一、企業(yè)簡介

    南車二七車輛有限公司（以下簡稱“二七車輛”）始建于 1897年，是中國南車股份有限公司的全資子公司，公司擁有員工4286人，固定資產(chǎn)凈值1.69億元，占地64萬平方米，廠房面積約16萬平方米，主要生產(chǎn)設(shè)備1700余臺(tái)，企業(yè)年銷售收入近20億元，經(jīng)過近十幾年的努力，二七車輛已由單純的修理企業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)樾略�、修理、配件三足鼎立的產(chǎn)業(yè)格局，業(yè)已成為中國南車鐵路貨車業(yè)務(wù)板塊的重要力量之一。公司具有新造貨車3500輛，修理貨車4500輛，擁有年產(chǎn)各型緩沖器2萬輛份、新型制動(dòng)梁4萬輛份、交叉支撐裝置6萬輛份的配件生產(chǎn)能力；是集裝箱平車、共用車和運(yùn)輸小汽車雙層平車的主要設(shè)計(jì)制造商。

    2008年，北京機(jī)械工業(yè)自動(dòng)化研究所（以下簡稱“北自所”）幫助二七車輛成功實(shí)施生產(chǎn)計(jì)劃管理項(xiàng)目。通過生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)的建設(shè)與運(yùn)行，優(yōu)化了二七車輛企業(yè)內(nèi)部的管理流程，實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃的統(tǒng)一；優(yōu)化了企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃流程，同時(shí)滿足了企業(yè)新造及修理兩種不同生產(chǎn)模式的管理需求；提高了企業(yè)的應(yīng)變能力，使企業(yè)管理人員及時(shí)準(zhǔn)確地掌握計(jì)劃的產(chǎn)生和執(zhí)行情況，為企業(yè)生產(chǎn)決策提供了參考依據(jù)。企業(yè)的資金利用率、產(chǎn)品質(zhì)量大幅提升，生產(chǎn)周期大大縮短，同時(shí)解決了檢修業(yè)務(wù)新制備品無序性和盲目性這一重大難題。這些改變將二七車輛送入了信息化高速發(fā)展的軌道。

二、企業(yè)ERP信息化過程中出現(xiàn)的問題

    二七車輛現(xiàn)在擁有覆蓋到車間工位的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)，具有完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施。在良好的網(wǎng)絡(luò)與硬件環(huán)境下，二七車輛也在不斷進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，這些系統(tǒng)互為支撐，在企業(yè)的管理中發(fā)揮著積極的推進(jìn)作用。在二七車輛之前的信息管理平臺(tái)中，已應(yīng)用采購、倉庫、銷售和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)；同時(shí)應(yīng)用RS10生產(chǎn)計(jì)劃管理系統(tǒng)進(jìn)行生產(chǎn)任務(wù)的排產(chǎn)；在車間作業(yè)管理方面，采用制造執(zhí)行系統(tǒng)進(jìn)行生產(chǎn)任務(wù)的完工匯報(bào)、調(diào)度執(zhí)行以及生產(chǎn)過程和在制品的管理；并在經(jīng)營管理信息系統(tǒng)中人工填報(bào)南車集團(tuán)所關(guān)心的報(bào)表信息。在此同時(shí)，一些問題也日益突顯。信息管理平臺(tái)的應(yīng)用情況和各系統(tǒng)間關(guān)系如圖1所示。

圖1 合同管理上線前二七車輛物流、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)系統(tǒng)應(yīng)用狀況

    1.南車集團(tuán)推行經(jīng)營管理信息系統(tǒng)后，下屬公司需要逐月上報(bào)的數(shù)據(jù)有生產(chǎn)訂單簽約統(tǒng)計(jì)表、主要產(chǎn)品銷售收入歷史數(shù)據(jù)對比表、新造產(chǎn)品生產(chǎn)銷售同期數(shù)據(jù)對比表、主要產(chǎn)品生產(chǎn)銷售完成與預(yù)測情況統(tǒng)計(jì)表等，這類報(bào)表大多都與訂單相關(guān)，而二七車輛現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中均沒有對訂單信息進(jìn)行管理，企業(yè)每月不得不耗費(fèi)大量的時(shí)間組織人員進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和錄入工作。

    2.從優(yōu)化廠內(nèi)業(yè)務(wù)流程的角度考慮，為了規(guī)范業(yè)務(wù)流程，減輕手工勞動(dòng)的負(fù)擔(dān)，提高工作效率，工廠與合同有關(guān)的信息需要人工反復(fù)整理錄入的現(xiàn)狀也亟待改變。

    3.訂單審批流程管理不夠規(guī)范，不同業(yè)務(wù)部門合同審批流程相似但不相同，審批過程中存在未嚴(yán)格按照流程審批的情況；此外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批流轉(zhuǎn)單的審批方式效率較低。

    4.市場信息管理也有待加強(qiáng)，以使之能夠高效地反應(yīng)市場動(dòng)態(tài)、競爭對手信息和潛在客戶的信息；加強(qiáng)客戶關(guān)懷，更加全面地管理合同簽訂之前的市場信息，給企業(yè)的采購和生產(chǎn)預(yù)留充分的準(zhǔn)備時(shí)間。

    為了解決以上問題，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)信息化高速發(fā)展，二七車輛再次攜手北自所，啟動(dòng)了合同管理項(xiàng)目。

三、信息管理平臺(tái)優(yōu)化

    北自所提出了適合二七車輛的信息管理平臺(tái)優(yōu)化方案，該平臺(tái)包括RS10采購合同管理、RS10銷售合同管理、RS10市場信息管理和RS10工作流管理系統(tǒng)，以及已經(jīng)運(yùn)行使用的RS10生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)，庫存、采購、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，以及制造執(zhí)行系統(tǒng)。信息管理平臺(tái)的優(yōu)化需要在部分系統(tǒng)間進(jìn)行集成接口的開發(fā)（圖中涉及集成接口的系統(tǒng)間用虛線表示），這些系統(tǒng)的集成應(yīng)用關(guān)系如圖2所示。

圖2 合同管理上線后二七車輛物流、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)系統(tǒng)應(yīng)用狀況

    在該信息管理平臺(tái)中，RS10市場信息管理和RS10銷售合同管理用于管理銷售前端的市場信息、客戶需求信息及銷售合同信息；RS10生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)、倉庫管理系統(tǒng)、制造執(zhí)行系統(tǒng)用于管理銷售合同執(zhí)行信息；RS10采購合同管理和采購管理系統(tǒng)用于管理采購合同及其執(zhí)行信息；應(yīng)收、應(yīng)付管理系統(tǒng)分別用于管理銷售合同、采購合同的賬務(wù)信息，賬務(wù)信息中能夠反映合同信息，在賬務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息之間形成對應(yīng)關(guān)系。采購合同與銷售合同的審批環(huán)節(jié)，依托RS10工作流系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。

    在RS10銷售合同管理與銷售管理系統(tǒng)之間建立集成接口，將銷售合同的信息與合同的執(zhí)行情況進(jìn)行業(yè)務(wù)集成；在RS10采購合同管理與采購管理系統(tǒng)之間建立集成接口，將RS10生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)的采購計(jì)劃直接生成采購合同，減少人為原因?qū)Σ少彅?shù)據(jù)準(zhǔn)確性的影響，減輕人員數(shù)據(jù)錄入負(fù)擔(dān)；通過與RS10工作流系統(tǒng)的集成應(yīng)用，不僅完整地管理了合同的審批過程，而且通過將審批合格的合同信息傳入后續(xù)的倉庫及財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了對合同執(zhí)行情況的追蹤。在RS10市場信息管理系統(tǒng)、RS10銷售合同管理、RS10生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)，倉庫、采購、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，制造執(zhí)行系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)與南車經(jīng)營管理信息系統(tǒng)之間建立集成接口，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外部經(jīng)營管理信息的集成，解決南車經(jīng)營管理信息系統(tǒng)匯報(bào)數(shù)據(jù)時(shí)重復(fù)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入的問題，減輕業(yè)務(wù)人員數(shù)據(jù)匯總和錄入的負(fù)擔(dān)，提高工作效率。

四、合同管理系統(tǒng)運(yùn)行現(xiàn)狀及效果

    北自所提出的合同管理解決方案中，包括RS10市場信息管理、RS10銷售合同管理、RS10采購合同管理和RS10工作流系統(tǒng)，以及目前正在運(yùn)行的RS10生產(chǎn)計(jì)劃管理系統(tǒng)（主需求計(jì)劃、主生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃系統(tǒng)），現(xiàn)分別對其運(yùn)行情況及效果做以說明。

    1.RS10市場信息管理

    RS10市場信息管理系統(tǒng)可以管理企業(yè)的產(chǎn)品信息、競爭對手信息和潛在客戶信息等，幫助用戶隨時(shí)掌握和分析動(dòng)態(tài)多變的市場信息。市場信息管理系統(tǒng)上線后，將客戶、供應(yīng)商及代理商和潛在客戶的基本信息，客戶需求和競爭對手資料等信息統(tǒng)一管理起來，為銷售業(yè)務(wù)的開展搜集有價(jià)值的資訊，充分做好售前的鋪墊工作，使銷售人員更加方便地掌握市場需求，為企業(yè)的采購和生產(chǎn)贏得充分的時(shí)間。

    2.RS10銷售合同管理

    RS10銷售合同管理實(shí)現(xiàn)了以下功能：

    （1）有效地將銷售合同信息和提貨信息管理起來；

    （2）通過RS10銷售管理與生產(chǎn)計(jì)劃管理系統(tǒng)間的接口，實(shí)現(xiàn)了對產(chǎn)品合同完成情況的跟蹤；

    （3）通過工作流系統(tǒng)配置了標(biāo)準(zhǔn)合同審批、價(jià)格審批等流程，實(shí)現(xiàn)了對銷售合同要素及合同文本審批過程的管理；

    （4）將銷售合同信息傳入銷售管理系統(tǒng)后，使該系統(tǒng)的銷售收款與合同對應(yīng)，方便客戶了解每筆合同的收款情況。

    RS10銷售合同管理中包括對協(xié)議、合同（訂單）和提貨單審核的過程管理（協(xié)議用于管理意向性合同，合同（訂單）管理正式合同，提貨單根據(jù)合同下推生成），以及對銷售計(jì)劃、銷售報(bào)價(jià)等業(yè)務(wù)的管理，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)中協(xié)議、合同、提貨單、應(yīng)收票據(jù)等的自動(dòng)生成或參照生成，大大降低了手工錄入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的重復(fù)勞動(dòng)，有效提高了銷售管理的工作效率，并使業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性和及時(shí)性得到提升。在用本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)管理的過程中，通過自定義參數(shù)控制業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)了某些協(xié)議和訂單自動(dòng)審核通過的功能，滿足了業(yè)務(wù)部門的需求。

    RS10銷售合同管理實(shí)現(xiàn)了對多層的、多種關(guān)系的客戶的銷售業(yè)務(wù)的管理，通過對企業(yè)銷售小組做多層次的授權(quán)，有權(quán)限的用戶就可以在系統(tǒng)內(nèi)錄入合同，或者錄入?yún)f(xié)議后參照生成合同�？刂票ＷC了銷售信息的保密性，又保證了業(yè)務(wù)的規(guī)范性。

    使用銷售合同管理時(shí)，通過勾選銷售管理系統(tǒng)和主需求計(jì)劃系統(tǒng)的接口標(biāo)記，實(shí)現(xiàn)了銷售合同管理與生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)的集成，將銷售合同信息作為企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃的來源需求，并且通過合同號跟蹤，企業(yè)能及時(shí)準(zhǔn)確地了解該合同的生產(chǎn)執(zhí)行情況。

    3.RS10采購合同管理

    RS10采購合同管理實(shí)現(xiàn)了以下功能：

    （1）管理采購合同信息和到貨信息；

    （2）通過RS10采購合同管理與生產(chǎn)計(jì)劃管理系統(tǒng)間的接口，實(shí)現(xiàn)了由采購計(jì)劃直接生成采購合同，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減免采購員的手工錄入工作；

    （3）通過工作流系統(tǒng)配置了標(biāo)準(zhǔn)合同審批、價(jià)格審批等流程，實(shí)現(xiàn)了對銷售合同要素及合同文本審批過程的管理；

    （4）將采購合同信息傳入采購系統(tǒng)后，使該系統(tǒng)的采購付款與合同對應(yīng)，方便客戶了解每筆合同的付款情況。

    4.RS10生產(chǎn)計(jì)劃管理

    RS10生產(chǎn)計(jì)劃管理系統(tǒng)在銷售合同管理上線后，通過勾選主生產(chǎn)計(jì)劃和銷售合同管理之間的接口標(biāo)記將生產(chǎn)計(jì)劃編制與銷售合同管理進(jìn)行業(yè)務(wù)集成，經(jīng)由主需求計(jì)劃系統(tǒng)的“訂單讀入與承諾”功能，訂單號（合同號）等信息就會(huì)進(jìn)入生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)將銷售合同作為企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃的來源數(shù)據(jù)，通過銷售合同驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)計(jì)劃和生產(chǎn)組織活動(dòng)的管理目標(biāo)。

    5.RS10工作流

    RS10工作流系統(tǒng)與RS10采購合同管理、RS10銷售合同管理關(guān)聯(lián)應(yīng)用，通過靈活的流程配置，不僅實(shí)現(xiàn)了客戶對合同要素及文本的審批過程，還滿足了各個(gè)業(yè)務(wù)部門的管理和審批需要。同時(shí)規(guī)范了審批流程，明確了審批人的責(zé)任。使合同審批過程在信息管理平臺(tái)中順利進(jìn)行，大大提高了合同審批的效率。工作流系統(tǒng)配置的標(biāo)準(zhǔn)合同審批流程如圖3所示。

圖3 標(biāo)準(zhǔn)合同審批流程圖

五、總結(jié)

    二七車輛在北自所提供的信息管理平臺(tái)優(yōu)化方案的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)出了經(jīng)營管理信息數(shù)據(jù)接口平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理系統(tǒng)與公司相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)的集成，完成了上報(bào)數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集、處理和上報(bào)工作，極大地減輕了業(yè)務(wù)部門的工作量。

    經(jīng)過二七車輛和北自所的共同努力，合同管理系統(tǒng)已成功上線并順利運(yùn)行，信息管理平臺(tái)的成功優(yōu)化，必將推動(dòng)二七車輛在信息化高速發(fā)展的軌道上再次提速。

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