隨著兵器行業(yè)業(yè)務(wù)范圍的擴展以及信息化技術(shù)的快速發(fā)展，科研生產(chǎn)形成的資料數(shù)據(jù)基本上實現(xiàn)了全流程無紙化，原有針對紙質(zhì)檔案的管理技術(shù)已經(jīng)不能滿足工作的需要。近幾年，黨中央、國務(wù)院從國家發(fā)展大局出發(fā)，就加強信息資源開發(fā)利用工作作出重大部署，制定了加強信息資源開發(fā)的若干意見，提出了信息資源開發(fā)利用工作的指導(dǎo)思想、主要原則和總體任務(wù)。國家檔案局陸續(xù)發(fā)布了多項電子文件管理、電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)，國際上提出的電子文件全生命周期管理的理論也越來越成熟，即電子文件管理流程是對文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀過程中所涉及到的管理工作的總稱。依據(jù)《集團公司管理信息化總體方案>和《兵器檔案技術(shù)發(fā)展路線圖》所構(gòu)筑的長遠目標(biāo)，要立足于兵器集團的應(yīng)用需求，建設(shè)數(shù)字檔案館，利用兵器工業(yè)檔案管理系統(tǒng)，針對重點型號產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)的采集、接收、歸檔管理、檢索利用的全流程進行信息化管理，實現(xiàn)“資源管理數(shù)字化、檔案管理信息化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化”。

    檔案管理系統(tǒng)主要進行日常檔案業(yè)務(wù)管理工作，在檔案館內(nèi)部署核心存儲環(huán)境，按照檔案業(yè)務(wù)管理需要建設(shè)檔案采集接收平臺、綜合檔案管理平臺和檔案信息服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案館的“收、管、用”各項業(yè)務(wù)應(yīng)用。其中主要包括檔案接收、檔案整理、檔案保管、檔案利用、信息管理、檔案編研，以實現(xiàn)對現(xiàn)有檔案管理流程的電子化，實現(xiàn)檔案管理的全面信息化。

一、建立產(chǎn)品檔案采集接收平臺

    接收的產(chǎn)品檔案包含定型文件、所有零部件的定型產(chǎn)品圖紙以及配套光盤，應(yīng)一并歸檔。在接收過程中檔案人員首先需要對各單位申請入館的檔案進行鑒定，對符合歸檔要求的檔案進行接收，按照實際業(yè)務(wù)流程核對移交接收清冊和相關(guān)目錄。

    要在檔案管理系統(tǒng)中建立檔案接收登記數(shù)據(jù)庫，并設(shè)置數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，登記主要的接收信息字段，包括：產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品代號、分類號、定型文號、卷數(shù)、報送單位名稱、報送人與聯(lián)系方式、接收人等信息，檔案管理系統(tǒng)按每個產(chǎn)品檔案的接收順序自動生成接收登記號，并按當(dāng)時日期形成接收日期信息。還可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)置統(tǒng)計條件，自動統(tǒng)計形成接收登記情況報表并打印。

二、建立產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫

    隨著信息化管理的不斷深入，越來越多的科研生產(chǎn)推行PDM系統(tǒng)，因此，檔案部門需要接收定型產(chǎn)品圖紙資料以及設(shè)計電子文件。建立產(chǎn)品檔案全圖文數(shù)據(jù)庫可以為實現(xiàn)全文檢索創(chuàng)造條件，為檔案利用者提供更便捷的檔案檢索途徑；還可以在較大范圍內(nèi)充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。建立目錄數(shù)據(jù)庫是建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫的前提，建立結(jié)構(gòu)化的目錄數(shù)據(jù)庫，首先要設(shè)計庫結(jié)構(gòu)，而且盡可能地實現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一。庫結(jié)構(gòu)設(shè)計具體包括三項內(nèi)容：第一，確定著錄對象（字段）的層次結(jié)構(gòu)；第二，確定每一層面著錄對象所包含的著錄項目；第三，確定每個著錄項目在數(shù)據(jù)庫中的標(biāo)識及格式（字段名、字段類型、字段長度和約束條件等）。

    建立產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫，并將數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)置為產(chǎn)品級、文件級與電子文件級三級結(jié)構(gòu)。在產(chǎn)品級目錄設(shè)置產(chǎn)品相關(guān)信息字段，包括：產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品代號、分類號、定型文號、卷數(shù)、冊數(shù)、保管期限、密級、光盤號等。在文件級目錄設(shè)置以冊為單位的相關(guān)信息字段，包括：產(chǎn)品冊內(nèi)名稱、產(chǎn)品代號、產(chǎn)品序號、分類號、卷號、冊號、圖號等。設(shè)置文件級的產(chǎn)品序號與產(chǎn)品級相同字段進行關(guān)聯(lián)組卷。在電子文件級可以批量上載接收的電子文件，設(shè)置電子文件名稱與文件級目錄相關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)提供批量導(dǎo)入上載掛接的功能，即系統(tǒng)通過批量上載操作，將某個目錄下所有文件一次性上載到系統(tǒng)中。

    對于離線接收的數(shù)據(jù)存儲在某些數(shù)據(jù)文件中，可將標(biāo)準(zhǔn)格式的數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù)（如excel/dbf格式的數(shù)據(jù)）導(dǎo)入到系統(tǒng)中，同時可設(shè)置三級目錄字段之間的相互關(guān)聯(lián)規(guī)則，將目錄數(shù)據(jù)及其電子檔案直接上傳到系統(tǒng)中，并保存該規(guī)則方便以后的利用。

    對檔案接收登記數(shù)據(jù)庫與產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫中相同的字段進行匹配關(guān)聯(lián)設(shè)置，從而使檔案接收登記數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)自動流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫中。

三、建立產(chǎn)品檔案歸檔數(shù)據(jù)庫

    在產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫中，對接收的數(shù)據(jù)進行整理并檢查核對數(shù)據(jù)是否正確。對于審核過的檔案進行歸檔處理，建立產(chǎn)品檔案歸檔數(shù)據(jù)庫，增加正式歸檔所需信息字段，如檔案號、庫房存址、歸檔日期等，并對產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫與產(chǎn)品檔案歸檔數(shù)據(jù)庫中相同的字段進行匹配關(guān)聯(lián)設(shè)置，從而使產(chǎn)品檔案接收數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)自動流轉(zhuǎn)到相應(yīng)的產(chǎn)品檔案歸檔數(shù)據(jù)庫中。相同字段信息只需錄入一次，即可在多個數(shù)據(jù)庫中流轉(zhuǎn)，使工作效率有了很大的提高。歸檔后，檔案信息進入正式的檔案庫中保管，同時記錄相關(guān)歸檔信息。

    還可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)置統(tǒng)計條件和設(shè)計報表模板，系統(tǒng)會自動統(tǒng)計形成產(chǎn)品級與文件級歸檔數(shù)據(jù)匯總表并打印。

四、檔案利用申請審批

    根據(jù)來訪人員信息以及所申請查詢檔案的開放程度進行審批，為來訪人員開放相應(yīng)的查詢權(quán)限。將用戶信息錄入到系統(tǒng)中，以便進行統(tǒng)一管理，錄入信息包括來訪人姓名、身份信息、介紹信等。系統(tǒng)會將申請與查閱信息保存在查閱利用登記數(shù)據(jù)庫中，還可以自動統(tǒng)計并打印出申請查閱登記匯總表。

五、密級鑒定與銷毀鑒定

    對于超期保管的檔案，可以進行密級鑒定與銷毀鑒定。由上級領(lǐng)導(dǎo)對申請進行審批，審批通過后才能組織鑒定。通過系統(tǒng)的密級鑒定功能，可以進行降密處理，系統(tǒng)會自動將鑒定結(jié)果保存在密級鑒定記錄數(shù)據(jù)庫中；通過系統(tǒng)的銷毀鑒定功能，可以按形成日期和保管期限鑒定出可以銷毀的檔案，或直接選擇需要銷毀的檔案進行銷毀標(biāo)識，系統(tǒng)會自動將其標(biāo)識成待銷毀狀態(tài)，對于待銷毀的檔案系統(tǒng)不再支持電子檔案利用申請和實體檔案利用申請，會自動將鑒定結(jié)果保存在銷毀鑒定記錄數(shù)據(jù)庫中，并打印出銷毀清單，待審批后方可對其進行正式銷毀或還原。

    信息時代的顯著特征就是信息量急劇增加，使用計算機輔助研究和設(shè)計，使得新型載體檔案日益增加，需要存儲保管的科技檔案也日益增加，檔案數(shù)據(jù)日益增加與檔案保管能力的矛盾以及檔案載體壽命有限與長期保存的矛盾更加突出。計算機技術(shù)的快速發(fā)展不斷推動科技檔案管理技術(shù)的更新，我們要不斷探索檔案信息化管理途徑，實現(xiàn)檔案管理的信息化。

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