供應(yīng)部門按時到料是ERP系統(tǒng)MRP計劃的核心要素之一。為此追蹤采購訂單就變?yōu)椴少徣藛T的核心工作之一。在實際工作中，采購訂單的追蹤更多的是通過管理手段來實現(xiàn)，而SAP系統(tǒng)只是提供一些輔助的手段。在這篇文章中，筆者就總結(jié)一下，采購員如何結(jié)合SAP系統(tǒng)提供的工具，做好采購訂單的追蹤。

　　一、 通過訂單確認(rèn)調(diào)整交貨日期

　　在采購作業(yè)中，實際的操作流程一般是先開采購訂單、然后主管審核之后再傳真給供應(yīng)商。此時采購訂單上的交期一般是根據(jù)理論(如原先跟供應(yīng)商商定的采購周期)計算出來的，或者跟供應(yīng)商簡單電話確認(rèn)后得到的交期。在實際工作中，后續(xù)由于種種原因，這個交期往往需要更改。如供應(yīng)商接到傳真之后，會結(jié)合產(chǎn)能等因素給出一個比較合理的交期。這也就是說，采購訂單審核之后，采購員需要根據(jù)供應(yīng)商確認(rèn)的日期對采購訂單進(jìn)行更改。

　　遇到這種業(yè)務(wù)時，采購員有兩種處理方式。一是直接更改采購訂單的交期。不過并不建議這么做。一方面更改審核后的采購訂單，需要特殊的權(quán)限或者操作(如需要撤銷審核等)，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來說不夠安全。另一方面也無法對供應(yīng)商進(jìn)行考核。從企業(yè)做計劃的角度來講，是以與供應(yīng)商事先確定的交貨提前期為基礎(chǔ)的。如果供應(yīng)商提供的交貨提前期不準(zhǔn)，顯然對于MRP會有很大的不利影響。在對供應(yīng)商進(jìn)行考核時，一般不會以供應(yīng)商最終確認(rèn)的日期作為標(biāo)準(zhǔn)，而是直接以交貨提前期計算出來的日期作為考核標(biāo)準(zhǔn)。只有如此才對供應(yīng)商具有約束意義�；�于如上原因，筆者不建議直接對采購訂單的交貨日期進(jìn)行更改(此交貨日期是指根據(jù)交貨周期計算出來的日期。當(dāng)然前期是此交貨提前期是跟供應(yīng)商事先商定過的。)

　　另外一種方式就是啟用“采購確認(rèn)”業(yè)務(wù)。簡單的說，就是供應(yīng)商最終確認(rèn)交貨日期或者對交貨日期進(jìn)行更改時，不更改原有的采購訂單。而是加一張中間單據(jù)。在這張單據(jù)上記錄供應(yīng)商回復(fù)的最新日期。然后通過報表設(shè)計，讓系統(tǒng)在對供應(yīng)商考核時采用系統(tǒng)自動計算出來的日期，而其他控制(如生產(chǎn)計劃)則采用訂單確認(rèn)的交貨日期。

　　在SAP系統(tǒng)中，訂單確認(rèn)又有兩種方式。簡單的說就是一步走與兩步走。一步走就是只紀(jì)錄供應(yīng)商回復(fù)的交貨日期。在實際工作中，還會有另外一種情況。企業(yè)除了要求供應(yīng)商在接單后回復(fù)交貨日期外，在真正發(fā)貨日期也需要告知采購員。然后采購員才可以通知倉庫人員安排收貨，即制作收貨計劃。在某些場合中，這么設(shè)計非常重要。如對于需要檢驗的物資，企業(yè)需要安排檢驗人員與設(shè)備。這些都需要供應(yīng)商在送貨之前通知。否則的話，就很難管理。出于這種需要，SAP系統(tǒng)在設(shè)計時，對于訂單確認(rèn)就出了一個“兩步走”的解決方案。

　　二、 兩步走解決方案的核心要點解析

　　如上圖所示，就是訂單確認(rèn)“兩步走解決方案”幾個步驟。筆者就結(jié)合這個流程，對于其中的一些要點做一些說明。

　　一是需要確認(rèn)哪些供應(yīng)商或者哪些物料需要啟用訂單確認(rèn)的功能，以及采用的是“一步走”的方案還是“兩步走”的方案。從本文一開始的說明中或者上面的表格中可以看到，啟用訂單確認(rèn)時會增加一些額外的步驟。如需要填寫發(fā)運(yùn)日期等等。出于提高效率等方面考慮，并不是所有物料都需要啟用“訂單確認(rèn)”功能。如一些需要進(jìn)行庫存管理的生產(chǎn)輔料或者其他一些不是很重要的物料，一般都不需要進(jìn)行訂單確認(rèn)。在實際工作中，筆者建議對如下物料啟用訂單確認(rèn)功能。一是需要檢驗后才能入庫的材料。為了便于企業(yè)安排檢驗人員、縮短檢驗周期，需要供應(yīng)商在交貨之前提前通知，以方便采購人員安排相關(guān)工作。二是需要企業(yè)通知后才能夠收貨的物料或者供應(yīng)商。在實際工作中，一些實力比較強(qiáng)的企業(yè)，會跟一些長期合作的供應(yīng)商，簽訂一些特殊的合同。簡單的說，就是供應(yīng)商庫存。讓供應(yīng)商根據(jù)企業(yè)的要求備一定的庫存量。這些物料是存放在供應(yīng)商那邊，而不是企業(yè)這里。跟SAP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商庫存有一定的差異。等到企業(yè)需要用到此物料時才通知供應(yīng)商送貨。為了控制供應(yīng)商沒接到通知就送貨，在系統(tǒng)中就需要進(jìn)行一個控制。此時采購員就需要在系統(tǒng)中錄一個單據(jù)，允許供應(yīng)商送貨、倉庫收貨。此時就可以借助“交貨確認(rèn)”來實現(xiàn)這個功能。

　　在系統(tǒng)中可以通過供應(yīng)商、信息記錄或者采購訂單等多個層面來進(jìn)行控制。筆者建議，對于臨時的控制，在采購訂單層面實現(xiàn)。而對于永久性的物料或者供應(yīng)商，才在供應(yīng)商或者信息記錄層面進(jìn)行控制。這里需要注意的是，在供應(yīng)商層面，只能決定是否啟用訂單確認(rèn)功能，而不能夠控制決定是“一步走方案”還是“兩步走方案”。決定采用什么樣的方案，則需要在信息記錄層面實現(xiàn)。

　　二是需要確認(rèn)在收貨時根據(jù)采購訂單收貨還是根據(jù)中間單據(jù)收貨。在實際業(yè)務(wù)中，會有這種情況。如采購訂單上某個物料的采購數(shù)量是100個。而在月底只允許供應(yīng)商送80個(采購員做了訂單確認(rèn)單據(jù))。如果根據(jù)采購訂單交貨，則允許收100個。如果根據(jù)中間單據(jù)一貨，則只允許收80個。企業(yè)要結(jié)合自己的實際業(yè)務(wù)，判斷采用哪種收貨方式。在SAP系統(tǒng) 中，可以通過采用MIGO擴(kuò)展的方式，來限制收貨時根據(jù)采購訂單收獲還是根據(jù)中間單據(jù)收貨。

　　三、 設(shè)計報表輔助訂單追蹤

　　除了訂單確認(rèn)這個工具之外，報表也是訂單追蹤不可缺少的內(nèi)容。在實際項目中，實施顧問會跟采購員協(xié)商，確認(rèn)一張“采購訂單收貨追蹤表”�；�本的內(nèi)容就是物料、數(shù)量、交貨日期等。不過有經(jīng)驗的顧問會建議采購員，要提前5-7天他跟供應(yīng)商確認(rèn)能否按時到貨。在報表設(shè)計時，就要通過邏輯處理設(shè)計這樣一個字段。如果等到交貨日期的前一天才發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商無法按時送貨，就會對生產(chǎn)計劃甚至交貨計劃產(chǎn)生不利影響。

　　具體報表的內(nèi)容，顧問經(jīng)驗的不同，會有一定的差異。SAP系統(tǒng)有自定義報表的工具。企業(yè)采購管理人員要結(jié)合自身的業(yè)務(wù)，與實施顧問協(xié)商確定一套合理的報表格式。

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本文標(biāo)題：SAP ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)優(yōu)化之采購訂單追蹤

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