一、暫估管理簡介
(一)暫估概述�！�企業(yè)會計(jì)制度》對于暫估業(yè)務(wù)的規(guī)定如下：購入存貨，月底時(shí)，若發(fā)票未到，應(yīng)分別存貨科目，抄列清單，暫估入賬，借記“庫存商品”、“包裝物”、“低值易耗品”等科目，貸記“應(yīng)付賬款一暫估應(yīng)付賬款”科目，下月用紅字做同樣的記錄，予以沖回。簡單理解暫估就是對采購發(fā)票未到的采購收貨進(jìn)行估價(jià)入庫存賬和應(yīng)付賬款暫估賬。從以上的規(guī)定不難看出，《企業(yè)會計(jì)制度》中對暫估入賬規(guī)定比較籠統(tǒng)，實(shí)際在企業(yè)財(cái)務(wù)做賬務(wù)處理時(shí)有很多方式，常用的處理暫估的處理方式有三種：月初回沖，票到回沖和票到補(bǔ)差。
(二)專業(yè)名詞介紹。ERP：企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。月初回沖：上月末做的暫估入庫，不管下月采購發(fā)票是否到都進(jìn)行紅字沖掉。票到回沖：只有當(dāng)暫估入庫對應(yīng)的采購發(fā)票到時(shí)，才進(jìn)行紅字沖掉之前的暫估入庫。票到補(bǔ)差：不直接回沖對應(yīng)的暫估入庫，而是根據(jù)收到的采購發(fā)票金額對比之前的暫估金額，進(jìn)行多沖少補(bǔ)。
二、暫估手工管理困擾
(一)單獨(dú)設(shè)置應(yīng)付賬款一暫估入賬戶還是直接暫估到供應(yīng)商。《企業(yè)會計(jì)制度》的規(guī)定是單獨(dú)設(shè)置應(yīng)付賬款一暫估入賬戶，該方法應(yīng)用廣泛，其優(yōu)點(diǎn)是便于查詢核發(fā)票未到的入庫材料的情況，缺點(diǎn)是因?yàn)槠洳缓鲋刀�，所以�?dǎo)致賬務(wù)中不能全面準(zhǔn)確反映應(yīng)付每個(gè)供應(yīng)商的款項(xiàng)，不利于應(yīng)付賬款的管理，有可能出現(xiàn)多付款或不能及時(shí)付款的情況。
實(shí)務(wù)中，很多財(cái)務(wù)人員認(rèn)為：暫估入賬戶無論怎樣設(shè)置，都是個(gè)過渡性賬戶，若暫估入賬情況方式頻率比較低，無論怎樣設(shè)置影響不大。但若暫估入賬頻率很高，而且供應(yīng)商很多，應(yīng)直接暫估到相應(yīng)的應(yīng)付賬款供應(yīng)商，這樣才能解決上述單獨(dú)設(shè)置應(yīng)付賬款一暫估入賬戶的問題。最好是應(yīng)付賬款明細(xì)下設(shè)置三級明細(xì)，即對每家供應(yīng)商核算應(yīng)付賬款(票到)和暫估應(yīng)付賬款(票未到)，以利于對賬。但此法也有缺點(diǎn)，不能對暫估原材料直接查詢。
(二)如何保證發(fā)票到達(dá)時(shí)，能夠?qū)l(fā)票和暫估入庫對應(yīng)。暫估入賬最容易產(chǎn)生的問題就是暫估容易沖銷難，因?yàn)榘l(fā)票到達(dá)后找不到原來對應(yīng)估入的是哪一筆，特別是供應(yīng)商很多或很長時(shí)間才來發(fā)票的情況更容易產(chǎn)生這個(gè)問題。
現(xiàn)有一般財(cái)務(wù)人員的處理方式是采用月底暫估，月初沖回，保持賬務(wù)的連續(xù)性以免因發(fā)票長時(shí)間未到而難以查詢。但是其實(shí)從整個(gè)企業(yè)管理的角度來看，由此引發(fā)的問題是相關(guān)倉庫或采購部門需每月將從企業(yè)經(jīng)營以來所有貨到票未到的數(shù)據(jù)全部整理一遍，其中有很多數(shù)據(jù)每月都要重復(fù)性的整理，財(cái)務(wù)人員工作量減少的同時(shí)業(yè)務(wù)部門的工作量加大了。
另外一種方式是財(cái)務(wù)人員建立暫估和沖銷明細(xì)表，對每筆新發(fā)生的暫估入賬及發(fā)票到達(dá)沖銷后都要在此表上及時(shí)登記嗎，同時(shí)將存貨明細(xì)賬與倉庫的明細(xì)賬不定期的核對，以減少差錯(cuò)的發(fā)生及盡早發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)。
所以企業(yè)手工管理暫估不僅工作量比較大而且出錯(cuò)的概率比較高。
(三)抓大放小，導(dǎo)致賬實(shí)不符及相關(guān)審計(jì)問題。許多企業(yè)中會將材料進(jìn)行分類，可能分為主料輔料或直接間接原材料等，對于企業(yè)管理中成本比較高的貨易于管理物料暫估管理進(jìn)行嚴(yán)格的登記和沖銷，對于其他的物料相關(guān)業(yè)務(wù)不重點(diǎn)管理，只管理好實(shí)務(wù)不直接向財(cái)務(wù)提供金額數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)每月底根據(jù)經(jīng)驗(yàn)值暫估入賬，次月初回沖處理。這種管理方法在手工管理時(shí)是比較常見的，基本上都會導(dǎo)致兩個(gè)問題，一是日積月累長期以往導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和實(shí)際偏離越來越大，二是面臨審計(jì)時(shí)企業(yè)提供不出暫估明細(xì)數(shù)據(jù)。
三、ERP中的暫估解決方案及管理效益
如今ERP系統(tǒng)中已經(jīng)將供應(yīng)鏈系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)緊密集成，很好的解決了手工管理暫估的常見困擾。系統(tǒng)中將采購管理中的采購收貨入庫單和采購?fù)素泦蔚炔少彉I(yè)務(wù)的庫存單據(jù)與財(cái)務(wù)管理中應(yīng)付采購發(fā)票單據(jù)緊密銜接起來，對于采購庫存單據(jù)直接做暫估入庫憑證處理，另外根據(jù)暫估管理的三種賬務(wù)處理方式，系統(tǒng)中有相應(yīng)的參數(shù)設(shè)置“暫估處理方式”，財(cái)務(wù)系統(tǒng)中根據(jù)采購發(fā)票到達(dá)登記的應(yīng)付單據(jù)在產(chǎn)生會計(jì)憑證時(shí)，系統(tǒng)會自動根據(jù)不同的參數(shù)設(shè)置，產(chǎn)生相應(yīng)的匹配關(guān)系對應(yīng)的回沖憑證， 同時(shí)系統(tǒng)中還提供相應(yīng)的暫估報(bào)表供財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行核對。
(一)結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)案例介紹ERP系統(tǒng)中三種不同的暫估處理方式。9月15日：某公司采購部收到供應(yīng)商甲送到的原材料電纜A共100米，含稅單價(jià)1．17元／米，合計(jì)金額¨7元，稅率17％；9月30日：仍未收到供應(yīng)商甲提供的發(fā)票，財(cái)務(wù)部針對該筆業(yè)務(wù)需進(jìn)行暫估；l0月19日：收到供應(yīng)商甲開具的采購發(fā)票，但因原料價(jià)格波動導(dǎo)致最終協(xié)商后的發(fā)票上單價(jià)調(diào)整為2．34元／米，合計(jì)金額234元。
方式一：月初回沖
針對9月15號的收貨單，系統(tǒng)產(chǎn)生兩張會計(jì)憑證，～張是收貨單暫估入庫憑證：
借：原材料100
貸：應(yīng)付賬款一暫估100
另外一張是10月1號暫估回沖的會計(jì)憑證：
借：應(yīng)付賬款一暫估100
貸：原材料100
10月19號的發(fā)票對應(yīng)會計(jì)憑證：
借：原材料200
應(yīng)交增值稅一進(jìn)項(xiàng)稅34
貸：應(yīng)付賬款：234
方式二：票到回沖
針對9月15號的收貨單，系統(tǒng)產(chǎn)生會計(jì)憑證：
借：原材料100
貸：應(yīng)付賬款一暫估100
10月19號的發(fā)票，除了產(chǎn)生自身的會計(jì)憑證：
借：原材料200
應(yīng)交增值稅一進(jìn)項(xiàng)稅34
貸：應(yīng)付賬款：234
同時(shí)系統(tǒng)自動將其對應(yīng)的收貨單的暫估進(jìn)行回沖產(chǎn)生憑證：
借：應(yīng)付賬款一暫估100
貸：原材料100
方式三：票到補(bǔ)差
針對9月15號的收貨單，系統(tǒng)產(chǎn)生會計(jì)憑證：
借：原材料100
貸：應(yīng)付賬款一暫估100
10月19號的發(fā)票，將暫估回沖和自身業(yè)務(wù)綜合產(chǎn)生會計(jì)憑證：
借：原材料100
應(yīng)付賬款一暫估100
應(yīng)交增值稅一進(jìn)項(xiàng)稅34
貸：應(yīng)付賬款：234
(二)ERP系統(tǒng)中的暫估相關(guān)報(bào)表基與ERP系統(tǒng)中供應(yīng)鏈
系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成的基礎(chǔ)上，ERP系統(tǒng)在采購管理系統(tǒng)中提供了相關(guān)的采購暫估報(bào)表，主要有采購暫估明細(xì)表和采購暫估統(tǒng)計(jì)表。利用這些報(bào)表財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門可以有效地進(jìn)行賬務(wù)核對，確保賬賬相符和賬實(shí)相符。采購暫估明細(xì)表，主要顯示內(nèi)容是采購單據(jù)與應(yīng)付單匹配的明細(xì)信息，主要顯示欄位有：供應(yīng)商、收貨入庫單號、入庫日期、物料編號、品名、規(guī)格、入庫數(shù)量、暫估單價(jià)，暫估金額等。查詢條件有：收貨單據(jù)日期、供應(yīng)商、物料、應(yīng)付匹配日期、匹配類型(全部匹配、部分匹配、未匹配)等。通過設(shè)置報(bào)表的查詢條件和顯示欄位，用戶可輕松地利用該報(bào)表查詢出采購暫估的各區(qū)間的暫估明細(xì)信息。采購暫估匯總表，主要是針對一定的時(shí)間區(qū)間內(nèi)的暫估和匹配信息進(jìn)行匯總查詢。該報(bào)表的主要顯示欄位為：供應(yīng)商、物料編號、品名、規(guī)格、期初余額(包含數(shù)量和金額)、本期暫估(包含數(shù)量和金額)、本期匹配數(shù)量、本期匹配金額、期末暫估余額(包含數(shù)量和金額)等。查詢條件有：供應(yīng)商、物料、時(shí)間區(qū)間等。用戶可根據(jù)需要任意組織統(tǒng)計(jì)條件、顯示欄位和統(tǒng)計(jì)條件生成報(bào)表。
(三)系統(tǒng)處理暫估的管理效益。ERP系統(tǒng)中暫估的系統(tǒng)處理，不僅靈活地適應(yīng)了企業(yè)財(cái)務(wù)核算暫估的三種處理方式，同時(shí)將采購、倉庫和財(cái)務(wù)三大部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)全面的集成在一個(gè)統(tǒng)一的平臺上，分工協(xié)作，信息共享。
ERP系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的設(shè)置自動處理暫估回沖，不僅減少了人為處理引起的錯(cuò)誤外， 同時(shí)大大減少了手工報(bào)表的制作和月底賬務(wù)核對的工作，將人力從簡單機(jī)械的手工處理作業(yè)中解放出來進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和管理數(shù)據(jù)分析，間接地提高了企業(yè)的管理水平。ERP系統(tǒng)中提供了暫估管理報(bào)表，不僅可以幫助財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行對賬外，還可在審計(jì)過程中提供數(shù)據(jù)帶來了便利。
四、結(jié)束語
相比會計(jì)電算化剛起步的時(shí)候，現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)的管理橫向縱向范圍都有了非常大的擴(kuò)展，不僅包含了企業(yè)自身的采購、銷售、庫存、技術(shù)、生產(chǎn)、計(jì)劃、財(cái)務(wù)、成本等業(yè)務(wù)范圍，同時(shí)還拓展了與SCM＼CRM＼OA＼PDM等系統(tǒng)的接口，使得信息化的內(nèi)容越來越豐富多彩。本文介紹的暫估管理在博大精深的ERP系統(tǒng)中只是很小的一部分內(nèi)容，ERP系統(tǒng)不僅僅是一個(gè)管理軟件，更重要的是蘊(yùn)含了很多先進(jìn)的管理思想，希望拋磚引玉能有更多的人參與到信息化與實(shí)務(wù)管理結(jié)合的研究中來并分享給更多的人，讓我國的信息化發(fā)展水平越來越高。
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本文標(biāo)題：淺談暫估管理困擾及ERP解決方案
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