一、電子文檔管理中自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用
1、計(jì)算機(jī)技術(shù)在電子文檔管理中的應(yīng)用
運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行電子文檔管理和應(yīng)用,標(biāo)志著文檔管理的現(xiàn)代化。在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的前提下文檔是以件為單位保管的,計(jì)算機(jī)技術(shù)加上專業(yè)的軟件開發(fā)系統(tǒng),在獨(dú)立的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行登記、著錄、編號(hào),文檔的紙質(zhì)文件與電子文件配套存放,從而達(dá)到減輕各類文書管理人員的工作壓力、提高文檔工作的質(zhì)量的目的。
在聯(lián)網(wǎng)的電子文檔管理系統(tǒng)中,利用文檔時(shí)根據(jù)利用者提供的信息在各終端電子文檔管理系統(tǒng)中進(jìn)行檢索,計(jì)算機(jī)能迅速、準(zhǔn)確地查找到你所需要的電子文檔資料,如果需要還可以把內(nèi)容打印出來。具有在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)、快、全地提供給服務(wù)者以利用,操作簡(jiǎn)便、易懂、省時(shí)、省力的特點(diǎn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為電子文檔管理自動(dòng)化帶來質(zhì)的飛躍。
2、多媒體自動(dòng)化辦公技術(shù)在電子文檔管理中的應(yīng)用
多媒體技術(shù)是指利用計(jì)算機(jī)對(duì)文字、數(shù)據(jù)、圖形、圖像和聲音等多種媒體信息進(jìn)行綜合處理和管理的技術(shù)。這項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用使計(jì)算機(jī)具有了圖書、廣播、電影、電視、幻燈、錄像等諸多媒體的功能,用戶可以通過多種感官刺激與計(jì)算機(jī)進(jìn)行豐富的互動(dòng)式信息交流。
多媒體自動(dòng)化辦公技術(shù)應(yīng)用于電子文檔管理,形成多媒體電子文檔管理系統(tǒng)。一般而言,現(xiàn)有的多媒體電子文檔管理系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì):
(1)窗式界面,流程直觀。
(2)豐富的人性化設(shè)計(jì),明確的操作導(dǎo)向服務(wù),實(shí)現(xiàn)人機(jī)互動(dòng)式對(duì)話。
(3)查詢方式多樣化,操作更簡(jiǎn)便、快捷、高效。檢索及查詢不同內(nèi)容的電子文檔可以輸入諸如編號(hào)、文件名、類別、日期等關(guān)鍵字段。支持各種門類不同載體的電子文檔管理,對(duì)文檔著錄方式可以設(shè)定輔助項(xiàng)。
(4)依據(jù)電子文檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)的原則,設(shè)置具體分類方案,銜接傳統(tǒng)的文檔資料管理方式。
(5)在數(shù)據(jù)交換功能上,配置數(shù)碼像機(jī)、文檔掃描儀、打印機(jī),能夠?qū)崿F(xiàn)電子文檔的多頁掃描、頁面刪除、縮略圖、自由排版、編研、打印結(jié)果等項(xiàng)功能。多媒體技術(shù)的應(yīng)用,為電子文檔管理工作帶來具體、生動(dòng)、直觀、靈活的現(xiàn)代辦公模式,開創(chuàng)了電子文檔管理的新時(shí)代。
3、網(wǎng)絡(luò)一體化技術(shù)在電子文檔管理中的應(yīng)用
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在電子文檔信息資源管理上,是通過信息高速公路來實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)之間的信息交流和資源共享的技術(shù)。它具有的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn):
(1)廣域性和均等性。利用網(wǎng)絡(luò),無論計(jì)算機(jī)位于繁華都市還是偏遠(yuǎn)地方,都能共享計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的電子文檔信息資源,得到同等的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。
(2)即時(shí)性和雙向性。隨時(shí)更新的網(wǎng)上信息可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)傳播到各處,向電子文檔利用者提供即時(shí)性的服務(wù),同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)采集電子文檔,使電子文檔信息的利用率最大幅度地提高。
(3)檢索效率高。主要體現(xiàn)在檢全率、檢準(zhǔn)率、檢索速度上。
(4)整體的協(xié)作性。電子文檔信息網(wǎng)絡(luò)將一定范圍(國家或地區(qū))內(nèi)各級(jí)、各類行政、事業(yè)、企業(yè)等機(jī)構(gòu)的網(wǎng)站,有計(jì)劃地、科學(xué)地組成一個(gè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、多層次、多功能、布局合理、相互合作、相互結(jié)合的體系,資源整合優(yōu)化,體現(xiàn)了地區(qū)或行業(yè)間的協(xié)作性。
(5)電子文檔信息網(wǎng)絡(luò)一體化進(jìn)程的實(shí)踐,可以達(dá)到同時(shí)促進(jìn)各地、各級(jí)文檔建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展,規(guī)范行政行為和行業(yè)行為。
二、正在創(chuàng)建中的數(shù)字化資料館
廣義上的數(shù)字資料館是指存儲(chǔ)和利用文檔信息資源的信息空間,是一個(gè)由眾多電子資源庫群、電子文檔信息資源處理中心、電子文檔用戶群構(gòu)成的數(shù)字資料館群體。從國內(nèi)數(shù)字資料館研發(fā)的現(xiàn)狀來看可由四部分組成,其特點(diǎn)和功能分別是:
信息采集系統(tǒng)。它由三個(gè)子系統(tǒng)即接收子系統(tǒng)、館藏資源數(shù)字化子系統(tǒng)、信息搜尋子系統(tǒng)組成。每個(gè)子系統(tǒng)下再由數(shù)個(gè)相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程對(duì)話窗口構(gòu)成。該部分的作用是數(shù)字資料信息資源開發(fā)和利用的基礎(chǔ),是資料從庫存資料向信息資源轉(zhuǎn)換的中間站,它能對(duì)館藏的各種介質(zhì)的電子資料進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ);接受在線各級(jí)電子政務(wù)系統(tǒng)中各個(gè)部門形成的資料文件信息,可以主動(dòng)搜尋網(wǎng)上有價(jià)值的電子資料信息。
信息利用系統(tǒng)。它由四個(gè)子系統(tǒng)即資料信息開發(fā)子系統(tǒng)、綜合智能查詢子系統(tǒng)、網(wǎng)站信息發(fā)布子系統(tǒng)、光盤發(fā)布子系統(tǒng)組成;子系統(tǒng)下設(shè)立相應(yīng)的對(duì)話框。該部分具有能在海量數(shù)字信息中高效、準(zhǔn)確檢索電子文檔信息的優(yōu)勢(shì),根據(jù)需要可迅速組織起不同重點(diǎn)的、完整的編研材料,對(duì)電子文檔信息的查閱、調(diào)閱、發(fā)布都基于網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò),使利用者在任何地點(diǎn)和時(shí)間都能得到需要的數(shù)字文檔信息,充分發(fā)揮電子文檔的信息價(jià)值,實(shí)現(xiàn)資源的社會(huì)共享。
信息管理系統(tǒng)。它由相應(yīng)的業(yè)務(wù)功能對(duì)話框組成,諸如電子文檔的目錄管理、信息分屬類別的鑒定、信息統(tǒng)計(jì)分類號(hào)、主題詞標(biāo)引、報(bào)表打印等內(nèi)容。針對(duì)采集來的信息進(jìn)行整理、分類等標(biāo)準(zhǔn)化處理,將大量無序的信息有序化處理,實(shí)現(xiàn)數(shù)字文檔在業(yè)務(wù)管理部門的全程管理。系統(tǒng)維護(hù)系統(tǒng)。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)、權(quán)限管理、網(wǎng)絡(luò)安全、加密存儲(chǔ)、數(shù)字簽名、備份、恢復(fù)數(shù)字遷移等功能對(duì)話框組成,實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字資料館整體系統(tǒng)的維護(hù)功能。系統(tǒng)維護(hù)采用統(tǒng)一用戶管理以及分級(jí)安全措施,同時(shí)對(duì)電子原文進(jìn)行高強(qiáng)度的加密存儲(chǔ),對(duì)用戶、原文實(shí)現(xiàn)雙重控制,保證數(shù)據(jù)訪問的安全性。
三、初現(xiàn)端倪的虛擬資料館
虛擬資料館是虛擬技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。虛擬技術(shù)運(yùn)用于電子文檔信息資源的管理,就是通過特定軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將時(shí)空上分散的信息資源連成一體,使之成為有別于一般意義上的含有虛擬技術(shù)的文檔信息資源網(wǎng)絡(luò)。虛擬資料館具有的特點(diǎn)和功能:
一是實(shí)現(xiàn)由完全的文檔實(shí)體(物理)保存模式為主向文檔信息管理模式為主的轉(zhuǎn)變;文檔載體的多樣性更加豐富,電子類文檔成為主體,資料館的角色是社會(huì)文檔資源的“審計(jì)員”。
二是實(shí)現(xiàn)等同于人腦記憶功能的社會(huì)記憶功能。
三是實(shí)現(xiàn)意義更加廣泛的文檔信息資源共享,文檔信息資源走向充分開放,為政府決策,為社會(huì)大眾提供全方位及時(shí)有效的服務(wù)。
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本文標(biāo)題:自動(dòng)化辦公系統(tǒng)在電子文檔管理中的特點(diǎn)及其應(yīng)用前景
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