人情要講究禮尚往來，財務(wù)信息化也是如此，要講究禮尚往來。這句話何解呢?我們先來看一下，現(xiàn)在大部分企業(yè)財務(wù)信息化的局限性。

　　很多企業(yè)在搞財務(wù)信息化時，都只局限在財務(wù)一個部門。其實(shí)，這是非常不好的。偉人說過，絕對的權(quán)力，絕對的腐敗。而現(xiàn)在就財務(wù)部門在用財務(wù)管理軟件，其他部門都沒有直接用到其系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，這導(dǎo)致的結(jié)果就是，財務(wù)管理軟件在財務(wù)部門用的好不好，只有財務(wù)部門自己清楚。有些帳務(wù)出錯了，也沒有人去監(jiān)督;有些帳目應(yīng)該日事日畢，但是，他們沒有及時登帳，可是，沒有人去稽核，他們也就相安無事。

　　所以，我認(rèn)為，財務(wù)管理信息化要作的好，必須實(shí)現(xiàn)“禮尚往來”。即，其他部門如采購、生產(chǎn)、銷售等要把當(dāng)天發(fā)生的費(fèi)用及時匯報給財務(wù)，而財務(wù)部門也要及時在系統(tǒng)中錄入單據(jù)，然后把查詢的權(quán)限交給其他部門，讓他們可以實(shí)時查詢相關(guān)信息。

  財務(wù)現(xiàn)實(shí)場景一

　　某個銷售員，想要知道到現(xiàn)在為止，自己負(fù)責(zé)客戶的應(yīng)收未收明細(xì)及未開發(fā)票明細(xì)。怎么辦呢?就去向財務(wù)要。然后，財務(wù)人員在系統(tǒng)中把報表拉出來，給這個銷售員。如此，一個月一次，還可以。雙方都不覺得煩，但是，若一個星期一次，那可能財務(wù)人員或者銷售人員都不會干了。

　　解決方法

　　我有時候，去一些企業(yè)考察的時候，都覺得非常的奇怪。為什么他們不把這些查詢的權(quán)限下放給具體的業(yè)務(wù)員呢?如此，銷售人員就能夠?qū)崟r的查詢相關(guān)信息，這對應(yīng)收帳款的催繳等等，都是非常有幫助的。當(dāng)我問及這個問題時，他們有的說沒有想到。這個答案這是讓人哭笑不得。

　　所以，我建議那些只上了財務(wù)管理系統(tǒng)(沒有上ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)一般都可以實(shí)現(xiàn)這個功能)，把一些應(yīng)收未收、應(yīng)開票未開票的報表查詢權(quán)限下放給各個業(yè)務(wù)員。如此，有兩個好處，一是銷售人員可以及時查到這些信息，方便他們的工作;二是對于財務(wù)部門也是一個監(jiān)督，督促他們及時把業(yè)務(wù)信息輸入到ERP系統(tǒng)。

  財務(wù)現(xiàn)實(shí)場景二

　　月底，銷售經(jīng)理要對業(yè)務(wù)員進(jìn)行考核，需要這個月每個銷售人員收回了多少款項(xiàng)，還有多少款項(xiàng)沒收，有多少逾期了，等等。此時，財務(wù)人員就會從他們的財務(wù)管理系統(tǒng)中，導(dǎo)出一些報表，稍加修飾整理后，然后發(fā)給銷售經(jīng)理。也就是說，銷售經(jīng)理一般只有到月底或者年底才能知道這些情況。這對銷售經(jīng)理及時掌握銷售員的動態(tài)是不利的。

　　解決方法

　　為什么要實(shí)現(xiàn)管理信息化呢?其中有一個重要的目的就是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。而現(xiàn)在相關(guān)信息都集聚在財務(wù)一個部門，財務(wù)部門更是滴水不漏。他們部門不敢把查詢的權(quán)限下放給其他部門，有一個重要的原因，就是財務(wù)不敢下放。為什么呢，因?yàn)槿舭堰@些權(quán)限下放給其他部門，就意味著他們業(yè)務(wù)信息的處理必須非常及時，今天發(fā)生的業(yè)務(wù)必須今天就在系統(tǒng)中處理完畢。但是，很多財務(wù)人員不能做到這一點(diǎn)。他們有時候忙的話，會推遲個兩三天才在系統(tǒng)中做帳。反正沒有其他部門人員來查詢系統(tǒng)，只要他們當(dāng)事人知道怎么回事情就好了。真是由于這種心態(tài)，所以，財務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不能夠保證及時更新。

　　所以，我認(rèn)為，無論是為了管理層的方便，還是為了提高財務(wù)管理系統(tǒng)的及時性，都有必要把一些報表的查詢權(quán)限，下放給其他部門的員工。

  財務(wù)現(xiàn)實(shí)場景三

　　每到月底，就是財務(wù)部門最忙的時候，要忙著登帳、作帳。要把倉庫部門拿過來的一張張入庫單信息一一輸入系統(tǒng)，作為做憑證的依據(jù)。出貨單也是如此。這些半手工的處理方式，大大降低了財務(wù)關(guān)系信息化的效果。

　　解決方法

　　用過ERP系統(tǒng)的人都知道，財務(wù)管理系統(tǒng)可以跟其他部門的模塊緊密結(jié)合，如出貨單、入庫單的相關(guān)信息都不用手工輸入。那若企業(yè)沒有上ERP系統(tǒng)，只是上了個財務(wù)管理系統(tǒng)，難道就要手工的一張張輸入了嗎?其實(shí)不然。

　　以前我集團(tuán)的一個子公司就是如此操作。我每次去看的時候，他們好像都很忙，還有專門的人員在那邊輸單據(jù)，因?yàn)槭侵圃炱髽I(yè)，所以這些單據(jù)特別多。我看了就很懊惱，他們雖然個個都很忙，有時候甚至連吃飯都顧不上。但是，忙的沒有效率、沒有成果。

　　后來，我就叫集團(tuán)的一個懂?dāng)?shù)據(jù)庫的人，開發(fā)了一個成批導(dǎo)入工具。有了這個工具，倉庫部門只需要按照固定的格式，把當(dāng)日的出貨信息、收貨信息整理成一張EXCEL表格，然后，財務(wù)人員一按鼠標(biāo)，就可以把相關(guān)信息導(dǎo)入到財務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。如此，財務(wù)人員就不用一張張的輸單據(jù)了。大大提高了工作效率。

　　綜上所述，我覺得現(xiàn)在財務(wù)部門的信息化，主要存在兩個問題。

  1、數(shù)據(jù)沒有共享。

　　這是大部分企業(yè)的通病。他們以為，財務(wù)管理信息化，就是財務(wù)部門的事情。其他部門需要什么數(shù)據(jù)，就像財務(wù)部門要好了。其實(shí)，這么做非常的不合理。就像上面所說的，若沒有其他部門的用戶去監(jiān)督財務(wù)部門，則財務(wù)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不能保證及時更新，雖然月底出的報表時正確的，但是，在平時查詢數(shù)據(jù)時，就可能存在誤差。

　　其次，就是其他部門人員每次需要數(shù)據(jù)的時候，都需要向財務(wù)部門要。這無論是誰，都會厭煩。如銷售人員，若能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享的話，可以每個星期一，導(dǎo)出一張應(yīng)收帳款余額表，作為本周自己工作的依據(jù)。但是，若銷售人員不能自給導(dǎo)報表的話，那結(jié)果是，很可能銷售人員只能一個月拿到一張報表了，在這一個月中，只能靠自己手工記錄�？梢�，如此無論是工作效率，還是信息準(zhǔn)確性上面，都值得商榷。

  2、數(shù)據(jù)與其他部門連接不好。

　　現(xiàn)在大部分企業(yè)，特別是中小企業(yè)，都只是上了一個財務(wù)管理系統(tǒng)，而沒有上ERP系統(tǒng)。光上財務(wù)管理系統(tǒng)就有這么一個缺陷，就是財務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來源，都要靠手工輸入。而這個手工輸入的工作，效率不高，準(zhǔn)確率也不是很理想。而且，然后查詢起來也是一個問題。

　　就如同上面所說的，在生產(chǎn)企業(yè)中，單據(jù)比較多，有些要專門有一個人員來輸入這些單據(jù)，這可以說是勞命傷財?shù)氖虑�。其�?shí)，企業(yè)也不是一定要這么做。企業(yè)此時只需要花一點(diǎn)小錢，讓技術(shù)人員開發(fā)一個導(dǎo)入工具，如此，只要其他部門按照固定的格式整理好數(shù)據(jù)的話，即每天提供一份報表的話，則財務(wù)人員的工作要輕松很多。并且，如此還可以保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，何樂而不為呢?而且，開發(fā)一個導(dǎo)入工具的成本也不是很高，千把塊錢就可以搞定的事情。

　　以上這些是自認(rèn)為財務(wù)管理信息化已經(jīng)做的非常好的企業(yè)，仍然存在的一些通病。若大家遇到這些問題，那現(xiàn)在去改進(jìn)，必然可以使得企業(yè)財務(wù)管理信息化更上一層樓。有時候，一些細(xì)小的改進(jìn)，就可以使得信息化水平前進(jìn)一大步。

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本文標(biāo)題：中小企業(yè)財務(wù)ERP信息化通病及解決之道

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