“項目不是在結束時失敗,而是在開始時就失敗”，我現(xiàn)在對這句話感觸頗深。ERP項目啟動階段的鋪墊工作是不容忽視的，它是整個ERP項目的第一個里程碑。它影響著后續(xù)階段的成敗、職責與權力的劃分、項目計劃的實施以及資源的調(diào)配等問題。然而，有不少項目經(jīng)理對于ERP項目啟動階段不重視、走過場或雖然知道其重要卻不知道如何將其開好。本文結合筆者這次的項目啟動失敗經(jīng)驗，從項目經(jīng)理的角度談談如何準備和啟動ERP項目，為即將實施ERP的企業(yè)項目經(jīng)理提供參考。
一． ERP項目啟動前的準備工作
啟動一個ERP項目并不難，難的是啟動前大量和細致的準備工作。這是我在項目失利后向經(jīng)驗豐富的資深實施顧問請教時聽到最多的一句話。這位前輩告訴我，在ERP項目啟動前，我們需要得到五個關鍵問題的答案：①項目的目標是什么?②誰是完成這個目標的團隊成員?③項目完成需要花多長時間?④項目將要花多少錢?⑤誰會支持或反對這個項目?只有想清楚這些問題后，才可以啟動項目進入下一個實施階段。
（1）明確項目實施范圍，確定目標優(yōu)先級
任何一個ERP項目成功的標準都是實現(xiàn)了事先制定的項目目標，而這個項目目標就是在項目啟動階段時所確定的。因此，項目經(jīng)理需要組織項目組成員對項目實施合同作深入的了解，包括項目協(xié)議、投標書、企業(yè)需求說明、項目情況交接報告等。通過對以上資料的分析，在明確項目實施范圍的基礎上，然后對項目目標進行優(yōu)先級排序。對于一些規(guī)模較大或者較為復雜的項目，需要召開相應的技術交底會議，就項目選型階段的一些技術細節(jié)和實施人員進行溝通。當然，根據(jù)項目的大小和實施范圍會有很大的不同，有可能在人們毫無知覺的情況下就啟動，也可能沒有正式的啟動階段，但這并不影響明確項目實施范圍和確定目標優(yōu)先級這一活動。
（2）明確可用的項目實施資源
任何一個ERP項目的實施活動和實施計劃都必須要有資源來支持，否則實施活動就成了紙上談兵，無源之水。也就是說，可用資源和需要達到的目標是一對相互制約的要素。因此，作為一位項目經(jīng)理最重要的任務就是要清楚了解本項目有多少可用的項目資源。因為許多企業(yè)在選型調(diào)研階段時都會提出非常多的目標，有些目標有時候是矛盾的。比如希望范圍要廣、進度要快、成本要少、質(zhì)量要好。所以當目標較多時，就需要根據(jù)可用資源的收益比來確定目標的優(yōu)先順序，這樣做的好處是可以集中精力滿足關鍵目標。
（3）劃分實施進度階段，設立項目里程碑
當根據(jù)項目可用資源確定了項目目標優(yōu)先次序后，下一步就是要劃分實施階段，確定項目里程碑了。也就是說，我們要清楚了解達到目標需要做哪些事，然后將目標任務分解成一個個里程碑。項目經(jīng)理需要起草一份項目總體實施計劃，分析項目實施進度安排、資源需求、階段性成果和其他情況。一般應包括項目啟動的時間、各任務的起始終止日期，還可以擬訂和規(guī)劃一些評估指標。如果這個總體實施計劃和選型時的實施合同中確定的實施周期存在差異時，需要另外起草一份調(diào)整備忘，同時還需要分析和說明調(diào)整進度的利弊。一般來說，總體實施計劃在項目啟動階段時并不需要制定得太細，但是必須要對項目目標進行分解，目的是便于思考項目團隊需要什么人、如何安排時間進度和資源分配等。
（4）識別ERP項目利益干系人
ERP項目干系人是指和項目相關的人，他們要么參與ERP實施過程，要么會受到項目影響或可能會影響到項目。一般來說，每個ERP項目都會涉及到很多干系人，有時項目經(jīng)理沒有識別的干系人也會對項目造成意想不到的影響。因此，項目經(jīng)理需要評估他們對項目的影響是正面的還是負面的，需要高度關注哪些影響力較強的干系人，并在了解項目干系人需求之后，將這些需求轉化為具體的目標。
簡單的說，就是ERP項目啟動階段要識別干系人，分析干系人的需求和影響。因為ERP項目成功的標準客觀是要實現(xiàn)量化的項目目標，但在主觀上則是要滿足干系人的感性滿意。而滿意的前提是要了解和識別干系人的需求。這里要注意的是，有時干系人并不會明確表達自己潛在的需求，項目經(jīng)理要有優(yōu)秀的溝通能力了解其潛在需求；另一點是項目干系人之間的需求往往不一致，有時候可能是矛盾的，項目經(jīng)理需小心處理并進行平衡。
二．正式啟動標志性活動：項目啟動會
啟動ERP項目的形式可以根據(jù)不同的企業(yè)和不同的實施現(xiàn)狀來具體選擇，例如召開啟動會、發(fā)放企業(yè)級的文件通知等。但最常用的一個標志性活動是召開項目啟動會，它也是整個實施過程的一個重要里程碑。項目啟動會的召開標志著ERP項目從選型及商務階段進入到實施階段，標志著風風火火的實施活動從此拉開序幕。
(1)項目啟動會的目標
項目啟動會是指公開召開的一個正式化的會議。會議的目的是讓項目團隊成員對該項目的整體情況和各自的工作職責有一個清晰的認識和了解，為日后協(xié)同開展工作作準備，同時獲得領導對項目資源的承諾和保障。因此，項目啟動會需要介紹的內(nèi)容包括：項目建設背景、項目主要干系人信息、項目基本需求、項目總體規(guī)劃、項目團隊成員及其分工、項目存在的風險及應對策略和項目資源需求等。其中項目總體規(guī)劃、團隊成員及其分工是啟動會上需要重點介紹的內(nèi)容。
（2）項目啟動會的意義
項目啟動會標志著ERP項目從選型及商務階段進入實施階段，開好項目啟動會意義重大，直接關系到日后項目的順利開展。首先，項目啟動會是一個情況通報會，是把前一階段的項目情況向公司管理人員、項目組成員及相關人員進行通報，使他們了解項目的背景、經(jīng)過和規(guī)劃，為日后更好地配合實施作準備。其次，項目啟動會是一個類似古代戰(zhàn)爭出師前的造勢誓師會。因為ERP項目會涉及到許多業(yè)務部門，在實施中要和各個層面的業(yè)務部門打交道，但現(xiàn)實往往是各部門員工根本不了解自己要做什么。因此，有必要召開一個正式的啟動會，向員工傳遞項目的信息，激發(fā)公司全體員工對項目的熱情。事實證明，通過ERP項目啟動會來造勢，不僅能極大地鼓舞了項目組成員的斗志，同時也使全體員工明白這不僅僅是信息部門的事，更是公司從上到下都要關心的事。
三．做好ERP項目啟動的流程和步驟
啟動一個ERP項目不難，難的是啟動前大量和細致的準備工作。前期準備工作包括獲得高層授權、組建項目團隊、制定項目計劃及相關制度、和隆而重之召開項目啟動會。以下是我總結本次項目失利后，做好ERP項目啟動階段的流程和步驟：
（1）獲得高層人員的支持和授權
大量的成功實施經(jīng)驗表明獲得高層管理人員的支持,不但可以讓使ERP實施活動順利進行，還能夠減少后續(xù)實施活動的阻力。而如果沒有很好的獲得高層領導的支持，ERP實施就會從一開始就埋下隱患。因為一個ERP項目的成功絕不是靠項目組或項目經(jīng)理就可以的，必須要有一把手和整個管理高層人員的高度重視。尤其是在目前中國的公司政治文化環(huán)境下，項目經(jīng)理必須要得到高層領導的賞識，并把其講話精神作為尚方寶劍。雖然這個有些“拿著雞毛當令箭，狐假虎威”的味道，但這卻是ERP項目順利啟動和成功實施所必須的。
（2）做好團隊的組建與制度創(chuàng)建工作
在項目啟動前，項目經(jīng)理需要做一些重要的準備工作。首先要做的是組建實施團隊，根據(jù)項目的情況挑選相關的專業(yè)人員，在組建項目團隊時需要注意各類人員的專業(yè)技能分布。包括四個主要類別：管理委員會小組、技術用戶、關鍵用戶、最終用戶。還需要制定一個項目團隊成員聯(lián)絡表，這個聯(lián)絡表要發(fā)給團隊所有成員。同時，還需要制定一些基本的項目管理制度，如日常管理制度、溝通制度、會議制度、激勵機制、獎罰制度。
（3）編制ERP項目計劃和資源分配計劃
孫子兵法有云：先謀而后動。說的是做事之前要有系統(tǒng)的計劃，把所遇到的問題盡量考慮周全，提前設定應對方案，然后再去執(zhí)行。同理，在ERP項目啟動階段，我們也需要明確項目目標和最終交付成果，然后編制好ERP項目計劃和資源分配計劃，以確保工作任務設置沒有遺漏、分配得當、時間進度安排合理，并用作項目管理工作中的基本溝通依據(jù)。當然，在啟動階段制定的項目計劃也不該被定死，這個計劃可以僅僅是個草案。但一旦在組建好項目團隊后，就應當讓團隊成員確認各自的任務職責，合理、完整并且準確的作規(guī)劃安排。在到第一次項目進展會議時，項目計劃應該最終確定下來。
(4)精心組織召開項目啟動大會
最后，在完成以上所有的準備工作后，我們可用一個標志性的里程碑來宣告項目正式啟動。ERP項目啟動會就是表明項目轉入正式實施之前的一個重要活動。項目啟動會是給項目團隊鼓舞士氣、激發(fā)全體人員積極參與ERP項目實施活動的最佳時機。優(yōu)秀的項目啟動會源自于精心的策劃，所以在完成了有關的準備工作后，項目經(jīng)理需要全力以赴的策劃一個高質(zhì)量的ERP啟動大會。這個項目啟動會旨在使全體人員了解公司對ERP項目的重視程度，并提出大家奮斗的目標，這并不需要對每個一條目進行詳細討論和解釋。另外，在啟動大會上要公布相應的獎勵與處罰措施，以便有效地推進項目實施。
簡而言之，經(jīng)過深刻的反思和總結后，我得到一個寶貴經(jīng)驗：這是一個造勢和誓師的大會，應該要隆而重之、高規(guī)格的召開。也就是說規(guī)模越正式、態(tài)度越嚴肅、領導層次越高、人數(shù)越多都會對后續(xù)項目的順利實施產(chǎn)生正面的、深遠的、至關重要的影響。
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