條條道路通羅馬。在ERP系統(tǒng)實施過程中，如果某條路走不通，選擇換一個角度再看看，或許就會有意外的收獲�？偡止緲I(yè)務(wù)解決方案，就是其中的一個代表。在這篇文章中，筆者就以實際案例為背景，談?wù)勅绾瓮ㄟ^總分公司這個作業(yè)方案來解決系統(tǒng)使用過程中的難題。
案例一：同一個供應(yīng)商不同采購員負責(zé)
業(yè)務(wù)背景介紹：
這是一家從事五金工具生產(chǎn)的企業(yè)，其主要的客戶是各大超市與專賣店。對于這家企業(yè)，其有一個特點，即采購金額特別大。其實供應(yīng)商并不是很多。為此就遇到一個難題：不同的采購員有時候會向同一個供應(yīng)商進行采購。如現(xiàn)在這家供應(yīng)商同時生產(chǎn)螺絲刀和鉗子。企業(yè)在給業(yè)務(wù)員分配采購任務(wù)時，分別有采購員甲和采購員乙來分別采購螺絲刀和鉗子。在ERP系統(tǒng)中，根據(jù)采購計劃轉(zhuǎn)換采購訂單時，會根據(jù)供應(yīng)商基本信息中的定義自動生成采購訂單。在這個作業(yè)中，還會自動帶出采購員。但是通常情況下，一個供應(yīng)商只能夠關(guān)聯(lián)一個采購員。而現(xiàn)在這家供應(yīng)商又有兩個采購員來負責(zé)。遇到這種需求，該如何處理呢？
有些實施顧問會想到，可以取不同的名字。即再虛設(shè)一個供應(yīng)商的名字。這么做雖然可以解決采購員與供應(yīng)商之間的對應(yīng)關(guān)系，但是又會出現(xiàn)新的問題。如在生成應(yīng)付帳款或者在采購金額統(tǒng)計時，就會出錯。需要手工的再進行應(yīng)付帳款的合并等作業(yè)。這無疑會增加不比要的工作量。
解決方案：
其實遇到這種情況，完全可以通過總分公司的方案來解決。如現(xiàn)在可以將這家供應(yīng)商設(shè)置為一個總公司，然后下面虛設(shè)兩家分公司，分別對應(yīng)不同的采購員與原材料信息。在系統(tǒng)基本設(shè)置中，可以設(shè)置這兩家分公司向總公司付款。如此的話，一切問題都解決了。
在生成采購訂單時，系統(tǒng)會帶出在原材料基本信息出定義的供應(yīng)商，采購員也是這個供應(yīng)商所對應(yīng)的采購員。這也就是說，生成后的采購訂單，用戶不用再手工調(diào)整采購員的信息。系統(tǒng)自動帶出來的就是正確的信息。
在應(yīng)付帳款作業(yè)中，由于系統(tǒng)設(shè)置的是向總公司付款，為此應(yīng)付帳款憑證上，就會將這兩個不同采購業(yè)務(wù)進行自動合并到一家供應(yīng)商的應(yīng)付帳款中。也就是說，應(yīng)付帳款上的供應(yīng)商信息，顯示的是總公司的信息，而不是分公司的。
案例二：外貿(mào)型企業(yè)中以進出口公司作為中間人
業(yè)務(wù)背景介紹：
國家加入了WTO之后，外貿(mào)型的生產(chǎn)企業(yè)越來越多。他們?yōu)榱烁鞣N原因（如避稅或者管理的需要），往往會獨立的設(shè)置一家外貿(mào)公司。所有出口的業(yè)務(wù)都是有這家外貿(mào)公司來完成的。但是外貿(mào)企業(yè)與生產(chǎn)企業(yè)其實就是一家人�；蛘哒f，從管理實質(zhì)上來講，這個外貿(mào)企業(yè)只是生產(chǎn)企業(yè)下面的一個部門。但是從業(yè)務(wù)本質(zhì)上來看，這家外貿(mào)企業(yè)才是生產(chǎn)企業(yè)的客戶。生產(chǎn)企業(yè)從外貿(mào)企業(yè)接單，然后將貨物賣給外貿(mào)企業(yè)，并向外貿(mào)企業(yè)開具發(fā)票并向其收貨款。但是實際上，問題并沒有這么簡單。因為作為生產(chǎn)企業(yè)來說，其需要統(tǒng)計各個客戶（不是外貿(mào)企業(yè)）的訂單金額、出貨金額等等。也就是說，其相關(guān)的統(tǒng)計，是站在最終客戶的角度，而不是外貿(mào)企業(yè)的角度。所以在ERP系統(tǒng)實施過程中，并不能夠簡單的將外貿(mào)企業(yè)作為一個客戶來對待。
解決方案：
如果企業(yè)遇到這種業(yè)務(wù)，那么筆者建議企業(yè)采用總分公司的方案來解決。其實解決問題的思路也比較簡單明了。即在生產(chǎn)企業(yè)，可以將這家外貿(mào)公司當(dāng)作企業(yè)的客戶，不過是將其設(shè)置為總公司。然后將這些真實的客戶設(shè)置為這家總公司的分公司。在銷售訂單中，采取的是分公司的信息。不過再后續(xù)的應(yīng)收帳款中，可以設(shè)置多級科目。將總公司設(shè)置為一級科目，然后將各個客戶設(shè)置為明細客戶。如此的話，就可以解決這個業(yè)務(wù)所遇到的相關(guān)問題。
在統(tǒng)計銷售訂單金額時，從分公司的角度來進行統(tǒng)計。此時得到的結(jié)果就是終端客戶所下單或者出貨的金額。而在應(yīng)收帳款中，其實際面對的是外貿(mào)企業(yè)（客戶先將貨款打到外貿(mào)企業(yè)的帳上，然后再將其轉(zhuǎn)到生產(chǎn)企業(yè)的帳上）。通過總公司付款業(yè)務(wù)，應(yīng)收帳款上顯示的付款方也是外貿(mào)企業(yè)。這就與財務(wù)核算的需求一致。同時由于應(yīng)收帳款憑證上也有具體客戶的信息，在追蹤時也可以追蹤到終端客戶。
案例三：向A公司采購，卻向B公司付款
業(yè)務(wù)背景介紹：
在國內(nèi)，對于采購的環(huán)節(jié)控制的其實還不是很嚴格。在實際工作中，經(jīng)常會遇到向A公司采購，卻向B公司付款的業(yè)務(wù)。如現(xiàn)在某家公司，采購訂單上顯示的是A公司的名字，但是對放開過來的發(fā)票卻是B公司的，而且也是向B公司付款。從法律法規(guī)上來講，這是擦邊球。其實這A、B兩家公司可能都是一個老板�？赡苁茿公司這個月的銷項稅額太多了，沒有這么多的進項稅額抵扣。為此就將這筆業(yè)務(wù)以B公司的名義來做，將發(fā)票臺頭開了B公司。
解決方案：
如果從標準作業(yè)流程來說，這個需求是無法實現(xiàn)的。因為在生成應(yīng)付帳款時，要求采購訂單、入庫單、發(fā)票等原始單據(jù)一致。而現(xiàn)在采購訂單與發(fā)票明顯是不一致的。在以前，如果遇到這種情況的話，可能需要通過意外作業(yè)的形式化來處理。即將原先的這一筆應(yīng)付帳款指定結(jié)束掉，然后再手工開一筆應(yīng)付帳款。顯然，這就使得采購訂單與應(yīng)收帳款之間脫離了關(guān)系，不利于后續(xù)的查詢與追蹤。
其實遇到這種需求時，通過總分公司這個作業(yè)來解決，也是相當(dāng)簡單的一個事情。原理很簡單，將A公司設(shè)置為總公司，將B公司設(shè)置為分公司。然后在付款時，讓用戶根據(jù)實際情況選擇，是向A公司付款還是向B公司付款。不過這里需要注意的是，企業(yè)如果這么操作具有一定的法律風(fēng)險。這還要看企業(yè)的當(dāng)?shù)氐亩悇?wù)部門控制的嚴不嚴。畢竟這是在鉆法律的控制。如果法律控制的比較嚴格，那么還需要對采購訂單進行調(diào)整，更改采購訂單的供應(yīng)商。不過由于在這個階段，往往收貨作業(yè)已經(jīng)發(fā)生。此時如果需要更改采購訂單，就需要花費比較大的工作量。如需要先做退貨處理。然后在更改供應(yīng)商、再收貨，再生成應(yīng)付帳款。此時就可以做到采購訂單、發(fā)票、收貨單與應(yīng)付帳款等單據(jù)一致。
另外筆者在提一句，在實際工作中遇到這種需求還有另外一種解決方案。一種是通過委托收款業(yè)務(wù)來解決。這跟現(xiàn)在淘寶網(wǎng)上購物委托收款相似。讓A供應(yīng)商出一個書面的證明，將這筆款付款B公司。這是手工操作的思路。如果在ERP系統(tǒng)中，則需要通過應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移來解決。即先利用A公司的采購單與入庫記錄生成應(yīng)付帳款憑證。然后再通過應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移作業(yè)，將這筆應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移到B公司帳戶下。
具體采用什么樣的措施，主要還是要看企業(yè)的實際情況。如果這種業(yè)務(wù)發(fā)生的比較頻繁，筆者認為通過總分公司的解決方案來實現(xiàn)比較合適。如果這個業(yè)務(wù)發(fā)生的比較少，一年難得遇到幾次，則可以通過應(yīng)付帳款的轉(zhuǎn)移作業(yè)來實現(xiàn)。畢竟應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移，需要多一個步驟。如果業(yè)務(wù)量多的話，會降低工作效率。而采用總分公司的話，只是對一個選擇的動作，其工作量相對來說，并不會增加很多。
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