存貨作為企業(yè)的一種資產(chǎn)，在企業(yè)資產(chǎn)中占有相當(dāng)比重，有的企業(yè)甚至在其流動資金中占了70~80%的比率。合理選擇存貨的計價方法對企業(yè)的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量會產(chǎn)生不同的影響。因此，企業(yè)對存貨的管理成為企業(yè)管理中非常重要的工作重心之一。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)對存貨的管理手段也在不斷加強，技術(shù)也越來越先進(jìn)。黨的十六大報告中也指出：信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇。堅持以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化，走出一條科技含量高、經(jīng)濟效益好、資源消耗低、環(huán)境污染少、人力資源優(yōu)勢得到充分發(fā)揮的新型工業(yè)化路子。很多大型的企業(yè)隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，也逐漸從手工或小型的物資或庫存管理信息系統(tǒng)（MIS）轉(zhuǎn)向集成的企業(yè)信息化來管理企業(yè)。

    ERP（EntERPrise Resource Planning，企業(yè)資源計劃/規(guī)劃）是集成了企業(yè)采購、庫存、生產(chǎn)制造、銷售、財務(wù)成本、人力資源、資產(chǎn)、質(zhì)量、資金、項目投資管理等在內(nèi)的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。與傳統(tǒng)的存貨管理和財務(wù)軟件核算上，ERP環(huán)境下存貨的管理出現(xiàn)了一些新的變化，這種變化不僅對于企業(yè)對存貨的管理是重要的，另一方面對于會計師審計存貨也是具有重要意義的。ERP系統(tǒng)的重要特點之一就是高度的集成性和數(shù)據(jù)的共享。在高度集成的ERP環(huán)境下，大多數(shù)和庫存相關(guān)的財務(wù)核算都是由系統(tǒng)在業(yè)務(wù)發(fā)生時自動產(chǎn)生的，而不再需要財務(wù)單獨計帳完成。

    由于ERP環(huán)境下的存貨管理出現(xiàn)了這些新的特點，因此有必要弄清楚ERP系統(tǒng)中的物流及資金流的情況以加強存貨管理控制。ERP系統(tǒng)中的存貨計價一般都支持計劃/標(biāo)準(zhǔn)價、移動平均價、先進(jìn)先出法和后進(jìn)先出法等。這里主要介紹ERP系統(tǒng)中最典型也時最常使用的兩種計價方法：標(biāo)準(zhǔn)成本和移動平均價。本文將以ERP軟件中的市場領(lǐng)先者——SAP R/3企業(yè)管理軟件為例進(jìn)行介紹采購過程中的成本核算及其控制點。

1、標(biāo)準(zhǔn)成本法

    在ERP環(huán)境下，對于存貨的采購?fù)ǔ０�含兩個步驟：采購收貨和發(fā)票校驗。當(dāng)采購收貨和發(fā)票校驗完成后都會在系統(tǒng)中自動生成相應(yīng)的會計憑證。但自動記帳的科目和金額由于存貨計價方法不同和收貨與收發(fā)票的順序不同而不同。

    在標(biāo)準(zhǔn)成本法下，采購價與計劃/標(biāo)準(zhǔn)價之間的價差直接計入“價差”科目。這里的價差不僅包括計劃/標(biāo)準(zhǔn)價與采購價的差異，還包括發(fā)票校驗時采購價和發(fā)票價格的差異。

    1.1 先收貨后收發(fā)票

    在標(biāo)準(zhǔn)成本法下，當(dāng)先收貨時，系統(tǒng)將計劃/標(biāo)準(zhǔn)價與采購定單價格的差異計入“采購價差”科目，以計劃/標(biāo)準(zhǔn)價更新存貨的價值。對方科目則計入“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清帳科目，反映“應(yīng)付暫估”的金額；當(dāng)收到發(fā)票時，若發(fā)票價格和采購定單之間存在差異則把該差異也直接計入“采購價差”科目。

    現(xiàn)舉例說明：

    標(biāo)準(zhǔn)成本或初始移動加權(quán)平均價：1.1元/件                 初始存貨數(shù)量：100件
    采購價：1.3元/件                                       采購數(shù)量：100件
    收貨：                                                 收貨數(shù)量：100件
    發(fā)票：1.2元/件                                         發(fā)票數(shù)量：100件

    自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下：

    收貨時：
    借：存貨                                                        110
    借：采購價差                                              20
      貸：收貨/收發(fā)票                                          130

    發(fā)票校驗時：
    借：收貨/收發(fā)票                       130
      貸：采購價差                        10
      貸：應(yīng)付帳款—供應(yīng)商明細(xì)             120

    此時該存貨數(shù)量、金額及成本變化如表1所示：

表1：存貨數(shù)量、金額及成本變化
（標(biāo)準(zhǔn)成本法—先收貨后收發(fā)票）

    在有些企業(yè)存在先收到發(fā)票而后收貨的情況，標(biāo)準(zhǔn)成本法下，其會計核算與先收貨后收發(fā)票的情況類似，這里不再贅述，只給出相應(yīng)的結(jié)果。
沿用上述例子數(shù)據(jù)，先收發(fā)票后收貨，自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計分錄如下：

    發(fā)票校驗時：
    借：收貨/收發(fā)票                       120
      貸：應(yīng)付帳款—供應(yīng)商明細(xì)             120

    由于收發(fā)票早于收貨，此時按發(fā)票金額計入“收貨/收發(fā)票”的中間過渡待清帳科目。
    收貨時：
    借：存貨                                                        110
    借：采購價差                                              10
      貸：收貨/收發(fā)票                                          120
    此時該存貨數(shù)量、金額及成本變化如表2所示：

表2：存貨數(shù)量、金額及成本變化
（標(biāo)準(zhǔn)成本法—先收發(fā)票后收貨）

    在期末結(jié)帳時，將執(zhí)行“收貨/收發(fā)票”的自動科目清帳，把已收貨且已收發(fā)票的“收貨/收發(fā)票”明細(xì)項目一一清帳核銷。然后執(zhí)行“收貨/收發(fā)票”科目余額重組調(diào)整的操作把“收貨/收發(fā)票”中間過渡待清帳科目借方余額調(diào)整到資產(chǎn)負(fù)債表“物資采購”項目中，反映收到發(fā)票尚未收貨的金額，其自動產(chǎn)生的會計憑證為：
    借：物資采購
      貸：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目

    一般情況下，ERP系統(tǒng)不是直接調(diào)整“收貨/收發(fā)票”科目的，而是記入另外一個性質(zhì)相似的調(diào)整科目，即：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目。這是因為做這樣的調(diào)整主要是為了調(diào)整資產(chǎn)負(fù)債表項目而為，因此系統(tǒng)在期末做這樣的調(diào)整的時候還同時自動產(chǎn)生了下一個期間期初的沖銷憑證：
    借：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目
      貸：物資采購

    如果“收貨/收發(fā)票”中間過渡待清帳存在貸方科目余額則重組調(diào)整到相應(yīng)的“應(yīng)付暫估”科目中，反映已收貨尚未收到發(fā)票的金額，其自動產(chǎn)生的會計憑證為：
    借：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目
      貸：應(yīng)付暫估
    同時也自動產(chǎn)生下一個期間期初的沖銷憑證：
    借：應(yīng)付暫估
      貸：“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目

    因此，實際上對于“收貨/收發(fā)票”中間待清帳科目和“收貨/收發(fā)票調(diào)整”科目是不包含在資產(chǎn)負(fù)債表項目中的，而正常結(jié)帳完成后，這兩個科目的匯總余額應(yīng)該為零。這樣處理也便于下個期間正常的收貨和收發(fā)票的校對，不至于影響到收貨和收發(fā)票逐筆清帳核銷。

    而對于“采購價差”科目，在ERP軟件中一般是作為存貨的備加/備抵科目反映在資產(chǎn)負(fù)債表的存貨項目中的。

    一般在ERP系統(tǒng)中，無論在標(biāo)準(zhǔn)成本法下或是移動平均法下，存貨科目的記帳都是由系統(tǒng)自動產(chǎn)生的，而且都和一定的存貨數(shù)量對應(yīng)的。因此，存貨科目在系統(tǒng)中是不能手工記帳，必須從物料管理部門的業(yè)務(wù)操作自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計憑證；而“采購價差”科目雖然有一部分也是由系統(tǒng)自動記帳的，但該科目也同時也允許財務(wù)手工單獨處理，并且該科目的余額是沒有相應(yīng)的存貨數(shù)量來對應(yīng)的。

4、ERP環(huán)境下存貨的異動

    根據(jù)上文所述，無論是在標(biāo)準(zhǔn)成本法或是移動平均法下，“采購價差”科目在存貨采購成本核算過程中都扮演了中間“協(xié)調(diào)者”的角色，是存貨控制的關(guān)鍵點，需要特別關(guān)注。

    4.1標(biāo)準(zhǔn)成本法下存貨標(biāo)準(zhǔn)價的非正常頻繁變動

    正常情況下，一旦確定相應(yīng)的存貨標(biāo)準(zhǔn)價后，除非標(biāo)準(zhǔn)價和實際價存在較大差異，不應(yīng)隨意調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)價。如果發(fā)現(xiàn)在ERP系統(tǒng)中存在存貨標(biāo)準(zhǔn)價的非正常頻繁變動，則需要特別關(guān)注。這種情況對于審計師對存貨的審計也需要提高警惕，因為系統(tǒng)一般會提供改變標(biāo)準(zhǔn)價的功能，并自動產(chǎn)生相應(yīng)的會計憑證：
    借或貸：存貨
      貸或借：采購價差

    而采購價差通常有兩種處理方法。一種是在當(dāng)期已發(fā)出材料和期末結(jié)存材料之間進(jìn)行分配，屬于已消耗材料應(yīng)分配的差異，應(yīng)從該科目中轉(zhuǎn)到相關(guān)科目；另一種是直接轉(zhuǎn)入當(dāng)期損益，從而影響財務(wù)狀況和損益。

    4.2移動平均法下采購價差科目存在較大科目余額

    從上述介紹可知，與標(biāo)準(zhǔn)成本法不同，移動平均法下的采購價差科目通常其科目余額應(yīng)該為零，只有在一些特殊情況才可能出現(xiàn)科目余額且相對來講余額應(yīng)該不大。采購價差的處理也同于標(biāo)準(zhǔn)成本法，為了簡便，當(dāng)科目余額不大時可直接計入當(dāng)期損益。因此，在這種情況下，如果存在相反的情況則表明存貨控制存在較大的風(fēng)險。

    4.3移動平均法下負(fù)庫存情況及其發(fā)生頻率

    一般來講，正常情況下是不會或是不應(yīng)該存在負(fù)庫存情況的。如果在移動平均法下出現(xiàn)負(fù)庫存且發(fā)生頻率較多，則需要進(jìn)一步查明出現(xiàn)負(fù)庫存的原因，加強存貨控制。

    4.4移動平均法下存貨和采購價差科目間的非正常轉(zhuǎn)帳

    由于“存貨”科目的余額是直接和一定的存貨數(shù)量相關(guān)的，而“采購價差”科目余額是不和存貨數(shù)量直接相關(guān)的，它只是存貨的備加/抵項目。正常情況下的“采購價差”是通過分配轉(zhuǎn)到消耗材料應(yīng)分配的差異或直接轉(zhuǎn)入損益的，而不能直接和存貨轉(zhuǎn)帳，如果在存貨和采購價差科目間進(jìn)行轉(zhuǎn)帳，勢必改變存貨的移動平均價格。但有些系統(tǒng)也提供了存貨和“采購價差”間的特殊轉(zhuǎn)帳操作，即：
    借或貸：存貨
      貸或借：采購價差

    但這種操作只是在那些由于誤操作，如將每公斤的價格輸入為每噸價格造成“采購價差”科目余額很大而無法更改錯誤或難于更改錯誤時才使用的特殊更正。因此，在移動平均法下一般不應(yīng)出現(xiàn)存貨和采購價差科目間的轉(zhuǎn)帳的。