信息技術(shù)的發(fā)展促使了電子文檔的產(chǎn)生，電子文檔在存儲、傳輸、處理等方面具有紙質(zhì)文檔不可比擬的優(yōu)越性，而紙質(zhì)文檔也因其耐用性和安全性彌補(bǔ)了電子文檔的部分缺陷。兩者各有其特點(diǎn)、優(yōu)勢和存儲方法，形成了共同發(fā)展、相互補(bǔ)充的共存態(tài)勢。

　　一、紙質(zhì)文檔與電子文檔的特性分析

　　1，紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔的載體和記錄符號都是原始性的實(shí)物，是能看得見、摸得著的物質(zhì)形態(tài)，紙質(zhì)文檔一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者即永遠(yuǎn)結(jié)合。因此，具有原始性、真實(shí)性的特點(diǎn)，這是電子文檔所無法相比的。但是紙質(zhì)文檔信息處理的時間性、靈活性和準(zhǔn)確性卻無法完全滿足檔案工作發(fā)展的需要，檔案信息處理的廣度和深度不夠、信息共享程度低、存放空間巨大，對于空氣、陽光、溫度、濕度等保存環(huán)境的要求也較高。

　　2，電子文檔。電子文檔是指人們在社會活動中形成的。以計算機(jī)盤片、磁盤、磁帶和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字、數(shù)據(jù)、圖形、圖像等材料，能被計算機(jī)識別、處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列，包括電子文書、信件、圖紙、報表等。電子文檔存儲密度高、容量大、體積小，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以在極短的時間里從任意地點(diǎn)進(jìn)行查閱，管理方便。但電子文檔必須以計算機(jī)為媒介，對設(shè)備依存度較高，而且由于電子文檔易受非法侵入、病毒感染等威脅，保證其原始性、真實(shí)性和憑證性的難度較大。

　　二、紙質(zhì)文檔與電子文檔融合發(fā)展的可能性分析

　　一方面，辦公自動化技術(shù)使人們處理、傳輸信息的能力大大提高，但是無論電子文檔形成方式如何變化，相應(yīng)的紙質(zhì)文檔仍然有其存在的必要性。檔案的基本屬性是原始記錄性，歸檔文件必須存定稿原件，紙質(zhì)文件因其原始性、真實(shí)性而必須歸檔。而電子文檔中的信息是可以流動的，人們可以不留痕跡地對電子文檔中的信息進(jìn)行修改、復(fù)制甚至刪除，電子文檔的原始性和合法性不易確認(rèn)。因此，目前法律界把紙質(zhì)文檔認(rèn)定為最佳證據(jù)，有著電子文檔不能取代的法律憑證作用。紙質(zhì)文件歸檔要求兩份定稿、一份底稿一并歸檔，文書處理程序一旦結(jié)束便可直接歸檔，在提供利用時，不需要依靠任何其他設(shè)備，便可實(shí)現(xiàn)調(diào)卷、查閱功能；而電子文檔則必須借助計算機(jī)才可以實(shí)現(xiàn)，同時還要做好相關(guān)軟件的管理。另一方面，電子文檔改變了傳統(tǒng)的歸檔方式，可以利用計算機(jī)進(jìn)行文件登記，達(dá)到一次錄入、多次輸出，方便隨時查找和利用文件的目的。文件的起草、修改、定稿、收發(fā)傳遞都在網(wǎng)上進(jìn)行。對文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動也相當(dāng)便捷，工作人員還可以在網(wǎng)絡(luò)上開放有關(guān)文件、數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)或提供遠(yuǎn)程報務(wù)。

　　三、紙質(zhì)文檔與電子文檔融合發(fā)展的實(shí)現(xiàn)途徑

　　紙質(zhì)文檔和電子文檔的共存局面是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，在短時間內(nèi)不可能出現(xiàn)一種歸檔方式完全取代另一種的局面。因此，在這樣的形勢下。如何使紙質(zhì)文件與電子文件歸檔更好地融合發(fā)展是迫切需要解決的問題。

　　1，做好兩種文檔的轉(zhuǎn)化工作。在做好紙質(zhì)文件傳統(tǒng)歸檔工作的同時，依靠計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將歸檔文件實(shí)體與計算機(jī)檢索利用相結(jié)合、優(yōu)勢互補(bǔ)，既可完好地保存紙質(zhì)文件的原貌。又可以實(shí)現(xiàn)多途徑檢索、多用戶共享的功能。要適時做好紙質(zhì)文檔向電子文檔的轉(zhuǎn)換工作，并以此為契機(jī)。對庫存紙質(zhì)文檔進(jìn)行全面清理和鑒定，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。此外，還要將電子文檔轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文檔，經(jīng)正式簽署后紙質(zhì)文件歸檔保存，相應(yīng)的電子文件也應(yīng)同時歸檔。這是目前我國大部分機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位歸檔文件的主要類型，是以計算機(jī)為中心的辦公自動化應(yīng)用對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔帶來的重大變革。這類文件可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔，通過專用軟件對文件信息進(jìn)行分類排序、自動索引和數(shù)據(jù)統(tǒng)計。根據(jù)計算機(jī)的系統(tǒng)順序號，對相應(yīng)的紙質(zhì)文檔標(biāo)注相同的檔案號。

　　2，認(rèn)真鑒別歸檔文件。電子計算機(jī)在辦公領(lǐng)域的大量應(yīng)用產(chǎn)生了多種多樣的紙質(zhì)文件，如果在歸檔前不認(rèn)真鑒別，相同文件以手工、機(jī)制等多種形式歸檔，勢必會增加工作負(fù)擔(dān)和管理成本。我國《電子文件歸檔與檔案管理規(guī)范》規(guī)定，具有長期或永久保存價值的電子文件，必須制成相應(yīng)的紙質(zhì)文件，在歸檔時一一并歸檔；當(dāng)正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已經(jīng)進(jìn)行向計算機(jī)全文件處理的轉(zhuǎn)換工作時，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留。因此，無論電子文件形成如何變化，相應(yīng)的紙質(zhì)文件都必須歸檔，并且應(yīng)在兩者之間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

　　由于計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及尚未達(dá)到完善的程度。電子文件的法律憑證、管理制度、管理方法等存-在許多問題，在這種欠成熟的技術(shù)環(huán)境下，電子文件，與紙質(zhì)文件一并歸檔的現(xiàn)象將會長期存在。檔案管理工作者一方面要正視電子文件對紙質(zhì)文件帶來的影響。讓檔案工作人員從大量繁重而低效的手工勞作中解放出來；另一方面又要看到紙質(zhì)文檔自身的重要特點(diǎn)。積極更新知識，學(xué)習(xí)新的檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)，使兩類文檔更好地融合發(fā)展，滿足社會的需要。

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本文標(biāo)題：談紙質(zhì)文檔與電子文檔的融合發(fā)展

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