1 前言
隨著中國(guó)企業(yè)管理水平的提升,越來(lái)越多的企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始采用PDM系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行產(chǎn)品數(shù)據(jù)的管理。IT界有句行話,“三分軟件,七分管理”,這就說(shuō)明,軟件固然是個(gè)重要因素,但更重要還是在于人,軟件是人來(lái)用的,真正想發(fā)揮出軟件的作用取得預(yù)期的效果也是靠人的管理和執(zhí)行。對(duì)于一些已經(jīng)有有扎實(shí)的管理規(guī)范和信息化基礎(chǔ)的企業(yè),在PDM軟件的推行和效果方面,一般會(huì)較好,但對(duì)于一些管理基礎(chǔ)和信息化基礎(chǔ)相對(duì)薄弱的企業(yè),PDM軟件推行達(dá)標(biāo)則困難重重。本文以作者在上海申龍客車有限公司期間,推動(dòng)PDM系統(tǒng)規(guī)范化使用的經(jīng)驗(yàn)為例,進(jìn)行闡述,希望給相關(guān)企業(yè)帶來(lái)參考和借鑒。
2 申龍客車PDM應(yīng)用情況及問(wèn)題介紹
上海申龍客車PDM系統(tǒng)一期項(xiàng)目于2012年上線,根據(jù)最初的規(guī)劃,一期項(xiàng)目主要目標(biāo)是完成PDM基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)實(shí)施,包括以下一些功能模塊:①零部件和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理;②零部件分類和重用管理;③以產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為核心的技術(shù)文檔及圖檔(包括3D模型)管理;④創(chuàng)作工具(MS Office,Pro/ENGINEER,AutoCAD)集成及產(chǎn)品數(shù)據(jù)可視化;⑤零部件及各類技術(shù)圖文檔從創(chuàng)建到發(fā)布的電子流程;⑥產(chǎn)品配置管理。
經(jīng)過(guò)近一年的努力,應(yīng)該說(shuō)從系統(tǒng)配置設(shè)定方面達(dá)到了項(xiàng)目的預(yù)期,但在實(shí)際使用中,我們卻發(fā)現(xiàn)效果比較差,最主要的就是體現(xiàn)在數(shù)據(jù)維護(hù)的合規(guī)性及圖紙資料的及時(shí)創(chuàng)建和更新方面。
究其原因,我們認(rèn)為主要有以下幾點(diǎn):
1、設(shè)計(jì)工程師按規(guī)范使用系統(tǒng)的意識(shí)薄弱。在PDM系統(tǒng)實(shí)施前,技術(shù)部門使用的系統(tǒng)主要就是OA,而當(dāng)時(shí)對(duì)于OA的使用還是比較隨意的,也沒(méi)有什么明確的要求,沒(méi)有培養(yǎng)起用戶按規(guī)范使用系統(tǒng)的意識(shí)。
2、人員流動(dòng)帶來(lái)的新員工使用系統(tǒng)問(wèn)題?蛙囆袠I(yè),設(shè)計(jì)工程師的人員流動(dòng)性還是比較大的,其結(jié)果就是,往往一個(gè)用戶剛使用的有點(diǎn)起色,結(jié)果離職了,然后又來(lái)一個(gè)新人,加上企業(yè)原先又沒(méi)有比較成型的培訓(xùn)體系,用戶主要靠自學(xué)和詢問(wèn),犯錯(cuò)的幾率居高不下。
3、有要求沒(méi)監(jiān)控、沒(méi)考核,對(duì)不按規(guī)定的操作留有后路。在上線時(shí),項(xiàng)目組對(duì)于系統(tǒng)操作已經(jīng)提出了明確的要求,如要求在PDM系統(tǒng)導(dǎo)入圖紙,不得再使用以前的OA工作流發(fā)圖的方式,即使因緊急情況,走OA,也應(yīng)該事后補(bǔ)錄。但在實(shí)際執(zhí)行中,還是有很多設(shè)計(jì)工程師在PDM系統(tǒng)外發(fā)圖。
4、領(lǐng)導(dǎo)的支持力度不夠。技術(shù)中心的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于PDM系統(tǒng)使用的要求不能徹底貫徹,對(duì)于未按要求操作的人員也往往姑息縱容,導(dǎo)致設(shè)計(jì)工程師認(rèn)為做不做也無(wú)所謂。
5、PDM使用推進(jìn)責(zé)任主體不清。對(duì)IT來(lái)說(shuō),在項(xiàng)目實(shí)施階段,參與項(xiàng)目實(shí)施,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控,這都沒(méi)問(wèn)題,但是,系統(tǒng)上線后如何推動(dòng)系統(tǒng)的規(guī)范化使用,應(yīng)該由業(yè)務(wù)部門(技術(shù)中心)主導(dǎo),IT提供支持。但實(shí)際情況是,上線后的一段時(shí)間,IT和技術(shù)中心都沒(méi)有擔(dān)起PDM使用推進(jìn)的責(zé)任,基本上放任自流。
PDM系統(tǒng)上線3個(gè)月后,公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)了這一情況,也比較擔(dān)心,最終確定,暫由IT部門先負(fù)責(zé)PDM規(guī)范化使用問(wèn)題。
3 問(wèn)題解決思路及實(shí)現(xiàn)
PDM規(guī)范化使用推進(jìn)責(zé)任主體明確了,作為IT部門,就要考慮如何來(lái)推進(jìn)。經(jīng)內(nèi)部討論,我們認(rèn)為問(wèn)題點(diǎn)很多,一下子全部解決有困難,要逐步進(jìn)行;同時(shí),也不應(yīng)該碰到什么問(wèn)題解決什么問(wèn)題,而應(yīng)該考慮建立一套體系制度來(lái)整體解決,而且,要通過(guò)高效的執(zhí)行力來(lái)保證效果。
經(jīng)過(guò)近半年的努力,我們采取了一系列措施,初步摸索和建立了推動(dòng)PDM系統(tǒng)規(guī)范化使用的一套方法,通過(guò)實(shí)施,取得了不錯(cuò)的效果,主要做法如下:
3.1 加強(qiáng)溝通
這里的溝通包括對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和一般員工。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo),主要是通過(guò)溝通要支持。PDM是個(gè)好東西,它可以將原先分散在個(gè)人的、零散的技術(shù)資料系統(tǒng)化管理起來(lái),對(duì)公司肯定是有利的,但對(duì)設(shè)計(jì)工程師個(gè)人來(lái)講,資料的共享對(duì)自己的“獨(dú)特”價(jià)值是有一定影響的,而且使用系統(tǒng),還可能導(dǎo)致效率降低,會(huì)存在一些抵觸情緒。另外,隨著一些規(guī)范的嚴(yán)格執(zhí)行,還可能會(huì)對(duì)部分人員帶來(lái)經(jīng)濟(jì)上的損失。這些如果沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的全力支持,是很難推動(dòng)的。對(duì)于一般員工(設(shè)計(jì)工程師),主要是通過(guò)溝通要理解,要讓大家知道為什么有這個(gè)要求。
3.2 建立健全相關(guān)的要求、制度及考核標(biāo)準(zhǔn)
我們根據(jù)員工入職、日常工作、離職等3個(gè)階段,對(duì)于每個(gè)階段制定了相應(yīng)的要求和標(biāo)準(zhǔn)。
1)對(duì)于新入職人員,重點(diǎn)是操作的掌握和規(guī)范的了解。對(duì)于新入職人員,相對(duì)來(lái)說(shuō)更加容易接受企業(yè)的一些規(guī)定。我們要求新入職的工程師必須接受PDM系統(tǒng)操作及相關(guān)規(guī)范的培訓(xùn),并在培訓(xùn)后進(jìn)行考試,只有考試通過(guò)后,才能申請(qǐng)賬號(hào),正式使用系統(tǒng)。而且對(duì)于考試不通過(guò)的,按照考試次數(shù),分別給予扣款、延長(zhǎng)試用期、提出不予錄用等處罰,提高新入職員工的重視程度。
2)對(duì)于工程師的日常工作,重點(diǎn)是操作的合規(guī)性檢查。經(jīng)過(guò)與技術(shù)中心的溝通,結(jié)合企業(yè)的實(shí)際管理水平,項(xiàng)目組先后制定了《件號(hào)及屬性維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)》、《圖文檔名稱及屬性維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)》、《技術(shù)資料臨時(shí)發(fā)布處理規(guī)定》、《完整BOM處理及檢查規(guī)定》等一系列規(guī)范,都是針對(duì)數(shù)據(jù)維護(hù)的合規(guī)性及圖紙資料的及時(shí)創(chuàng)建和更新方面,并確保有合適的手段來(lái)監(jiān)控。如《技術(shù)資料臨時(shí)發(fā)布處理規(guī)定》,就是針對(duì)緊急發(fā)圖的情況,以前是工程師發(fā)郵件給下游部門,為能夠監(jiān)控,我們專門在OA系統(tǒng)制作了“技術(shù)資料臨時(shí)發(fā)布流程”,規(guī)定工程師對(duì)于緊急發(fā)圖情況,只能通過(guò)該流程進(jìn)行,下游部門人員也只能以此流程的圖紙為準(zhǔn),發(fā)圖后,要求設(shè)計(jì)工程師在規(guī)定期限內(nèi)上傳PDM,我們定期進(jìn)行OA和PDM圖紙的對(duì)比檢查,通過(guò)這種方式,避免設(shè)計(jì)工程師不及時(shí)跟新圖紙的情況。對(duì)于這些規(guī)定,我們都根據(jù)實(shí)際情況,按每周/每月的頻度進(jìn)行檢查執(zhí)行情況,并通報(bào)和考核。
3)對(duì)于離職人員,重點(diǎn)是工作的完結(jié)及歷史工作的合規(guī)性檢查。對(duì)此,我們制定了《技術(shù)部工程師離職前PDM數(shù)據(jù)檢查標(biāo)準(zhǔn)》,設(shè)計(jì)工程師辦理離職手續(xù)前必須要通過(guò)PDM數(shù)據(jù)檢查。
通過(guò)對(duì)設(shè)計(jì)工程師在企業(yè)各階段的規(guī)范管理,在制度上確保實(shí)現(xiàn)PDM規(guī)范化使用。
這里提到了考核,一提到它,很多人都會(huì)抵觸,但對(duì)于基礎(chǔ)比較薄弱的企業(yè)來(lái)講,只憑批評(píng)或通報(bào)有時(shí)確實(shí)沒(méi)效果,考核反而是一個(gè)比較有效的辦法,當(dāng)然這里的考核原因、標(biāo)準(zhǔn)要明確。
3.3 嚴(yán)格的、人性化的考核執(zhí)行
嚴(yán)格,大家都好理解,有規(guī)定就執(zhí)行。但人性化怎么理解?這主要我們是根據(jù)申龍的企業(yè)及人員情況所采取的措施。PDM系統(tǒng)對(duì)申龍的設(shè)計(jì)工程師來(lái)說(shuō),是個(gè)新事物,要使用它需要個(gè)過(guò)程,而要培養(yǎng)規(guī)范化使用的習(xí)慣,這個(gè)過(guò)程會(huì)更加漫長(zhǎng)。同時(shí),設(shè)計(jì)工程師一般都具有較高的文化水平和素質(zhì),一般來(lái)說(shuō),只要要求合理,他們理解了,基本都會(huì)配合遵守,有時(shí)出錯(cuò)確實(shí)并非故意,而且一出錯(cuò)就考核,有時(shí)他們也很難接受。對(duì)此,我們采取了較靈活的方式,比如俗話說(shuō),“再一再二不再三”,對(duì)于一些非關(guān)鍵問(wèn)題,一般前兩次我們會(huì)給予知會(huì)和通報(bào),第三次以后才正式加以考核。這種方式,雖然抵觸情緒還有,但一是已經(jīng)留有情面,二是設(shè)計(jì)工程師也比較有自尊心,不愿多次被通報(bào),因此,一般來(lái)講,一兩次后重復(fù)錯(cuò)誤會(huì)越來(lái)越少。比如,有一個(gè)工程師曾經(jīng)某一問(wèn)題連續(xù)3次被通報(bào),經(jīng)我們與他溝通,后期同類錯(cuò)誤沒(méi)再犯過(guò)。
通過(guò)以上措施,申龍PDM系統(tǒng)規(guī)范化使用水平有了較快的提升,數(shù)據(jù)維護(hù)合規(guī)率由實(shí)施前的75%提高到94%,應(yīng)該說(shuō)取得了良好的效果。
4 總結(jié)
上海申龍通過(guò)半年多的PDM規(guī)范化使用推進(jìn),目前在數(shù)據(jù)及資料的合規(guī)性方面已經(jīng)帶來(lái)了巨大的轉(zhuǎn)變,但我們也看到,數(shù)據(jù)合規(guī)不等于數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,如何提升技術(shù)資料的準(zhǔn)確率將是我們下一個(gè)要深入研究的課題。
以上PDM系統(tǒng)規(guī)范化使用的推進(jìn)經(jīng)驗(yàn),對(duì)于一些信息化基礎(chǔ)較好的企業(yè)來(lái)說(shuō),可能不止一提,但是,希望對(duì)于一些信息化基礎(chǔ)或管理基礎(chǔ)較為薄弱的企業(yè),可以帶來(lái)適當(dāng)?shù)慕梃b作用。
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本文標(biāo)題:2014產(chǎn)品創(chuàng)新數(shù)字化征文:淺談如何推動(dòng)PDM系統(tǒng)規(guī)范化使用
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