PDM產品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是用來管理所有與產品相關信息(即描述產品的各種信息，包括零部件信息、配置、文檔、CAD模型、結構、權限信息等)和所有與產品相關過程(包括產品變更、審批過程和其它的工作流程，包括對這些過程定義和管理)的技術。
我公司從2001年開始，按照“總體規(guī)劃、分步實施”的原則，在公司設計部門、工藝制造部門進行PDM系統(tǒng)建設。推行數(shù)字化產品設計、制造和數(shù)據(jù)管理。多年來，在PDM系統(tǒng)中集中進行了各類設計文件、技術文件的創(chuàng)建、流程定制、提交歸檔等開發(fā)和先期準備工作。經過多次反復討論、研究、試行、調研和版本升級等工作，到2010年，基本具備了向檔案部門提交歸檔各類經流程審簽的電子文件的條件，從2011年5月份起，公司開始停止紙質文件歸檔，全面實施基于PDM系統(tǒng)協(xié)同制造平臺為依托的電子文件歸檔、管理、制造、應用體系。那么，對于我們檔案工作者來說，大量基于PDM系統(tǒng)的發(fā)動機燃油控制系統(tǒng)產品數(shù)字化設計制造并行協(xié)同產生的且已歸檔的各類設計文檔、工藝文檔、工裝文檔、標準規(guī)范文件檔、質量文檔等電子文件如何科學、有效管理?快速、高效提供利用?安全、可靠異地備份?就成了擺在我們各位檔案工作著面前緊迫和急需解決的現(xiàn)實問題。
目前電子檔案管理我們面臨的主要問題：
一是缺乏系統(tǒng)、完備的制度和應用規(guī)范支持。
二是在PDM系統(tǒng)中如何規(guī)范、順暢實施各類文檔接收歸檔?歸檔后的的電子文件如何實施完整、有效管理?在目前無法達到無紙化程度時，如何同步、高效實現(xiàn)“雙軌制”管理?
三是PDM產品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，它的最大特點是一個動態(tài)管理系統(tǒng)，那么，隨著時間的推移，其中產生的大量的歸檔電子數(shù)據(jù)文件如何按照檔案管理的要求進行組卷、管理、提供后期利用?如果無法實現(xiàn)，其電子數(shù)據(jù)如何移交檔案部門?對于移交的電子檔案，檔案部門如何實施管理?
一、主要思路及做法
1、制度和規(guī)范建設方面要充分重視產品數(shù)據(jù)的標準化和流程的規(guī)范化制度建設。因為制度是基礎，是大家行動的指南和準則。只有在此基礎之上，我們才能形成標準化、規(guī)范化、系列化的各類電子文檔。各種數(shù)據(jù)的交流，也離不開標準化、規(guī)范化。實施PDM，實際上就是要實現(xiàn)企業(yè)產品信息的完整性、規(guī)范化，達到管理制度的科學化，因此標準化、規(guī)范化、制度化工作是PDM項目實施中一項非常重要的內容。充分利用構成產品的標準化、規(guī)范化制度，通過PDM系統(tǒng)可對這些標準件、通用件和典型結構等進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)快速的查找，高效的協(xié)同利用。因此，實施PDM系統(tǒng)工程，必須高度重視流程的標準化和規(guī)范化制度建設問題。早期我們雖然制定了一些PDM實施規(guī)范，如《PDM產品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)規(guī)范》和更改單、技術單制作的臨時規(guī)定，《一一三廠PDM系統(tǒng)檔案管理規(guī)定》、《Q/1D5007-2007產品數(shù)據(jù)管理TCEng系統(tǒng)應用規(guī)范》、《工藝、冶金系統(tǒng)PDM使用管理規(guī)定》、《數(shù)控加工程序編制與管理暫行規(guī)定》、《冶金工藝操作手冊》、《冶金系統(tǒng)編號原則》、《基于PDM編制CAPP工藝規(guī)程方法》等，但全面、系統(tǒng)、可操作性規(guī)范的制定還是滯后于PDM實施的需要。因此，應加快相應制度、規(guī)范及實施細則(工作流程)的通盤考慮和制定，必要時可考慮實施節(jié)點考核，限期完成。著力突出流程優(yōu)化、方便快捷、易于操作、運用高效等要素，同時，依靠系統(tǒng)、流程、及制度確保PAM系統(tǒng)中電子文件的真實性、完整性、有效性。
二、PDM系統(tǒng)中電子文檔歸檔、動態(tài)管理及“雙軌制”問題
PDM系統(tǒng)是一個復雜的動態(tài)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，其中創(chuàng)建的各類文檔，應遵循各自不同的審簽流程進行審批和歸檔，否則，流程不能順暢進行，其電子文檔不能實現(xiàn)系統(tǒng)在線邏輯歸檔。PDM系統(tǒng)文件歸檔按研制過程中的不同階段和不同版本進行。同時還應遵循下列原則：
(一)歸檔要求
1、所有公司研制產品原則上都應進入PDM系統(tǒng)創(chuàng)建、簽署(含會簽)，并按不同文件審簽流程進行流程審批，同時實現(xiàn)電子署名。
2、經過PDM系統(tǒng)創(chuàng)建、完成簽署的各類文檔、圖樣相關屬性應著錄齊全，圖符及標注應符合公司相關標準與規(guī)定。(其中圖樣幅面標注、生成PDF格式應固定位置標注，以便檔案部門打印)
(二)通過流程會簽提交歸檔的各類文檔、圖樣的打包命名應遵循下列規(guī)則：
1、對于單個Item Rev發(fā)起流程，流程名稱自動繼承Item的圖號、版本、名稱。
2、對于多個Item Rev發(fā)起流程，流程名稱的描述應能夠反映出流程中所有對象的信息。
3、通過流程會簽提交歸檔的文檔、圖樣原則上以一份為單位打包歸檔。產品圖樣以一個型號為單位打包歸檔。文件編號及編寫原則按公司相關標準及規(guī)定執(zhí)行(流程發(fā)起是以數(shù)據(jù)編制者為單位)。
4、通過流程會簽提交歸檔的文檔、圖樣原則上應保持完整性、成套性。且發(fā)放單位明確。不允許單個零件或單頁提交歸檔。
5、對于更改文件，更改單與更改文件應同時通過流程提交歸檔，同時，二者要保持一定的關聯(lián)性。且更改文件應與更改單所載文件相一致。
6、對于符合歸檔要求的文件、圖樣，檔案部門接收人員應在PDM系統(tǒng)中進行接收歸檔，同時在文件圖樣歸檔人員歸檔本上手工簽字確認；對于不符合歸檔要求的文件、圖樣進行否決，同時，不再接收紙質文件圖樣(含硫酸紙)。
(三)歸檔電子文件的動態(tài)管理：
1、歸檔后的電子文件發(fā)放：
A、在初期，完成流程審批歸檔后，電子文件自動發(fā)布，只要在系統(tǒng)中有用戶角色的所有人員都能看到，待過渡期滿后，歸檔電子文件的發(fā)放，由檔案部門主管人員嚴格按定額發(fā)放，定額外用戶臨時需要參閱的，通過申請經批準后賦權。
B、紙質發(fā)放，經檔案館接收人員接收歸檔的文件、圖樣，將自動轉入PDM系統(tǒng)出圖人員的郵箱內，檔案館出圖人員依據(jù)接收人員提供的任務單進行打印出圖(白圖)。
2、經PDM系統(tǒng)打印輸出的文件/圖樣，由檔案館負責加蓋紅色“113廠PDM系統(tǒng)出圖”標識章(技術文件加蓋封面；產品圖樣逐頁加蓋)，以區(qū)別于紙質歸檔的文件材料：并負責PDM系統(tǒng)歸檔后輸出打印文件、圖樣的發(fā)放，發(fā)放的文件/圖樣不再加蓋印章；需要存檔的文件/圖樣還應加蓋紅色印章；若需增發(fā)定額，由使用單位按相關要求辦理，同時加蓋有關標識章。
3、歸檔電子文件的更改
(1)通過系統(tǒng)流程提交歸檔的各類文件的更改，一律采用換版形式，且保留歷代版本。最新版本為有效版本，此前所有版本皆視為作廢無效文件。
(2)系統(tǒng)中最新有效版本為現(xiàn)行現(xiàn)用，其它版本僅作參考。
(3)對于向外提供PDM系統(tǒng)相關歸檔數(shù)據(jù)或接收外來PDM系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導出和導入?yún)⒄罩泻綑n案館《 ***項目檔案管理辦法》執(zhí)行。
三、PDM 系統(tǒng)中歸檔的各類電子文件，如何實現(xiàn)物理狀態(tài)的檔案管理?
由于PDM系統(tǒng)是一個動態(tài)的產品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，無法實現(xiàn)靜態(tài)的檔案管理，那么，大量的歸檔文件如何從系統(tǒng)中導出、備份管理，就顯得尤為重要，大家都知道，電子文件保管期限隨保管條件、保管介質不同而不同，但無論如何，其保管期限都無法與紙質動輒保管千年的期限相比。因此，檔案人員在電子文檔提交歸檔后，需根據(jù)要求定期進行物理歸檔，同時，紙質存檔一份。
對于這種情況，我們曾經設想通過實施PDM系統(tǒng)與檔案管理軟件的集成，PDM系統(tǒng)自動將文件屬性信息、簽批信息及相關背景信息傳遞到檔案管理系統(tǒng)，但是，請別忘記了，兩者通過實施接口，檔案管理系統(tǒng)只是通過鏈接查閱到該文件的全文，其實，真正的電子數(shù)據(jù)還在PDM系統(tǒng)中，并未自動采集到檔案管理系統(tǒng)中來。所以，就是做好接口，檔案管理人員每天也應登錄檔案管理系統(tǒng)，對接收到的數(shù)據(jù)進行分類，并邏輯歸檔到檔案管理系統(tǒng)，同時將檔案管理需要的其它屬性信息錄入到檔案管理系統(tǒng)，定期進行物理歸檔，在需要進行物理歸檔時，檔案管理系統(tǒng)操作人員在檔案管理系統(tǒng)中通過搜索形成下載請求清單，并通過集成接口將清單中的每個數(shù)據(jù)條目逐一發(fā)給PDM系統(tǒng)，PDM系統(tǒng)收到單個物理文件數(shù)據(jù)請求后，下載相應的物理文件以及相應的簽名和屬性信息描述文件，一并返回給檔案系統(tǒng)。檔案人員對物理文件進行整理、分類，待鑒定無誤后導入到檔案管理系統(tǒng)中，最終完成物理歸檔。
但是，目前，我們遇到的一個最大的問題是，電子文檔邏輯歸檔后，其控制權限未移交給檔案部門，使得后續(xù)工作無法正常展開，因此，我們督促公司信息化主管部門，應盡快梳理部門業(yè)務職責范圍，把歸檔電子文件管控權限盡快移交檔案部門，信息化主管部門擔負起PDM系統(tǒng)技術維護、流程開發(fā)、用戶培訓等工作。從而使公司信息化工作步入快速、順暢發(fā)展軌道。
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