1 概述

    在ERP系統(tǒng)中，物料編碼本身沒有含義，但在系統(tǒng)內(nèi)，是各種物料應(yīng)用的唯一代號。不同的物料在編碼時應(yīng)區(qū)別對待，例如對于半成品，可以直接以圖號作為編碼進行編號，這樣，在PDM、CAPP以及實際操作中更容易實施和理解。

2 物料編碼原則

    不需使物料編碼表達較豐富的含義，只需將主要屬性通過物料編碼進行直觀的反映即可。如欲使編碼表達各層次的含義，會增加編碼的復(fù)雜性和實施的難度。很多物料的屬性是不斷發(fā)展和深化的，是無法預(yù)先定義完全的。增加編碼含義對如何分類，如何給位，造成了不確定性，如果預(yù)計不足或考慮不周，造成碼位不夠用時，就需修改編碼規(guī)則，必將使已定的物料編碼全部清除后，再按新的規(guī)則進行編碼或者再增加一個段，這對一個上線系統(tǒng)，數(shù)據(jù)的變動大且無必要。編碼的含義對于業(yè)務(wù)實施，沒有特殊的意義�？赏ㄟ^對物料各個屬性字段的設(shè)置，就可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)上的需求，對于ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)的運行均依賴于物料的各個字段屬性。編碼再有含義，全靠人腦記憶這些編碼含義是不切合實際的，所以，完全可以通過對物料的規(guī)范定義，即可方便地實施數(shù)據(jù)處理。即使想取得某些物料含義方面的數(shù)據(jù)，也應(yīng)通過系統(tǒng)中定義的字段屬性進行抓取。過度表達物料編碼含義，將浪費系統(tǒng)的編碼資源，即某個物料類型可以編碼十萬個物料號的，由于過度設(shè)定編碼的各種含義，如按這種含義實施，編碼資源的利用率會大大降低。

    注意物料類型的層次關(guān)系，應(yīng)簡單明了地定義分類實施方法，但其含義層不應(yīng)該超過三個層次，不要考慮更復(fù)雜或詳細的規(guī)則，應(yīng)該只考慮重要的，具有的重要特征是其固化不變的屬性，變動屬性不應(yīng)納入編碼中。其次，層次之間的定義不能沖突，例如既按物料的物理屬性來定義，又按物料的使用部門或功能來定義，造成物料層次之間無法準確定義和重復(fù)定義，會引起物料命名的混亂。

    2.1 定義編碼的原則

    (1)唯一性

    物料代碼要能唯一識別，不能有二意性，不能重復(fù)；在數(shù)據(jù)庫中，一般物料編碼也常常作為表的關(guān)鍵字段，表中的關(guān)鍵字段也要求各物料的編碼是唯一的。

    (2)標準化

    盡量采用通用的標準進行編碼，總的原則是，標準一旦被確立，其地位就相當與法規(guī)，所有的業(yè)務(wù)部門包括技術(shù)部、采購部、倉儲部、銷售部等，都要遵循這個法規(guī)規(guī)定，有不同的異義可向法規(guī)負責部門提出，對規(guī)則進行調(diào)整，或者是仍按現(xiàn)規(guī)則執(zhí)行，決不能無視法規(guī)存在，按自己的想法另做一套，這會造成編碼的重復(fù)或無法識別，也會對BOM維護、采購計劃的執(zhí)行、倉庫發(fā)料等造成一系列問題。

    (3)簡單化

    物料代碼要簡單明了，易讀易懂。由于編碼在系統(tǒng)中經(jīng)常性地被調(diào)用，例如倉庫每月的收發(fā)貨會有幾十萬筆，這時，如果輸入一個14位的編碼和輸入一個6位的編碼，對于整個輸入的效率、差錯率是差別極大的，建議對編碼長度進行合理的預(yù)計，編碼長度應(yīng)能確保物料編碼在將來能被擴充使用。另外，編碼時盡量不要字母和數(shù)字或符號進行混編，這也可以提高輸入的效率。

    (4)快捷性

    制定的物料編碼應(yīng)具有被快速識別、快速輸入和能被計算機快速處理的屬性。

    (5)系統(tǒng)性

    要全面、系統(tǒng)地建立物代碼的體系結(jié)構(gòu)；建設(shè)編碼的完整體系，對公司以后的工作是非常重要的，只有在標準規(guī)劃下制度化地進行編碼，才是可控的，在系統(tǒng)中的維護也是有保障的。

    (6)可擴展性

    所有被編制的代碼要留有余地，以便擴展。考慮編碼規(guī)劃時要留有余地，即使目前階段用不上，但也要將其規(guī)劃在內(nèi)，為將來的系統(tǒng)擴展，增加擴編的余地。

    2.2 實施編碼的原則

    (1)盡量采取數(shù)字

    盡量采用數(shù)字，可使鍵盤輸入時的操作效率提高。也避免數(shù)字與某些英文字母因形狀類似，而易產(chǎn)生混淆的情形。如果非用英文字母，則英文字母最好固定安排在編號的前幾碼，且位數(shù)一致。

    (2)分類的一般原則

    編碼可以簡單反映分類，分類的一般原則是大分類號在前，小分類號在后，依序排列，總體的層次不超過三層。例如編料號時，可以第一、二碼表示大分類號，第三、四、五碼表示中分類號，第六、七碼表示小分類號，之后則以三位碼的流水號進行編號。日后如有新增數(shù)據(jù)，只要在相應(yīng)位碼插入即可。

    (3)編碼的屬性變化

    如果數(shù)據(jù)的屬性發(fā)生變化，則絕不可以將其放入到編碼規(guī)則之中。例如員工所屬的部門也納入到編碼的屬性中。

3 實施編碼的步驟

    3.1 成立專業(yè)團隊

    盡量選擇企業(yè)中對部門業(yè)務(wù)熟悉，且有豐富工作經(jīng)驗的人員組成專業(yè)團隊。這些專業(yè)人員要熟悉工廠目前現(xiàn)有的數(shù)據(jù)情況、業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)情況：只有熟悉業(yè)務(wù)，才能結(jié)合ERP軟件設(shè)計出符合工廠實際需要的數(shù)據(jù)藍圖規(guī)劃。不然，在上線后才發(fā)現(xiàn)原先定的方案不對，再重新進行數(shù)據(jù)定義，那時。帶來的后果是相當嚴重的，甚至導(dǎo)致系統(tǒng)下線。數(shù)據(jù)的規(guī)劃必須依賴于藍圖規(guī)劃。專業(yè)人員要細心，要有韌勁。由于數(shù)據(jù)的編制工作是一項長期復(fù)雜的枯燥的工作，挑選出的人選一定要能承擔這個壓力，耐得住性子。專業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力要強，很多數(shù)據(jù)整理工作是一項重復(fù)性的工作，應(yīng)會利用IT技術(shù)，開發(fā)一些小程序，減輕重復(fù)性的工作，可以使數(shù)據(jù)工作事半功倍，同時也能提高數(shù)據(jù)的準確率。

    參與編制物料代碼的部門，要涉及到技術(shù)、采購、制造、銷售、財務(wù)等部門。一般以技術(shù)部門為主，但各相關(guān)業(yè)務(wù)部門都要參加。原因是當編碼很多時，均與實際業(yè)務(wù)有聯(lián)系，所以各部門的意見及相關(guān)的建議都很重要。多聽取各方面的意見，才能做出一個考慮周全的方案。確定方案后.參與的各個部門的項目組成員也相當于一個傳播者。由這些成員向部門進行代碼的解釋和貫徹會更快捷，也可節(jié)省時間，部門之間的溝通也會比較容易。

    3.2 配合ERP項目的藍圖規(guī)劃

    (1)按企業(yè)運行狀況進行數(shù)據(jù)梳理和規(guī)劃，了解這些數(shù)據(jù)之間的連接關(guān)系，評估數(shù)據(jù)量的規(guī)模，對數(shù)據(jù)采集的復(fù)雜度和工作量應(yīng)有比較清晰的了解。并以此評估所需人力資源的配備和所需花費的時間。整理五千條和五十萬條的數(shù)據(jù)量，要采取不同的數(shù)據(jù)整理策略。

    (2)有些物料代碼以目前的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)無法正確填寫，可以暫時不在SAP中進行管理，關(guān)鍵是要確保進入到SAP的數(shù)據(jù)的準確性和錄入的及時性，以及為未來留有可擴展編制的空間。

    3.3 物料的分類

    (1)按物料使用地的性質(zhì)不同，將所有的物料分為生產(chǎn)性物料和非生產(chǎn)性物料兩類，生產(chǎn)性物料又分為成品、半成品和原材料，原材料又分為無圖號原材料和有圖號原材料。非生產(chǎn)性物料也分為有圖號的和無圖號的。無圖號原材料內(nèi)又可分為黑色金屬、有色金屬、配套件、小配套、緊固件、化工材料、絕緣材料、電線電纜、焊接材料、輔料、產(chǎn)品備件、包裝材料等。有圖號原材料內(nèi)也可分為有圖號配套件、鑄鍛件、其他材料。非生產(chǎn)性物料分為外購工具、機械備件、電氣備件、基建材料、安環(huán)材料、汽配物資、辦公用品、其他等。

    (2)要注意采購單位、庫存單位、銷售單位的區(qū)別。對于離散型企業(yè)的物料，更要注意的是采購單位和庫存單位。在SAP中，一般以發(fā)料最小的單位為基本單位，通常以庫存單位來作為其基本單位。尤其要注意采購單位和基本單位的差異。應(yīng)提前制定基本單位和采購單位的換算關(guān)系。通常遇到的情況有：螺絲、螺母，采購以箱、盒、公斤為單位的，發(fā)料的基本單位是以件為單位的。油或液體之類的物料，發(fā)放時是以升作單位，采購時卻以桶為單位。因此，需建立各種單位之間的換算關(guān)系，使系統(tǒng)能進行自動換算。對于規(guī)格不同的物料或者品牌不同的物料，價格有會差異，從成本核算的角度考慮，還是建議應(yīng)用不同的物料管理，以避免核算差異，便于成本控制。

4 流程管理

    物料的數(shù)據(jù)管理和運行中的物料流程的維護，需要仔細地考慮周全。系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理的原則是要保證同一類的物料編碼，只能有一個出口，并要對編碼進行有效控制，防止重復(fù)和一物多碼的現(xiàn)象發(fā)生。從數(shù)據(jù)維護的角度考慮，通常采用2種主要類型的維護模式，1種是集中式，即所有的數(shù)據(jù)都從同一的渠道錄入；另1種是分布式，即所有相對應(yīng)的數(shù)據(jù)由相關(guān)各個職能部門的專業(yè)人員維護，例如采購部門維護物料的采購視圖，制造部門維護MRP視圖，技術(shù)部門維護基本視圖，銷售部門維護銷售視圖等等。這2種方式各有利弊，企業(yè)要根據(jù)其類型、規(guī)模、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、管理水平、執(zhí)行力、部門職能等各個角度去權(quán)衡采取那種數(shù)據(jù)維護模式。

    4.1 數(shù)據(jù)的準確度與數(shù)據(jù)維護

    不管是集中式還是分布式，目標都很明確。即維護的數(shù)據(jù)準確度要高，數(shù)據(jù)運行要流暢，數(shù)據(jù)的準確度至少要達到99％以上。其次，花費在維護數(shù)據(jù)所需的B,1N要少，能滿足業(yè)務(wù)上的需求。要防止發(fā)生需要創(chuàng)建采購申請、采購訂單、銷售訂單時，卻發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)還末進行維護的現(xiàn)象出現(xiàn)。

   4.2  2種數(shù)據(jù)管理方式的優(yōu)劣

    2種數(shù)據(jù)管理形式各有千秋，要根據(jù)企業(yè)實際情況進行選擇。如企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)越差，越需要用集中式的集權(quán)模式，才能更好地統(tǒng)一管理，對數(shù)據(jù)的標準應(yīng)嚴格執(zhí)行，需要有校對機制�？刹扇〗y(tǒng)一數(shù)據(jù)傳遞的格式、流轉(zhuǎn)的次序、流轉(zhuǎn)的質(zhì)量、時間要求等方法，利用OA辦公系統(tǒng)等流程管理平臺控制業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的傳遞，并采取績效考核等方法，保證數(shù)據(jù)的維護質(zhì)量。相對而言，分布式的管理方式要求更高，因為此時數(shù)據(jù)維護的職權(quán)已下放至每個業(yè)務(wù)部門，對于系統(tǒng)原先的數(shù)據(jù)入口只有一個可以導(dǎo)人，現(xiàn)在就會有五六個口子進行導(dǎo)入了，其中如有一個口子沒即及時導(dǎo)人或維護的話，就會對業(yè)務(wù)的運行造成影響，發(fā)生這種情況后，及時進行判斷較為復(fù)雜。而集中式數(shù)據(jù)管理就比較簡單，只要監(jiān)控一個口子對數(shù)據(jù)導(dǎo)入與否，可即時進行判斷，但集中式數(shù)據(jù)管理，需要有專業(yè)的維護團隊負責數(shù)據(jù)的填寫和導(dǎo)入，因此，建立和維持這個團隊對于采用集中式數(shù)據(jù)管理的企業(yè)是非常關(guān)鍵的。

    4.3 集團數(shù)據(jù)管理

    集團公司管控模式是一個復(fù)雜的體系，常見的有直線職能制、事業(yè)部制、矩陣制、子公司制、及多中心網(wǎng)絡(luò)式等等。不管何種形式，數(shù)據(jù)的相對統(tǒng)一是ERP系統(tǒng)所必須需要的，不然集團的人事、財務(wù)、銷售、采購的一體化就無從談起。在系統(tǒng)剛啟動時，將涉及各企業(yè)數(shù)據(jù)管理的人員集中起來，成立一個集各個業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都比較熟悉的員工，負責編撰整個集團的編碼規(guī)范、制定流程并協(xié)調(diào)各企業(yè)數(shù)據(jù)維護小組進行數(shù)據(jù)的整合工作。

5 上線后的數(shù)據(jù)維護

    ERP上線后，讓業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)運行真實可靠，關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)的準確性。這是一個長期任務(wù)。剛上線之后，在初期常會遇到數(shù)據(jù)不準的問題，造成這種局面并不是企業(yè)的過錯也不是軟件的過錯，這是一個必然會有的調(diào)整磨合的過程。因此，要在ERP系統(tǒng)運作初期，必須建立對系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)鍵點每天稽核的制度，而如何維持數(shù)據(jù)的運行正常則依靠的就是三個法寶：數(shù)據(jù)的編碼制度、數(shù)據(jù)維護流程、維護的執(zhí)行力。編碼制度靠統(tǒng)一規(guī)范，執(zhí)行力靠得是管理，企業(yè)的數(shù)據(jù)維護流程就要靠及時維護。圖1為某企業(yè)數(shù)據(jù)維護的流程圖。

圖1 數(shù)據(jù)維護流程圖

    建立起基于集成框架的企業(yè)數(shù)據(jù)模式，需將數(shù)據(jù)管理工作流程化，并通過信息化平臺予以保證實施；建立起一套能指導(dǎo)將來數(shù)據(jù)管理工作的編碼體團層面的數(shù)據(jù)維護小組，由這些工作經(jīng)驗豐富并對系，且能滿足編碼擴充的需要；在管理層面上，要明確管理權(quán)限。要分清集團和企業(yè)的各自負責的權(quán)限、企業(yè)內(nèi)各個部門之間維護的模式和范圍；建立編碼軟件，通過軟件進行編碼和校驗，使編碼具有唯一性和滿足標準化的要求。

6 數(shù)據(jù)接口的實施

    在離散型企業(yè)內(nèi)，在ERP實施中，已經(jīng)運行了其他應(yīng)用系統(tǒng)或者還有需要逐步上線的系統(tǒng)，常見的有PDM、CAPP、CRM、進銷存系統(tǒng)等。一般常見的數(shù)據(jù)的傳遞方式是CAD-PDM-CAPP-ERP，即在數(shù)據(jù)自上而下的流轉(zhuǎn)過程中，上游為下游提供數(shù)據(jù)。逐級傳遞。保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。最后導(dǎo)人到ERP的數(shù)據(jù)庫中。各系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)傳遞，主要通過數(shù)據(jù)接口來實現(xiàn)，即要求將雙方的軟件對應(yīng)的數(shù)據(jù)格式、控件進行約定，實現(xiàn)數(shù)據(jù)單向的流動導(dǎo)入。這樣的系統(tǒng)可解決數(shù)據(jù)的一致性問題，但對數(shù)據(jù)的及時更新還不能做到完全同步。所以，需要從系統(tǒng)、管理、功能這三個方面來控制實現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步更新。

    6.1 系統(tǒng)控制

    要求各應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)能協(xié)調(diào)一致，能自動觸發(fā)更新相關(guān)數(shù)據(jù)，并激活相關(guān)的應(yīng)用系統(tǒng)。同時在數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)中有自動糾錯機制，能避免數(shù)據(jù)錄入錯誤或同步不一致的問題。

    6.2 管理控制

    在應(yīng)用的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)中使用工作流方式，確保數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)規(guī)范化、標準化、合理化。在數(shù)據(jù)管理上嚴格控制，按制定的標準執(zhí)行、以達到數(shù)據(jù)集成的目的。

    6.3 功能集成

    即一個應(yīng)用功能可以調(diào)用另一個應(yīng)用功能，實現(xiàn)以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)為核心的信息系統(tǒng)。在性價比差異不大、功能能滿足需求的情況下。能用一個系統(tǒng)管理的，盡可能用一個系統(tǒng)管理，這樣可以減少數(shù)據(jù)的接日，當數(shù)據(jù)接1：2越多，數(shù)據(jù)的一致性和同步程度就越難以達到管理的要求，也使系統(tǒng)的復(fù)雜度大為增加。圖2為CAPP和ERP的數(shù)據(jù)接口示意圖。

圖2  系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口示意圖

7 結(jié)束語

    通過系統(tǒng)化的ERP物料編碼規(guī)劃和實施，可以建立起一套完整的企業(yè)數(shù)據(jù)管理體系，為業(yè)務(wù)的運作提供強有力的支撐。依托計算機技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)平臺，將企業(yè)內(nèi)各數(shù)據(jù)資源進行整合和系統(tǒng)化，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集中化管理，也使企業(yè)的管理水準邁上了新的臺階。

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本文標題：淺析在制造業(yè)離散型企業(yè)中物料編碼在ERP系統(tǒng)中的實施

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