1、前言

在經(jīng)濟全球化的知識經(jīng)濟時代，知識的積累和傳播呈倍數(shù)遞增。信息數(shù)據(jù)的冗余、雜亂、流失、利用率低下等問題已成為企業(yè)成長的煩惱。知識管理是知識經(jīng)濟發(fā)展的必然要求 ，是知識社會管理方式的重大變革。文檔管理是企業(yè)知識管理最為基礎(chǔ)的一項內(nèi)容。適時的、不受地域和組織形式限制的獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個主要目標。美國Delphi咨詢集團的一項調(diào)查表明，在組織所獲取的知識中，大約46%是以文本和電子文檔的形式存在的。IBM Lotus公司在其企業(yè)知識管理軟件產(chǎn)品白皮書中有言：“文檔是知識的容器，是已經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊涵了大量本企業(yè)的知識財產(chǎn)”。在知識成為創(chuàng)造一切價值根源的今天，深入研究企業(yè)級數(shù)字文檔管理平臺的建設(shè)具有重要的意義。

2000年左右，數(shù)字文檔的管理在中國落地。在軟件公司、咨詢公司等實踐企業(yè)的推動下，越來越多的企業(yè)開始關(guān)注數(shù)字文檔管理。各類數(shù)字文檔管理系統(tǒng)如雨后春筍般出現(xiàn)在市場上，如國外的IBM FileNet，Share Point等，國內(nèi)有SOP-PRP、紫光、德雅、易度等。但是，不同企業(yè)產(chǎn)生的文檔具有不同的特點，特別是文檔結(jié)構(gòu)非常復(fù)雜的石油上游行業(yè)，很難在市場找到一個現(xiàn)成的完全貼合自身需求的文檔管理平臺。2005年左右，國內(nèi)三大石油公司也開始了建設(shè)數(shù)字文檔管理平臺的探索，很多油田建立了自己的數(shù)字文檔管理系統(tǒng)。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，這些系統(tǒng)各具特色，實現(xiàn)了檔案資料的網(wǎng)上提交，網(wǎng)上借閱等功能，但如何確保知識文檔的有效沉淀，如何對龐雜的文檔進行分類，如何使文檔得到有效利用等問題尚未得到有效解決。筆者結(jié)合中海石油（中國）有限公司天津分公司數(shù)字文檔中心的建設(shè)經(jīng)驗，討論如何構(gòu)建適合于石油上游行業(yè)的企業(yè)級數(shù)字文檔管理平臺。

2、石油上游行業(yè)文檔的特點

石油行業(yè)由勘探、開發(fā)及生產(chǎn)等多個環(huán)節(jié)構(gòu)成。每個環(huán)節(jié)又包含了許多的專業(yè)。如勘探環(huán)節(jié)包括測井、測試、地質(zhì)、物探、礦區(qū)管理等，開發(fā)階段包括ODP設(shè)計、巖石物理、隨鉆等，生產(chǎn)則包括油藏管理、平臺設(shè)備管理、生產(chǎn)工藝等。除此之外，還有各類研究、綜合管理、財務(wù)、商務(wù)、工程及安全環(huán)保等綜合管理方面。以上各個環(huán)節(jié)均產(chǎn)生大量的文檔。因此，石油上游行業(yè)產(chǎn)生的文檔具有總量大，種類多，所涉及專業(yè)面廣，不同專業(yè)的用戶使用文檔的習(xí)慣差異性大等特點。除此之外，很多領(lǐng)域的資料保密要求高，如重力、磁力資料屬于國家機密資料，各類勘探成果及儲量信息也屬于企業(yè)內(nèi)部資料，這給文檔管理的保密性提出了更高的要求。

3、總體目標

數(shù)字文檔管理平臺建設(shè)的總體方針是以信息技術(shù)為手段，以資料的有效沉淀、有序管理和高效使用為目標，以知識管理理念為導(dǎo)向，建立石油上游行業(yè)統(tǒng)一的數(shù)字文檔管理平臺，實現(xiàn)各部門、單位文檔資源存儲虛擬化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息檢索智能化、用戶使用方便化，確保文檔資料得到持續(xù)積累、有效利用和快捷共享，真正的服務(wù)于油氣勘探、開發(fā)、生產(chǎn)、工程、綜合管理等。

4、系統(tǒng)設(shè)計

石油上游行業(yè)文檔資料的特點為數(shù)字文檔管理平臺的設(shè)計和建設(shè)提出了新的挑戰(zhàn)。采用科學(xué)的系統(tǒng)架構(gòu)，合理的文檔分類和屬性管理方法，周密的安全措施、高效的文檔檢索利用手段是構(gòu)建企業(yè)級數(shù)字文檔管理平臺的關(guān)鍵。

4.1系統(tǒng)架構(gòu)

對于所有企業(yè)來講，產(chǎn)生的文檔主要包括三類：其一是公司所有員工的工作過程文檔，該類文檔通常保存在員工個人辦公電腦中，未進行統(tǒng)一管理，得不到充分共享，容易隨著員工的變動而丟失，這里我們稱之為個人文檔；其二是企業(yè)歸檔范圍外的由部門或內(nèi)部組織進行管理和共享的文檔，該類文檔一般為階段性成果，這里我們稱之為公司文檔；其三為公司進行統(tǒng)一管理的檔案，一般為企業(yè)的最終成果，具備很強的規(guī)范性，這里我們稱之為公司檔案。公司檔案無疑是公司的知識財富，絕大多數(shù)的企業(yè)對其進行了實體檔案的管理。但有統(tǒng)計顯示，60%以上的認識、體會、經(jīng)驗和教訓(xùn)存在個人文檔和公司文檔中。三類文檔反映企業(yè)文檔形成過程，也是企業(yè)文檔生命周期中的三個重要階段，相互之間是一個有機的整體，必須整體考慮，統(tǒng)一規(guī)劃與建設(shè)，才能走上良性循環(huán)的軌道。同時三者在管理和使用上又各具特點，在管理上應(yīng)采取不同的策略。中海石油（中國）有限公司天津分公司數(shù)字文檔管理平臺圍繞“一條主線、兩類應(yīng)用、三個中心、四種角色”進行建設(shè)，使錯綜復(fù)雜的石油上游行業(yè)文檔管理變得簡單有序。（見圖1）

圖1 數(shù)字文檔管理平臺系統(tǒng)架構(gòu)

一條主線即以文檔生命周期為主線，記錄文檔從產(chǎn)生，修改、應(yīng)用、歸檔、銷毀整個過程；兩類應(yīng)用即面向文檔使用者的文檔應(yīng)用功能和面對文檔管理者的文檔管理功能，使文檔的管理與應(yīng)用并重；三個中心即個人文檔中心、公司文檔中心及檔案中心，分別用于管理個人文檔、公司文檔及公司檔案，確保各類文檔得到有效沉淀；四種角色為個人用戶、公司文檔管理員、檔案管理員及系統(tǒng)管理員，四種角色明確分工，各司其職，保證文檔管理與使用的規(guī)范性。

4.2文檔類型與屬性管理

企業(yè)在進行文檔管理時，通常會被兩個問題困擾：其一，企業(yè)的文檔資源內(nèi)容龐雜、體系繁多，如何通過一個統(tǒng)一的體系對這些知識進行分類；其二，當(dāng)面對海量的文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到所需的文檔內(nèi)容。目前大多數(shù)企業(yè)按照專業(yè)或組織機構(gòu)進行分類，并為文檔定義相關(guān)屬性以便于用戶查找文檔。這種方法對于金融、保險、銷售等業(yè)務(wù)相對較單一的企業(yè)來講，無疑是一種不錯的解決辦法。但對于專業(yè)龐雜的石油上游行業(yè)而言，這種簡單的分類和屬性定義方法不能完全解決問題。首先，根據(jù)組織機構(gòu)分類文檔無法應(yīng)對企業(yè)組織機構(gòu)多變的特性；其次，由于所涉及的專業(yè)和領(lǐng)域太多，專業(yè)間存在相互交叉，給文檔的管理帶來諸多不便；最后，不同的文檔具有不同的屬性，各類文檔屬性的集合將會超過幾百個甚至更多，如何組織這些屬性也將成為文檔管理的負擔(dān)。中海石油（中國）有限公司天津分公司數(shù)字文檔管理平臺使用了“聚合層級分類”與“屬性繼承”的全新文檔管理思路，成功的解決了上述問題。

圖2 文檔類型與屬性管理示意圖

基于“聚合層級分類”和“屬性繼承”的方法遵循以下三個原則：第一，屬性唯一性原則，即一種屬性只在一個文件類型中出現(xiàn)，反之，不同的文檔類型具有不同的屬性；第二，每個用戶面對的文檔類型數(shù)量不宜過多，降低用戶判斷某篇文檔所屬文檔類型的難度；第三，盡量減少每個文檔類型的屬性數(shù)量，避免用戶在填寫文檔屬性時出現(xiàn)與所上傳文檔無關(guān)的屬性。

何為“聚合層級分類”。所謂“聚合”是指將屬性相關(guān)性高（具有相同或相近的屬性集合）的文檔歸為一種文檔類型，這種分類標準具有唯一性和持久性，有效避開專業(yè)復(fù)雜和組織機構(gòu)多變帶來的困擾，使錯綜復(fù)雜的文檔分類變得簡單；所謂“層級”是將多類文檔的屬性交集提出作為其共同的父類文檔的屬性（如圖3所示），依次類推，形成如圖2所示的文檔類型層級樹形結(jié)構(gòu)。

圖3 聚類層級分類方法示意圖

Ⅲ = { x | x ∈ⅠΛ x ∈Ⅱ}

Ⅳ = { x | x ∈ⅠΛ x Ⅱ}

Ⅵ = { x | x ∈ⅡΛ x Ⅰ}

“聚合層級分類”是“屬性繼承”的基礎(chǔ)和前提。我們將每種類型的屬性分為“私有屬性”和“公有屬性”，子類型自動繼承父類型的公有屬性（如圖4）。不同的文檔類型具有各自的權(quán)限并向上繼承，即父文檔類包含所有子文檔類的用戶權(quán)限。

圖4 屬性繼承方法示意圖

通過上述的文檔類型和屬性的管理方法有效的解決了石油上游行業(yè)文檔種類多，專業(yè)繁雜等問題。其一，父文檔類包含了子文檔類公共屬性的集合，這有利于統(tǒng)一不同層級的文檔的公有屬性，實現(xiàn)文檔管理的標準化和規(guī)范化。其二，修改某文檔類的公共屬性信息時，其子類文檔將自動繼承該修改，而其平級或父級文檔類型不會受到影響。這提高了系統(tǒng)維護的方便性和靈活性，減少了維護的工作量并降低了出錯率。 其三，文檔類型的權(quán)限管理使每個用戶只能看到與自己工作有關(guān)的文檔類型。企業(yè)總的文檔類型可能很多，但每個用戶可使用的卻是有限的，避免了文檔管理和利用時相互干擾，大大提高了系統(tǒng)的易用性。

4.3目錄結(jié)構(gòu)與條目模板

目前，國內(nèi)大多數(shù)數(shù)字文檔管理系統(tǒng)及相關(guān)文章介紹中把文檔類型和目錄結(jié)構(gòu)視為同一概念，認為文檔的分類在系統(tǒng)中表現(xiàn)出來的就是文檔的目錄結(jié)構(gòu)。對于小型企業(yè)及簡易的文檔管理平臺，上述兩個概念的統(tǒng)一無疑降低了用戶對系統(tǒng)理解的難度。但對于大型企業(yè)的綜合性文檔管理平臺，必須將文檔類型和文檔目錄結(jié)構(gòu)兩個概念分離，使其在系統(tǒng)中發(fā)揮不同的作用。按照聚類層級分類方法進行文檔的分類意味著文檔類型與企業(yè)的組織機構(gòu)和專業(yè)結(jié)構(gòu)沒有直接的聯(lián)系。然而，企業(yè)的文檔管理及文檔的安全策略往往直接與企業(yè)的組織機構(gòu)和專業(yè)息息相關(guān)，比如部門的文檔往往由本部門進行上傳和維護，專業(yè)人員往往查詢和使用本專業(yè)相關(guān)的文檔。因此文檔在系統(tǒng)中按照機構(gòu)和專業(yè)進行組織是不錯的選擇。

所謂目錄結(jié)構(gòu)，類似于Windows本地磁盤上的文件夾結(jié)構(gòu)，在系統(tǒng)中組織文檔的存放位置。目錄結(jié)構(gòu)與文檔類型沒有直接的聯(lián)系：同一目錄下可以存放不同類型的文檔，同一類型的文檔也可存放在不同的目錄中；目錄結(jié)構(gòu)的改變不會影響文檔的類型及屬性。目錄結(jié)構(gòu)具備易于改變的特性（可以像操作本地硬盤文件夾一樣進行目錄的增、刪、改、合并、移動），能夠適應(yīng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的不斷變化及專業(yè)領(lǐng)域的不斷擴充。目錄結(jié)構(gòu)具有自己的權(quán)限體系，不同的用戶具有相對應(yīng)目錄的操作權(quán)限。

目錄機構(gòu)與文檔類型的分離解決了文檔類型相對固定與企業(yè)組織機構(gòu)不斷變化間的矛盾，但增加了文檔維護的難度，比如在上傳一篇文檔時既要選擇文檔類型又要選擇存放目錄。普通用戶很難理解目錄結(jié)構(gòu)和文檔類型的區(qū)別和各自的作用。條目模板的引入將有效解決上述問題。所謂條目模板，就是根據(jù)文檔的管理要求由管理者預(yù)先設(shè)定目錄與文檔類型的對應(yīng)關(guān)系，同時設(shè)定該條目模板對應(yīng)文檔的缺省屬性值與缺省安全策略，使得用戶上傳文檔到某個目錄時系統(tǒng)根據(jù)條目模板自動設(shè)定該文檔所屬類型、默認屬性和默認安全。目錄、條目模板、文檔類型的對應(yīng)關(guān)系如圖5所示。

圖5 條目模板示意圖

4.4文檔生命周期管理

石油上游行業(yè)文檔資料具有總量大、增長快的特點。以中海石油（中國）有限公司天津分公司為例，歷史檔案資料的容量超過20T，公司文檔與個人文檔超過15T，預(yù)計這些文檔每年以倍數(shù)遞增。不斷增多的文檔資料如不能合理管理，將成為數(shù)字文檔管理平臺發(fā)展的瓶頸問題，同時也將使文檔檢索與利用的效率越來越低。

文檔生命周期管理能有效的解決上述問題。所謂文檔生命周期是指文檔從產(chǎn)生、應(yīng)用、歸檔到最后銷毀的整個歷程。文檔應(yīng)處于生命周期的哪個階段應(yīng)根據(jù)文檔存在的價值所決定。文檔生命周期的管理是指系統(tǒng)按照一定的策略自動判斷每篇文檔的存在價值，從而對文檔進行相應(yīng)操作。例如：數(shù)字文檔管理平臺的后臺存儲分為高端存儲、低端存儲和回收站，如果文檔A年平均訪問次數(shù)《10，系統(tǒng)自動將其從高端存儲移到低端存儲；經(jīng)過若干年后，該文檔的年平均訪問量《2，系統(tǒng)自動將文檔放入回收站，并在必要時刪除。（見圖6）

圖6 文檔生命周期管理示意圖

通過文檔生命周期的管理，避免了文檔存儲空間的無限增長，保證了高價值文檔的訪問速度。

4.5文檔安全管理

電子文檔具有易于擴散，傳遞速度快的特點。對于保密要求高的石油上游行業(yè)來說，采取強有力的文檔安全管理尤為重要。在中海石油（中國）有限公司天津分公司數(shù)字文檔管理平臺中，采取了全程文檔安全控制（如圖7所示）。

圖7 全程安全管理示意圖

全程安全控制由在線安全和離線安全兩部分組成。所謂在線安全是指文檔在數(shù)字文檔管理平臺上的權(quán)限管理，即用戶或者用戶組對應(yīng)某文檔的權(quán)限（包括所有者控制、升級版本、修改內(nèi)容、修改屬性、查看內(nèi)容、查看屬性及發(fā)布7種權(quán)限）。這種細粒度的權(quán)限控制有效的保障了文檔在系統(tǒng)中的保密性。

當(dāng)具有權(quán)限的用戶把文檔下載到本地以后，在線的文檔安全將無法繼續(xù)對文檔安全進行控制，這時，需要離線安全控制接力文檔安全控制，并記錄文檔的操作日志和流向，實現(xiàn)真正的文檔全程安全控制。離線安全由加密網(wǎng)關(guān)和客戶端防擴散工具組成。用戶須通過加密網(wǎng)關(guān)下載文檔，網(wǎng)關(guān)根據(jù)安全策略對文檔進行加密處理，客戶端防擴散工具對加密文檔進行解密并根據(jù)當(dāng)前用戶具備的離線權(quán)限進行控制（包括閱讀時間、閱讀次數(shù)、外發(fā)、拷屏、打印等控制）。（見圖8）

圖8 離線安全控制設(shè)計示意圖

4.6文檔搜索與利用

4.6.1自定義目錄樹

石油上游行業(yè)涉及的領(lǐng)域廣，專業(yè)多，不同領(lǐng)域、專業(yè)的用戶對文檔的組織方式大相徑庭，例如鉆井人員希望按照井名對文檔進行歸類，地質(zhì)人員希望對地質(zhì)層位進行歸類，商務(wù)人員希望按照合同編號對文檔進行歸類，等等。面對如此多的用戶種類，系統(tǒng)無法定義出滿足所有用戶的文檔目錄樹，也不可能為每個用戶定義不同的文檔目錄樹。

所謂自定義目錄樹，是指系統(tǒng)為用戶提供方便快捷的編目工具，讓用戶自己定義所需的目錄樹。用戶依次選擇用于文檔編目的文檔屬性，系統(tǒng)自動按照選定的屬性對文檔進行組織。例如，張三依次選擇了文檔屬性井別、井名作為文檔編目的依據(jù)，系統(tǒng)將自動為其生成如圖9所示的目錄樹。

圖9 自定義目錄樹示意圖

4.6.2文檔搜索

當(dāng)文章的數(shù)量積累到幾十萬篇，甚至更多的時候，用戶在檢索這些文檔的時候就會遇到困難，無法找到想要的文檔，或者輸入主題詞后的文檔遠遠超出需求，猶如大海撈針。強有力的文檔搜索功能是數(shù)字文檔平臺賴以生存的關(guān)鍵。中海石油（中國）有限公司天津分公司數(shù)字文檔中心提供三種文檔查詢方式，其一是簡單搜索，用戶根據(jù)文檔標題、作者對文檔進行查詢；其二是全文檢索，用戶輸入關(guān)鍵詞進行文檔查找，通過對關(guān)鍵字進行約束（包括多個關(guān)鍵字的或、與、臨近關(guān)系），使全文檢索具有較高的命中率；其三是多維條件查詢，用戶可以任意組合文檔類型，目錄結(jié)構(gòu)，文檔屬性、全文關(guān)鍵字四個維度進行文檔精確定位。

5、結(jié)束語

企業(yè)文檔作為企業(yè)活動的記錄，凝結(jié)了企業(yè)員工在從事各項活動過程中獲得的認識、體會、經(jīng)驗和教訓(xùn)，是企業(yè)知識的“沉淀容器”。數(shù)字文檔管理平臺的建立是企業(yè)跨向知識管理的第一步，它是文檔與知識的網(wǎng)上銀行，也是文檔與知識的共享與交流平臺。其將不斷積累知識經(jīng)驗，使知識成為企業(yè)增長的內(nèi)生力，使企業(yè)不斷向智慧型蛻變。

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。

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本文標題：中海石油應(yīng)用數(shù)字文檔管理平臺解決方案

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