1 定義
電子文件：是指在數字設備及網絡計算機分環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數安設備進行閱讀、處理和存儲，并可要通信網絡上傳送的文件。
產品文檔：企業(yè)生產研發(fā)產品過程中不斷交互而產生的輸出的文件總稱。
PDM：中文名稱是產品數據管理（Product Data Management）。PDM是一門用來管理所有與產品相關信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結構、權限信息等）和所有與產品相關過程（包括過程定義和管理）的技術。本文以參數技術公司（PTC）的Winchill 10.1系統為依托系統。
結構：在PDM系統中，文檔結構（Structure）可用于定義文檔之間的父子關系。這些關系均反映在分層表格中，其中每個文檔都會使用在分層中出現在其下方的文檔，同時又會被其上方的文檔所使用。
已保密發(fā)放：一種PDM對象的生命周期狀態(tài)，按對象的密級屬性進行分配對應的生命周期，“保密”級別對應“已保密發(fā)放”。
已發(fā)放：一種PDM對象的生命周期狀態(tài)，按對象的密級屬性進行分配對應的生命周期，“一般”級別對應“已發(fā)放”。
2 背景
產品項目在研發(fā)過程中，各個階段不斷交互產生大量的各式各樣的文件，每個企業(yè)的要求不盡相同。例如，立項時期的項目任務單、方案評審等，產品匹配試制時各類試制信息匯總表，試驗報告，完成樣機開發(fā)后的樣機評審；進行小批驗證的質量信息匯總表等等，各式各樣的文件，在研發(fā)過程中都是獨立的個體，企業(yè)中常見紙介簽審歸檔、或電子簽審歸檔，大部分文件相互之間無法建立必然的關聯，形如一盤散沙。
利用電子計算機處理信息速度快的特點，將傳統的紙介簽審方式改為電子文件簽審，用軟件或管理系統進行電子文件管理，各類的圖文管理系統應運而生。而PDM系統提供可根據用戶實際業(yè)務定制的電子簽審流程，從文件的編制、校對、審核到最終的發(fā)布、文檔之間的結構關聯、存儲等完整的管理。
3 產品文檔結構樹的設計與應用
3.1產品文檔結構樹的設計
產品研發(fā)過程中，大量的輸出文檔，如何更為合理的、有效的、成套的管理這些文件�；咀裱韵略瓌t：1.方便日后各用戶的查詢；2.以產品為單位成套管理。
首先對所有過程文件進行梳理。以各文件輸出的先后順序為線索、結合部分文件的輸出時必定有其支撐文件。以這兩個線索作為分類的條件，制訂產品研發(fā)過程中控制的里程碑節(jié)點，從而限制各必須輸出文件清單。本文以產品研發(fā)中3個典型節(jié)點為例：方案評審、樣機評審、確認評審。
從管理上規(guī)定，各節(jié)點輸出標志性文件時，必須檢查必備的關鍵輸出清單，由此控制文件的有效性及完整性，即形成產品文檔結構樹，如表1所示。
表1 產品文檔結構樹
在PDM系統中，結構文檔中各文檔的流程及生命周期都是獨立的，父子項之間僅是結構樹關系，無其他流程上的直接影響，各文檔之間需要單獨簽審并發(fā)布。例如表1中的樣機評審節(jié)點，管理上要求，方案評審，測試檢驗報告、生產文件等必須先行簽審完成，才可再啟動上層文檔（各評審文檔）。當然，此時就涉及到一個很重要的問題，文檔密級是否保密。企業(yè)會根據信息內容對公司經營運作的安全重要程度及泄密風險而劃分的保密等級，對企業(yè)的經濟利益或者生存與發(fā)展具有特別重大影響的，泄露后會使企業(yè)的利益遭受特別嚴重的損害，一般被定義為絕密或機密。對產品開發(fā)過程中，方案性文檔，設計總結均列為高度機密文件，在管理必須考慮到保密性問題。PDM可實現按文檔屬性進行保密，按對象的密級屬性進行分配對應的生命周期，如“已保密發(fā)放”或“已發(fā)放”等。
按本文所設計思路，工程師上傳屬于高度保密的文檔，必須選擇文檔屬性為“保密”，或者直接將文檔屬性分類定義為只有“保密”可選或者默認“保密”。如此就不會因編制者疏忽，未正確選擇文檔密級而導致泄密。緊接著需要考慮另一個問題，既是“保密發(fā)放”狀態(tài)，那么質量審查工程師及上級領導在簽審時如何審查評審及文檔結構，此時涉及到另一類權限問題，靜態(tài)權限，即某一組人，無論何時，均可訪問某些對象的權限。本案設計如下，結合企業(yè)的結構特點，質量審查工程師（包含上級主管公司領導）對所有產品均需要查看產品相關資料的權限，直接對此部分人員給予靜態(tài)權限（固定權限），即隨時都可以查看這類保密發(fā)放的對象，解決簽審者無法查看“已保密發(fā)放”問題。
圖1 文檔屬性
3.2文檔結構的應用
確定好輸出標志性文件，此時運用PDM文檔結構，以標志性文件作為父項，即上層文件(如圖1所示)，樣機評審表作為上層文件，下掛限制的輸出文件作為子項，從而形成有上下層關系的文檔結構樹，在PDM系統中建立文檔結構樹效果圖(如圖2所示)。
圖2 文檔結構
在實際業(yè)務，總會有這樣的需求，當查看子項文檔時，需要很方便的查看父項，即文檔結構反查。PDM系統為此也提供了很好解決方案，在子項文檔的“相關對象”中，有此對象對應的“使用情況”，如此可以快速查看該對象與上層父項的關系，方便用戶操作。
圖3 查看相關文檔
企業(yè)在實際業(yè)務中必須從管理上規(guī)定，各子項文件必須先行簽審完成并已正式發(fā)布，從而控制輸出文件的有效性，上層文檔才能進行關聯使用。此操作可整套的對產品研發(fā)過程中輸出技術文件進行歸檔，并能快速查詢文檔之間的關聯關系�？芍苯涌刂蒲邪l(fā)生產過程的產品質量。
當然，也可通過一定程序二次開發(fā)，利用程序對下層文件的狀態(tài)及類型等條件進行系統自動限制，解決人為進行判定的疏忽，提高管理水平。
3.3PDM文檔結構的優(yōu)點
實現文檔之間的關聯，直觀體現上下級關系，成套管理產品文檔，同時還能通過下層反查上層結構樹，建立完整文檔關系；
文檔結構中所關聯的子項文檔，能自動更新最新版，查詢借用均為最新有效版本，同時實現文檔版本的可追溯性；
控制文檔之間的必然聯系，進行必要的控制（可根據實際業(yè)務要簽審時人為限制或通過系統自動限制），以控制產品研發(fā)生產質量。
4 總結推廣
紙介檔案管理方式向電子文件管理，是科技發(fā)展的趨勢，電子化管理，能提高檢索的速度，將獨立的電子文件進行關聯管理，形成文檔結構樹，從而滿足不同層次的用戶查詢。
PDM系統的文檔結構，上下層之間關聯文檔能自動更新，查詢時可看到最新有效版本及完整性，而PDM系統中的文檔管理實現各版本的歷史追溯，從而保證產品文檔內容更新的及時性，完整性，易操作性。對企業(yè)的技術圖文，各類檔案均能進行有效的管理，可在更多管理領域進行推廣及應用。
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本文標題：基于PDM系統的產品文檔結構設計與應用
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