志銘公司成立八年來始終堅守在出口型外貿(mào)業(yè)務(wù)的主陣地。發(fā)展至今，公司的主要經(jīng)營范圍業(yè)已從成立之初的單一服裝出口，延伸到了針紡織品、服裝、裝飾面料、建筑材料等多個領(lǐng)域。

憑著一份執(zhí)著和韌勁，志銘公司挺過了創(chuàng)業(yè)的艱難階段，優(yōu)質(zhì)穩(wěn)定的供貨渠道加之積極妥善的經(jīng)營策略，使得志銘公司在外貿(mào)市場中贏得了不錯的口碑。即使在2009年，外貿(mào)經(jīng)濟危機最為嚴(yán)重的幾個月中，志銘公司的營業(yè)收入仍然能夠達到正常時期的七成。

面對不斷增長的訂單，在公司老總的帶領(lǐng)下，志銘毅然全面引入了ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)了整體的信息化改造，將公司業(yè)務(wù)水平、管理能力提高到了一個全新的高度。

外貿(mào)企業(yè)也可以“靜悄悄”

在談到公司的信息化建設(shè)過程時，劉曉綱反復(fù)向記者強調(diào)：“我們最初并未想過做外貿(mào)也要依靠信息化手段。信息化系統(tǒng)用到今天，我們完全就是摸著石頭過河。”

據(jù)劉曉綱介紹，從01、02年開始，志銘公司就陸續(xù)開展了一些信息化工作，基于當(dāng)時的企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和國內(nèi)外貿(mào)行業(yè)相關(guān)軟件的情形，這些信息化應(yīng)用只是為了滿足公司基礎(chǔ)辦公和財務(wù)核算的需求。“這些信息化的基礎(chǔ)應(yīng)用，當(dāng)時也曾經(jīng)給公司業(yè)務(wù)的開展帶來了相當(dāng)?shù)谋憷�，但后來公司的業(yè)務(wù)種類不斷擴大，業(yè)務(wù)數(shù)量不斷增長，僅僅過了兩年，就已經(jīng)成為公司財務(wù)業(yè)務(wù)運營的巨大阻力了。”劉曉綱告訴記者。

由于公司業(yè)務(wù)人員固有的傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣，很多重要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)的保存、使用都不是很規(guī)范。一旦出現(xiàn)問題，要想往回追查也很困難。“這些不僅在無形中給公司造成了不小的損失，更給公司的財務(wù)審計工作帶來了很大的麻煩。”劉曉綱談到，在志銘公司一次內(nèi)部的財務(wù)會議上，關(guān)于財務(wù)報告的九個方面中，有三個明確指向了財務(wù)的信息化改造，要求盡快制定出信息化戰(zhàn)略，通過信息化手段快速整合財務(wù)資源，提升決策能力，并取得快速反應(yīng)的競爭優(yōu)勢。

一次偶然的機會，劉曉綱在上海出差，參觀了當(dāng)?shù)匾患翌H具規(guī)模的進出口企業(yè)。他發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場看不到像志銘那般人來人往的緊張繁忙景象。信息化已將該企業(yè)的管理化繁為簡，化有形為無形，因此所展現(xiàn)出的有序、寧靜很讓他驚訝。

“真不敢相信那家公司也是做外貿(mào)的!”劉曉綱回憶到，“他們的辦公環(huán)僅就像一家政府的職能部門，每個人工作起來有條不紊，各個部門配合得非常好。外貿(mào)公司吵吵嚷嚷的景象在這里根本看不到，這在志銘中是不可想象的。”這次參觀給劉曉綱的觸動很大，使得在他的心中也萌發(fā)出一個ERP系統(tǒng)的雛形。“那時候我就在空閑的時間思考公司的問題，我們的職能部門一個都不缺，有負責(zé)采購的，有負責(zé)銷售的，有負責(zé)內(nèi)部管理的，有負責(zé)產(chǎn)品物流、運輸?shù)�。但他們在一起為什么就不能像這家公司那樣井井有條呢？處理客戶的訂單不及時，商品的采購也跟不上銷售。怎么樣才能讓公司更加有效率？”

回到公司，劉曉綱立即著手針對志銘各個部門的運營特點制定了一整套“ERP項目發(fā)展計劃”，遞交到了公司領(lǐng)導(dǎo)。很快，在公司老總的大力支持下，公司確定了信息化發(fā)展的目標(biāo)，決定上線ERP系統(tǒng)，同時，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，加強運營管理。而這一系列的重擔(dān)自然而言地，就落到了身為信息主管的劉曉綱肩上。

ERP實施：痛并快樂著

“項目的溝通準(zhǔn)備這一段時間是整個項目最忙的時候。當(dāng)時從內(nèi)到外的事情一件接著一件。首先要一個部門、一個部門地去溝通，分析每個部門對系統(tǒng)的需求，制定出相關(guān)的各種制度;然后在總體上規(guī)劃出整個項目時間安排和部署計劃，協(xié)調(diào)好各個時間，盡量不影響正常業(yè)務(wù);另外要每天向領(lǐng)導(dǎo)匯報項目新的計劃和變化;內(nèi)部的事情全都談完后，還要再跟系統(tǒng)集成商的實施小組進行討論，商討實施的可行性……那段時間真的太忙了，感覺分身乏術(shù)啊!”回想起當(dāng)初的情形，劉曉綱不禁感慨道。

經(jīng)過了一年多的應(yīng)用，劉曉綱認為志銘的這套ERP系統(tǒng)總體上是比較成功的。通過前期對公司整體業(yè)務(wù)運作模式的充分分析，在系統(tǒng)的整體規(guī)劃設(shè)計中，采用了“立體化”的框架，并融入了“一元化”管理的結(jié)構(gòu)。

新型“立體化”結(jié)構(gòu)描述：銷售環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)、采購環(huán)節(jié)、倉儲運輸環(huán)節(jié)逐漸剝離，追求管理“一元化”的同時，降低經(jīng)營成本，同時管理“一元化”，增強了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的透明度，避免了腐敗，降低了管理成本。

在整體系統(tǒng)中，建立了新型的成本中心(模塊)、利潤中心(模塊)的同時，經(jīng)營管理中心(中樞單元)負責(zé)國內(nèi)外市場調(diào)研、價格體系的制定控制、成本控制、銷售分銷體系的建立等，并通過網(wǎng)絡(luò)，使經(jīng)營管理中心(中樞單元)對采購環(huán)節(jié)、倉儲運輸環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)的信息進行收集，并對各單元發(fā)出工作指令。

在整套ERP系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)起到了核心作用。“說我們的ERP應(yīng)用得成功，主要就是指它在業(yè)務(wù)管理方面發(fā)揮出了強大的作用。你看我們公司現(xiàn)在業(yè)務(wù)開展得井井有條，我想起碼有一半以上的功勞都要歸功于它。”盡管應(yīng)用已經(jīng)有一年多的時間了，談起ERP對公司業(yè)務(wù)管理上的改善，劉曉綱依然顯得津津樂道。

據(jù)他介紹，業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要是對內(nèi)、外貿(mào)業(yè)務(wù)交易過程中涉及到的各種內(nèi)部和外部單據(jù)，按照貿(mào)易類型、業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中進行準(zhǔn)確、及時的錄入，通過方便快捷的數(shù)據(jù)查詢和強大的數(shù)據(jù)分析功能，為公司日常管理、各種戰(zhàn)術(shù)、戰(zhàn)略決策提供有效依據(jù)和幫助。其操作模塊包括成本測算管理、合同與單證管理、物流管理、資金管理、審核批準(zhǔn)、數(shù)據(jù)分析、系統(tǒng)維護。

人性化+ERP，帶來不一樣的管理

據(jù)劉曉綱介紹，在外貿(mào)交易過程中，責(zé)任的分配也是一個重要環(huán)節(jié)。在過去，一旦合同出現(xiàn)問題，往回找，很難找到源頭。系統(tǒng)可以使責(zé)任落實到人。當(dāng)預(yù)算生成后，會由財務(wù)部門審批財務(wù)中是否存在風(fēng)險，以及周期時間;還要經(jīng)過風(fēng)險控制部門審批客戶信息及市場價格的變動。這樣，一旦出現(xiàn)問題，就可以很容易地找到源頭。

同時，針對銷售部門的需求，劉曉綱還在ERP系統(tǒng)中加入了志銘自己的客戶信用系統(tǒng)。他告訴記者，外貿(mào)公司和進出口公司在交易前需要對客戶進行選擇，但通常這些公司很難做出一個整體的判斷�，F(xiàn)在，志銘公司的客戶信用系統(tǒng)中涵蓋了以往交易的眾多客戶的歷史信息、授信額度等。這個系統(tǒng)是和財務(wù)系統(tǒng)、合同系統(tǒng)掛在一起，一旦貿(mào)易額超出了該客戶的授信額度，則會自動拒絕發(fā)貨，同時啟動客戶賬款的預(yù)警系統(tǒng)。

對于這一點，劉曉綱認為：“過去企業(yè)在做外貿(mào)業(yè)務(wù)時，最大的困擾就是應(yīng)收賬款收不到。應(yīng)用了新的系統(tǒng)之后，在近一年內(nèi)都再沒有發(fā)生過一筆因為客戶信譽而造成的損失，即便與客戶之間因為賬款發(fā)生的糾紛時，也沒有再出現(xiàn)一起官司。”

在悉數(shù)了志銘公司ERP系統(tǒng)為公司帶來的一系列變化之后，劉曉綱也坦言，這套ERP系統(tǒng)并非十全十美，通過一年多的實際應(yīng)用，也發(fā)現(xiàn)了一些有待改進的環(huán)節(jié)。

他為記者舉了一個操作流程上的實例：在采購大批商品的時候，按照系統(tǒng)規(guī)范的操作流程，要先將貨物入庫，再跟客戶簽訂合同，然后才能開出增值稅發(fā)票。但事實上，很多情況下，因為市場原因，貨物還沒有到，公司就要和客戶進行銷售了。這樣，雖然貨權(quán)到手了，但是通常對于ERP系統(tǒng)來說，這就等于破壞了操作流程，是無法實現(xiàn)的。

為此，公司還特意請來了ERP系統(tǒng)實施方的專家，對系統(tǒng)進行了相應(yīng)的改進，并預(yù)留了一些自定義功能，使系統(tǒng)可以在總經(jīng)理授權(quán)的情況下，對操作流程進行調(diào)整。

“ERP畢竟是一套生硬的系統(tǒng)，即便設(shè)計、規(guī)劃得再周密，也會有一些個性化、突發(fā)的難題，是它難以實現(xiàn)的。”劉曉綱表示。

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