1993 年以來,在我國多年發(fā)展信息產(chǎn)業(yè)、推廣信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上,國家開始全面啟動(dòng)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化建設(shè)。10 余年間,我國投入了數(shù)以萬億計(jì)的龐大資金,建立了遍布全國的各類信息系統(tǒng)工程(包括信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息應(yīng)用系統(tǒng)和信息資源系統(tǒng)工程) ,極大地推進(jìn)了國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化進(jìn)程,促進(jìn)了生產(chǎn)力的發(fā)展,取得了令人矚目的成就。但不應(yīng)該忽視的是信息系統(tǒng)工程建設(shè)中存在著的問題,其中有兩方面的問題比較嚴(yán)重。
首先是質(zhì)量問題。由于企業(yè)方面缺乏相應(yīng)的技術(shù)力量和管理能力,在一些重大項(xiàng)目的招標(biāo)的實(shí)施過程中缺少必要的監(jiān)督、檢查。而且,對(duì)于企業(yè)來說,主要強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)(程序) 的可用性,而對(duì)于一些附加的文檔資料、維護(hù)操作手冊(cè)等缺乏足夠的重視,從而導(dǎo)致系統(tǒng)的升級(jí)、維護(hù)缺乏應(yīng)有的規(guī)劃和資料;由于企業(yè)在企業(yè)管理水平方面還有一定的差距、系統(tǒng)需求不穩(wěn)定,使得系統(tǒng)開發(fā)完成后,已與系統(tǒng)分析時(shí)的需求有了明顯的變化。
其次是效率問題。據(jù)有關(guān)方面統(tǒng)計(jì),我國信息系統(tǒng)工程中,最終能夠使用戶滿意、方便使用的不超過20 % ,造成大量的資金和人員浪費(fèi)。
當(dāng)然,造成上述問題的原因有很多方面,但主要原因是企業(yè)和承包商都不能就需求、資源配置等問題形成切實(shí)可行的理解和認(rèn)同。另外,缺乏第三方的咨詢、協(xié)調(diào)和監(jiān)督也是一個(gè)不可忽視的原因。
為此,本文對(duì)信息系統(tǒng)工程中的監(jiān)理問題進(jìn)行了研究,從組織、人員配備等方面提出了信息系統(tǒng)工程的監(jiān)理模式,希望能夠?qū)ξ覈畔⒒ㄔO(shè)有所裨益。
一、信息系統(tǒng)工程實(shí)施監(jiān)理的必要性
1. 信息系統(tǒng)的特征
信息系統(tǒng)是以用戶需求為驅(qū)動(dòng),由軟件、硬件所組成的復(fù)雜系統(tǒng)。在信息系統(tǒng)工程建設(shè)過程中,涉及到不同的參與者,包括系統(tǒng)用戶(高層決策者、中層管理人員以及操作人員) 、系統(tǒng)開發(fā)承包商、硬件供應(yīng)商和網(wǎng)絡(luò)施工承包商等。一般的信息系統(tǒng)生命周期,如圖1 所示。一個(gè)信息系統(tǒng)的生命周期大致要經(jīng)歷需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施和運(yùn)行維護(hù)等階段。
圖1.信息系統(tǒng)生命周期
信息系統(tǒng)工程與其他項(xiàng)目相比較,具有很多獨(dú)特的特征。
(1) 信息系統(tǒng)的需求不穩(wěn)定。與傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目不同,信息系統(tǒng)的開發(fā)過程更像是產(chǎn)品的研制開發(fā)過程,其間受到諸多因素的干擾,如圖1 中的虛線所示,會(huì)有多次反復(fù)的情況出現(xiàn)。
(2) 信息系統(tǒng)工程技術(shù)含量高、參與方較多。信息系統(tǒng)工程是由用戶、開發(fā)方、系統(tǒng)軟件供應(yīng)商、應(yīng)用軟件供應(yīng)商、硬件供應(yīng)商以及網(wǎng)絡(luò)施工方等參與方共同完成,在整個(gè)信息系統(tǒng)生命周期中會(huì)發(fā)生很多沖突。此外,信息系統(tǒng)工程的技術(shù)含量較高,在系統(tǒng)試運(yùn)行之前,用戶對(duì)系統(tǒng)的控制能力有限等也是信息系統(tǒng)建設(shè)過程中存在的一個(gè)嚴(yán)重的問題。
(3) 對(duì)信息系統(tǒng)質(zhì)量的評(píng)價(jià)受用戶主觀因素的影響較大。對(duì)信息系統(tǒng)質(zhì)量的評(píng)價(jià)分幾個(gè)層次: ①系統(tǒng)性能方面,如穩(wěn)定性、安全性等; ②系統(tǒng)操作性能,如界面、操作的方便程度等; ③深層次評(píng)價(jià),如系統(tǒng)的可維護(hù)性和擴(kuò)展性等。如果從上述幾個(gè)層次對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)價(jià),那么對(duì)信息系統(tǒng)質(zhì)量的評(píng)價(jià)主要是受用戶主觀因素影響較大,特別是系統(tǒng)操作性能方面,受用戶自身的水平、個(gè)人喜好以及對(duì)系統(tǒng)
的期望等影響更大。
另外,信息系統(tǒng)一般來說投資比較大,對(duì)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和延續(xù)性的要求較高。
2. 信息系統(tǒng)工程實(shí)施監(jiān)理的必要性
圖2 所示的是一個(gè)典型的信息系統(tǒng)開發(fā)流程,假設(shè)需求分析完成的時(shí)刻為t1 ,系統(tǒng)開發(fā)完成并交付使用的時(shí)刻為t2 ,開發(fā)周期, T = t2 - t1 。由于企業(yè)系統(tǒng)是一個(gè)不斷變化的系統(tǒng),導(dǎo)致t1 時(shí)刻的需求Q ( t1) 和t2 時(shí)刻的需求Q ( t2) 存在偏差。此外,信息系統(tǒng)的高技術(shù)含量特征使得用戶對(duì)系統(tǒng)開發(fā)過程缺乏有效的控制,這樣的問題在企業(yè)信息化建設(shè)中隨處可見。
圖2. 系統(tǒng)開發(fā)過程中需求變動(dòng)對(duì)系統(tǒng)的影響
雖然經(jīng)過多年系統(tǒng)開發(fā)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié),提出了一系列的過程和方法來避免上述問題的出現(xiàn),但由于根本的問題(在系統(tǒng)開發(fā)過程中用戶缺乏有效監(jiān)控) 沒有解決,在實(shí)踐中收效并不大。
從上述關(guān)于信息系統(tǒng)工程及其特征的分析可以看出,在信息系統(tǒng)開發(fā)過程中,有必要在信息系統(tǒng)的各階段實(shí)施監(jiān)理工作。
(1) 系統(tǒng)規(guī)劃和需求分析階段。應(yīng)協(xié)助企業(yè)明確項(xiàng)目的具體需求和所要達(dá)到的項(xiàng)目目標(biāo),幫助企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)思考、整體規(guī)劃。在確定了系統(tǒng)的整體解決方案后,協(xié)助用戶進(jìn)行系統(tǒng)選型、開發(fā)商的選擇和評(píng)估等技術(shù)性較強(qiáng)的工作。
(2) 系統(tǒng)開發(fā)階段。協(xié)助企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)控和管理,確保企業(yè)和實(shí)施伙伴雙方能夠嚴(yán)格地按照項(xiàng)目計(jì)劃完成項(xiàng)目,并確保項(xiàng)目的實(shí)施質(zhì)量。因?yàn)槠髽I(yè)在信息系統(tǒng)能力方面存在不足,所以有必要引入項(xiàng)目監(jiān)理制度,對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、投資和進(jìn)度進(jìn)行有效控制。
(3) 系統(tǒng)評(píng)價(jià)階段。項(xiàng)目完成后,通過項(xiàng)目監(jiān)理,企業(yè)可以有效地開展項(xiàng)目實(shí)施之后的效果評(píng)估和評(píng)估之后的持續(xù)改善。而這種工作正是結(jié)合國際上通用的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施成果進(jìn)行評(píng)估。同時(shí)可在信息系統(tǒng)應(yīng)用的基礎(chǔ)上,為企業(yè)設(shè)計(jì)基于信息系統(tǒng)的持續(xù)改進(jìn)方案,使信息系統(tǒng)能長(zhǎng)期發(fā)揮作用。
二、信息系統(tǒng)工程監(jiān)理模式
1.信息系統(tǒng)工程監(jiān)理程序
與一般的工程監(jiān)理相比,信息系統(tǒng)工程監(jiān)理具有一些獨(dú)特的特征,特別是在工作方式和工作內(nèi)容方面,這種差異更加明顯。為了使信息系統(tǒng)工程監(jiān)理能夠有效地開展,可采用如圖3 所示的監(jiān)理程序
圖3.項(xiàng)目監(jiān)理工作程序
(1) 監(jiān)理合同的簽訂。監(jiān)理單位承擔(dān)監(jiān)理業(yè)務(wù)時(shí),首先應(yīng)與企業(yè)單位簽訂書面信息系統(tǒng)工程監(jiān)理合同,至少應(yīng)包括監(jiān)理范圍,其內(nèi)容包括:界定監(jiān)理的主要工作,這是編制監(jiān)理計(jì)劃的主要依據(jù),也是監(jiān)理合同的標(biāo)的;雙方的權(quán)利與義務(wù);監(jiān)理費(fèi)用及支付方法;違約責(zé)任及其對(duì)有爭(zhēng)議問題的解決辦法;其他事項(xiàng)。
監(jiān)理合同一旦簽訂,就具有了法律效力。雙方必須嚴(yán)格按照合同規(guī)定的內(nèi)容展開工作。
(2) 編制監(jiān)理工作計(jì)劃。監(jiān)理工作計(jì)劃主要包括人員計(jì)劃和工作計(jì)劃兩方面的內(nèi)容。①人員計(jì)劃。簽訂監(jiān)理合同后,監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)合同的內(nèi)容、項(xiàng)目的特征和監(jiān)理單位自身的狀況確定項(xiàng)目總監(jiān)理工程師、監(jiān)理工程師以及其他監(jiān)理人員。各類人員必須具備相應(yīng)的任職資格,并出具相應(yīng)的證明材料。②工作計(jì)劃。根據(jù)簽訂的監(jiān)理合同和承包方的信息系統(tǒng)開發(fā)計(jì)劃,編制詳細(xì)的監(jiān)理工作計(jì)劃,其內(nèi)容包括:信息系統(tǒng)工程建設(shè)中的關(guān)鍵點(diǎn)和關(guān)鍵活動(dòng);信息系統(tǒng)工程建設(shè)中的報(bào)告制度和內(nèi)容;信息系統(tǒng)關(guān)鍵點(diǎn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求;監(jiān)理報(bào)告制度和內(nèi)容;信息系統(tǒng)結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以及應(yīng)歸檔的資料。
上述計(jì)劃需提交企業(yè),經(jīng)企業(yè)審核確認(rèn)后作為監(jiān)理工作開展的依據(jù)。
(3) 過程監(jiān)理。過程監(jiān)理包含兩部分內(nèi)容。①項(xiàng)目實(shí)施前的監(jiān)理。項(xiàng)目可行性研究包括:根據(jù)監(jiān)理單位的調(diào)查研究和分析,對(duì)企業(yè)的信息系統(tǒng)規(guī)劃、方案進(jìn)行全面評(píng)估,并進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面的可行性論證;協(xié)助企業(yè)進(jìn)行信息系統(tǒng)整體規(guī)劃;通過調(diào)查研究企業(yè)需求,從中立的角度,基于對(duì)企業(yè)需求和軟件產(chǎn)品的全面了解,幫助企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)和軟件的評(píng)估,找到最合適的實(shí)施方案;協(xié)助企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目招投
標(biāo)工作;協(xié)助企業(yè)簽訂項(xiàng)目開發(fā)合同,從中立的角度進(jìn)行全面評(píng)估,選擇最合適的承包方。②項(xiàng)目實(shí)施過程中的監(jiān)理。項(xiàng)目實(shí)施過程中的監(jiān)理應(yīng)包括:進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)控和管理;評(píng)估項(xiàng)目進(jìn)度和投資進(jìn)度;負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)質(zhì)量檢查;按計(jì)劃、分階段或定期提交監(jiān)理報(bào)告,向企業(yè)單位報(bào)告信息系統(tǒng)工程監(jiān)理活動(dòng)情況,如出現(xiàn)重大情況,必須及時(shí)報(bào)告;對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的變更進(jìn)行評(píng)估和責(zé)任歸屬,并根據(jù)不同情況進(jìn)行必要的處理,以保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。
(4) 項(xiàng)目驗(yàn)收。項(xiàng)目驗(yàn)收應(yīng)包括: ①根據(jù)項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收,并編制項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告; ②按照項(xiàng)目實(shí)施合同進(jìn)行結(jié)項(xiàng)結(jié)算。
(5) 總結(jié)與評(píng)價(jià)。項(xiàng)目總結(jié)與評(píng)價(jià)包括: ①信息系統(tǒng)工程效果評(píng)價(jià); ②提交監(jiān)理報(bào)告; ③編制系統(tǒng)升級(jí)及維護(hù)計(jì)劃。
2. 信息系統(tǒng)工程監(jiān)理模式
信息系統(tǒng)工程監(jiān)理可以采用如圖4 所示的管理模式開展工作。企業(yè)分別與監(jiān)理公司和系統(tǒng)開發(fā)商簽訂合同。監(jiān)理工程師通過監(jiān)理合同而獲得企業(yè)的授權(quán),從而可以在系統(tǒng)實(shí)施過程中,對(duì)系統(tǒng)開發(fā)商以及由其確定的分包商、供應(yīng)商以及其他合作方進(jìn)行監(jiān)督和管理,以保證項(xiàng)目投資、進(jìn)度和質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
圖4.信息系統(tǒng)工程監(jiān)理模式
三、對(duì)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理人員資質(zhì)的要求
為了保證信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作的順利開展,有必要從知識(shí)結(jié)構(gòu)、經(jīng)驗(yàn)以及人員隸屬關(guān)系等層面對(duì)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理人員進(jìn)行研究,以確定信息系統(tǒng)工程監(jiān)理人員的資質(zhì)要求。
(1) 從知識(shí)結(jié)構(gòu)的角度看,信息系統(tǒng)工程監(jiān)理人員需要具備的知識(shí)主要包括信息系統(tǒng)理論、項(xiàng)目管理以及相關(guān)的軟硬件知識(shí)。
(2) 從工作經(jīng)驗(yàn)的角度看,信息系統(tǒng)工程監(jiān)理人員應(yīng)該具備與信息系統(tǒng)相關(guān)的實(shí)施、開發(fā)等方面的經(jīng)驗(yàn),具備信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)、良好的溝通和協(xié)調(diào)能力。
(3) 從人員隸屬關(guān)系的層面看,信息系統(tǒng)工程監(jiān)理人員不應(yīng)該與參與信息系統(tǒng)建設(shè)的任何一方有任何隸屬關(guān)系,從而保證監(jiān)理人員能夠公正、公平地開展監(jiān)理工作。
由此可見,對(duì)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理人員資質(zhì)的要求是非常高的,在確定信息系統(tǒng)工程監(jiān)理人員時(shí),要從上述3 方面進(jìn)行綜合考核,以使監(jiān)理工作順利開展,并取得最大效益。
信息系統(tǒng)工程實(shí)施的效率和效果對(duì)于企業(yè)信息化工程的進(jìn)展具有重要意義。為此,本文對(duì)信息系統(tǒng)工程實(shí)施中引入第三方監(jiān)理的必要性、監(jiān)理過程以及監(jiān)理模式進(jìn)行了深入研究。該模式在天津市制造業(yè)信息化工程實(shí)施過程中進(jìn)行了嘗試,并取得了較好的效果。
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