一、電子文件的管理形式與特點
電子文件有方便、簡捷、易于檢索等優(yōu)點，同時它還有易被修改、刪除等缺點，它比紙制文件更易丟失或失真。所以在日常工作中應采取集中式和分布式保管為主。
一是做好電子文件的收集整理工作，對所有的電子文件所使用的軟件要記錄備案，同時確定密級、文種和發(fā)放范圍，只有這樣才能確定電子文件的真實性、有效性、完整性。
二是做好電子文件的歸檔工作。歸檔方法分為邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔就是要在適當?shù)臅r候?qū)﹄娮游募M行歸檔；物理歸檔就是要定期定時地對電子文件進行歸檔。同時還要做好電子文件的審核、檢測、拷貝和備份工作。
三是對電子文件要定期進行深入檢查。要適時組織專業(yè)人員定期對電子檔案的可讀性、機密性、效用性等電子文件的管理情況，進行深入的檢查、指導。電子文件在管理形式上主要采取集中式和分布式兩種方法。集中式管理就是形成的電子文件機構(gòu)，把將要失去對現(xiàn)在來說沒有具體效用，同時還具有保管價值的電子文件，集中放一地移交到檔案室集中保管，這也是建立檔案館其中電子文件管理模式的框架。分布式保管檔案就是檔案室對失去現(xiàn)在有效使用的電子文件要加以控制，但絕不是簡單的必須統(tǒng)一保管。主要原因就是電子文件的所在之處有系統(tǒng)依賴性，而一般的檔案室在技術(shù)與資金尤其是資金上很難達到滿足電子文件對軟硬件等其它方面的要求。
目前也有人提出折衷的方法。就是采取集中式和分布式保管相結(jié)合的方法。機關檔案室的具體指導與文件形成單位需要結(jié)合，實際上就是要解決電子文件在形成過程中軟硬件依賴性的問題。
二、電子文件的管理和利用
一是要做好利用電子文件的權(quán)限審核工作。電子文件檔案的機密性主要是防止把已有信息，輕易地暴露或透露給未經(jīng)過授權(quán)的人或系統(tǒng)。各單位要明確有權(quán)利進人到電子文件管理系統(tǒng)的人員，并規(guī)定相關人員可閱覽的范圍。同時由系統(tǒng)自動制定閱覽人身份及閱覽范圍的合法性，并跟蹤記錄確保安全。當然還可以根據(jù)電子文件在內(nèi)容的密級上等存在的問題，不能隨意對利用者都開放。日常工作中可根據(jù)利用者利用的目的再來確定他的授權(quán)。同時不能無條件的受制于電子文件的載體，謹防丟失。
二是要把電子文件的精確性和真實性放在重要位置。
電子文件檔案如果有意無意被改動或部分改動甚至刪除，使其包含的價值及用戶所期望的大不相同時，此時的電子檔案對用戶來說就不是精確的。電子檔案的真實性是指它所包含的信息保持在原來的真實或原始的質(zhì)量和狀態(tài)，而不是隨意經(jīng)過篡改或者經(jīng)過人為偽造的信息。也就是說電子檔案中的信息能夠保持最初的生成、傳遞及存儲狀態(tài)，我們就可以視為真實的。要做好利用拷貝回收工作，對整個利用系統(tǒng)來說會給管理工作造成麻煩的主要是提供拷貝件時，一定會帶來時間與地點的分散。最后的結(jié)局會造成電子文件內(nèi)原始信息盡悉消失，所以必須采取切實有效的措施和合理的方法嚴格管理。
這就要求：一是對提供利用的拷貝限定一定的時間內(nèi)必須回收，并對其進行復制，避免造成電子文件的絕版。還要嚴格完善提供拷貝利用手續(xù)、數(shù)量、時間、回收期限，同時責任人還要逐一登記；二是對已到回收期限的拷貝件經(jīng)領導簽批后，要及時提出催還清單，同時對已回收的拷貝件，應做消除內(nèi)容的處理，并在備注中注明該拷貝件已做回收處理，標明了該拷貝件完成了它自身的一次歷史使命；三是要做好電子文件檔案的安全保密工作。我們現(xiàn)在辦公等領域使用的電子文件存在有易更改易刪除等缺點，如不加以防范，制定切實可行的措施，很難控制其準確性、科學性、安全性。這里需要強調(diào)兩點：第一是要根據(jù)電子文件檔案內(nèi)容的密級層次加以嚴格管理。在使用電子文件檔案的過程中，設置相應的開機密碼、進入系統(tǒng)前也做加密處理，最后在專業(yè)操作人員進入系統(tǒng)后也要加入密碼，同時這些密碼還要定期更換。對那些內(nèi)容暫時或永久不能公開的電子文件檔案，原則上是不提供拷貝件的，就是即使提供，也應在有效的監(jiān)控下制作，做好防泄密工作。第二是應該對電子文件利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控。就是要保證電子文件檔案在利用過程中具有真實性、可用性、精確性及機密性、可傳遞性，這里重點強調(diào)一下跟蹤監(jiān)控。在日常工作中有多種利用電子文件的方式方法，但無論我們采取何種的利用方法，都要對電子文件在利用的過程中，采取合理有效的方法和措施進行全方位的跟蹤監(jiān)控，同進還要進行登記、記錄等，以便作為今后查找的依據(jù)。
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