1、優(yōu)化歸檔文件整理措施,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源可持續(xù)發(fā)展
1.1歸檔文件整理新方法提高了工作效率。
與以往傳統(tǒng)立卷相比,新的歸檔整理方法改變了每年集中整理歸檔,需要一個(gè)季度或更長(zhǎng)時(shí)間整理的習(xí)慣做法,而是注重平時(shí)歸檔,“隨辦隨歸”,從而使歸檔文件整理變成日常工作,使歸檔工件更加貼近文書(shū)、更加貼近業(yè)務(wù)人員工作實(shí)際,進(jìn)一步規(guī)范和簡(jiǎn)化了文件歸檔工作程序,明顯減輕了檔案人員的工作負(fù)擔(dān),檔案人員可將節(jié)省的時(shí)間用丁開(kāi)發(fā)信息資源,使他們有更多時(shí)間和精力在細(xì)管理、精檢索上下功夫。
1.2歸檔文件整理新方法能實(shí)現(xiàn)文檔一體化。
新的整理方法,調(diào)整了歸檔文件整理工作的流程,為計(jì)算機(jī)管理檔案工作提供條件平臺(tái),使得文書(shū)工作與檔案工作有可能能融為一體,實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理,歸檔文件整理新方法采用的是“隨辦隨歸”的工作方式,檔案人員可在平時(shí)的文書(shū)處理環(huán)節(jié)中著錄和組織檢索條目,充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì),做到一次輸入,多次利用,同時(shí)新的歸檔文件整理方法從簡(jiǎn)化、高效目的出發(fā),與電子文件整理在目的、原則等方面具有許多共同之處,整理的成果可以上網(wǎng)或遠(yuǎn)程網(wǎng),實(shí)現(xiàn)更大范圍的檔案信息資源共享化。
1.3歸檔文件整理新方法簡(jiǎn)便易行。
新的歸檔文件整理方法取消“卷”的概念,歸檔文件以“件”為單位,進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒,一般情況下以每份文件(自然件)為一件。新的整理方法把歸檔整理人員從整理的復(fù)雜性、困難性中解放出來(lái),免除了組卷不合理、案卷題名不規(guī)范、一個(gè)人一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的煩惱,大幅度地簡(jiǎn)化了工作中的手工操作,縮短了時(shí)間,提高了工作效率,由于其方法簡(jiǎn)便,一般新手可在較短時(shí)間內(nèi)理解和掌握歸檔文件整理新方法。
1.4歸檔文件整理新方法便于保密和復(fù)制。
新的歸檔文件整理方法采用“一文一件”的形式,便于保密安全,能將不便查閱的保密文件控制使用,也便于歸檔文件的復(fù)印、縮微、掃描等處理,操作時(shí)不易損壞文件原貌,有利于延長(zhǎng)檔案的保存壽命。
2、歸檔文件整理實(shí)踐感悟分析
2.1完善歸檔文件整理方案。
人們?cè)跉w檔文件整理實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)新與舊兩種方法的整合,是遵循客觀(guān)實(shí)際需要的實(shí)事求是精神,是為了更加突出新方法的合理性和實(shí)用性。而對(duì)于歸檔文件整理實(shí)踐具有更大意義之處,是在歸檔文件整理實(shí)踐中大膽嘗試改革,深化改革,才能使歸檔文件整理實(shí)踐具有自身特色,才能使得歸檔文件整理工作方案最終合乎于自身需要!兑(guī)則》是對(duì)傳統(tǒng)文書(shū)立卷的重大變革,可是,它終究不會(huì)終結(jié)歸檔文件整理改革的步伐。從辯證唯物論觀(guān)點(diǎn)看問(wèn)題,任何既有的事物都不會(huì)是十全十美的,如果使它更加完美,必須進(jìn)一步改革。在實(shí)施《規(guī)則》過(guò)程中持續(xù)改革,可以使得本系統(tǒng)的工作方案口臻完善。職能簡(jiǎn)易分類(lèi)方法,就是綜合機(jī)構(gòu)、問(wèn)題和職能三種分類(lèi)方法,取其長(zhǎng)而避其短,優(yōu)化組合,從適應(yīng)中小企事業(yè)、機(jī)關(guān)歸檔文件分類(lèi)需要出發(fā),經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐探索出的一種新的分類(lèi)方法。這種分類(lèi)方法因其具有簡(jiǎn)便快捷、簡(jiǎn)單易行特點(diǎn),已經(jīng)在越來(lái)越多的中小企事業(yè)、機(jī)關(guān)得到普及推廣!耙晕覟橹、為我所用”的文件價(jià)值鑒定方法,更是對(duì)繁雜冗長(zhǎng)主觀(guān)隨意性很強(qiáng)的傳統(tǒng)文件價(jià)值鑒定方法的改革,它使得人們關(guān)于文件價(jià)值的觀(guān)念得到更新,使人們認(rèn)識(shí)到,文件價(jià)值的認(rèn)知在力求客觀(guān)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上,還應(yīng)當(dāng)有一個(gè)主導(dǎo)思想,就是在為自己(本單位)今后工作查考利用來(lái)保存文件。除此以外的其他主導(dǎo)思想,都會(huì)誤導(dǎo)文件價(jià)值鑒定者的行為而發(fā)生工作上的偏差。
2.2創(chuàng)新是歸檔文件整理實(shí)踐的動(dòng)力。
人們的歸檔文件整理實(shí)踐,首先應(yīng)當(dāng)重視并突出實(shí)踐主體的能動(dòng)性,就是說(shuō),人們的實(shí)踐必須是探索性的,不斷追求新目標(biāo)的永不自滿(mǎn)的實(shí)踐。人們作為實(shí)踐的豐體,必須在實(shí)踐中把握住實(shí)踐的方向,品味出實(shí)踐的風(fēng)格,體現(xiàn)出實(shí)踐的價(jià)值。從人類(lèi)社會(huì)進(jìn)步與歷史發(fā)展的角度認(rèn)識(shí)問(wèn)題,任何碌碌無(wú)為的無(wú)所創(chuàng)新的實(shí)踐都是毫無(wú)價(jià)值毫無(wú)意義的。創(chuàng)新是門(mén)檔文件整理實(shí)踐不斷向前發(fā)展的動(dòng)力。人們的歸檔文件整理實(shí)踐,其目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是在認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上予以完善,在完善的過(guò)程中進(jìn)行創(chuàng)新,通過(guò)持續(xù)創(chuàng)新,使得歸檔文件整理工作與時(shí)俱進(jìn)。歸檔文件整理實(shí)踐的創(chuàng)新活動(dòng)又是主觀(guān)與客觀(guān)相統(tǒng)一,實(shí)踐與理論相統(tǒng)一,繼承與創(chuàng)新相統(tǒng)一。這就是筆者關(guān)于歸檔文件整理實(shí)踐的感悟。
2.3簡(jiǎn)約化歸檔文件整理實(shí)踐
同時(shí)又是“三節(jié)省”(省人力、省物力、省時(shí)間)實(shí)踐。實(shí)行職能簡(jiǎn)約分類(lèi)方法,不僅使過(guò)去費(fèi)時(shí)耗力并令大多數(shù)人頭痛的文件分類(lèi)成為輕松愉快工作,更在于它將用于文件分類(lèi)的時(shí)間縮短到原來(lái)的1/3.1/5。而歸檔文件不再線(xiàn)訂,只是加固,除了取消拆釘、縫紉機(jī)扎邊這些繁瑣的反復(fù)的簡(jiǎn)單枯燥的勞動(dòng)之外,還避免了拆釘、扎邊給文件造成的撕裂、散亂、丟失或在不經(jīng)意間發(fā)生的文件合訂問(wèn)題。這是既省時(shí)間又省人力物力的工作方法。過(guò)去,編寫(xiě)文件張?zhí)栆彩羌荣M(fèi)時(shí)費(fèi)力又惱人的勞動(dòng),現(xiàn)在,采用了文件尾號(hào)相加的辦法,變成了省時(shí)省力的舉措。人們只要將文件正本和定稿的末頁(yè)總數(shù)相加,即是該份文件張數(shù)總和。收文是將文件末尾號(hào)加上辦文單即可。采用此種工作方法,可將編注文件張?zhí)栍蛇^(guò)去的兩周縮短到現(xiàn)在的一至兩天。立厚卷過(guò)去被稱(chēng)作懶人之舉,但這個(gè)方法如果達(dá)到省時(shí)省事的目的,又利于文件檢索利用,就可以采用,同樣可以達(dá)到縮短歸檔文件整理時(shí)間的最終目的。
2.4在實(shí)行“隨辦隨歸”制度的機(jī)關(guān)
如何確保同一事由的歸檔文件排列在一起。一般情況下,同一事由的歸檔文件應(yīng)該在事由辦理完畢后收集齊全,再歸檔保存,以保證排列、編號(hào)后同一事由的文件排在一起。但實(shí)行“隨辦隨歸”時(shí),如在某次會(huì)議結(jié)束之后,將需歸檔的文件按隨辦隨歸的要求,進(jìn)行了排列、編號(hào)、編目等工作,從而確定了文件的排列順序和位置,并移交檔案部門(mén)。會(huì)議結(jié)束后間隔一段時(shí)間義形成了會(huì)議紀(jì)要,此時(shí)文件歸檔的補(bǔ)救辦法是按自然順序捧序進(jìn)行編號(hào),并在歸檔文件目錄中該文件條目的備注欄中標(biāo)注與前述文件的聯(lián)系。
3、結(jié)束語(yǔ)
總之,如果實(shí)踐是機(jī)械教條的、被動(dòng)盲目的、毫無(wú)進(jìn)取精神的,這種實(shí)踐便沒(méi)有任何意義。如果實(shí)踐是主觀(guān)能動(dòng)并遵循客觀(guān)規(guī)律的、有著明確目標(biāo)的、可以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的,則是真正意義上的實(shí)踐。
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