PDM產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是用來(lái)管理所有與產(chǎn)品相關(guān)信息(即描述產(chǎn)品的各種信息，包括零部件信息、配置、文檔、CAD模型、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等)和所有與產(chǎn)品相關(guān)過(guò)程(包括產(chǎn)品變更、審批過(guò)程和其它的工作流程，包括對(duì)這些過(guò)程定義和管理)的技術(shù)。
我公司從2001年開(kāi)始，按照“總體規(guī)劃、分步實(shí)施”的原則，在公司設(shè)計(jì)部門(mén)、工藝制造部門(mén)進(jìn)行PDM系統(tǒng)建設(shè)。推行數(shù)字化產(chǎn)品設(shè)計(jì)、制造和數(shù)據(jù)管理。多年來(lái)，在PDM系統(tǒng)中集中進(jìn)行了各類(lèi)設(shè)計(jì)文件、技術(shù)文件的創(chuàng)建、流程定制、提交歸檔等開(kāi)發(fā)和先期準(zhǔn)備工作。經(jīng)過(guò)多次反復(fù)討論、研究、試行、調(diào)研和版本升級(jí)等工作，到2010年，基本具備了向檔案部門(mén)提交歸檔各類(lèi)經(jīng)流程審簽的電子文件的條件，從2011年5月份起，公司開(kāi)始停止紙質(zhì)文件歸檔，全面實(shí)施基于PDM系統(tǒng)協(xié)同制造平臺(tái)為依托的電子文件歸檔、管理、制造、應(yīng)用體系。那么，對(duì)于我們檔案工作者來(lái)說(shuō)，大量基于PDM系統(tǒng)的發(fā)動(dòng)機(jī)燃油控制系統(tǒng)產(chǎn)品數(shù)字化設(shè)計(jì)制造并行協(xié)同產(chǎn)生的且已歸檔的各類(lèi)設(shè)計(jì)文檔、工藝文檔、工裝文檔、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件檔、質(zhì)量文檔等電子文件如何科學(xué)、有效管理?快速、高效提供利用?安全、可靠異地備份?就成了擺在我們各位檔案工作著面前緊迫和急需解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。
目前電子檔案管理我們面臨的主要問(wèn)題：
一是缺乏系統(tǒng)、完備的制度和應(yīng)用規(guī)范支持。
二是在PDM系統(tǒng)中如何規(guī)范、順暢實(shí)施各類(lèi)文檔接收歸檔?歸檔后的的電子文件如何實(shí)施完整、有效管理?在目前無(wú)法達(dá)到無(wú)紙化程度時(shí)，如何同步、高效實(shí)現(xiàn)“雙軌制”管理?
三是PDM產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，它的最大特點(diǎn)是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)，那么，隨著時(shí)間的推移，其中產(chǎn)生的大量的歸檔電子數(shù)據(jù)文件如何按照檔案管理的要求進(jìn)行組卷、管理、提供后期利用?如果無(wú)法實(shí)現(xiàn)，其電子數(shù)據(jù)如何移交檔案部門(mén)?對(duì)于移交的電子檔案，檔案部門(mén)如何實(shí)施管理?
一、主要思路及做法
1、制度和規(guī)范建設(shè)方面要充分重視產(chǎn)品數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和流程的規(guī)范化制度建設(shè)。因?yàn)橹贫仁腔A(chǔ)，是大家行動(dòng)的指南和準(zhǔn)則。只有在此基礎(chǔ)之上，我們才能形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系列化的各類(lèi)電子文檔。各種數(shù)據(jù)的交流，也離不開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。實(shí)施PDM，實(shí)際上就是要實(shí)現(xiàn)企業(yè)產(chǎn)品信息的完整性、規(guī)范化，達(dá)到管理制度的科學(xué)化，因此標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化工作是PDM項(xiàng)目實(shí)施中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容。充分利用構(gòu)成產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化制度，通過(guò)PDM系統(tǒng)可對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)件、通用件和典型結(jié)構(gòu)等進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)快速的查找，高效的協(xié)同利用。因此，實(shí)施PDM系統(tǒng)工程，必須高度重視流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化制度建設(shè)問(wèn)題。早期我們雖然制定了一些PDM實(shí)施規(guī)范，如《PDM產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)規(guī)范》和更改單、技術(shù)單制作的臨時(shí)規(guī)定，《一一三廠PDM系統(tǒng)檔案管理規(guī)定》、《Q/1D5007-2007產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理TCEng系統(tǒng)應(yīng)用規(guī)范》、《工藝、冶金系統(tǒng)PDM使用管理規(guī)定》、《數(shù)控加工程序編制與管理暫行規(guī)定》、《冶金工藝操作手冊(cè)》、《冶金系統(tǒng)編號(hào)原則》、《基于PDM編制CAPP工藝規(guī)程方法》等，但全面、系統(tǒng)、可操作性規(guī)范的制定還是滯后于PDM實(shí)施的需要。因此，應(yīng)加快相應(yīng)制度、規(guī)范及實(shí)施細(xì)則(工作流程)的通盤(pán)考慮和制定，必要時(shí)可考慮實(shí)施節(jié)點(diǎn)考核，限期完成。著力突出流程優(yōu)化、方便快捷、易于操作、運(yùn)用高效等要素，同時(shí)，依靠系統(tǒng)、流程、及制度確保PAM系統(tǒng)中電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性。
二、PDM系統(tǒng)中電子文檔歸檔、動(dòng)態(tài)管理及“雙軌制”問(wèn)題
PDM系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，其中創(chuàng)建的各類(lèi)文檔，應(yīng)遵循各自不同的審簽流程進(jìn)行審批和歸檔，否則，流程不能順暢進(jìn)行，其電子文檔不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)在線(xiàn)邏輯歸檔。PDM系統(tǒng)文件歸檔按研制過(guò)程中的不同階段和不同版本進(jìn)行。同時(shí)還應(yīng)遵循下列原則：
(一)歸檔要求
1、所有公司研制產(chǎn)品原則上都應(yīng)進(jìn)入PDM系統(tǒng)創(chuàng)建、簽署(含會(huì)簽)，并按不同文件審簽流程進(jìn)行流程審批，同時(shí)實(shí)現(xiàn)電子署名。
2、經(jīng)過(guò)PDM系統(tǒng)創(chuàng)建、完成簽署的各類(lèi)文檔、圖樣相關(guān)屬性應(yīng)著錄齊全，圖符及標(biāo)注應(yīng)符合公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定。(其中圖樣幅面標(biāo)注、生成PDF格式應(yīng)固定位置標(biāo)注，以便檔案部門(mén)打印)
(二)通過(guò)流程會(huì)簽提交歸檔的各類(lèi)文檔、圖樣的打包命名應(yīng)遵循下列規(guī)則：
1、對(duì)于單個(gè)Item Rev發(fā)起流程，流程名稱(chēng)自動(dòng)繼承Item的圖號(hào)、版本、名稱(chēng)。
2、對(duì)于多個(gè)Item Rev發(fā)起流程，流程名稱(chēng)的描述應(yīng)能夠反映出流程中所有對(duì)象的信息。
3、通過(guò)流程會(huì)簽提交歸檔的文檔、圖樣原則上以一份為單位打包歸檔。產(chǎn)品圖樣以一個(gè)型號(hào)為單位打包歸檔。文件編號(hào)及編寫(xiě)原則按公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定執(zhí)行(流程發(fā)起是以數(shù)據(jù)編制者為單位)。
4、通過(guò)流程會(huì)簽提交歸檔的文檔、圖樣原則上應(yīng)保持完整性、成套性。且發(fā)放單位明確。不允許單個(gè)零件或單頁(yè)提交歸檔。
5、對(duì)于更改文件，更改單與更改文件應(yīng)同時(shí)通過(guò)流程提交歸檔，同時(shí)，二者要保持一定的關(guān)聯(lián)性。且更改文件應(yīng)與更改單所載文件相一致。
6、對(duì)于符合歸檔要求的文件、圖樣，檔案部門(mén)接收人員應(yīng)在PDM系統(tǒng)中進(jìn)行接收歸檔，同時(shí)在文件圖樣歸檔人員歸檔本上手工簽字確認(rèn)；對(duì)于不符合歸檔要求的文件、圖樣進(jìn)行否決，同時(shí)，不再接收紙質(zhì)文件圖樣(含硫酸紙)。
(三)歸檔電子文件的動(dòng)態(tài)管理：
1、歸檔后的電子文件發(fā)放：
A、在初期，完成流程審批歸檔后，電子文件自動(dòng)發(fā)布，只要在系統(tǒng)中有用戶(hù)角色的所有人員都能看到，待過(guò)渡期滿(mǎn)后，歸檔電子文件的發(fā)放，由檔案部門(mén)主管人員嚴(yán)格按定額發(fā)放，定額外用戶(hù)臨時(shí)需要參閱的，通過(guò)申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后賦權(quán)。
B、紙質(zhì)發(fā)放，經(jīng)檔案館接收人員接收歸檔的文件、圖樣，將自動(dòng)轉(zhuǎn)入PDM系統(tǒng)出圖人員的郵箱內(nèi)，檔案館出圖人員依據(jù)接收人員提供的任務(wù)單進(jìn)行打印出圖(白圖)。
2、經(jīng)PDM系統(tǒng)打印輸出的文件/圖樣，由檔案館負(fù)責(zé)加蓋紅色“113廠PDM系統(tǒng)出圖”標(biāo)識(shí)章(技術(shù)文件加蓋封面；產(chǎn)品圖樣逐頁(yè)加蓋)，以區(qū)別于紙質(zhì)歸檔的文件材料：并負(fù)責(zé)PDM系統(tǒng)歸檔后輸出打印文件、圖樣的發(fā)放，發(fā)放的文件/圖樣不再加蓋印章；需要存檔的文件/圖樣還應(yīng)加蓋紅色印章；若需增發(fā)定額，由使用單位按相關(guān)要求辦理，同時(shí)加蓋有關(guān)標(biāo)識(shí)章。
3、歸檔電子文件的更改
(1)通過(guò)系統(tǒng)流程提交歸檔的各類(lèi)文件的更改，一律采用換版形式，且保留歷代版本。最新版本為有效版本，此前所有版本皆視為作廢無(wú)效文件。
(2)系統(tǒng)中最新有效版本為現(xiàn)行現(xiàn)用，其它版本僅作參考。
(3)對(duì)于向外提供PDM系統(tǒng)相關(guān)歸檔數(shù)據(jù)或接收外來(lái)PDM系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導(dǎo)出和導(dǎo)入?yún)⒄罩泻綑n案館《 ***項(xiàng)目檔案管理辦法》執(zhí)行。
三、PDM 系統(tǒng)中歸檔的各類(lèi)電子文件，如何實(shí)現(xiàn)物理狀態(tài)的檔案管理?
由于PDM系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)靜態(tài)的檔案管理，那么，大量的歸檔文件如何從系統(tǒng)中導(dǎo)出、備份管理，就顯得尤為重要，大家都知道，電子文件保管期限隨保管條件、保管介質(zhì)不同而不同，但無(wú)論如何，其保管期限都無(wú)法與紙質(zhì)動(dòng)輒保管千年的期限相比。因此，檔案人員在電子文檔提交歸檔后，需根據(jù)要求定期進(jìn)行物理歸檔，同時(shí)，紙質(zhì)存檔一份。
對(duì)于這種情況，我們?cè)?jīng)設(shè)想通過(guò)實(shí)施PDM系統(tǒng)與檔案管理軟件的集成，PDM系統(tǒng)自動(dòng)將文件屬性信息、簽批信息及相關(guān)背景信息傳遞到檔案管理系統(tǒng)，但是，請(qǐng)別忘記了，兩者通過(guò)實(shí)施接口，檔案管理系統(tǒng)只是通過(guò)鏈接查閱到該文件的全文，其實(shí)，真正的電子數(shù)據(jù)還在PDM系統(tǒng)中，并未自動(dòng)采集到檔案管理系統(tǒng)中來(lái)。所以，就是做好接口，檔案管理人員每天也應(yīng)登錄檔案管理系統(tǒng)，對(duì)接收到的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)，并邏輯歸檔到檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)將檔案管理需要的其它屬性信息錄入到檔案管理系統(tǒng)，定期進(jìn)行物理歸檔，在需要進(jìn)行物理歸檔時(shí)，檔案管理系統(tǒng)操作人員在檔案管理系統(tǒng)中通過(guò)搜索形成下載請(qǐng)求清單，并通過(guò)集成接口將清單中的每個(gè)數(shù)據(jù)條目逐一發(fā)給PDM系統(tǒng)，PDM系統(tǒng)收到單個(gè)物理文件數(shù)據(jù)請(qǐng)求后，下載相應(yīng)的物理文件以及相應(yīng)的簽名和屬性信息描述文件，一并返回給檔案系統(tǒng)。檔案人員對(duì)物理文件進(jìn)行整理、分類(lèi)，待鑒定無(wú)誤后導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中，最終完成物理歸檔。
但是，目前，我們遇到的一個(gè)最大的問(wèn)題是，電子文檔邏輯歸檔后，其控制權(quán)限未移交給檔案部門(mén)，使得后續(xù)工作無(wú)法正常展開(kāi)，因此，我們督促公司信息化主管部門(mén)，應(yīng)盡快梳理部門(mén)業(yè)務(wù)職責(zé)范圍，把歸檔電子文件管控權(quán)限盡快移交檔案部門(mén)，信息化主管部門(mén)擔(dān)負(fù)起PDM系統(tǒng)技術(shù)維護(hù)、流程開(kāi)發(fā)、用戶(hù)培訓(xùn)等工作。從而使公司信息化工作步入快速、順暢發(fā)展軌道。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴(lài)品牌。
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本文標(biāo)題：PDM系統(tǒng)中檔案管理探討
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