一、引言
信息系統(tǒng)已成為企業(yè)日常業(yè)務(wù)處理的工作平臺(tái),信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理和戰(zhàn)略決策起到重要的支撐作用,信息系統(tǒng)的運(yùn)行管理自然成為了信息管理部門至關(guān)重要的工作。
我們?cè)O(shè)計(jì)從三個(gè)維度來(lái)衡量企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)的運(yùn)行效果,第一個(gè)維度是IT服務(wù)管理,它是信息系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ);第二個(gè)維度是信息系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量評(píng)估,為企業(yè)基于信息系統(tǒng)的績(jī)效管理打下可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ);第三個(gè)維度是績(jī)效管理,對(duì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息進(jìn)行收集、分析、挖掘,建立公司、部門、員工多層次的績(jī)效管理考核體系。
本文研究的是第二個(gè)維度信息系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量評(píng)估。
二、研究過(guò)程
1、研究與探索
在未能獲取經(jīng)典案例的情況下,自主探索與研究,通過(guò)頭腦風(fēng)暴、指標(biāo)設(shè)計(jì)、軟件開(kāi)發(fā)、功能測(cè)試、指標(biāo)值測(cè)算、綜合分析、意見(jiàn)征集、會(huì)議評(píng)審,確定了評(píng)估依據(jù)、評(píng)估周期、評(píng)估指標(biāo)設(shè)定原則、評(píng)估分?jǐn)?shù)計(jì)算方法、評(píng)估指標(biāo)的適應(yīng)性與有效性原則、評(píng)估結(jié)果展現(xiàn)方式等,研究出了一套實(shí)用的評(píng)估方法。
2、典型業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)評(píng)估模型構(gòu)建
以ERP系統(tǒng)為試點(diǎn),設(shè)計(jì)了98個(gè)評(píng)估指標(biāo),經(jīng)過(guò)篩選,確定了涵蓋銷售、采購(gòu)庫(kù)存、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量、設(shè)備、財(cái)務(wù)成本、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、運(yùn)行管理8大類的51個(gè)評(píng)估指標(biāo),每個(gè)評(píng)估指標(biāo)定義了指標(biāo)名稱、權(quán)重、計(jì)算方法、操作說(shuō)明、評(píng)分規(guī)則、數(shù)據(jù)來(lái)源、適應(yīng)部門等;經(jīng)過(guò)軟件開(kāi)發(fā),實(shí)現(xiàn)了評(píng)估指標(biāo)的自動(dòng)計(jì)算,并能做到權(quán)限控制與明細(xì)查詢,同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了評(píng)估指標(biāo)的后臺(tái)批量計(jì)算與結(jié)果自動(dòng)保存功能,實(shí)現(xiàn)了評(píng)估結(jié)果在企業(yè)門戶中的展現(xiàn);發(fā)布了ERP系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量評(píng)估辦法;完成了各子公司/事業(yè)部2011-2012季度/年度評(píng)估報(bào)告的發(fā)布,得到了應(yīng)用部門的關(guān)注和支持,系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量不斷提高,取得了良好的效果。
3、推廣應(yīng)用與體系建立:
將ERP系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量評(píng)估方案推廣應(yīng)用到e-HR、PLM、CRM、SRM、OA、FRACAS、預(yù)算與費(fèi)用管理系統(tǒng),制定了公司核心業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量評(píng)估辦法,建立了涵蓋8個(gè)核心業(yè)務(wù)信息系統(tǒng),包含113個(gè)評(píng)估指標(biāo)的信息系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量績(jī)效考核指標(biāo)體系。
三、實(shí)現(xiàn)方案
(一)單個(gè)信息系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量的評(píng)估
1、評(píng)估部門:信息管理部門。
2、被評(píng)估部門:應(yīng)用信息系統(tǒng)的部門,包括子公司/事業(yè)部、職能管理部門。
3、評(píng)估依據(jù):信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程、信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)、現(xiàn)場(chǎng)抽查獲取的信息、管理文件與執(zhí)行記錄等。
4、評(píng)估周期:每月或每季度一次,每年一次。
5、評(píng)估指標(biāo)設(shè)定原則:
通用性:適應(yīng)企業(yè)多個(gè)子公司或事業(yè)部或職能管理部門;
重要性:涉及系統(tǒng)主要功能,或者屬于應(yīng)用部門關(guān)注的指標(biāo);
可行性:可通過(guò)軟件開(kāi)發(fā)計(jì)算評(píng)估指標(biāo)值,程序的運(yùn)行對(duì)系統(tǒng)性能影響;
經(jīng)濟(jì)性:可低成本實(shí)現(xiàn);
可量化:可以量化的數(shù)據(jù)表示,或者有可信的衡量標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算公式;
可實(shí)施:通過(guò)努力能夠?qū)崿F(xiàn),并可促進(jìn)流程的優(yōu)化、運(yùn)行質(zhì)量的改進(jìn);
可理解:指標(biāo)名稱、計(jì)算方法、操作說(shuō)明、評(píng)分規(guī)則、數(shù)據(jù)來(lái)源描述清楚,易于理解;
橫向協(xié)同:可設(shè)定跨子公司或事業(yè)部或職能管理部門的關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)指標(biāo);
覆蓋面:設(shè)定的指標(biāo)應(yīng)覆蓋系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)功能點(diǎn)。
評(píng)估指標(biāo)舉例見(jiàn)表1:
表1 評(píng)估指標(biāo)
6、月度或季度評(píng)估分?jǐn)?shù)計(jì)算方法
月度或季度評(píng)估得分=∑(月度或季度評(píng)估指標(biāo)得分*評(píng)估指標(biāo)權(quán)重)/∑評(píng)估指標(biāo)權(quán)重
7、年度評(píng)估分?jǐn)?shù)計(jì)算方法
年度評(píng)估得分=(∑月度或季度評(píng)估得分)/月度或季度評(píng)估次數(shù)。季度評(píng)估權(quán)重+∑(年度評(píng)估指標(biāo)得分*年度評(píng)估指標(biāo)權(quán)重)/∑年度評(píng)估指標(biāo)權(quán)重。
8、評(píng)估分?jǐn)?shù)計(jì)算的適應(yīng)性與有效性原則:
為公平合理,對(duì)評(píng)估部門不適應(yīng),或在評(píng)估期間未發(fā)生相關(guān)業(yè)務(wù)的評(píng)估指標(biāo)的權(quán)重按0計(jì)算。
9、評(píng)估等級(jí):
評(píng)估總分按滿分100分計(jì)算,根據(jù)不同的分?jǐn)?shù)范圍,定義不同的評(píng)估等級(jí):優(yōu)秀、良好、合格、不合格。
10、評(píng)估結(jié)果:評(píng)估結(jié)果以評(píng)估報(bào)告的形式體現(xiàn),同時(shí)也可以將各評(píng)估部門的評(píng)估指標(biāo)值與得分保存到信息系統(tǒng)中,通過(guò)軟件開(kāi)發(fā),實(shí)現(xiàn)評(píng)估結(jié)果在信息系統(tǒng)或企業(yè)門戶中的展現(xiàn)。評(píng)估報(bào)告包括得分排名表、評(píng)估得分折線圖、被評(píng)估部門每個(gè)評(píng)估指標(biāo)的指標(biāo)值與得分情況等。
(二)信息系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量的年度評(píng)價(jià):
1、評(píng)估依據(jù):所有核心業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)運(yùn)行質(zhì)量年度評(píng)估分?jǐn)?shù)。
2、系統(tǒng)權(quán)重:根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)、信息系統(tǒng)的重要性等,定義不同的權(quán)重。如表2:
表2 權(quán)重的定義
3、評(píng)估分?jǐn)?shù)計(jì)算方法:
評(píng)估分?jǐn)?shù)=∑(單個(gè)核心業(yè)務(wù)運(yùn)行質(zhì)量年度評(píng)分*權(quán)重)/∑權(quán)重
說(shuō)明:對(duì)評(píng)估部門未使用的信息系統(tǒng)的權(quán)重按0計(jì)算。
4、評(píng)估結(jié)果:
評(píng)估結(jié)果以評(píng)估報(bào)告的方式體現(xiàn),并作為對(duì)各子公司或事業(yè)部或職能管理部門的信息化工作年度評(píng)價(jià)的依據(jù)之一。
四、應(yīng)用效果
中國(guó)南車株洲電力機(jī)車研究所有限公司自2011年以SAP ERP系統(tǒng)為試點(diǎn)開(kāi)展運(yùn)行質(zhì)量評(píng)估工作以來(lái),取得了良好的效果;2012年公司將這一成果推廣應(yīng)用到了PLM、CRM、SRM、FRACAS、e-HR、OA、預(yù)算與費(fèi)用管理系統(tǒng)。通過(guò)評(píng)估,能有效監(jiān)控信息系統(tǒng)的運(yùn)行狀況,為公司基于信息系統(tǒng)的績(jī)效管理打下可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
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