系統(tǒng)構(gòu)架設(shè)計是要根據(jù)系統(tǒng)分析的要求和組織的實際來對新系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)形式和可利用的資源進行大致的設(shè)計。它是一種宏觀的、總體上的設(shè)計和規(guī)劃,主要包括子系統(tǒng)的劃分、子系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設(shè)計等。本文針對中小制造企業(yè)供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)進行了如下的設(shè)計。
(一)生產(chǎn)分廠子模塊。生產(chǎn)部接收市場營銷部的訂貨合同,生產(chǎn)部門進行合同分析并查看倉庫的庫存量,根據(jù)銷售合同的訂貨額,交貨日期及庫存剩余量來下發(fā)生產(chǎn)計劃,研究所根據(jù)生產(chǎn)計劃下發(fā)技術(shù)通知,生產(chǎn)分廠接收到生產(chǎn)計劃后,按照BOM清單進行生產(chǎn),如果分廠沒有能力生產(chǎn),則向生產(chǎn)部門進行信息反饋,由生產(chǎn)部門下發(fā)新的生產(chǎn)計劃,如果需要原材料,則填寫原材料及配套件需用計劃單到采購部請購,如果需要配套件,則填寫原材料及配套件需用計劃單交到生產(chǎn)部,由生產(chǎn)下發(fā)新的生產(chǎn)計劃。生產(chǎn)過程完成后,由相應(yīng)的生產(chǎn)分廠填寫報檢通知單送往質(zhì)檢部門報檢,不合格產(chǎn)品退回該分廠重新加工生產(chǎn),檢驗合格后,質(zhì)檢部門填寫入庫產(chǎn)品明細表繳庫,倉庫為該分廠開具繳庫單以備將來查詢。
(二)生產(chǎn)調(diào)度子模塊。生產(chǎn)計劃下發(fā)后,生產(chǎn)調(diào)度員關(guān)注著生產(chǎn)分廠的生產(chǎn)完成情況,通過查看生產(chǎn)分廠的繳庫單來掌握生產(chǎn)分廠的生產(chǎn)情況,當生產(chǎn)調(diào)度員估計生產(chǎn)分廠的生產(chǎn)進度可能會造成生產(chǎn)計劃不能夠按照預(yù)期的時間完成時,生產(chǎn)調(diào)度員便給該分廠下發(fā)欠繳品種通知單來督促該分廠的生產(chǎn)能夠按照生產(chǎn)計劃有效地進行。
在生產(chǎn)分廠的生產(chǎn)過程中,有可能出現(xiàn)某一個器件自己生產(chǎn)不了,而另外一個生產(chǎn)分廠可以生產(chǎn),那么,生產(chǎn)調(diào)度員就要根據(jù)實際情況協(xié)調(diào)各個分廠進行生產(chǎn)。如果分廠不能夠按照計劃進行生產(chǎn),生產(chǎn)調(diào)度員就要開具調(diào)度命令單督促其生產(chǎn)。
(三)生產(chǎn)統(tǒng)計子模塊。生產(chǎn)統(tǒng)計是對各項生產(chǎn)信息的準確的統(tǒng)計有利于以后更好地生產(chǎn),對銷售部門業(yè)務(wù)統(tǒng)計有利于各部門之間的互相監(jiān)督。生產(chǎn)統(tǒng)計員需要查看成品繳庫明細,然后統(tǒng)計各個分廠的成品完成進度。成品完成進度是對每個分廠按照產(chǎn)品類別進行統(tǒng)及該月繳庫的總重量。生產(chǎn)統(tǒng)計員在年末對市場營銷部的年訂貨額按月進行統(tǒng)計。
二、庫存管理
(一)物料管理子模塊。物料管理包括物料的添加、刪除、修改和查找。物料信息主要包括物料編號、物料名稱、物料類型(原材料等)、規(guī)格型號、單重、類別、計劃價格、平均價格、技術(shù)參數(shù)和備注信息。
物料授權(quán)是為每個倉庫分配物料,每個倉庫都有自己所管轄的物料,倉庫管再根據(jù)實際情況把物料授權(quán)給符合命名規(guī)則的保管員用戶。
(二)基本信息管理子模塊。由于在庫存管理業(yè)務(wù)中,會涉及到供貨商、客戶、庫位等基本信息,就有必要對這些基本信息規(guī)范化管理,以提高系統(tǒng)運行效率。供貨商和客戶的基本信息包括編碼、名稱、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系人職務(wù)、省份、城市、地區(qū)、詳細地址、聯(lián)系電話、傳真、郵政編碼、電子郵件、銀行帳號、稅號和備注信息。
企業(yè)的庫位數(shù)量是根據(jù)實際確定的,并且隨著企業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)的擴大,庫位會產(chǎn)生變化,或因需要而添加、或取消原有的庫位、或更名。為了適應(yīng)庫位的變更,就有必要設(shè)計出靈活的庫位管理辦法。針對中小企業(yè)供應(yīng)鏈管理的實際情況,抽象出了動態(tài)的創(chuàng)建庫位、刪除庫位、修改庫位和查詢庫位信息的功能。庫位信息包括庫位編號、名稱、所屬庫位、負責人、聯(lián)系電話、傳真和備注信息。
(三)業(yè)務(wù)報表管理子模塊。目前,中小企業(yè)供應(yīng)鏈管理庫存管理中產(chǎn)生的報表主要有庫存收發(fā)明細帳、倉庫對帳表、倉庫匯總表。這些報表通常都是人工算取,在庫存管理子模塊中,可以根據(jù)業(yè)務(wù)管理子模塊中的月結(jié)信息,報表都可以自動產(chǎn)生。
三、采購和市場營銷管理
(一)計劃管理子模塊。主要包括銷售計劃管理、回款計劃管理。市場營銷部主任年初根據(jù)市場、網(wǎng)上招標信息、相關(guān)雜志、往年銷售情況、工程相關(guān)信息、對該廠計劃部下發(fā)的全年指標進行的分解,制定市場訂貨回款指標分解明細表,即銷售計劃。銷售計劃包含銷售員所管轄的區(qū)域以及該年度的訂貨指標、回款指標。
一般情況下銷售業(yè)務(wù)員簽訂合同后并不能馬上得到回款,那么每個銷售業(yè)務(wù)員每個月都要根據(jù)自己簽訂的銷售合同來編寫相應(yīng)的貨款回收計劃,貨款回收計劃包含本人的收款總額以及具體針對每個客戶的回款情況。貨款回收計劃由市場營銷部領(lǐng)導(dǎo)審核,主任批準后生效。市場營銷部的領(lǐng)導(dǎo)可以按月查看每個銷售業(yè)務(wù)員的回款計劃。
(二)銷售管理子模塊。銷售業(yè)務(wù)的整個流程由簽訂合同開始,直至合同完成。首先銷售業(yè)務(wù)員簽訂合同后,送往生產(chǎn)部,由生產(chǎn)部根據(jù)庫存情況下發(fā)生產(chǎn)計劃。在至少有一部分庫存的情況下,由計劃員根據(jù)客戶需求及銷售合同編制發(fā)貨計劃及運輸通知單。發(fā)貨計劃需要包含:對應(yīng)合同編號、收貨單位地址、到站、計劃發(fā)貨日期等信息。運輸通知單需要包含:運輸方式、運費負擔、產(chǎn)品重量、聯(lián)系人等信息。發(fā)貨計劃一般在運輸通知單之前下發(fā),成品庫只有在兩份單據(jù)均收到后才發(fā)貨。一份發(fā)貨計劃可能對應(yīng)多張運輸通知單,但一份運輸通知單只對應(yīng)一份發(fā)貨計劃。發(fā)貨計劃和運輸通知單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后送達成品庫,成品庫對貨物進行包裝,運輸業(yè)務(wù)員根據(jù)運輸方式調(diào)配車輛,與相關(guān)部門簽訂運輸合同或其他運輸單據(jù),市場營銷部需要對運輸單據(jù)進行管理。銷售員會在發(fā)貨過程中以及發(fā)貨完成后進行回款。發(fā)票業(yè)務(wù)員會根據(jù)匯款情況以及客戶要求來開具發(fā)票。當計劃員通過查詢某合同的銷售出庫情況來確定合同是否完成。合同完成時合同中的并非所有產(chǎn)品都已經(jīng)發(fā)出。
(三)訂貨統(tǒng)計子模塊。市場營銷部主任需要及時查看銷售員從年初到目前為止的訂貨情況。本廠的銷售產(chǎn)品,對品種和類別進行分類統(tǒng)計。根據(jù)銷售員簽訂的銷售合同的合同金額統(tǒng)計其各個月份的訂貨總金額,到目前為止的總金額、以及各等級的總金額。
(四)采購管理子模塊。當生產(chǎn)部生產(chǎn)過程中需要某些原材料而庫存不夠用的時候,就會向采購部提交請購單,采購部根據(jù)請購單的請購物料決定是否需要招標,如果需要招標,則申請招標找到合適的供應(yīng)商,如果不需要招標則直接根據(jù)以往的供應(yīng)商信息及采購項來尋找供應(yīng)商。找到合適的供應(yīng)商之后則簽訂購買合同,填寫付款審批單,付款審批單經(jīng)審批通過后付款采購。采購進來的原料要根據(jù)原料性質(zhì)及器材廠規(guī)定決定是否質(zhì)檢,需要質(zhì)檢的產(chǎn)品如果檢查不合格則可以選擇退貨或者換貨。質(zhì)檢合格以及不需要質(zhì)檢的原料則安排入庫。
四、權(quán)限管理
在系統(tǒng)中有許多權(quán)限都是基本權(quán)利,先創(chuàng)建一個組賬戶,并對該組賬戶授予相應(yīng)的權(quán)限,組賬戶沒有實際意義,當對一個具體賬戶進行授權(quán)時,把該賬戶歸為該組的一個成員,該賬戶就會擁有該組賬戶的所有權(quán)限,從而降低了授權(quán)業(yè)務(wù)的操作難度。任何賬戶的權(quán)限都是由管理員授予的,當一個賬戶需要某一個或者某些權(quán)限時,那么他就要向相應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)申請,主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,管理員選擇該賬戶并為其授予相應(yīng)的權(quán)利。
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