隨著經(jīng)濟全球化和計算機技術的飛速發(fā)展，信息技術正以其廣泛的滲透性和先進性影響著企業(yè)的發(fā)展，信息化已成為企業(yè)提高其核心競爭力的重要手段。而ERP作為一種對企業(yè)的物流、資金流與信息流進行一體化管理和集成化運行的管理軟件系統(tǒng)，已經(jīng)成為推動企業(yè)信息化建設的重要工具。ERP系統(tǒng)內(nèi)部復雜的功能結構可以組合成不同的應用模式，以適應不同類型與規(guī)模的企業(yè)進行信息化建設的需要。在不同的ERP應用模式下，企業(yè)業(yè)務處理流程的差異是非常大的。本文針對企業(yè)信息化中ERP的三種不同應用模式，以不同類型的企業(yè)為例，分析其信息化的具體解決方案。
1 ERP應用模式分析
根據(jù)企業(yè)信息化過程中對ERP系統(tǒng)中功能模塊的選擇與組合方式的不同，ERP的應用模式通常分為三種，即：賬務應用模式、財務應用模式和財務業(yè)務一體化應用模式。
1.1 賬務應用模式
賬務應用模式是對ERP系統(tǒng)中資源利用最少也最簡單的一種應用模式。在這種模式下，企業(yè)只需啟用ERP系統(tǒng)中的賬務處理模塊、會計報表模塊及財務分析模塊。企業(yè)發(fā)生的所有的經(jīng)濟業(yè)務，都通過賬務處理模塊進行核算與管理，最后通過會計報表模塊進行財務信息的輸出。
在賬務應用模式下，企業(yè)發(fā)生的所有經(jīng)濟業(yè)務，其對應的記賬憑證都需要通過手工填制來完成，記賬憑證是實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)人機結合的唯一接口。因此，該模式下ERP系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務的處理非常簡單，主要是自動記賬而已，不能反映與經(jīng)濟業(yè)務相關的詳細信息，比如銷售發(fā)票、應收單據(jù)等，系統(tǒng)對原始單據(jù)的管理幾乎處于空白狀態(tài)。該應用模式一般適用于小型企業(yè)；
1.2 財務應用模式
財務應用模式是在賬務應用模式的基礎上，加強了對企業(yè)往來業(yè)務、職工薪酬與固定資產(chǎn)的核算與管理。在這種應用模式下，企業(yè)不僅要啟用賬務應用模式下的所有功能模塊，同時還要啟用資金管理、應收款管理、應付款管理、薪酬管理及固定資產(chǎn)管理模塊。
財務應用模式下，企業(yè)的ERP應用架構如圖l所示：
圖1
由此可見，在財務應用模式下，企業(yè)實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)中財務數(shù)據(jù)的實時傳遞與共享，加強了對應收、應付單據(jù)及固定資產(chǎn)卡片的管理。但該應用模式的不足之處是無法實現(xiàn)財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)實時傳遞與共享，容易形成信息孤島。
1.3 財務業(yè)務一體化應用模式
財務業(yè)務一體化應用模式是指企業(yè)全面利用ERP系統(tǒng)內(nèi)的功能模塊，將企業(yè)的財務活動與業(yè)務活動緊密結合起來，實現(xiàn)對企業(yè)的物流、信息流與資金流的集成化管理。在該應用模式下，ERP系統(tǒng)能將企業(yè)的業(yè)務信息自動轉化為對應的財務信息，并實時傳遞到財務系統(tǒng)，只要ERP系統(tǒng)中業(yè)務信息轉換成財務信息的規(guī)則制定正確，系統(tǒng)就能實時、高效地生成財務信息。這樣，業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)建立了一一對應關系，不僅實現(xiàn)了財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)隨業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)變動而實時地進行變動，而且同時可以實現(xiàn)財務系統(tǒng)對業(yè)務系統(tǒng)的實時監(jiān)控，真正體現(xiàn)了財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的“無縫連接”。
財務業(yè)務一體化應用模式下，企業(yè)的ERP應用架構如圖2所示：
圖2
由圖2可以看出，在財務業(yè)務一體化應用模式下，企業(yè)各部門之間、各種業(yè)務之間的分工更加細致，同時，系統(tǒng)內(nèi)部各功能模塊之間數(shù)據(jù)的實時傳遞與共享，減少了數(shù)據(jù)的重復處理。這不僅提高了企業(yè)內(nèi)部流程的運作效率，而且消除了企業(yè)傳統(tǒng)管理模式下的信息孤島現(xiàn)象。
根據(jù)以上對企業(yè)信息化中ERP三種應用模式的分析，可以看出，不同的ERP應用模式下，企業(yè)ERP系統(tǒng)對經(jīng)濟業(yè)務處理的程序、側重點與自動化程度是不同的。下面以具體的企業(yè)為例進行實例分析。
2 賬務應用模式下企業(yè)信息化的解決方案
煙臺清泉紙制品有限公司是一個擁有員工100多人的小型紙制品生產(chǎn)企業(yè)。由于受到公司經(jīng)營條件、購買能力及操作環(huán)境等客觀條件的限制，煙臺清泉紙制品有限公司在信息化模式的選擇上采用了賬務應用模式，信息化的內(nèi)容主要局限于會計核算方面，基本是對原有手工記賬的復制。
在賬務應用模式下，清泉紙制品有限公司對發(fā)生的所有經(jīng)濟業(yè)務，都在賬務處理模塊中通過手工錄入記賬憑證來完成，記賬憑證成為人機對話的唯一接口。對客戶和供應商的管理，則在銷售或采購業(yè)務發(fā)生時在其對應的記賬憑證的輔助核算信息欄中錄入客戶或供應商的相關信息。月末，計算機根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)手工錄入的記賬憑證，自動完成登帳工作并將數(shù)據(jù)即時傳遞到會計報表模塊，計算機根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)相應的報表模板自動生成會計報表。
假設清泉紙制品有限公司2009年9月12日發(fā)生了以下一筆經(jīng)濟業(yè)務：清泉紙制品有限公司銷售一批餐巾紙給佳世客商場，價款共計3 000元。
對發(fā)生的上述經(jīng)濟業(yè)務，在賬務應用模式下，清泉紙制品有限公司的解決方案如下：
首先，清泉紙制品有限公司根據(jù)上述經(jīng)濟業(yè)務的原始單據(jù)，在賬務處理模塊中填制一張記賬憑證，同時在該記賬憑證的輔助核算信息欄中登記客戶——佳世客商場的相關信息。然后，由審核人員對該記賬憑證進行審核，由記賬人員進行記賬。最后，賬務處理模塊自動將該經(jīng)濟業(yè)務的數(shù)據(jù)傳遞到會計報表模塊，由系統(tǒng)自動生成相應的會計報表。
由此可見，在賬務應用模式下，ERP系統(tǒng)對經(jīng)濟業(yè)務的處理是以記賬憑證為中心，以會計賬簿為載體的，原始單據(jù)只是作為記賬憑證的一個附件，因此無法實現(xiàn)財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的對接。該應用模式使得企業(yè)的財務流程遠離業(yè)務流程，尤其是所有的記賬憑證都需要手工編制來完成，這不僅弱化了財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的信息傳遞與共享，而且由于財務人員把主要精力放在編制記賬憑證上，導致財務的控制職能、分析職能和決策職能很難得到有效的發(fā)揮。
3 財務應用模式下企業(yè)信息化的解決方案
煙臺汽車制造廠是一個擁有2600名職工、3．2億元資產(chǎn)的中型企業(yè)。該廠針對企業(yè)賬目不清、信息不明的問題，以財務管理為中心，聯(lián)合山東浪潮國強軟件公司，投資開發(fā)了“煙臺汽車制造廠ERP系統(tǒng)”。ERP項目組通過分步實施、逐步優(yōu)化，基本實現(xiàn)了各子系統(tǒng)的設計功能。由于該廠實施ERP的目標定位于“加強資金的監(jiān)督與控制”和“提高信息傳遞的速度與質(zhì)量”，因此在ERP的應用模式上，該廠選擇了財務應用模式。
在財務應用模式下，當經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，煙臺汽車制造廠將根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)，首先在其相應的功能模塊中錄入原始單據(jù)，然后對原始單據(jù)進行審核，審核通過之后，計算機會根據(jù)ERP系統(tǒng)內(nèi)預置的憑證模板，自動生成每一筆業(yè)務對應的記賬憑證，并傳遞到賬務處理模塊，再由賬務處理模塊對這些記賬憑證進行審核和記賬處理。最后，由賬務處理模塊集中將所有財務數(shù)據(jù)傳遞到會計報表模塊中，由系統(tǒng)自動生成會計報表。
假設煙臺汽車制造廠于2009年9月10日發(fā)生了以下一筆業(yè)務：煙臺汽車制造廠賒銷50輛汽車給大成汽車銷售公司，價款共計750萬元。
對發(fā)生的上述經(jīng)濟業(yè)務，在財務應用模式下，煙臺汽車制造廠的解決方案如下：
首先，根據(jù)上述經(jīng)濟業(yè)務，煙臺汽車制造廠在應收款管理模塊中填制一張汽車銷售的增值稅專用發(fā)票，并對該銷售發(fā)票進行審核；審核完畢后，在應收款管理模塊中的【制單】功能中對該筆業(yè)務進行制單，這時，應收款管理模塊會自動生成一張記賬憑證，并實時傳遞到賬務處理模塊中；然后，在賬務處理模塊中對應收款管理模塊傳遞過來的記賬憑證進行審核、記賬；最后，由賬務處理模塊集中將所有財務數(shù)據(jù)傳遞到會計報表模塊中，由系統(tǒng)自動生成會計報表。
由此可見，在財務應用模式下，企業(yè)可以利用應收款管理模塊和應付款管理模塊，實現(xiàn)對本單位的銷售業(yè)務和采購業(yè)務的資金流進行會計管理，即實現(xiàn)對應收(應付)款、已收(已付)款以及收入(采購)的核算。同時，在該應用模式下，企業(yè)可以加強對固定資產(chǎn)和職工薪酬的管理。然而，在對企業(yè)物流的管理上，財務應用模式還處于空白狀態(tài)。
4 財務業(yè)務一體化應用模式下企業(yè)信息化的解決方案
煙臺奧威制冷集團是一家集設計、開發(fā)、產(chǎn)品制造、工程安裝于一體的大型的制冷、空調(diào)專業(yè)企業(yè)。該集團于2008年底全面(財務／供應鏈／生產(chǎn)／人力資源JOA／CRM)啟用ERP系統(tǒng)，運用財務業(yè)務一體化應用模式，構筑奧威制冷集團信息化管理平臺。煙臺奧威制冷集團的ERP系統(tǒng)基于一臺主服務器，在各個車間、倉庫及生產(chǎn)、供應、銷售、財務等各有關部門設立了多個工作站，將各業(yè)務子系統(tǒng)通過財務子系統(tǒng)緊密地聯(lián)系在一起，實現(xiàn)了財務系統(tǒng)與銷售、供應、生產(chǎn)等子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。
奧威制冷集團的采購管理模塊負責對采購訂單、采購到貨以及入庫狀況進行全過程管理，自動完成對各種應付賬款的登記、沖銷以及應付賬款動態(tài)變化狀況，同時，該模塊還可以對非合同供應商、超過合同的采購價等進行自動警告；銷售管理模塊負責對發(fā)貨單和銷售發(fā)票進行全過程管理，同時可進行賬齡分析和壞賬估計；存貨管理模塊與庫存管理模塊負責對各種存貨的收、發(fā)、存業(yè)務進行核算，把各類存貨成本歸集到各成本項目和成本對象上，并動態(tài)反映存貨資金的增減變動情況；生產(chǎn)管理模塊根據(jù)生產(chǎn)計劃和上月末實際庫存情況，軟件系統(tǒng)能按照裝配物料清單計算物料的毛需求和凈需求，采用最佳經(jīng)濟批量的科學方法，自動運算出零部件采購計劃、自制件的生產(chǎn)計劃，將設計、工藝、生產(chǎn)制造并行交叉進行管理，實現(xiàn)了各種物流、業(yè)務流自始至終連貫起來的全過程管理。
在財務業(yè)務一體化應用模式下，奧威制冷集團的ERP系統(tǒng)對經(jīng)濟業(yè)務的核算與管理更加全面和深人。當經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，奧威制冷集團的ERP系統(tǒng)首先根據(jù)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)，在銷售管理模塊或采購管理模塊中填制發(fā)貨單、銷售發(fā)票或采購訂單、采購發(fā)票；在庫存管理模塊中對自動生成的銷售出庫單或采購入庫單進行審核；在存貨管理模塊中對經(jīng)濟業(yè)務進行記賬，并生成記賬憑證，實時傳遞到賬務處理模塊；在應收款管理模塊或應付款管理模塊中，對銷售發(fā)票或采購發(fā)票進行制單，并將系統(tǒng)自動生成的記賬憑證實時傳遞到賬務處理模塊；然后，到賬務處理模塊中對其它業(yè)務模塊傳遞過來的記賬憑證進行相關的賬務處理；最后，由賬務處理模塊集中將所有的數(shù)據(jù)傳遞到會計報表模塊中，由系統(tǒng)自動生成會計報表。
假設奧威制冷集團于2009年9月15日發(fā)生了以下一筆業(yè)務：奧威制冷集團賒銷20臺空調(diào)給清泉實業(yè)公司。價款共計8萬元。由配套用品庫發(fā)貨。
對發(fā)生的上述經(jīng)濟業(yè)務，在財務業(yè)務一體化應用模式下，奧威制冷集團的解決方案如下：
第一步，在銷售管理模塊中根據(jù)發(fā)生的業(yè)務填制發(fā)貨單，然后對發(fā)貨單進行審核，審核完畢后系統(tǒng)自動根據(jù)發(fā)貨單生成銷售發(fā)票，對該銷售發(fā)票進行審核；第二步，根據(jù)銷售管理模塊傳遞過來的數(shù)據(jù)，庫存管理模塊自動生成銷售出庫單，在庫存管理模塊中對該銷售出庫單進行審核；第三步，進入存貨管理模塊，對庫存管理模塊傳遞過來的銷售出庫單進行記賬，然后由系統(tǒng)自動生成記賬憑證并實時傳遞到賬務處理模塊；第四步，進入應收款管理模塊，對銷售管理模塊生成的銷售發(fā)票在應收款管理模塊中進行制單，制單完畢，系統(tǒng)自動將該記賬憑證傳遞到賬務處理模塊；第五步，進入賬務處理模塊，對庫存管理模塊和應收款管理模塊傳遞過來的記賬憑證進行審核、記賬；第六步，由賬務處理模塊集中將所有的數(shù)據(jù)傳遞到會計報表模塊中，由系統(tǒng)自動生成會計報表。
由此可見，在財務業(yè)務一體化應用模式下，ERP系統(tǒng)對經(jīng)濟業(yè)務的處理是以業(yè)務為中心，以原始單據(jù)為載體的，記賬憑證是根據(jù)業(yè)務模塊的原始單據(jù)由系統(tǒng)自動生成的，企業(yè)的財務與業(yè)務實現(xiàn)了緊密的結合。同時，在該應用模式下，由于記賬憑證是根據(jù)業(yè)務數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動生成的，大大減少了憑證錄入與憑證核對的工作量，從而使財務人員從繁雜的核算工作中解脫出來，有更多的時間和精力從事管理、控制與決策工作。
5 結論
目前購買ERP軟件的企業(yè)很多，但真正實施成功的企業(yè)并不多，其中一個重要的原因就是在實施的過程中在應用模式的選擇上存在誤區(qū)。一些成功實施了ERP的企業(yè)的經(jīng)驗告訴我們，永遠沒有最好的模式，只有最適合自己的模式。因此，企業(yè)在選擇自己的ERP應用模式時，切忌盲目追求“大而全”的目標，而一定要根據(jù)企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特征、管理模式、人員素質(zhì)、經(jīng)濟支付能力等約束條件，量體裁衣，設計出適合本企業(yè)信息化建設的具體實施方案。
本文建議，對于業(yè)務簡單的小型企業(yè)來說，賬務應用模式是個不錯的選擇，因為這類企業(yè)業(yè)務類型較少且簡單，沒有必要啟用專門的業(yè)務模塊進行核算與管理，而且這樣也節(jié)省了ERP項目的實施費用；對于中型企業(yè)來說，由于往來業(yè)務較復雜并且人員、固定資產(chǎn)等都較多，可以選擇財務應用模式，這樣既可以對企業(yè)的往來業(yè)務進行核算與管理，也可以加強對職工薪酬和固定資產(chǎn)的管理；對于大型的企業(yè)集團來說，最適合的應用模式是財務業(yè)務一體化應用模式，因為企業(yè)集團的業(yè)務最為復雜，相應地對企業(yè)資金流和物流的管理要求也更高，而財務業(yè)務一體化應用模式可以使企業(yè)財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)隨業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)變動而實時地變動，實現(xiàn)了財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，不僅提高了企業(yè)內(nèi)部流程的運作效率，而且消除了企業(yè)傳統(tǒng)管理模式下的信息孤島現(xiàn)象，增強了會計信息的可靠性與相關性。
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