當前,信息迅速增長,龐大冗雜的信息量讓企業(yè)面臨許多難以控制和避免的問題:各部門之間信息不能共享;系統(tǒng)繁多、工作重復、資源浪費、信息阻塞;數(shù)據孤立,公司信息存在于各個計算機系統(tǒng),管理人員卻得不到信息;出現(xiàn)矛盾數(shù)據;投人系統(tǒng)時間長、維護費用大、收益低、風險高;各種應用之間、基礎架構之間、新舊系統(tǒng)之間不能融通;信息化建設跟不上企業(yè)發(fā)展,成為企業(yè)發(fā)展主要障礙;難以引進先進的管理思想和模式,實現(xiàn)企業(yè)信息化的整體效益。這些問題都可通過信息系統(tǒng)規(guī)劃來緩解。
企業(yè)信息化不是單純地跟蹤學習計算機技術,也不是簡單地將計算機的軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)不斷進行升級,企業(yè)日益增長的信息化需求,使人們認識到“信息化是一次管理變革,而
不只是一次技術變革”。企業(yè)信息化的最終目的是提升企業(yè)的競爭力,提高面向顧客的服務能力。面對這樣復雜的系統(tǒng)工程,唯一的辦法就是利用集體的智慧研究和規(guī)劃,從企業(yè)的發(fā)
展戰(zhàn)略出發(fā),引人先進的管理理念,實現(xiàn)管理創(chuàng)新,結合企業(yè)實際,得出一個平衡、優(yōu)化、高效的信息化建設方案。
據國外一個聯(lián)合調查表明f21國外大中型企業(yè)有90%以上進行了信息系統(tǒng)規(guī)劃,年收人小于1億美元的小公司當中,也有76.1%進行了IT規(guī)劃。國內企業(yè)自20世紀80年代起也開始了信息規(guī)劃的應用。但不管是國內還是國外,企業(yè)開展的信息規(guī)劃都不夠完善。本文主要介紹關鍵成功因素法(CSF) .戰(zhàn)略目標集轉化法(SST)、企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法(BSP)這3種主要的信息系統(tǒng)規(guī)劃方法,從技術方法的層面說明怎樣做好信息系統(tǒng)的規(guī)劃問題,并對創(chuàng)門進行評析,使企業(yè)根據自身的特點選擇合適的信息規(guī)劃方法,以達到提升企業(yè)競爭力和提高企業(yè)面向顧客服務能力的目的。
1企業(yè)管理信息系統(tǒng)規(guī)劃方法
管理信息系統(tǒng)規(guī)劃方法有多種,本文主要介紹以下3種。
1.1關鍵成功因素法(Critical Success Factors,CSF)
1970年,哈佛大學William Zani教授在MIS (Management Information System,管理信息系統(tǒng))模型中用到了關鍵成功變量,這些變量是確定MIS成敗的因素。1980年,麻省理工學院(MIT)的John Rockart教授把CSF提高成為MIS戰(zhàn)略。
所謂關鍵因素,是指關系到企業(yè)生存與組織成功的重要因素,它是企業(yè)需要得到的決策信息、值得管理者重點關注的活動區(qū)域。關鍵成功因素法認為,組織信息需求取決于少數(shù)管理者的關鍵性成功因素。易于被管理者識別和信息系統(tǒng)能夠作用于其上是關鍵成功因素法成功實施的主要前提。關于如何評價哪些因素是關鍵成功因素,不同企業(yè)有不同的標準。對于習慣于高層人員個人決策的企業(yè),主要由高層人員個人在某些關鍵成功因素中作出選擇。習慣于群體決策的企業(yè),可以用Delphi法把不同人設想的關鍵因素綜合起來。
下面是CSF的4個步驟(見圖1):①對企業(yè)信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略目標和企業(yè)戰(zhàn)略進行一定程度的了解。②識別影響戰(zhàn)略目標的所有關鍵性成功因素。③識別性能的指標和標準。④識別測量性能的數(shù)據。
圖1.關鍵成功因素法步驟
關鍵成功因素法源自企業(yè)目標,通過目標分解和識別、關鍵成功因素識別、性能指標識別,一直到產生數(shù)據字典。關鍵成功因素就是識別聯(lián)系于系統(tǒng)目標的主要數(shù)據類及其關系,而識別關鍵成功因素常用的工具是因果分析圖。因果分析圖,又稱樹枝圖或魚刺圖。用此方法可以對有影響的一些較重要因素加以分析和分類,弄清因果關系。例如,某企業(yè)以提高產品競爭力為目標,可以用樹枝圖畫出影響其目標的各種因素以及子因素,見圖2
圖2.樹枝圖
1.2戰(zhàn)略目標集轉化法(Strategic Set Transformation, SST)
戰(zhàn)略目標集轉化法是由William King在1978年提出的,他把整個戰(zhàn)略目標看成“信息集合”,由使命、目標、戰(zhàn)略和其他戰(zhàn)略變量組成,MIS的戰(zhàn)略規(guī)劃過程是把組織的戰(zhàn)略目標轉變?yōu)镸IS戰(zhàn)略目標的過程,是把組織的總戰(zhàn)略看成一個信息集合,由使命、目標、戰(zhàn)略和其他戰(zhàn)略變量(如管理水平、環(huán)境約束)等組成。信息系統(tǒng)戰(zhàn)略性規(guī)劃過程,就是將企業(yè)的戰(zhàn)略集轉化為MIS的戰(zhàn)略集的過程。
戰(zhàn)略規(guī)劃涉及的時間長.且內外影響因素多,不確定性問題很突出。合理的戰(zhàn)略規(guī)劃更多地取決于規(guī)劃人員的遠見卓識,取決于他們對環(huán)境及其發(fā)展趨勢的理解,并把企業(yè)的總戰(zhàn)略目標、信息系統(tǒng)戰(zhàn)略目標分別看成“信息集合”。戰(zhàn)略規(guī)劃的過程是由組織戰(zhàn)略目標集轉化成信息系統(tǒng)戰(zhàn)略集的過程,表述如圖3。
圖3.信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃過程
1.3企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法(Business System Planning, BSP)
企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法是美國IBM公司在20世紀70年代初用于企業(yè)內部系統(tǒng)開發(fā)的一種方法,該方法把企業(yè)目標轉化為信息系統(tǒng)戰(zhàn)略的全過程。它的基本出發(fā)點是:企業(yè)信息系統(tǒng)支持企業(yè)目標,信息系統(tǒng)戰(zhàn)略表達出企業(yè)各個管理層次的需求,向整個企業(yè)提供一致性的信息,并且在組織機構和管理體制改變時保持工作能力。BSP方法所支持的目標是企業(yè)層次的目標,進行BSP工作大致有以下步驟,見圖4。
圖4.BSP工作步驟
應用企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法進行管理信息系統(tǒng)規(guī)劃的作用:由于企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法是從企業(yè)的目標出發(fā),利用企業(yè)過程間的數(shù)據聯(lián)系來進行的,因而企業(yè)管理信息系統(tǒng)的結構與企業(yè)現(xiàn)行的組織機構無關,當企業(yè)的組織機構變化時,企業(yè)管理信息系統(tǒng)的結構有很大的適應性,同時管理信息系統(tǒng)的功能結構對企業(yè)的組織機構調整有指導意義。
2 3種方法在企業(yè)應用中的評析
(1)關鍵成功因素法(CSF方法)抓住主要矛盾,使目標的識別突出重點。用該方法所確定的目標和傳統(tǒng)的方法銜接得比較好,但是僅對確定管理目標有利。其數(shù)據量和因素利用比較少,可以節(jié)約很多資源,同時它比較注意面對變化的環(huán)境,并根據變化的環(huán)境作出比較合理的判斷。但是,它對數(shù)據和系統(tǒng)分析比較隨意,故應該制定比較嚴格的方法和標準,以便很好地利用關鍵性成功因素。運用該方法注意個人的關鍵性因素和組織之間的區(qū)別,不應相互混淆。另外,關于如何評價這些因素中的關鍵成功因素,不同的企業(yè)有不同的標準。習慣于高層決策的企業(yè)由高層作出選擇;習慣于群體決策的企業(yè)通常把不同人的關鍵因素綜合起來,該方法一般在高層應用效果好,對中層領導就不太適合,因為其自由度較小。組織的信息需求其實取決于少數(shù)管理者的關鍵成功因素,有時它特指某些工作目標,如果目標能夠實現(xiàn),組織的成功就有保障。此外,關鍵性成功因素受行業(yè)、企業(yè)、管理者以及周圍環(huán)境影響。采用該方法的重要前提就是有易于被管理者識別和信息系統(tǒng)作用的目標。
(2)戰(zhàn)略目標集轉化法(SST方法)從另一個角度識別管理目標,它反映各種人的要求,而且給出按這種要求的分層,然后轉化為信息系統(tǒng)目標的結構化方法。它能保證目標比較全面,疏漏較少,但他在突出重點方面不如關鍵成功因素法。整個戰(zhàn)略目標為一個信息的有效集合,由使命、目標、戰(zhàn)略和其他戰(zhàn)略變量組成,并且認為信息系統(tǒng)戰(zhàn)略性規(guī)劃過程,就是一個企業(yè)的戰(zhàn)略集轉化為管理信息系統(tǒng)戰(zhàn)略集的過程。
(3)企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法(BSP方法)雖然強調企業(yè)目標,但沒有明顯地從目標中引出流程及過程。通常由管理人員準備“過程”引出系統(tǒng)目標,企業(yè)目標到系統(tǒng)目標的轉換是通過組織/系統(tǒng)、組織/過程以及系統(tǒng)/過程矩陣分析得到的。這樣可以定義出新的系統(tǒng)以支持企業(yè)過程,也就把企業(yè)的目標轉化為系統(tǒng)的目標,所以我們說,識別企業(yè)過程是BSP戰(zhàn)略規(guī)劃的中心,不能把BSP方法的中心內容只當成UIC矩陣。企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法能夠全面展示組織狀況、系統(tǒng)或數(shù)據應用情況以及差距,能夠全面地定義管理目標,以及它的管理功能組、各種數(shù)據類、功能/數(shù)據類矩陣、信息結構等。它尤其適用于剛剛啟動或產生重大變化的情況,比較適用于大型企業(yè)的信息化整體規(guī)劃,能夠幫助管理者和用戶形成對組織有建設性的意見,幫助組織找出信息處理方面的重要方法,而面對數(shù)據處理成本高、難度大、時間長等問題,高層管理者必須富有遠見。此外,有限的信息材料能否發(fā)揮很好的作用,這有待于信息人員的收集以及不懈的工作。企業(yè)信息化規(guī)劃不應只是手工到自動、化的片面修改,應該形成一種比較全新的方法。
3結論
關鍵成功因素法在高層應用效果較好,因為高層領導經?紤]關鍵因素。對于中層領導不太適合,因為中層領導所面臨的決策大多數(shù)是結構化,其自由度較小。SST方法的優(yōu)點是保證目標全面,反映了與系統(tǒng)相關的各種人員的要求,給出了分層結構,然后轉化為信息系統(tǒng)目標的結構化方法,而在突出重點方面不如關鍵成功因素法。BSP工作是一項系統(tǒng)工程性工作,必須認真做好準備。我國許多企業(yè)現(xiàn)在仍存在未認真做準備工作就利用信息系統(tǒng)的情況,結果是欲速則不達,危害整個工程。
以上3種方法各有優(yōu)缺點,將三者結合起來,在很大程度上彌補了使用單個方法的不足,但是這樣會使得整個方法過程過于復雜,從而削弱單個方法的靈活性和作用性。任何進行企業(yè)規(guī)劃的企業(yè)應當根據企業(yè)的具體情況,選擇合適的方法,做出適合本企業(yè)所需的信息規(guī)劃。
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