PDM(Product Data Management，中文名稱為產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理)，是一門用來(lái)管理所有與產(chǎn)品相關(guān)信息(包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等)和所有與產(chǎn)品相關(guān)過(guò)程(包括過(guò)程定義和管理)的技術(shù)，是幫助企業(yè)管理產(chǎn)品數(shù)據(jù)和產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程的工具。PDM系統(tǒng)的實(shí)施，使檔案管理模式發(fā)生了重大的改變，檔案工作者應(yīng)充分利用這個(gè)先進(jìn)工具，使檔案管理水平上升到一個(gè)新的臺(tái)階。
一、PDM產(chǎn)生的背景及PDM與檔案管理的關(guān)系
在20世紀(jì)60、70年代，企業(yè)在其設(shè)計(jì)和生產(chǎn)過(guò)程中開(kāi)始使用CAD、CAM等技術(shù)，新技術(shù)的應(yīng)用在促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展的同時(shí)也帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。對(duì)于制造企業(yè)而言，雖然各單位的計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)已經(jīng)目益成熟，但都自成體系，彼此之間缺少有效的信息共享和利用，形成所謂的“信息孤島”；并且隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的飛速發(fā)展，隨之而來(lái)的各種數(shù)據(jù)也急劇膨脹，對(duì)企業(yè)的管理形成了巨大壓力。
許多企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到，實(shí)現(xiàn)信息的有序管理將成為在未來(lái)的競(jìng)爭(zhēng)中保持領(lǐng)先的關(guān)鍵因素。在這一背景下產(chǎn)生了一項(xiàng)新的管理思想和技術(shù)——-PDM，即以軟件技術(shù)為基礎(chǔ)，以產(chǎn)品為核心，實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品相關(guān)的數(shù)據(jù)、過(guò)程、資源一體化集成管理的技術(shù)。PDM明確定位為面向制造企業(yè)，以產(chǎn)品為管理的核心，以數(shù)據(jù)、過(guò)程和資源為管理信息的三大要素。PDM進(jìn)行信息管理的兩條主線是靜態(tài)的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和動(dòng)態(tài)的產(chǎn)品設(shè)計(jì)流程，所有的信息組織和資源管理都是圍繞產(chǎn)品設(shè)計(jì)展開(kāi)的。
從產(chǎn)品的角度看：PDM系統(tǒng)幫助組織產(chǎn)品設(shè)計(jì)，完善產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，確保設(shè)計(jì)、制造所需的大量數(shù)據(jù)和信息清楚明了，從而構(gòu)筑一個(gè)信息平臺(tái)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行支持和維護(hù)，保證有競(jìng)爭(zhēng)力產(chǎn)品的及時(shí)交付。
從過(guò)程管理的角度看：PDM系統(tǒng)管理產(chǎn)品生命周期的整個(gè)過(guò)程，組織協(xié)調(diào)諸如開(kāi)發(fā)過(guò)程中設(shè)計(jì)評(píng)審、批準(zhǔn)、變更及產(chǎn)品發(fā)布等事件，并最終落實(shí)到工作流和流程管理中。
可以看出，PDM既是電子檔案生成的搖籃，又是檔案管理部門實(shí)施文件管理的平臺(tái)。PDM與檔案管理的內(nèi)容都包括對(duì)產(chǎn)品數(shù)據(jù)的管理，PDM更側(cè)重于文件形成過(guò)程的管理，而檔案管理更著重文件形成后，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、利用和維護(hù)的管理。它們都涉及產(chǎn)品研發(fā)設(shè)計(jì)的工作流程，但檔案管理的內(nèi)涵及外延比PDM要廣。從內(nèi)涵上看，檔案管理的內(nèi)容除產(chǎn)品數(shù)據(jù)外，還包括產(chǎn)品以外的所有有價(jià)值的文檔、軟件、音像、音頻及外來(lái)資料，比PDM更為寬泛。
二、PDM環(huán)境下檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的比較
1．文件接收
傳統(tǒng)的檔案管理是由科研工作者親自將所需歸檔的文件移交至檔案室，檔案人員檢查文件的齊套性，簽署是否完整，是否原件等等，檢查合格后，填寫(xiě)移交清單，入庫(kù)。PDM環(huán)境下的文件接收是通過(guò)一定的接口集成PDM系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，將在科研管理過(guò)程中形成的全文數(shù)據(jù)歸入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件的邏輯歸檔。
由于受人為因素影響，以往檔案部門也會(huì)收到一些不規(guī)范的文件資料，如文件名稱不規(guī)范、不一致，有的用復(fù)印件歸檔而不是原件，有的歸檔文件簽署不全，有的文件沒(méi)有齊套，這些問(wèn)題在PDM系統(tǒng)中得到了很好的解決。
由于PDM系統(tǒng)中所創(chuàng)建的每一份文檔都必須選擇文檔種類，然后根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化部門擬制的標(biāo)準(zhǔn)化大綱，由PDM系統(tǒng)對(duì)已歸檔的文件進(jìn)行齊套性檢查。
若不齊套，則不允許進(jìn)行轉(zhuǎn)階段、設(shè)計(jì)評(píng)審、產(chǎn)品檢驗(yàn)等后續(xù)操作，因此提高了歸檔文件的齊套性。在PDM系統(tǒng)中，通過(guò)創(chuàng)建統(tǒng)一文檔模板，制定特定簽署流程，有效保障了歸檔文件的規(guī)范性和正確性。
2．文件利用
傳統(tǒng)的檔案管理是由科研工作者填寫(xiě)科技文件借閱審批單，并由領(lǐng)導(dǎo)簽字后，親自到檔案室調(diào)檔。PDM環(huán)境下的文件利用更加方便、快捷。在新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的CAD設(shè)計(jì)圖紙與BOM、工藝文件、質(zhì)量文件、實(shí)驗(yàn)文件等在歸檔之前都可以在項(xiàng)目協(xié)同工作區(qū)內(nèi)統(tǒng)一管理，項(xiàng)目組成員也能方便查閱。若產(chǎn)品文件已歸檔，則由設(shè)計(jì)師或管理者在網(wǎng)上提出利用申請(qǐng)，系統(tǒng)根據(jù)文檔的密級(jí)選擇不同的審批流程，檔案員根據(jù)申請(qǐng)的批準(zhǔn)狀況，將文件及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞給有關(guān)人員，簽審的單據(jù)將在系統(tǒng)中分類長(zhǎng)期存放備查。PDM環(huán)境下的文件利用為企業(yè)實(shí)現(xiàn)并行工程提供了信息交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了本單位的知識(shí)共享，提高了知識(shí)的利用率，避免了重復(fù)勞動(dòng)，縮短了設(shè)計(jì)研發(fā)周期，提高了設(shè)計(jì)研發(fā)質(zhì)量。
PDM環(huán)境下的文件利用，數(shù)據(jù)安全是首要解決的問(wèn)題。PDM采用的是先進(jìn)的圖文檔瀏覽器Jvue架構(gòu)企業(yè)級(jí)文檔瀏覽環(huán)境，采用文件級(jí)數(shù)據(jù)權(quán)限，用戶要瀏覽文件，必須登記認(rèn)證，進(jìn)行功能權(quán)限控制，以及對(duì)應(yīng)文件的瀏覽權(quán)限驗(yàn)證。文件瀏覽完全采用加密數(shù)據(jù)流瀏覽方式，文件根本就不會(huì)被傳送到瀏覽者的客戶端，數(shù)據(jù)流也已經(jīng)不是原文件本身的內(nèi)容，極大地提高了文檔的安全度。
3．文件更改
傳統(tǒng)的檔案管理是由原文件擬制者根據(jù)所改文件的性質(zhì)，填寫(xiě)更改報(bào)批表及更改通知單，交至檔案室，由更改員根據(jù)更改通知單更改庫(kù)房?jī)?nèi)所有原件及復(fù)制件，并將更改通知單留存，以備查考。PDM環(huán)境下的文件更改，是由設(shè)計(jì)師在網(wǎng)上擬制更改通知單，經(jīng)審查簽批后，檔案員授權(quán)更改人員進(jìn)行更改，更改完成后，生成新的版本。檔案員把舊版本的文件保存到指定文件庫(kù)中，同時(shí)把更改的背景信息文件分類整理，保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中。
PDM系統(tǒng)中當(dāng)一份文件被檢出進(jìn)行修改時(shí)，系統(tǒng)不允許其他人再對(duì)此文件進(jìn)行修改，確保同時(shí)只有一個(gè)人對(duì)文件進(jìn)行修改，保證了圖文檔的完整性和一致性。
三、PDM環(huán)境下檔案管理的特點(diǎn)
1．管理對(duì)象數(shù)字化
PDM環(huán)境下的檔案管理不會(huì)改變檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，科技檔案在PDM環(huán)境下的變化主要表現(xiàn)在其形式載體及人們對(duì)其實(shí)體和信息內(nèi)容的管理和使用方式上。傳統(tǒng)的科技檔案管理的對(duì)象以紙質(zhì)載體為主，檔案的載體與內(nèi)容信息密不可分。而現(xiàn)代科技檔案管理的對(duì)象正隨著辦公自動(dòng)化及信息技術(shù)的發(fā)展逐漸演變?yōu)?ldquo;機(jī)讀檔案”，即存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中的集圖形、聲像于一體的多媒體信息。這就意味著，科技檔案的實(shí)體管理與內(nèi)容信息的管理在使用上將趨向分離，科技檔案的實(shí)體將會(huì)從日常的使用中徹底脫身。分離后的科技檔案內(nèi)容信息將日趨實(shí)用化，而科技檔案的實(shí)體將被作為最原始的也是最終的憑證保存下來(lái)。
2．信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化
PDM環(huán)境下的檔案管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類信息資源各立門戶、分而治之的狀態(tài)，將科技檔案信息管理與文書(shū)、資料、圖書(shū)等信息的管理融為一體，形成一個(gè)包括各種信息資源在內(nèi)的信息資源系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而現(xiàn)在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以在辦公室甚至任何場(chǎng)所的終端前對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)瀏覽訪問(wèn)。利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽或復(fù)制原件。這既節(jié)省了利用者的時(shí)間，又提高了利用效率。
3．檔案收集網(wǎng)絡(luò)化
雖然過(guò)去收集科技檔案的業(yè)務(wù)并不復(fù)雜，但有時(shí)卻受時(shí)間和地域的限制，收集時(shí)要隨時(shí)催促有關(guān)研究人員，及時(shí)了解課題進(jìn)度，要做到隨時(shí)入庫(kù)并不是件容易的事，有時(shí)會(huì)因?yàn)橛嘘P(guān)人員出差或臨時(shí)不在而一拖再拖，延誤檔案及時(shí)入庫(kù)。隨著PDM系統(tǒng)的運(yùn)用，網(wǎng)上電子文件的傳輸被廣泛采用，為收集檔案開(kāi)辟了一條新途徑，檔案部門可充分利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地收集，不但省卻了檔案人員和科技人員的時(shí)間，而且也節(jié)約了重復(fù)復(fù)制的經(jīng)費(fèi)。
PDM系統(tǒng)實(shí)施后，對(duì)檔案工作提出了新的要求，檔案工作者應(yīng)努力學(xué)習(xí)PDM系統(tǒng)相關(guān)知識(shí)，緊跟時(shí)代的步伐，轉(zhuǎn)變觀念，運(yùn)用新工具，積極探索電子檔案管理中的新問(wèn)題，不斷提高檔案管理的信息化水平，為檔案管理上一個(gè)新臺(tái)階貢獻(xiàn)自己的力量。
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