IT工程項(xiàng)目要在限定的時間、空間、質(zhì)量、費(fèi)用范圍內(nèi),將大量的人力、設(shè)備、材料、財力組織在一起,有序地實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目目標(biāo),離開了責(zé)、權(quán)、力、效、利相匹配的高效率的組織保證系統(tǒng)是不可想象的。現(xiàn)代組織理論的研究表明,組織是除了勞動力、勞動資料、勞動對象之外的第四大生產(chǎn)力要素,前三大生產(chǎn)力要素間可以相互替代,而組織是不能替代的,組織可使其他生產(chǎn)力要素合理配置。隨著其他生產(chǎn)力要素相互依賴的增加和系統(tǒng)化、綜合化的新趨勢,組織在提高經(jīng)濟(jì)效益方面的作用也愈來愈顯著。
IT監(jiān)理公司按照建設(shè)單位的委托和授權(quán),根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)和實(shí)際情況,委派工程監(jiān)理人員到IT工程項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場成立項(xiàng)目監(jiān)理部(組),成員包括總監(jiān)理工程師、監(jiān)理工程師、總監(jiān)理代表、監(jiān)理員等。IT項(xiàng)目監(jiān)理部是為了適應(yīng)IT工程項(xiàng)目監(jiān)理工作的需要而建立的,它是由一組個體成員為完成IT工程項(xiàng)目目標(biāo)而組織起來的協(xié)同工作的隊(duì)伍。依據(jù)我國現(xiàn)行法律法規(guī)的規(guī)定,IT項(xiàng)目監(jiān)理采取總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制,由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)整個項(xiàng)目的監(jiān)理工作,項(xiàng)目監(jiān)理部所有成員都必須具有監(jiān)理行業(yè)相應(yīng)的執(zhí)業(yè)資格證書,同時保證專業(yè)配套合理齊全。
項(xiàng)目監(jiān)理部作為工程項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、成本控制的核心,擔(dān)負(fù)著項(xiàng)目實(shí)施過程監(jiān)督管理、溝通信息、下達(dá)指令、協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一步調(diào)、組織運(yùn)轉(zhuǎn)、制定決策的重任,是實(shí)施有效監(jiān)理的保證。由于IT工程監(jiān)理不同于一般性的監(jiān)督管理,而是一項(xiàng)目標(biāo)性很明確的具體行為,它有傍站、巡視、檢查、評審、控制等從旁糾偏、督促目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的意思,它也是一個以嚴(yán)密的制度為顯著特征的綜合管理行為。
項(xiàng)目監(jiān)理部作為IT監(jiān)理公司委派到工程項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場的監(jiān)理組織機(jī)構(gòu),其監(jiān)理工作水平主要體現(xiàn)在能否把組成監(jiān)理機(jī)構(gòu)的各種要素,包括人員和裝備有機(jī)地組織協(xié)調(diào)起來,做到人盡其才,物盡其用,并使之高效運(yùn)轉(zhuǎn),除了主要取決于項(xiàng)目總監(jiān)理工程師及專業(yè)監(jiān)理工程師的素質(zhì)和能力以外,公司領(lǐng)導(dǎo)層的決策、監(jiān)督、管理和指導(dǎo)也非常重要。
負(fù)責(zé)制和監(jiān)督制是現(xiàn)代管理科學(xué)中同一個事物并存的兩個方面,例如政府行政管理實(shí)行部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,同時還要專門設(shè)立紀(jì)檢監(jiān)察部門進(jìn)行監(jiān)督,兩者相輔相成,缺一不可。同樣,在IT工程項(xiàng)目實(shí)施過程中,監(jiān)理工作既要強(qiáng)調(diào)總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制,也要重視公司的監(jiān)督管理和指導(dǎo)支持,這就好比是放風(fēng)箏,風(fēng)箏本身既要結(jié)構(gòu)合理、足夠結(jié)實(shí),又不能斷了線。以往有些工程項(xiàng)目的建設(shè)過程就出現(xiàn)過這方面的問題,因公司領(lǐng)導(dǎo)對現(xiàn)場監(jiān)理部監(jiān)督管理不夠,或放任自流,導(dǎo)致監(jiān)理工作不到位,甚至出現(xiàn)一些違法亂紀(jì)行為,造成工程項(xiàng)目建設(shè)發(fā)生重大質(zhì)量事故,教訓(xùn)很深刻。
項(xiàng)目監(jiān)理組織的實(shí)例
深圳市某單位中心大樓是一棟地下2層,地上20層的綜合性辦公樓,總建筑面積為3.3萬平方米。該項(xiàng)目要求建設(shè)成為一座智能大廈,即采用先進(jìn)實(shí)用、優(yōu)化組合的成套技術(shù)服務(wù)體系,建立一個安全舒適、通信便捷、環(huán)境優(yōu)雅的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的管理、服務(wù)及辦公環(huán)境,滿足用戶現(xiàn)代化管理服務(wù)辦公要求。
該工程項(xiàng)目建設(shè)總投資為2000萬元,包含了綜合布線系統(tǒng)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、多媒體會議系統(tǒng),LED大屏顯示系統(tǒng)、建筑設(shè)備管理系統(tǒng)(BAS)、有線電視系統(tǒng)、閉路視頻監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)、背景音樂及公共廣播系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)和機(jī)房工程等十多個子系統(tǒng)。從該工程項(xiàng)目建設(shè)的具體內(nèi)容及其所包含的子系統(tǒng),可看出該項(xiàng)目的工程建設(shè)類型屬于信息化建設(shè)工程中的智能建筑弱電工程類。為保證順利實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)的質(zhì)量、進(jìn)度和投資目標(biāo),建設(shè)單位聘請了IT監(jiān)理公司負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的監(jiān)理工作。
IT監(jiān)理公司為履行好建設(shè)單位的委托監(jiān)理合同,成立了該工程建設(shè)現(xiàn)場項(xiàng)目監(jiān)理部,委派總監(jiān)理工程師代表公司全面負(fù)責(zé)該工程項(xiàng)目建設(shè)的監(jiān)理業(yè)務(wù)及行政管理工作。根據(jù)該工程項(xiàng)目特點(diǎn)和以往工程監(jiān)理的經(jīng)驗(yàn),該工程項(xiàng)目監(jiān)理組織采用直線職能式組織結(jié)構(gòu)形式。這種組織結(jié)構(gòu)形式的優(yōu)點(diǎn)是分工明確、指揮得力,能夠充分發(fā)揮各專業(yè)監(jiān)理工程師的積極性,提高工作效率。派駐工地現(xiàn)場的項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé),總監(jiān)代表、各專業(yè)監(jiān)理工程師及監(jiān)理輔助人員,具體實(shí)施監(jiān)理工作,以監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理細(xì)則為中心,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)的監(jiān)理目標(biāo),F(xiàn)場監(jiān)理組織結(jié)構(gòu)圖如圖1所示。
圖1 現(xiàn)場監(jiān)理組織結(jié)構(gòu)圖
對現(xiàn)場項(xiàng)目監(jiān)理部的監(jiān)督管理
針對該工程項(xiàng)目的特點(diǎn),IT監(jiān)理公司組成由公司直接領(lǐng)導(dǎo)的高層顧問組,對工程項(xiàng)目建設(shè)的重大技術(shù)問題進(jìn)行監(jiān)督、研究和指導(dǎo)。公司領(lǐng)導(dǎo)層不定期對工程進(jìn)行巡視、檢查,聽取建設(shè)單位對監(jiān)理工作的意見,對現(xiàn)場工作給予指導(dǎo),見圖2。
圖2 意見指導(dǎo)
對項(xiàng)目監(jiān)理部人員組織的管理。
1. IT監(jiān)理公司與業(yè)主簽訂監(jiān)理委托合同后,公司人力資源部要根據(jù)所監(jiān)理項(xiàng)目的工程規(guī)模、復(fù)雜程度和監(jiān)理范圍,組建項(xiàng)目監(jiān)理部,工程部、行政部做好其他資源的配置。
2. 由總經(jīng)理任命項(xiàng)目總監(jiān)理工程師。
3. 工程部負(fù)責(zé)按《人力資源管理控制程序》對項(xiàng)目監(jiān)理部全體人員實(shí)施崗前培訓(xùn),主要內(nèi)容為結(jié)合本項(xiàng)目特點(diǎn),學(xué)習(xí)質(zhì)量體系程序文件和相關(guān)的作業(yè)文件。
對計量檢測儀器和設(shè)備的管理。
1. 總監(jiān)理工程師提出本項(xiàng)目監(jiān)理部計量檢測設(shè)備使用計劃,由行政部負(fù)責(zé)落實(shí)配置。
2. 檢測設(shè)備在使用前,由工程部按《測量裝置控制程序》進(jìn)行校準(zhǔn),并對校準(zhǔn)和鑒定后的狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)識。
3. 項(xiàng)目監(jiān)理部不得使用無標(biāo)識和標(biāo)識不合格的儀器和設(shè)備。
4. 專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)對檢測儀器和設(shè)備的正確使用和維護(hù),使用過程中應(yīng)填寫《計量檢測儀器設(shè)備使用履歷表》。
對文件資料的管理。
1. 總監(jiān)理工程師提出本項(xiàng)目監(jiān)理部所需文件、資料清單,由行政部、工程部負(fù)責(zé)落實(shí)配置。
2. 工程部負(fù)責(zé)提供法規(guī)性文件、技術(shù)性文件和質(zhì)量體系文件目錄供選用。
3. 文件資料管理按公司《文件控制程序》執(zhí)行。
各類監(jiān)督措施
組織措施
1. 將工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制落到實(shí)處,公司總部成立本項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組,由領(lǐng)導(dǎo)小組具體負(fù)責(zé)對駐現(xiàn)場項(xiàng)目監(jiān)理部的監(jiān)督管理,并加強(qiáng)對該項(xiàng)目監(jiān)理部工作的指導(dǎo)支持。
2. 成立本工程項(xiàng)目監(jiān)理部,實(shí)行“總監(jiān)負(fù)責(zé)制”。按照投標(biāo)文件中申報的監(jiān)理人員派遣并保證按時到位。
3. 公司保證為項(xiàng)目監(jiān)理部提供足夠的辦公設(shè)備、影像設(shè)備、檢測工具、通信工具、交通車輛和其他生產(chǎn)、生活設(shè)施,滿足現(xiàn)場需要。作為項(xiàng)目監(jiān)理部的堅強(qiáng)后盾,公司將提供強(qiáng)大的各項(xiàng)物質(zhì)支持。
4. 實(shí)行崗前培訓(xùn)、技術(shù)交底和職業(yè)道德教育培訓(xùn),使項(xiàng)目監(jiān)理部所有成員都能熟悉監(jiān)理合同、與本項(xiàng)目工程建設(shè)管理有關(guān)的法律、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度等,明確監(jiān)理目標(biāo),合格者上崗。嚴(yán)肅紀(jì)律,杜絕不按規(guī)定要求行使監(jiān)理職責(zé)、到位差、服務(wù)意識差、遇事推委拖拉等現(xiàn)象發(fā)生; 對職業(yè)道德差、業(yè)務(wù)工作不適應(yīng)者,公司堅決予以更換。
5. 項(xiàng)目監(jiān)理部在“各級監(jiān)理人員崗位職責(zé)”的制度下分解監(jiān)理職責(zé),將責(zé)任落實(shí)到崗、到人,同時明確崗位替代和替代交接程序; 對本崗位的服務(wù)質(zhì)量承擔(dān)終身責(zé)任,確保工程監(jiān)理服務(wù)“凡事有人管”。
6. 公司領(lǐng)導(dǎo)小組每月定期或不定期到項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場考核評價監(jiān)理工作,征求業(yè)主和承包商的意見和建議,不斷提高監(jiān)理水平,保證做到讓業(yè)主滿意。
技術(shù)措施
1. 公司領(lǐng)導(dǎo)小組建立監(jiān)理和工程目標(biāo)動態(tài)控制系統(tǒng)。充分發(fā)揮監(jiān)理工程師的知識與才能,對工程目標(biāo)進(jìn)行全面、細(xì)致的考察,對實(shí)現(xiàn)工程目標(biāo)的影響因素進(jìn)行判斷和分析,制定有針對性的、具體的預(yù)控措施; 全面、及時、準(zhǔn)確地掌握工程的動態(tài)數(shù)據(jù)并與計劃數(shù)據(jù)比較,監(jiān)督和指導(dǎo)總監(jiān)理工程師采取有效、得力的措施及時進(jìn)行動態(tài)糾偏和整改,圓滿實(shí)現(xiàn)監(jiān)理工作目標(biāo)。
2. 公司領(lǐng)導(dǎo)小組監(jiān)督和指導(dǎo)總監(jiān)理工程師建立健全現(xiàn)場質(zhì)量管理體系,加大對現(xiàn)場質(zhì)量檢查和內(nèi)審,實(shí)現(xiàn)監(jiān)理單位質(zhì)量體系與承包商質(zhì)量體系的協(xié)調(diào)運(yùn)作。
3. 公司領(lǐng)導(dǎo)小組監(jiān)督和指導(dǎo)總監(jiān)理工程師制訂用于本項(xiàng)目的“監(jiān)理部內(nèi)部管理制度”,并根據(jù)本項(xiàng)目的實(shí)際情況,補(bǔ)充編寫針對本項(xiàng)目特點(diǎn)的有關(guān)制度,報公司審批執(zhí)行; 確保工程監(jiān)理服務(wù)“凡事有章可循”。
4. 在本項(xiàng)目工程監(jiān)理工作中,使用IT監(jiān)理計算機(jī)管理軟件,實(shí)現(xiàn)IT監(jiān)理工作數(shù)字化管理。
5. 為本項(xiàng)目監(jiān)理部配置現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、檢測儀器和設(shè)備,用先進(jìn)手段來提高監(jiān)理服務(wù)水平。
6. 針對本項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的特殊問題隨時制定特殊措施。
7. 公司領(lǐng)導(dǎo)小組監(jiān)督和指導(dǎo)總監(jiān)理工程師建立可追溯的服務(wù)質(zhì)量的記錄體系,嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)場服務(wù)信息記載檢查的有關(guān)要求,做到監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量“凡事有據(jù)可查”。
8. 公司領(lǐng)導(dǎo)小組監(jiān)督和要求項(xiàng)目監(jiān)理部的一切活動均做到事先有要求,事中有檢查,事后有結(jié)果,不留空白,閉環(huán)運(yùn)行。
9. 公司領(lǐng)導(dǎo)小組定期進(jìn)行質(zhì)量回訪,按質(zhì)量體系文件要求,每半年一次向業(yè)主發(fā)出“業(yè)主監(jiān)督建議卡”,征詢業(yè)主對公司監(jiān)理服務(wù)的意見,不斷改進(jìn)和提高監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量水平。
經(jīng)濟(jì)措施
1. 公司建立各部門經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,將監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量目標(biāo)層層分解,各部門收入與本項(xiàng)目工程質(zhì)量和業(yè)主評價掛鉤。
2. 公司總經(jīng)理與本項(xiàng)目總監(jiān)理工程師簽訂監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量獎罰責(zé)任書,加大總監(jiān)理工程師的責(zé)、權(quán)、利。
3. 本項(xiàng)目監(jiān)理部實(shí)行半年初評、年終總評,考核評價每個監(jiān)理人員服務(wù)質(zhì)量,建立獎罰分明和優(yōu)勝劣汰的激勵機(jī)制,調(diào)動每個監(jiān)理人員的積極性。
4. 監(jiān)理人員嚴(yán)格遵守公司《監(jiān)理工程師守則》和公司《廉政建設(shè)責(zé)任制實(shí)施細(xì)則》,堅決杜絕向承包商借錢和吃、拿、卡、要行為。
合同措施
1. 公司與項(xiàng)目監(jiān)理部每個成員簽訂本項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、安全、投資監(jiān)理目標(biāo)責(zé)任書。
2. 公司與項(xiàng)目監(jiān)理部每個成員簽訂廉政建設(shè)責(zé)任書。
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