0 引言

    PDM作為一軟件系統(tǒng)項(xiàng)目，風(fēng)險(xiǎn)是與生俱來的。在實(shí)施過程中，會面臨人員問題、不斷變換的用戶需求、軟件功能不滿足業(yè)務(wù)實(shí)際情況、糟糕的計(jì)劃估算、不可信賴的合作伙伴、欠缺的管理經(jīng)驗(yàn)、傷筋動骨的開發(fā)失敗、性能欠佳等等不勝枚舉的風(fēng)險(xiǎn)。此時(shí)，較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)意識和行之有效的應(yīng)對策略對確保項(xiàng)目的成功是非常重要的。如果你不主動地?fù)魯★L(fēng)險(xiǎn)，它們就會主動擊敗你。

1 人的因素

    在項(xiàng)目實(shí)施過程中，風(fēng)險(xiǎn)越晚被發(fā)現(xiàn)，付出的成本也將越大。圖1是項(xiàng)目生命周期、風(fēng)險(xiǎn)和成本的關(guān)系。

    圖1 項(xiàng)目生命周期、風(fēng)險(xiǎn)和成本的關(guān)系

    因此，盡早進(jìn)行PDM風(fēng)險(xiǎn)管理是必要的。本文從多方面對PDM實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了分析并提供了應(yīng)對策略。

    1.1 人員對項(xiàng)目的決策影響

    (1)公司領(lǐng)導(dǎo)：公司領(lǐng)導(dǎo)決策項(xiàng)目運(yùn)作方向和力度，因此首先必須獲得公司領(lǐng)導(dǎo)的支持。信息化工程向來被視為一把手工程，領(lǐng)導(dǎo)的重視度決定資金和人力的投入以及遇到障礙、困難和抱怨時(shí)的決策方向和支持力度，而這些都會影響到項(xiàng)目實(shí)施的成敗。

    而公司領(lǐng)導(dǎo)的重視度一定程度上來自項(xiàng)目組成員的推動。實(shí)施PDM項(xiàng)目能給公司帶來什么益處？實(shí)施要付出的代價(jià)是什么？有哪些重點(diǎn)困難？項(xiàng)目組在實(shí)施前就應(yīng)該讓領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識到項(xiàng)目的重要性以及可能遇到的障礙，讓領(lǐng)導(dǎo)層下定決心。通過高層領(lǐng)導(dǎo)的直接干預(yù)與支持，可以對項(xiàng)目實(shí)施起到推波助瀾、事半功倍的效果。

    (2)項(xiàng)目經(jīng)理：PDM項(xiàng)目經(jīng)理會決定項(xiàng)目的很多具體運(yùn)作，有些決策甚至非常關(guān)鍵。因此，執(zhí)行力強(qiáng)、決斷力強(qiáng)、協(xié)調(diào)能力佳、對業(yè)務(wù)和系統(tǒng)有一定了解的項(xiàng)目經(jīng)理是必須的。另外，項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)著整個(gè)PDM實(shí)施團(tuán)隊(duì)，他的管理能力和個(gè)人風(fēng)格也對整個(gè)團(tuán)隊(duì)的士氣和進(jìn)度有決定性的影響。他不能唯上級領(lǐng)導(dǎo)指示是從，也不能猶猶豫豫、瞻前顧后，應(yīng)善于鼓動士氣，敢于克服困難，更善于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和尋求上層領(lǐng)導(dǎo)支持。

    1.2 人力資源管理

    (1)團(tuán)隊(duì)管理：人力資源管理方面主要體現(xiàn)在PDM實(shí)施團(tuán)隊(duì)是一個(gè)綜合體，各個(gè)人員之間分工是否明確，所有的人員是否到位，團(tuán)隊(duì)中的人員是否能夠勝任所負(fù)責(zé)的工作，關(guān)鍵人員會不會離開團(tuán)隊(duì)，這些都應(yīng)該進(jìn)行充分的考慮。

    PDM實(shí)施團(tuán)隊(duì)中，需具備有信息化系統(tǒng)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的人員，也需要系統(tǒng)管理員；需要業(yè)務(wù)部門骨干，更需要標(biāo)準(zhǔn)化工程師。項(xiàng)目剛開始成立的時(shí)候，全職的項(xiàng)目實(shí)施人員是必須的：供應(yīng)商進(jìn)場以后，業(yè)務(wù)用戶則很重要，系統(tǒng)上線使用后，技術(shù)支持人員和系統(tǒng)管理員則很關(guān)鍵。

    (2)骨干成員的管理：團(tuán)隊(duì)骨干成員的突然離開，會對項(xiàng)目帶來很大的沖擊。預(yù)防此類風(fēng)險(xiǎn)的主要方法，一是對成員適時(shí)進(jìn)行激勵，提高他們的成就感，二是提前培養(yǎng)多名骨干成員。

    (3)最終用戶的管理：PDM在經(jīng)過產(chǎn)品選型、系統(tǒng)開發(fā)、上線運(yùn)行之后，最終能否在企業(yè)內(nèi)得到很好的應(yīng)用，關(guān)鍵還在于是否被廣大用戶所接受。對PDM實(shí)施團(tuán)隊(duì)來說，除了系統(tǒng)實(shí)施，如何建立良性的用戶關(guān)系也是必須要鉆研的一門學(xué)問。面對形形式式的用戶和用戶需求，要學(xué)會把握用戶心理，并建立暢通的溝通機(jī)制，了解其真正需求，進(jìn)行合理地引導(dǎo)，從根本上解決問題．讓用戶從感情和事實(shí)上接受PDM系統(tǒng)。

2 項(xiàng)目目標(biāo)和需求

    2.1 改正需求錯誤所付出的成本和項(xiàng)目階段的關(guān)系

    改正軟件需求錯誤的成本在項(xiàng)目各個(gè)階段的關(guān)系如圖2所示。從圖中可以看出，到實(shí)施階段才發(fā)現(xiàn)的需求錯誤導(dǎo)致的成本將大幅上升。

    圖2 項(xiàng)目各階段改正軟件需求錯誤的成本

    因此，如何盡早識別需求風(fēng)險(xiǎn)并進(jìn)行預(yù)防呢？

    2.2 項(xiàng)目選型前的目標(biāo)和需求管理

    在項(xiàng)目選型之前．一旦決定引進(jìn)PDM系統(tǒng)，就必須明確項(xiàng)目總體目標(biāo)和詳細(xì)需求。總體目標(biāo)決定項(xiàng)目實(shí)施的方向和最終達(dá)到的效果，詳細(xì)需求使需求更清晰，更易于操作，因此應(yīng)盡量詳細(xì)，可以在選型過程中不斷完善。

    如果需求不明確，將會導(dǎo)致產(chǎn)品選擇不合適；如果需求不滿足實(shí)際情況，會導(dǎo)致項(xiàng)目很難推動。這兩種情況都很容易導(dǎo)致項(xiàng)目的最終失敗。

    要注意，必須列出重要和關(guān)鍵需求，如果供應(yīng)商無法滿足，則考慮不選購該供應(yīng)商，如果可以滿足，則一定要記錄下來，并在以后簽訂技術(shù)協(xié)議時(shí)注明。圖3和圖4為選型前列出的總體目標(biāo)和詳細(xì)需求記錄表格式。

    圖3 總體目標(biāo)記錄表   

圖4 項(xiàng)目選型需求記錄表

    2.3 項(xiàng)目選型階段的目標(biāo)和需求管理

    主要注意以下幾點(diǎn)：在有需求的基礎(chǔ)上展開選型工作；要對產(chǎn)品有充分的認(rèn)識；使用方充分參與；多個(gè)供應(yīng)商參與選型；不要被供應(yīng)商介紹的表象所迷惑，盡量眼見為實(shí)。

    2.4 項(xiàng)目實(shí)施階段的目標(biāo)和需求管理

    供應(yīng)商進(jìn)場后，業(yè)務(wù)需求調(diào)研至關(guān)重要。一定要廣泛全面征詢用戶意見，全力獲得業(yè)務(wù)單位的高度重視和強(qiáng)力支持。有些內(nèi)容是必須明確的，如所管理的數(shù)據(jù)范圍和生命周期狀態(tài)、流程、視圖、編碼方案、需和哪些系統(tǒng)做集成、接口信息及安全等。

    項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)階段，包括方案設(shè)計(jì)、代碼開發(fā)、測試等，此階段需反復(fù)評審，細(xì)致測試，并盡可能的模擬實(shí)際業(yè)務(wù)場景，把真正的業(yè)務(wù)需求盡可能的挖掘出來。

    2.5 需求控制

    對膨脹的需求如何進(jìn)行控制？系統(tǒng)上線以后，用戶很容易提出各種各樣不同的需求，PDM實(shí)施團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)設(shè)立專人進(jìn)行處理，對需求進(jìn)行分析、把握，解決合理化需求。

3 項(xiàng)目管理

    3.1 項(xiàng)目計(jì)劃

    項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃在PDM項(xiàng)目剛開始啟動時(shí)制訂，在項(xiàng)目實(shí)施過程中根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行完善，以避免無限制的拖延項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間、消耗人員精力。

    3.2 項(xiàng)目資料管理

    為避免項(xiàng)目資料的流失，可從以下方面進(jìn)行管理：①設(shè)立專門的管理員，對每次會議、考察、選型、匯報(bào)、指示進(jìn)行記錄，并將相關(guān)文檔進(jìn)行存檔和總結(jié)；②建立專門的資料管理服務(wù)器。將PDM項(xiàng)目所產(chǎn)生的交付物、成果進(jìn)行管理、總結(jié)。

    3.3 項(xiàng)目例會制度

    項(xiàng)目實(shí)施過程中的項(xiàng)目例會制度，可以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)層、實(shí)施層、使用方之間的有效溝通，并幫助大家了解工作的進(jìn)展情況、解決項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的問題、推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施及共享體會。下面是具體的開展方式：

    (1)項(xiàng)目例會制度可以以周例會、月例會、年度例會等形式存在，并在一開始確定參加會議的相關(guān)人員，比如業(yè)務(wù)關(guān)鍵用戶參加周例會，領(lǐng)導(dǎo)層參加月度例會。

    (2)在開例會之前，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人需提前安排準(zhǔn)備好相關(guān)工作�？蓮膱D5所示的幾個(gè)方面進(jìn)行工作匯報(bào)。

    圖5 項(xiàng)目周報(bào)模板

4 項(xiàng)目實(shí)施

    4.1 分步實(shí)施還是全線推廣

    全線推廣適用于小型企業(yè)，大企業(yè)如果采用全線推廣，將極大消耗人員精力，也不利于系統(tǒng)完善和維護(hù)。采用分步實(shí)施時(shí)，應(yīng)從業(yè)務(wù)應(yīng)用最成熟的部門開始實(shí)施，這樣可以盡量減少系統(tǒng)和實(shí)際業(yè)務(wù)之間的沖突。

    4.2 用戶數(shù)和數(shù)據(jù)量的預(yù)測

    項(xiàng)目正式上線之前，要提前預(yù)測用戶數(shù)和數(shù)據(jù)量，因?yàn)榉��?wù)器架構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等都是基于合理的用戶數(shù)和數(shù)據(jù)量的預(yù)測。

    4.3 系統(tǒng)規(guī)范

    及時(shí)推出規(guī)范化的實(shí)施和系統(tǒng)操作文件。根據(jù)系統(tǒng)推廣進(jìn)度，需對用戶的操作、系統(tǒng)內(nèi)的流程進(jìn)行規(guī)范化，并形成相應(yīng)的文件。

    4.4 數(shù)據(jù)規(guī)范

    提前做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、規(guī)范性和通用化工作。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、規(guī)范性和通用化工作對公司來說是一件基礎(chǔ)工作，而且非常重要，會影響PDM上線后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、設(shè)計(jì) 規(guī)范、產(chǎn)品通用化等，也是體現(xiàn)PDM價(jià)值的主要所在。但在PDM系統(tǒng)剛開始使用時(shí)很容易被忽視。因此，最好在上線前就制訂相應(yīng)的方案和制度做保障。此項(xiàng)工 作可交由標(biāo)準(zhǔn)化部門來主負(fù)責(zé)。

    4.5 推廣策略

    好的推廣策略可以幫助項(xiàng)目正常開展。在項(xiàng)目上線前就應(yīng)充分估計(jì)項(xiàng)目上線后對用戶帶來的沖擊，并制訂應(yīng)對措施。對領(lǐng)導(dǎo)層和用戶，則應(yīng)提前告知項(xiàng)目可能遇到的 障礙和困難、系統(tǒng)可能會出現(xiàn)的問題和瓶頸。推動項(xiàng)目不能靠一味的鼓吹和宣傳，有時(shí)候適當(dāng)?shù)穆度狈炊�能得到更多的支持和理解�?/p>

    4.6 培訓(xùn)管理

    做好培訓(xùn)管理工作。用戶對系統(tǒng)的認(rèn)識，來自于最初的培訓(xùn)，所以一定要重視培訓(xùn)工作，培養(yǎng)專業(yè)的培訓(xùn)老師，并編制完善的培訓(xùn)文檔。

5 結(jié)束語

    在PDM項(xiàng)目實(shí)施過程中，雖然可以識別和預(yù)防一些風(fēng)險(xiǎn)，但風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重要特征就是不確定性，而且PDM項(xiàng)目本身就是一項(xiàng)創(chuàng)新活動，是需要不斷探索和實(shí)踐 的。因此，除了本文所述及的風(fēng)險(xiǎn)，還需要大家在實(shí)際工作中，充分發(fā)揮主觀能動性，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，盡可能地將風(fēng)險(xiǎn)的負(fù)面影響降到最低。

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本文標(biāo)題：PDM項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防

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