提高企業(yè)的工作效率和生產(chǎn)效能。這樣就使那些執(zhí)行這些任務(wù)的人員能夠?qū)⒕杏趫?zhí)行工作任務(wù)而非管理工作流。在本系統(tǒng)中，采用單級(jí)分組審批，針對(duì)不同的項(xiàng)目提交給不同的項(xiàng)目審批組，審批后根據(jù)審批是否通過(guò)決定文檔的下一步操作。若是通過(guò)則將文檔轉(zhuǎn)入對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目文檔庫(kù)，供系統(tǒng)其他用戶(hù)查詢(xún)?yōu)g覽下載；若沒(méi)有通過(guò)則文檔依然儲(chǔ)存在上傳文檔庫(kù)中，并且發(fā)送電子郵件給文檔提交者，等待提交者修改后，再次啟動(dòng)工作流（如圖3）。
圖3 項(xiàng)目文檔上傳審批流程
4 結(jié)束語(yǔ)
本文針對(duì)企業(yè)項(xiàng)目文檔管理的需求，以?xún)?yōu)化文檔管理目標(biāo)，設(shè)計(jì)實(shí)施了基于微軟SharePoint技術(shù)平臺(tái)下文檔管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)提供了一個(gè)文檔集中管理和控制的Web協(xié)作平臺(tái)，通過(guò)擴(kuò)展各類(lèi)服務(wù)和組件，幫助企業(yè)或者項(xiàng)目小組人員提高文檔處理效率，規(guī)范處理流程，增強(qiáng)文檔和信息的安全性，從而實(shí)現(xiàn)了文檔生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)操作管理的優(yōu)化。使文檔管理能夠在工作和學(xué)習(xí)中發(fā)揮更大效用。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴(lài)品牌。
轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處：拓步ERP資訊網(wǎng)http://www.ezxoed.cn/
本文標(biāo)題：基于SharePoint平臺(tái)的企業(yè)項(xiàng)目文檔管理應(yīng)用研究
相關(guān)文章
