由于治理控制越來越嚴(yán)格,對(duì)容量?jī)?yōu)化的需求以及降低成本的壓力越來越大,公司電子郵件的歸檔工作現(xiàn)在已經(jīng)成為大部分企業(yè)的需求。
但是,電子郵件歸檔工作并不是只有大型企業(yè)才需要:中小型企業(yè)擁有較小的IT部門,可以做一些研究之后再部署電子郵件歸檔解決方案。雖然電子郵件歸檔解決方案供應(yīng)商有面向中小企業(yè)的產(chǎn)品,但是組織應(yīng)該對(duì)這類解決方案執(zhí)行成本效益分析,判斷他們是否適合企業(yè)的規(guī)模和行業(yè)。
電子郵件歸檔解決方案已經(jīng)演變?yōu)榭梢岳绵]件基礎(chǔ)設(shè)施的變化。傳統(tǒng)的電子郵件歸檔方法通常會(huì)采用第三方產(chǎn)品,一般部署在主郵件基礎(chǔ)設(shè)施的旁邊。主電子郵件基礎(chǔ)設(shè)施本身的歸檔能力被認(rèn)為是相對(duì)較弱的,這就迫使大部分企業(yè)尋求其它電子郵件歸檔解決方案。這就引發(fā)了像Autonomy公司的Zantaz EAS、EMC公司的SourceOne和Symantec公司的EntERPrise Vault這些產(chǎn)品的誕生。這三款產(chǎn)品還提供了與微軟公司的Exchange、IBM公司的Loutus Notes以及Novell公司的GroupWise等產(chǎn)品的很好的整合。
但是電子郵件軟件的開發(fā)人員們也將改進(jìn)他們產(chǎn)品內(nèi)置的電子郵件歸檔功能,給企業(yè)提供除了第三方歸檔解決方案之外的選擇。這就省下了維護(hù)獨(dú)立歸檔產(chǎn)品的需求,簡(jiǎn)化了電子郵件的基礎(chǔ)設(shè)施,包括用戶和分配管理。
有許多企業(yè)都選擇微軟的Exchange,因?yàn)镋xchange本身就提供歸檔功能。Exchange飽受贊譽(yù)的是其在“PST蔓延”方面的統(tǒng)治地位,它提供給用戶簡(jiǎn)單的視圖,可以查看所有電子郵件。IBM公司也極大地改進(jìn)了Lotus Domino套件的歸檔功能。
這并不意味著第三方產(chǎn)品的未來是黑暗的。一些企業(yè)仍然選擇獨(dú)立的歸檔產(chǎn)品,因?yàn)榕c供應(yīng)商的現(xiàn)有關(guān)系或者有獨(dú)立供應(yīng)商提供的電子郵件收發(fā)和歸檔服務(wù)。打算延遲升級(jí)郵件基礎(chǔ)設(shè)施或者計(jì)劃部署第三方歸檔產(chǎn)品的企業(yè)應(yīng)該評(píng)估產(chǎn)品的部署和維護(hù)方式。集成的解決方案可以最小化管理開銷,而第三方解決方案可以滿足特殊的歸檔需求,例如合規(guī)。
選擇第三方電子郵件歸檔解決方案
決定選擇第三方解決方案的企業(yè)必須確定他們希望采用的歸檔方式:系統(tǒng)是否需要以低成本的方式存儲(chǔ)舊數(shù)據(jù),是否需要法規(guī)遵從,是否要保存刪除的用戶賬號(hào)。第三方歸檔方案還應(yīng)該能與現(xiàn)有郵件系統(tǒng)或者存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行整合,這是要限制IT資源和預(yù)算必須考慮的重要因素。歸檔和郵件系統(tǒng)供應(yīng)商應(yīng)該支持集成,而且IT部門應(yīng)該理解歸檔產(chǎn)品如何連接、搜索和存儲(chǔ)郵件數(shù)據(jù)。
應(yīng)該要詳細(xì)審查歸檔產(chǎn)品在策略管理、搜索和檢索、報(bào)告、管理和用戶界面等方面的功能。一些企業(yè)級(jí)產(chǎn)品現(xiàn)在提供諸如重復(fù)數(shù)據(jù)刪除和壓縮的功能。沒有哪家電子郵件歸檔解決方案可以不需要安全措施就算完美的。安全級(jí)別分為用戶級(jí)安全、基于角色的訪問控制和加密。企業(yè)應(yīng)該檢查電子郵件歸檔解決方案的安全能力,要咨詢安全部門或者與企業(yè)自己的規(guī)章制度進(jìn)行對(duì)照評(píng)價(jià)。
云電子郵件歸檔方案要考慮的事
幾乎所有企業(yè)都在認(rèn)真為他們的存儲(chǔ)和/或計(jì)算基礎(chǔ)設(shè)施探索云策略,電子郵件歸檔解決方案應(yīng)該成為該戰(zhàn)略的一部分。電子郵件歸檔最好通過軟件即服務(wù)(SaaS)的解決方案提供,企業(yè)只需簡(jiǎn)單地按用戶付費(fèi)。電子郵件被直接歸檔到云服務(wù)中,并且可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問或者通過內(nèi)部部署的網(wǎng)關(guān)訪問。這個(gè)領(lǐng)域的產(chǎn)品有:Autonomy公司的 Zantaz企業(yè)歸檔解決方案(EAS)、微軟公司的企業(yè)產(chǎn)品在線標(biāo)準(zhǔn)套件(BPOS)、Live Office和Proofpoint企業(yè)歸檔產(chǎn)品。如果部署定制產(chǎn)品,企業(yè)應(yīng)該考慮部署在虛擬機(jī)或者是獨(dú)立設(shè)備上。這些設(shè)備特別適合中小型企業(yè)保持低存儲(chǔ)成本,或者保持他們電子郵件歸檔數(shù)據(jù)與他們存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施的其它部分分離。這類設(shè)備很容易擴(kuò)容到20TB以上,這個(gè)容量對(duì)大多數(shù)中小型企業(yè)做電子郵件歸檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)來說是足夠了。
第一時(shí)間獲取應(yīng)該作為一個(gè)重要的考慮因素,尤其是數(shù)據(jù)被離線轉(zhuǎn)移到云服務(wù),這個(gè)過程可能需要花幾天時(shí)間,可能需要相當(dāng)多的手工處理,確保沒有任何差異和遺漏。企業(yè)替換現(xiàn)有歸檔解決方案,遷移到外部解決方案同樣需要關(guān)注數(shù)據(jù)遷移的問題。像TransVault這類供應(yīng)商提供遷移解決方案,這樣可以使遷移任務(wù)相對(duì)容易一些。
大部分小型企業(yè)電子郵件歸檔方案是要解決每個(gè)用戶收件箱容量的問題。容量和零售商折扣會(huì)導(dǎo)致這些數(shù)據(jù)有較多偏差,所以企業(yè)必須在敲定之前做一些研究。托管產(chǎn)品通常更便宜一些,因?yàn)樗麄冃枰苌俚馁Y本投入。
小型企業(yè)電子郵件歸檔解決方案采購(gòu)清單
企業(yè)圍繞電子郵件歸檔解決方案的采購(gòu)應(yīng)該考慮以下內(nèi)容:
•包括預(yù)先投資、整合和培訓(xùn)成本在內(nèi)的總體擁有成本
•部署所需的時(shí)間范圍和復(fù)雜度
•持續(xù)支持和維護(hù),尤其是互操作性
•終端用戶透明度和人機(jī)工程
在成功處理了電子郵件歸檔的問題之后,企業(yè)應(yīng)該著眼于更大的調(diào)整,處理非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)或者準(zhǔn)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù),包括存儲(chǔ)在協(xié)作套件(比如:微軟公司的SharePoint)中的數(shù)據(jù)。從實(shí)施電子郵件歸檔解決方案中吸取的教訓(xùn)會(huì)指引前進(jìn)的方向。
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本文標(biāo)題:小企業(yè)電子郵件歸檔方案分析
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