項目管理是指在確定的時間范圍內(nèi)，為了高效率完成既定目標，經(jīng)由特殊形式的臨時性組織運行機制，并通過有效的計劃、組織、領導與控制，充分利用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理方法。為了實現(xiàn)項目的高效管理，需借助計算機和信息化技術，以項目管理方法和理論為基礎，結合企業(yè)實際情況，開發(fā)出符合企業(yè)需求的項目管理軟件，以協(xié)助項目的實施。
傳統(tǒng)的項目管理軟件系統(tǒng)將項目文檔，如產(chǎn)品CAD圖文檔、工藝文件等嵌套在實施流程中，以致無法對項目文檔進行集中管理。系統(tǒng)也沒有配置專門的工作流管理系統(tǒng)，只能處理特定的開發(fā)流程，軟件適應性低。為了解決上述問題，在項目管理系統(tǒng)中設置了單獨的文檔管理模塊對項目文檔進行管理，并引入工作流管理系統(tǒng)對項目業(yè)務流程進行創(chuàng)建、配置、流轉和監(jiān)控。項目管理的對象是某光電產(chǎn)品制造企業(yè)的產(chǎn)品研發(fā)項目，根據(jù)企業(yè)需求，選擇IBM公司的Lotus Donuno/Notes為軟件開發(fā)平臺。Domino/Notes系統(tǒng)集成了應用軟件開發(fā)環(huán)境和文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅能高效地管理文件，而且可提供多重安全保障，確保了系統(tǒng)的安全性。
1 項目實施流程分析
項目管理系統(tǒng)將工作流管理系統(tǒng)和企業(yè)業(yè)務流程重構(Business Process Reengineering，BPR)技術相結合來管理企業(yè)的各種流程，從而實現(xiàn)企業(yè)流程的自動化。本系統(tǒng)設計的指導原則是以實際項目的實施過程為基礎，以標準流程為導向，對項目進行規(guī)范而高效的管理，因此系統(tǒng)設計的首要任務是將項目實施過程和標準流程聯(lián)系起來。
1.1 項目流程現(xiàn)狀
項目類別不同，其實施的流程也不同，有些項目在產(chǎn)品研發(fā)過程中省去了一些無實際意義的環(huán)節(jié)，由此可見項目實施的流程存在不一致性，為了方便流程的管理，需將項目按照產(chǎn)品類別對實施的流程進行標準化。對于電子行業(yè)產(chǎn)品研發(fā)流程，依據(jù)國際標準化組織(ISO)目前的標準，一個完整項目設置有23個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)什么時候執(zhí)行、由什么人執(zhí)行、執(zhí)行什么任務都有具體說明，供企業(yè)參考執(zhí)行。企業(yè)在開發(fā)新產(chǎn)品時，會根據(jù)開發(fā)對象的特點和企業(yè)的實際情況對ISO標準流程進行必要的調(diào)整，主要是去除對本企業(yè)不必要的環(huán)節(jié)，簡化開發(fā)過程，節(jié)約開發(fā)成本。為了使企業(yè)項目流程符合行業(yè)標準，同時也保持項目流程的企業(yè)特色，應對項目管理的流程進行調(diào)整和規(guī)范。
1.2 標準流程模型建立
根據(jù)ISO9000標準，電子產(chǎn)品研發(fā)項目的完整實施流程包含7個階段，共23個環(huán)節(jié)。實際項目實施時，項目以階段為任務單位執(zhí)行，每個階段指定實施負責人，負責該階段研發(fā)工作的完成和階段文檔的上傳和提交操作。因此，在項目流程建模時將一個項目任務分解為幾個階段性任務進行處理，每個階段的任務包括階段相關技術文檔的提交和階段工作文檔的審批，分別由文檔管理模塊和流程管理模塊來處理，這樣一個項目流程按階段被分解為若干個局部小流程，完整的項目流程包含的環(huán)節(jié)見圖1。
圖1 完整項目環(huán)節(jié)分布圖
如圖1，將一個完整的標準項目流程分成7個階段，7個階段分別對應著7個標準的流程，以項目立項為例，此階段的業(yè)務流程如圖2。
圖2 項目立項申請流程圖
從總體來看，每個階段對應一個標準流程，7個階段之間本身也構成了一個順序執(zhí)行的流程，即通過一個兩層流程模型來模擬項目實施的過程。標準流程固定不變，而階段的數(shù)量可變，階段數(shù)量的變化即對應了項目類別的變化，這樣便于提高項目流程構成的模塊化程度。7個階段的數(shù)量組合構成了項目實施流程的通用模型，企業(yè)在實際產(chǎn)品開發(fā)時，可以根據(jù)項目類別在7個標準階段內(nèi)進行勾選，從而確定項目實施的流程。
2 項目管理系統(tǒng)功能模塊
根據(jù)前面的分析，將項目分為文檔和流程兩部分內(nèi)容進行管理，系統(tǒng)功能模塊如圖3。
圖3 系統(tǒng)功能結構
2.1 文檔管理模塊
文檔管理模塊主要對項目中每個階段的技術文檔進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)文檔的錄入、檢索和查看等功能。項目實施過程中生成的文檔有兩類，一類是審批文檔，嵌入在各階段的流程中，并在流程的節(jié)點之間傳遞，在每個節(jié)點處由具有相應權限的人員填寫審批意見，通過點擊不同的操作按鈕（如通過、駁回等）決定流程的走向。另一類是項目在每個階段的技術文檔，是文檔管理模塊的主要管理對象，這些文檔的管理與其對應階段的流程管理相對獨立，但兩者均提供http網(wǎng)址鏈接到對方頁面，實現(xiàn)文檔管理和流程管理的關聯(lián)互通，便于項目監(jiān)控人員通過項目實施流程查看各個階段的技術文檔，也能在查看各階段技術文檔的同時監(jiān)控該階段的實施流程，從而使具有相關權限的人員可以對項目的整體情況進行把握和控制，便于及時發(fā)現(xiàn)問題和作出項目調(diào)整決策。
2.2 工作流管理系統(tǒng)
工作流管理系統(tǒng)是一個實現(xiàn)流程流轉的軟件系統(tǒng)，主要完成工作流的定義、生成、流轉和流程管理工作，并按照在計算機中預先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執(zhí)行。本文項目管理系統(tǒng)中引入神州數(shù)碼的工作流管理系統(tǒng)——digiflow，這是個基于Lotus Domino/Notes平臺開發(fā)的可視化流程管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中提供了功能強大、靈活的圖形化自定義工作流程管理，主要通過人（角色）、流程和表單來實現(xiàn)業(yè)務流程，具體步驟為：先定義好流程，包括繪出流程圖、設置流程流轉的條件和設定流程中各個節(jié)點的角色權限等；然后將該流程對應的表單畫出并在表單頁面通過添加讀者和作者域進一步對角色和權限進行細化設置，作為審批文檔的模板；最后將流程和表單關聯(lián)配置。
3 項目管理系統(tǒng)方案設計與實現(xiàn)
根據(jù)系統(tǒng)功能模塊的劃分，擬出項目管理系統(tǒng)的設計方案如圖4。
圖4 系統(tǒng)設計方案
項目實施過程如下：
(1)項目立項申請。只有立項申請通過的項目才能進行接下來的階段任務。項目立項申批文檔如圖5。
圖5 項目立項建議書申請
(2)新建項目。確定項目進度計劃，如圖6。項目進度計劃指出了項目組織未來努力的方向和奮斗目標，完善的項目計劃可以使失敗概率降至最低，以最大限度地保證在預期的期限內(nèi)取得預期的效果。
圖6 項目進度計劃
(3)分階段執(zhí)行。主要完成兩個任務，一是推動各階段業(yè)務流程流轉直至結束，以設計評審階段為例，圖7顯示了該階段業(yè)務流程處于研發(fā)部審批環(huán)節(jié)的頁面；二是將各個階段的相關文檔（技術資料、工藝文件等）上傳到文檔管理系統(tǒng)，作為公司項目經(jīng)驗資料保存，便于日后查看和分析，如圖8。在關聯(lián)文檔選項卡界面提供鏈接到該階段流程執(zhí)行頁面的http地址。
圖7 設計評審審批流程
圖8 階段任務提交
(4)項目結束。項目結束分兩種情況，一是正常結束，項目最后一個階段的任務完成即說明該項目已經(jīng)正常結束。二是項目終止，說明項目在實施過程中因為某種原因在某個中間階段終止。
4 結論
實際應用表明，將產(chǎn)品研發(fā)項目的流程和文檔兩部分內(nèi)容分開管理后，項目執(zhí)行時兩者可同時進行，互不影響，而在查看項目（項目監(jiān)控）時又可使兩者統(tǒng)一管理，不僅提升了項目執(zhí)行效率、加強了項目的監(jiān)管功能，而且對項目文檔進行了有效管理，切實提高了企業(yè)項目管理水平。目前，項目管理系統(tǒng)可以在以下兩個方面實現(xiàn)優(yōu)化和擴充：一是工作流引擎支持動態(tài)生成工作流程，實現(xiàn)項目流程的動態(tài)可變；二是引入績效評價模塊，通過對項目實施人員項目完成質(zhì)量、效率以及進度把握等指標進行綜合量化，從而作為人員績效評價的依據(jù)。
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本文標題：基于工作流和文檔管理的項目管理系統(tǒng)設計
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