1 概述

    在汽車產(chǎn)品的設(shè)計活動中，除產(chǎn)品圖紙外，還會輸出設(shè)計活動中產(chǎn)生的其它一些文件（如設(shè)計任務(wù)書、計算書、試驗報告等），隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)中的普及，使我們有可能將這些文件放在計算機中起草、會簽、審批、存檔，且在日后的工作中可以借助企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)來查詢、閱讀這些文檔，或在某個項目實施到某個節(jié)點時，快捷地統(tǒng)計出該項目的哪些文件已經(jīng)完成，或統(tǒng)計一年中產(chǎn)生了哪些文件。這樣做的另一個益處是：可以提高工作效率，減少紙張的使用，逐步實現(xiàn)無紙化辦公，減少日常性工作的費用。

    實際工作中需要標(biāo)準(zhǔn)化工作人員考慮好本單位技術(shù)文件在計算機中管理的方案，然后由軟件工程師按標(biāo)準(zhǔn)化工作人員的方案，對現(xiàn)有的PDM系統(tǒng)做二次開發(fā)，以適應(yīng)本單位的實際需要。

    本文主要探討如何考慮好技術(shù)文件在計算機中管理的方案。

2 產(chǎn)品設(shè)計文件在PDM中的管理

    筆者所在的單位是汽車生產(chǎn)企業(yè)，本單位的產(chǎn)品設(shè)計文件是指在產(chǎn)品研究、試制、試驗、評審、驗證、定型（鑒定）過程中產(chǎn)生的各種設(shè)計文件，但不包括產(chǎn)品圖紙、明細表、修改通知單、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等。常用的技術(shù)文件見表1。

    在未用PDM管理之前，技術(shù)文件的編號規(guī)則分兩種情況：

    在編號中不需要表明發(fā)文單位時，技術(shù)文件編號的構(gòu)成：

    圖1 技術(shù)文件編號的構(gòu)成

    文件類別代碼（按表1規(guī)定，修改采用QC/T 7）

    表1 常用文件名稱及其代碼

    注：字母的選擇與“文件類別名稱”相關(guān)聯(lián)

    例如：

    SB110022 換擋拉索斷裂試驗報告 （SB-試驗報告，11-2011年，0022-11年第22個試驗報告）

    PS070010 08款前風(fēng)窗下橫梁評審報告 （PS-評審報告，07-2007年，0010-07年第10個評審報告）

    在編號中需要表明發(fā)文單位時，技術(shù)文件編號的構(gòu)成：

    圖2 技術(shù)文件編號

    單位代碼：

    10發(fā)動機設(shè)計室，11產(chǎn)品規(guī)劃室；

    12車型設(shè)計室，13車身設(shè)計室；

    14道路試驗室，15底盤設(shè)計室；

    16技術(shù)檔案室，17電器設(shè)計室；

    18變速箱設(shè)計室，19車橋設(shè)計室；

    20空調(diào)設(shè)計室，21金屬材料室；

    22非金屬材料室，23標(biāo)準(zhǔn)化室；

    24工藝規(guī)劃，25生產(chǎn)準(zhǔn)備；

    25總成試驗室，26專用車設(shè)計室；

    例如：車身設(shè)計專業(yè)2011年第一份技術(shù)問題處理通知書的編號為：工程13字110001號

    常用的文件都備有電子模板，起草人在模板中寫入內(nèi)容，打印成紙質(zhì)文件，經(jīng)過簽字、審批、編號后，將復(fù)印件發(fā)給相關(guān)單位，底稿歸入檔案室，登記存檔。對于不需要表明設(shè)計單位的文件，由標(biāo)準(zhǔn)化員統(tǒng)一登號。對需要表明設(shè)計單位的文件，由發(fā)文科室自行登號，每個單位有自己發(fā)文編號登記本，底稿由發(fā)文單位或個人保存。

    按照ISO/TS9000或ISO/TS16949的質(zhì)量管理體系編寫的企業(yè)管理程序文件的規(guī)定，上述文件中，有些文件有保存期限的要求，如果嚴(yán)格執(zhí)行保存期限的要求，文件管理單位需要定期清理、銷毀已過期的文檔。

    在PDM中給技術(shù)文件編號的方案：

    方案一：

    將上述非計算機管理的模式移植到PDM中來，但在實施中發(fā)現(xiàn)，用2個字母來表達文件的類別，并且要這2個字母與文件類別名稱中某2個漢字拼音字母相關(guān)，當(dāng)文件的種類較多時（表1中是常見的文件，梳理中發(fā)現(xiàn)本單位在汽車產(chǎn)品開發(fā)流程中，設(shè)計部門用到的文件有50多種），2個字母已不夠用，因為類別過多，不小心可能會引起重復(fù)、混淆；將來每增加一類文檔時，還需要標(biāo)準(zhǔn)化員新給一個“文件類別代碼”，要軟件人員加到PDM中。

    方案二：

    曾考慮過采用的2個字母與“文件類別名稱”無關(guān)，將現(xiàn)有的文件類別名稱全部列出來，按順序給每類文件名稱分配2個字母，如：

    表2 按順序給每類文件名稱分配2個字母

    可用的2個字母組合有：AA、AB、…AZ；BA、BB、…BZ；……ZA、ZB、…ZZ）；如果不用字母O，理論上可用的代碼有625個。這個方案中，代碼字母的選擇與“文件類別名稱”不關(guān)聯(lián)，“代碼”只是一個順序號，從代碼上看不出是什么文件，失去了方案一中代碼的作用。

    方案三：

    討論中，有同事認為：用“代碼”來識別文件的類別（名稱），是在人工管理文件時便于檔案人員分類存放和查詢、調(diào)閱�，F(xiàn)在如果用計算機管理，我們可以在起草文件時，給每個文件填寫相應(yīng)的“屬性”信息來達到相應(yīng)的目的，而不需要再用“代碼”來分類。既然“代碼”已不需要，那就干脆不用。順著這個思路，我們給出了文件編號方案：

    年代號（2位數(shù)字）+ 順序號（5位數(shù)字）

    此方案的文件編號中只有7位數(shù)字，沒有“文件類別名稱”代碼，也沒有“發(fā)文單位代碼”，比起前2個方案要簡單些。但因為是用計算機管理，它可以包含前述兩個方案的功用。

    具體實施的方法是：

    1）將需要在PDM系統(tǒng)內(nèi)編寫的文件模板的名稱和相應(yīng)的模板放到系統(tǒng)中，系統(tǒng)后臺有一個文件模板清單，列出系統(tǒng)中所有文件模板的名稱和模板，并給每個模板一個編號，如：

    表3 每個模板一個編號

    2）編寫文件：設(shè)想你要編寫一份試驗報告，你進入PDM系統(tǒng)后，通過要編寫的文件模板名稱中的關(guān)鍵詞（如：輸入關(guān)鍵詞“報告”），可以找出模板名稱中含有該關(guān)鍵詞的一個或幾個文件的模板（系統(tǒng)會列表顯示：設(shè)計計算報告、試驗報告、風(fēng)險評審報告）。選中你需要的模板（試驗報告）、填寫文件的屬性（如：文件標(biāo)題、文件簡要描述、編制單位、編制人、版次、所屬項目、項目階段、所屬平臺、車型等等。系統(tǒng)自動給出的屬性有：文件模板編號、編制日期）、編寫文件的內(nèi)容。

    文件編寫完成后，編寫人發(fā)起文件網(wǎng)上會簽、審批流程。文件經(jīng)會簽、審批定稿，由編寫人確認之后，系統(tǒng)給文件編號（如這份試驗報告是13年在PDM中生成的第51分文檔，編號是1300051），由編寫人歸檔（歸入系統(tǒng)中的電子文件庫）、上傳、發(fā)布。

    3）文件的查詢/統(tǒng)計：查詢時可以借助文件的編號、文件名稱中的關(guān)鍵詞、文件編寫單位、編寫人的姓名、編寫日期、所屬項目、所屬平臺等找到要看的文件。

    統(tǒng)計、輸出時，可以通過項目代號找出該項目下已發(fā)布的所有文件，輸出文件的名稱、編制人、編制日期。

    對于有保存期限的文件，可以按日期由計算機找出過期的文件，予以刪除或另外存放。

3 結(jié)束語

    方案三思路的主要特點是突破了由文件編號來識別文件的種類和發(fā)出單位。而是將這些信息由文件的起草者寫入PDM中，讀者想要知道這些信息時可以在PDM中看到。

    方案三與前兩個方案相比，省去了文件類別代碼和發(fā)文單位代碼，使文件編號只由數(shù)字構(gòu)成，一方面減少了編號的長度和復(fù)雜程度；同時也減少了以后需要新增文件種類時的工作量，當(dāng)要增加新種類時，不需要標(biāo)準(zhǔn)化員給新文件賦予類別代碼，而只要由程序管理員給文件的模板一個編號，將模板加到PDM中即可。

    文件的編號處理成流水號，用2位數(shù)的年代號開頭，以實現(xiàn)每年一個循環(huán)，5位數(shù)流水號，可以給10萬份文件編號。也可按本單位每年可能需要編寫文件的份數(shù)來選擇順序號的位數(shù)（4位、5位、6位……）。

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本文標(biāo)題：在PDM中管理的產(chǎn)品技術(shù)文件的編號

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