1 集團辦公門戶平臺建設(shè)的意義和價值

    中材裝備集團有限公司于2011年3月重組成立，下轄26家分子公司，在全國設(shè)有3個研發(fā)中心，擁有12家制造基地，形成了集設(shè)備研發(fā)、設(shè)計、銷售及服務(wù)為一體的裝備制造企業(yè)集團。下屬公司和制造造企業(yè)集團。下屬公司和制造基地遍及全國十幾個省市，異地辦公產(chǎn)生了大量的各類文檔內(nèi)容(包括Word、Excel、Pdf、圖片、Html網(wǎng)頁等格式)，由于重組之初缺乏有效的管理和分享手段，這些文檔難以有效地利用和共享，多人審批的公文流轉(zhuǎn)和工作審批通過紙介質(zhì)操作比較繁瑣，嚴重影響了工作效率。因此，迫切需要一個異地協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)（簡稱協(xié)同OA系統(tǒng))。

圖1 本集團協(xié)同OA系統(tǒng)層次結(jié)構(gòu)

    協(xié)同OA系統(tǒng)的建設(shè)對于集團而言有信息共享、工作溝通和協(xié)同價值，能夠輔助公司高效管理。首先協(xié)同OA系統(tǒng)是一個高效的協(xié)同管理工作平臺，能夠?qū)⒔M織管理中的業(yè)務(wù)活動、管理活動及活動產(chǎn)生的信息在組織、部門、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理；其次，協(xié)同OA系統(tǒng)是一個有效的知識管理平臺，能夠共享、學習、應(yīng)用組織內(nèi)外的知識，從而提高員工的素質(zhì)和技能、執(zhí)行力；另外協(xié)同OA系統(tǒng)也是一個集中的信息整合呈現(xiàn)平臺，通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合能夠?qū)崟r、直觀地了解到組織的運營狀況(如生產(chǎn)、營銷、財務(wù)等數(shù)據(jù))，有效地解決組織內(nèi)“信息孤島”問題。

2 集團辦公門戶平臺的規(guī)劃設(shè)計

    2.1 集團辦公門戶平臺的結(jié)構(gòu)規(guī)劃

    通過對目前各類主流平臺的考察對比，項目實施小組決定采用微軟SharePoint Server 2010作為基礎(chǔ)平臺，Share Point Server 2010提供了一個企業(yè)級的門戶解決方案，它通過網(wǎng)站集、應(yīng)用集成、內(nèi)容管理、搜索、工作流、商務(wù)智能工具等來滿足企業(yè)辦公需求。

    首先，SharePoint延續(xù)了Office的界面風格和操作習慣，提供了熟悉而直觀的用戶體驗，具有很強的易用性和可維護性；其次，SharePoint Server 2010是微軟新推出的面向企業(yè)的辦公門戶平臺，具有很強的可靠性和可用性；最后，Share Point Server 2010含有豐富的商務(wù)智能工具和報表分析控件，能夠和Excel Service，SQL Reporting Service等數(shù)據(jù)分析軟件進行無縫集成，具有很強的擴展性和集成性。

    OA系統(tǒng)包含四個結(jié)構(gòu)層次：

    (1)基礎(chǔ)層：提供基礎(chǔ)的Share Point服務(wù)、Web服務(wù)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)以及統(tǒng)一目錄服務(wù)等基礎(chǔ)服務(wù)。

    (2)應(yīng)用層：為上層應(yīng)用提供數(shù)據(jù)表單服務(wù)、工作流引擎服務(wù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)接口、Office Service服務(wù)等支持服務(wù)。

    (3)企業(yè)應(yīng)用門戶：利用Share Point網(wǎng)站集功能搭建的企業(yè)辦公門戶和業(yè)務(wù)集成站點，是企業(yè)辦公門戶的統(tǒng)一入口。

    (4)客戶端：辦公門戶的統(tǒng)一展現(xiàn)層，通過Microsoft Office客戶端和各種瀏覽器客戶端，實現(xiàn)信息展現(xiàn)和數(shù)據(jù)輸入校驗。

    2.2 工作流引擎

    本系統(tǒng)工作流引擎的選擇原則是搭建可視化，操作方便，流程設(shè)計靈活。能夠?qū)崿F(xiàn)條件流、自由流、并行審批、同步合并、多路選擇等形式的流轉(zhuǎn)，擁有會簽(多人同時執(zhí)行)、串行(多人依次執(zhí)行)、共同執(zhí)行(多人共同執(zhí)行)、任務(wù)通知、提醒、撤回、超時處理等完善的任務(wù)分配。具有完善的流程設(shè)計、流程管理、流程跟蹤、角色管理、委托管理、催辦、轉(zhuǎn)辦、歸檔等功能。

    項目實施小組通過對比，最終確定采用G2工作流引擎。G2是Share Point專用的工作流管理組件，內(nèi)置流程引擎、表單引擎、集成接口，Web方式的流程設(shè)計器、表單設(shè)計器能夠快速定義和維護SharePoint工作流。可視化、無代碼、模板化、實現(xiàn)流程的高效開發(fā)與維護，徹底改變流程應(yīng)用的開發(fā)模式。無縫整合微軟Share Point，能夠快速連接企業(yè)現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)，輕松實現(xiàn)協(xié)同應(yīng)用。其架構(gòu)如圖2所示，本系統(tǒng)的流程可視化設(shè)計如圖3。

圖2 G2工作流引擎的架構(gòu)

圖3 可視化流程設(shè)計

    本系統(tǒng)能夠支持公文的電子手寫簽名、電子簽章功能(見圖4)。

圖4 電子手寫簽名和電子簽章

3 報表管理平臺的規(guī)劃和建設(shè)

    3.1 報表平臺的概述

    報表管理平臺從組織結(jié)構(gòu)上主要分為兩個層次：集團相關(guān)管理部門和下屬制造公司見圖5。

圖5 報表管理平臺的層次結(jié)構(gòu)

    報表管理平臺具有如下幾個特點：

    (1)規(guī)范了數(shù)據(jù)上報的格式，符合現(xiàn)有下屬公司向集團的信息數(shù)據(jù)報表填報、匯總、上報、統(tǒng)計分析的業(yè)務(wù)需求，提高了報表工作效率與準確性。

    (2)報表的“設(shè)計、填報”環(huán)節(jié)：基于Excel的填報模板，不改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)操作人員的使用習慣，易于操作，便于推廣。

    (3)報表的“上報、匯總”環(huán)節(jié)：基于工作流程平臺擴展開發(fā)新的數(shù)據(jù)上報審批流程，保證了報表數(shù)據(jù)的有效性和可追溯性。報表上報采用離線填寫、在線上報的形式，方便了原始數(shù)據(jù)文件的采集，利用系統(tǒng)自動匯總增強了報表的準確性。

    (4)報表的“分析、展現(xiàn)”環(huán)節(jié)：與辦公門戶平臺上的“領(lǐng)導駕駛艙”有機結(jié)合，為各級領(lǐng)導提供基于“準確、實時”報表展現(xiàn)的領(lǐng)導決策輔助功能。

    3.2 數(shù)據(jù)上報和報表展示

    報表管理平臺中為用戶提供的數(shù)據(jù)報送功能可以幫助用戶很好地完成下屬公司定期報送質(zhì)量數(shù)據(jù)工作，從而及時獲取最新的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并自動生成業(yè)務(wù)報表，報表生成的過程如圖6。

圖6 報表采集流程

    在系統(tǒng)中，填報人員可以下載報表填報的Excel模板，隨時隨地實時填寫離線數(shù)據(jù)，然后在規(guī)定的時間內(nèi)將數(shù)據(jù)上報。對上報的數(shù)據(jù)，結(jié)合G2工作流引擎，可以在上報公司內(nèi)部進行數(shù)據(jù)審核，若發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)有誤，可將上報數(shù)據(jù)駁回，要求修改核實。通過審批的數(shù)據(jù)會自動匯總到管理報表中。

    根據(jù)需求，數(shù)據(jù)上報公司將數(shù)據(jù)填報上傳后，系統(tǒng)會自動生成報表，各個報表可分別授權(quán)，報表查詢界面如圖7所示。

圖7報表查詢界面

    報表支持導出Pdf、Excel、Html、Word等常用格式。

4 結(jié)語

    目前，本集團的日常信息發(fā)布、公文流轉(zhuǎn)和工作審批等均通過本系統(tǒng)進行，有效地解決了異地協(xié)同辦公的問題，提高了工作效率。通過本系統(tǒng)的門戶擴展和定義流程設(shè)計，建立了包括集團、分子公司和制造廠等在內(nèi)的基于WEB的辦公門戶集，協(xié)助集團完成內(nèi)容發(fā)布、知識管理、流程處理、報表上報查詢等工作流程，成為日常工作不可或缺的辦公工具。

    系統(tǒng)運行以來，集團的日常文件流轉(zhuǎn)基本進入無紙化階段，目前，本系統(tǒng)搭建的分子公司、制造基地和部門辦公門戶大約有20多個，專題網(wǎng)站十幾個，工作流程約有20多條，通過本系統(tǒng)審批的文件和簽批流轉(zhuǎn)次數(shù)為：收發(fā)文件數(shù)量為1600多份，流轉(zhuǎn)次數(shù)為22000多次；簽報文件數(shù)量為180份，流轉(zhuǎn)次數(shù)為1300多次；其他文件數(shù)量約為3000次左右，流轉(zhuǎn)次數(shù)為30000次。系統(tǒng)的實施很大程度上節(jié)約了辦公成本。

    隨著企業(yè)職能業(yè)務(wù)系統(tǒng)和經(jīng)營生產(chǎn)管理系統(tǒng)的完善，Share Point平臺商務(wù)智能(Excel Service、SQL Reporting Service等)和集成工具(BCS、BDC、SSO等)的應(yīng)用，本集團辦公自動化門戶將逐漸發(fā)展成為支持企業(yè)決策的集辦公平臺、報表中心和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)監(jiān)控為一體的統(tǒng)一企業(yè)門戶平臺，為企業(yè)決策和管控提供有效的支持。

核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。

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本文標題：集團異地協(xié)同辦公門戶平臺的建設(shè)

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