ERP是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段，它是由美國Gartner Group公司提出的一套管理思想，以企業(yè)供應(yīng)鏈管理為核心，從企業(yè)全局角度進(jìn)行經(jīng)營和規(guī)劃，是企業(yè)的綜合集成管理系統(tǒng)。ERP綜合考慮了制造商、供應(yīng)商、分銷商及客戶等各方面的影響。它有三條主線：以生產(chǎn)管理為核心的“生產(chǎn)流”，以庫存管理為核心的“物流”，以成本控制為核心的“資金流”。它的應(yīng)用使得企業(yè)生產(chǎn)流、物流、資金流協(xié)調(diào)一致，企業(yè)資源得到優(yōu)化配置，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益�？梢�，ERP是企業(yè)在市場化過程中的必然需要，對企業(yè)發(fā)展有十分重要的意義。
采購管理是企業(yè)為達(dá)到日常運(yùn)作與戰(zhàn)略目標(biāo)，對企業(yè)采購活動進(jìn)行的管理。它是一個企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈的開始，同時又是企業(yè)與企業(yè)之間供應(yīng)鏈的橋梁。它是物流和資金流的重要組成部分，對保證信息正常流動、交貨期、降低成本等有著非常重要的作用。因而采購管理信息系統(tǒng)一直是各行業(yè)實(shí)施ERP時關(guān)注的重點(diǎn)，ERP管理模式下的采購管理信息系統(tǒng)為改善流程、提高生產(chǎn)率、降低成本提供了極大的機(jī)會。
印刷行業(yè)的特點(diǎn)及存在問題
印刷行業(yè)與其他行業(yè)相比有其自身特點(diǎn)。如：生產(chǎn)方式特殊，必需按施工單組織生產(chǎn)，印刷出的成品只能專屬于某客戶，不能更換和處理;產(chǎn)品種類繁多，定貨量無論大小，都要分別對待，排產(chǎn)、核算工作量大;客戶個性化要求高，產(chǎn)品要求時效性高，若不能按期交貨可能使產(chǎn)品報廢，給企業(yè)帶來巨大損失;原材料成本比重高，這就要求加強(qiáng)對原材料的采購管理，對供應(yīng)商進(jìn)行價格和質(zhì)量認(rèn)證;各環(huán)節(jié)相互制約性強(qiáng)等。
面對越來越激烈的市場競爭，傳統(tǒng)的印刷行業(yè)信息管理系統(tǒng)有著明顯不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的缺陷：1)“信息孤島”現(xiàn)象。由于系統(tǒng)缺乏總體規(guī)劃，企業(yè)已有應(yīng)用系統(tǒng)之間相互獨(dú)立，數(shù)據(jù)不能實(shí)時共享，形成“信息孤島”，影響系統(tǒng)效率和企業(yè)數(shù)據(jù)的實(shí)時性、一致性和完整性。ERP管理水平滯后。已有系統(tǒng)不能體現(xiàn)企業(yè)新的經(jīng)營理念和管理模式，在某種程度上只是替代人工作業(yè)方式的計算機(jī)輔助系統(tǒng)，功能單一，滯后于市場需求的變化。2)在采購方面，采購計劃的制訂幾乎全靠手工完成，效率低下，采購計劃應(yīng)變能力較差，采購費(fèi)用也較高。
因此重建企業(yè)的管理信息系統(tǒng)，引入ERP轉(zhuǎn)變企業(yè)的經(jīng)營策略和生產(chǎn)方式顯得非常迫切和必要。本文結(jié)合我國印刷行業(yè)的現(xiàn)狀，論述了ERP 項(xiàng)目中采購管理子系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)，為印刷企業(yè)引入ERP采購管理系統(tǒng)構(gòu)建框架。
系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵
生成合理的采購計劃，提高效率。
制訂合理的采購計劃，是降低采購成本、控制庫存的重要保證。而采購計劃是根據(jù)采購申請制定的，生成采購申請主要有3種方式。
1)人工請購方式在一個閉環(huán)$%& 系統(tǒng)中，不應(yīng)由手工錄入采購項(xiàng)目，但為實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)靈活采購的目的，企業(yè)一般希望有此功能以滿足實(shí)際需要，如一些臨時需要的物料可人工請購。
2)MRP自動請購方式傳統(tǒng)的采購是為庫存而采購，采購的物資是補(bǔ)充庫存，或生產(chǎn)上需要什么再買什么，但這樣無法滿足實(shí)際需要，等到生產(chǎn)計劃定好再采購，只會讓生產(chǎn)部門等待，資源利用率低，也會使預(yù)計交貨期延長，影響企業(yè)信譽(yù)，所以現(xiàn)代的采購方式應(yīng)該是以訂單驅(qū)動方式進(jìn)行的提前請購，這樣采購就更準(zhǔn)時，庫存周轉(zhuǎn)更快。一般印刷公司得到業(yè)務(wù)訂單后基本可以知道所需物料，生產(chǎn)計劃部可直接根據(jù)產(chǎn)品訂單生成。(產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息表)草稿后，再生成相應(yīng)的物料需求計劃，不必等到生產(chǎn)設(shè)計的完成。因此設(shè)計的同時，采購員就可提前采購，等設(shè)計好后，若還需要購買物料，可再補(bǔ)充采購。根據(jù)訂單提供的物料需求量、庫存系統(tǒng)提供的實(shí)際庫存量、采購單的在途采購量和生產(chǎn)排程等數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可算出滿足生產(chǎn)計劃所需的物料，生成請購建議，并以此作為采購計劃的依據(jù)。物料采購數(shù)量可寫一個大略公式：
采購數(shù)量, (訂單需求數(shù)量-庫存數(shù)量-在途數(shù)量+生產(chǎn)預(yù)定數(shù)量)×安全系數(shù)。
3)再訂購點(diǎn)法方式該方式通常用于油墨、膠水等輔料的請購，它需要在物料文件中設(shè)定基本資料，如預(yù)設(shè)訂購點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)訂購量及安全存量等數(shù)據(jù)。一旦總庫存量加上在途量等于或小于訂購點(diǎn)，則發(fā)出數(shù)量為經(jīng)濟(jì)訂購量的采購申請。這種做法可以由ERP系統(tǒng)自動請購，它不像MRP那樣需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)處理，但庫存量要正確，預(yù)設(shè)訂購點(diǎn)、經(jīng)濟(jì)訂購量、安全存量等數(shù)據(jù)也要合理。
以上3種請購方式再結(jié)合實(shí)際生產(chǎn)過程進(jìn)行局部動態(tài)調(diào)整，可保證物料需求量的完整性和實(shí)時性，是企業(yè)保證交貨期，控制成本的重要手段。
BOM 的合理設(shè)計
在采購管理系統(tǒng)中，由生產(chǎn)計劃得到MRP自動請購計劃這一步驟是采購有效運(yùn)行的關(guān)鍵。而這一過程最終依賴于BOM這一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的全面性和正確性。
BOM也稱為產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表或物料清單，是指產(chǎn)品所需零部件明細(xì)表及其結(jié)構(gòu)，描述了制造產(chǎn)品所需要的原材料與零件、部件、總部件之間的從屬關(guān)系，是ERP系統(tǒng)中關(guān)鍵的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，BOM的設(shè)計和建模方案以及數(shù)據(jù)管理方法的優(yōu)劣直接影響到系統(tǒng)性能的好壞。因此，在設(shè)計時必須從保證系統(tǒng)運(yùn)行的正確性、系統(tǒng)響應(yīng)的即時性以及與用戶交互的友好性等多方面嚴(yán)格把關(guān)，確保系統(tǒng)高效、正確、穩(wěn)定的運(yùn)行。
合理選擇供應(yīng)商，降低成本傳統(tǒng)的采購管理在選擇供應(yīng)商方面要浪費(fèi)較多時間，效率低下，且主觀因素較多，選擇標(biāo)準(zhǔn)不全面。要對供應(yīng)商進(jìn)行評價首先要確定選擇供應(yīng)商的指標(biāo)體系，供應(yīng)商的選擇有很多方法，包括線性權(quán)重法、采購成本法、數(shù)據(jù)包絡(luò)法、層次分析法等。筆者所述系統(tǒng)采用層次分析法，通過維護(hù)價目字典和供應(yīng)商交易資料，對供應(yīng)商進(jìn)行合理正確的績效評估，再綜合價格、質(zhì)量、交貨期、信譽(yù)等選擇最優(yōu)供應(yīng)商，第3期謝翠萍，傅秀芬，彭定，等：印刷行業(yè)$%&采購管理系統(tǒng)的構(gòu)建，從而降低采購成本，提高采購效率。
解決方案
ERP系統(tǒng)的設(shè)計框架
系統(tǒng)功能描述及模塊劃分根據(jù)上述設(shè)計原則，在整合某彩印公司現(xiàn)有管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，設(shè)計了一個ERP模型，本ERP系統(tǒng)以生產(chǎn)計劃流為主線，分為業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、庫存管理、采購管理、人力資源管理、財務(wù)監(jiān)管和系統(tǒng)管理’ 個子系統(tǒng)。各子系統(tǒng)既能獨(dú)立運(yùn)行，又能組成一個大系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)行，子系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)充分共享。
其中采購管理系統(tǒng)不僅要能處理ERP主計劃提出的采購要求并及時反饋執(zhí)行情況，還要提供對供需鏈管理的相關(guān)支持，采購過程中伴隨著相應(yīng)的物流、資金流和信息流。本系統(tǒng)結(jié)合實(shí)際情況將采購管理系統(tǒng)劃分為4個子模塊。
2)供應(yīng)商管理。該模塊記錄了供應(yīng)商的各種信息，包括供貨范圍、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的交易記錄。與一個信譽(yù)良好的供應(yīng)商建立穩(wěn)固的長期合作關(guān)系是至關(guān)重要的，所以本系統(tǒng)提供了一套完整的供應(yīng)商評估流程，采用人工評分與系統(tǒng)自動評分相結(jié)合的評估制度，合理公正地評估供應(yīng)商，使公司能和一些優(yōu)秀供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系。
3)采購結(jié)算。該模塊包括采購統(tǒng)計、應(yīng)付款管理和發(fā)票管理。可根據(jù)不同要求統(tǒng)計某段時期的采購情況，生成相應(yīng)報表。根據(jù)采購單制作相應(yīng)付款計劃并生成報表，財務(wù)處付款后自動修改供應(yīng)商的付款記錄，這需要一個與專用財務(wù)軟件的接口。若款項(xiàng)完全付清，則對該采購單的跟蹤完成。發(fā)票管理包括登記發(fā)票和查詢發(fā)票。
4)樣品評估。當(dāng)該公司要用到某種新物料或有供應(yīng)商推薦使用某種新物料時，需登記該物料并由相關(guān)部門對其評估，本模塊給其它相關(guān)子系統(tǒng)提供一個接口，以填寫評估意見，若評估合格則增加為新供應(yīng)商或修改已有供應(yīng)商信息。
系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖
根據(jù)上述功能模塊劃分得出本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖，如圖2所示，其中每個虛線方框表示一個功能模塊。
系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境
鑒于該公司的實(shí)際情況，本系統(tǒng)采用C/S 架構(gòu)，軟件平臺的解決方案如下：
本系統(tǒng)嚴(yán)格按照軟件工程方法進(jìn)行設(shè)計，對數(shù)據(jù)庫設(shè)計、界面設(shè)計、編碼設(shè)計等都有嚴(yán)格統(tǒng)一的規(guī)范。本系統(tǒng)有如下特點(diǎn)：
1)采用通用構(gòu)件技術(shù)。程序設(shè)計時盡量把常用功能寫成函數(shù)放到公共模塊中，把通用模塊(如登錄、日志管理、用戶管理等模塊)做成模板文件或類文件，以便與其它子系統(tǒng)共享資源并為后繼開發(fā)做技術(shù)準(zhǔn)備。
2)將軟件開發(fā)方法中的快速原型法應(yīng)用于數(shù)據(jù)庫設(shè)計。根據(jù)一定規(guī)范建立數(shù)據(jù)庫后，用關(guān)系規(guī)范化等理論進(jìn)行檢查，也可采用簡單的%&’ 語句、程序代碼對其進(jìn)行性能測試，反復(fù)修改直到滿意為止。本系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫的設(shè)計達(dá)到了第三范式要求，清除了表中冗余的信息，可快速、準(zhǔn)確地調(diào)用和管理所需數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)中，多處使用存儲過程和觸發(fā)器，加快了系統(tǒng)運(yùn)行速度，提高了代碼的重用性，保證了數(shù)據(jù)庫的完整性。
實(shí)施情況
目前該采購管理子系統(tǒng)已在某彩印公司使用，從實(shí)施和運(yùn)行情況來看，該系統(tǒng)運(yùn)行良好，一方面使企業(yè)提高了自身的采購管理水平，系統(tǒng)中各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及時有效，準(zhǔn)確率達(dá))，能夠?qū)φ麄�供應(yīng)鏈管理中的各相關(guān)環(huán)節(jié)和企業(yè)資源進(jìn)行有效的規(guī)劃和控制，采購成本降低，采購周期縮短，資金占用率減少，采購效率大大提高;另一方面與公司應(yīng)用的其它子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了很好的集成，企業(yè)信息在各部門之間流通加快，數(shù)據(jù)充分共享，性能穩(wěn)定、可靠。因此，該系統(tǒng)有良好的通用性和可擴(kuò)充性，具有一定的推廣價值，有較好的應(yīng)用前景，采購管理系統(tǒng)在印刷行業(yè)中的應(yīng)用搭建了框架。
小結(jié)
采購管理是企業(yè)控制成本，保證交貨期的重要手段，ERP的引入加強(qiáng)了印刷行業(yè)的采購管理，并與其它系統(tǒng)環(huán)環(huán)相扣，提高了生產(chǎn)效率，實(shí)現(xiàn)了科學(xué)管理。
電子商務(wù)是未來印刷行業(yè)的主流商務(wù)模式，新一代ERP應(yīng)將供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理、企業(yè)辦公自動化等全面集成優(yōu)化，以支持產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)等企業(yè)經(jīng)營管理模式。鑒于某彩印公司的規(guī)模，本系統(tǒng)采用C/S模式，僅能在企業(yè)內(nèi)部使用，本系統(tǒng)還有待進(jìn)一步提高和完善，應(yīng)進(jìn)一步提高采購計劃制定的靈活性。隨著企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變化、信息技術(shù)的不斷發(fā)展，基于ERP管理模式的采購管理系統(tǒng)必將朝著更加科學(xué)化、集成化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。
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本文標(biāo)題：印刷行業(yè)ERP采購管理系統(tǒng)的構(gòu)建
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