現(xiàn)代的企業(yè)運作不僅需要擁有自身的資源，而且還必須把生產(chǎn)經(jīng)營過程中的有關(guān)各方資源，諸如供應(yīng)商、制造工廠、分銷商、客戶等納入一個緊密的供應(yīng)鏈中，才能在市場上獲得競爭優(yōu)勢，正如英國著名經(jīng)濟學(xué)家克里斯多夫認為的“真正的競爭不是企業(yè)與企業(yè)之間的競爭，而是供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競爭”。
就管理活動的組織職能來說,任何一項重大的決策和計劃的執(zhí)行都必須進行組織，由許多部門、方面、因素以最合理的方式組合在一起，成為一個有機整體，并在一定條件下構(gòu)成一個相互聯(lián)系、相互影響和相互作用的動態(tài)系統(tǒng)，并努力獲得最佳的整體效益。而信息則是組織的粘合劑，組織的生命要靠信息來維護，所以管理活動實際上就是通過收集、加工、存儲和傳遞各方面的信息，從而進行決策、計劃、組織和控制的過程。
合同評審正是根據(jù)客戶要求對生產(chǎn)經(jīng)營過程中的企業(yè)供應(yīng)鏈進行的一種演繹，為確�？蛻魧Ξa(chǎn)品及服務(wù)的所有要求得以明確，并確保已明確的客戶要求在本公司的生產(chǎn)管理活動中能夠得以順利實施，并在訂單接受之前確認其要求被客戶同意。
企業(yè)在對銷售合同（意向）的評審一般是由相關(guān)部門負責人通過合同評審會議或合同評審表進行的，各部門負責人根據(jù)本部門的信息資料對銷售合同（意向）進行評估。評審程序一般為：
1）銷售部門根據(jù)客戶提出的產(chǎn)品要求負責接單、定價、付款方式的審核，并就客戶要求與客戶進行積極溝通達成一致后制定銷售合同（意向）；
2）技術(shù)部門根據(jù)銷售合同（意向）判斷能否滿足客戶質(zhì)量需求后將信息反饋給銷售部門；
3）采購部門根據(jù)銷售合同（意向）判斷合同所需的采購物資及其供應(yīng)商供貨時間及價格后將信息反饋給銷售部門；
4）財務(wù)部門根據(jù)銷售合同（意向）與采購供應(yīng)商的現(xiàn)行價格在判斷合同的盈利狀況后將信息反饋給銷售部門；
5）生產(chǎn)部門根據(jù)銷售合同（意向）進行生產(chǎn)模擬排產(chǎn)，在確定生產(chǎn)數(shù)量和發(fā)貨日期后將信息反饋給銷售部門；
6）銷售部門根據(jù)評審中不能滿足客戶要求的反饋信息與客戶進行溝通、協(xié)商，在雙方達成共識后簽訂銷售合同。
由此可見，合同評審是集銷售管理、技術(shù)管理、采購管理、庫存管理、生產(chǎn)能力、成本管理為一體的信息預(yù)測與分析，評審的要素就是各部門所應(yīng)對于合同中產(chǎn)品的相關(guān)信息。
在合同評審的過程中，由于各部門的工作具有相對的獨立性，容易使它們只考慮自己部門的利益，缺乏整體現(xiàn)念，不易在各部門之間協(xié)同配合，在無序的狀態(tài)下，就會產(chǎn)生內(nèi)耗，即系統(tǒng)內(nèi)各子系統(tǒng)之間的作用相互抑制、相互沖突，從而使各種有用的力量相互抵消，這種部門管理的缺陷主要體現(xiàn)在下列情況：
1）溝通不良。上情不易下達，下情不易上傳；
2）手續(xù)繁多。一項工作要經(jīng)過許多部門審批，而且一個部門如果通不過，就不能付諸實施；
3）反應(yīng)遲緩。一切決策權(quán)都集中于最高層，遇到問題需要逐級請示，待最高層做出決策后再逐層傳達，因而使組織行動緩慢、效率低下；
4）權(quán)責混淆不清。有些工作，各部門相互推諉，無人負責；而另外一些工作，則各部門都要插手，相互掣肘或者上下侵越，相互干擾；
5）決策緩慢。非重大的一般性決策，也要許多部門、許多人反復(fù)討論協(xié)商，才能形成最后的決定，從而影響決策的時效；
6）本位主義。各部門僅關(guān)心自身的工作，部門之間難以協(xié)調(diào)配合，大家都只好各行其是，不相為謀；
7）個人因素。個人是構(gòu)成組織的基本要素和基礎(chǔ)，人的個性多方面化對個人的工作能力會有很大的差別性，并且一個人無論他能力多強，經(jīng)驗多么豐富，如果得不到必要的信息，他的能力和經(jīng)驗就難以發(fā)揮作用；
綜上述前六條均是個人因素在組織內(nèi)不同狀況下所演變的因果，因而組織的效能在很大程度上取決于個人之間的相互配合和相互協(xié)調(diào)。如何使信息收集工作不受個人主觀意志的影響，抑制因個人欲望所產(chǎn)生的內(nèi)耗，發(fā)揚個人的創(chuàng)造性、主動性、責任心是提高組織效能，實現(xiàn)信息化管理的一項環(huán)境要素。
ERP技術(shù)的出現(xiàn)彌補了“人治管理”下的部門管理中個人因素在預(yù)測與分析上的不足。ERP的核心管理思想主要是：
1）對企業(yè)整個供應(yīng)鏈資源進行管理的思想，實現(xiàn)了對整個企業(yè)供應(yīng)鏈的管理；
2）體現(xiàn)精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造的思想，ERP系統(tǒng)支持離散型制造、連續(xù)型制造和混合型生產(chǎn)方式的管理；
3）體現(xiàn)事先計劃與事中控制的思想。
ERP系統(tǒng)的管理方法主要體現(xiàn)在計劃體系，主要包括：企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、生產(chǎn)計劃大綱、主生產(chǎn)計劃、物流需求計劃、能力計劃、車間執(zhí)行和控制計化、采購計劃、銷售計劃、利潤計劃和人力資源計劃等，更重要的是這些計劃功能與價值控制功能完全集成到企業(yè)整個供應(yīng)鏈系統(tǒng)中。
在通過對諸多ERP軟件實施例的分析，我們可以看出ERP軟件系統(tǒng)的統(tǒng)計分析、預(yù)算計劃功能在進、銷、存模塊設(shè)計中是非常完善的。但在軟件實施運作時卻由于頻頻出現(xiàn)的數(shù)據(jù)不準確、數(shù)據(jù)滯后問題而致使軟件無法正常使用的現(xiàn)象。由于ERP軟件系統(tǒng)在智能預(yù)測、細化管理計劃、計劃控制功能不足，制約了ERP軟件系統(tǒng)的跨部門的智能化管理功能。
在物質(zhì)生產(chǎn)控制過程中，貫穿著兩種相輔相成的運動過程：一種是物流，一種是信息流。控制系統(tǒng)是一種由諸多要素以特定的內(nèi)在結(jié)構(gòu)方式為中介而聯(lián)結(jié)起來的動態(tài)系統(tǒng)。也就是說，在控制過程中，必須運用一定的控制手段，構(gòu)成一個連續(xù)封閉的信息回路，才能夠保證系統(tǒng)目標的實現(xiàn)。這種封閉的信息回路，是通過一定的反饋機制來實現(xiàn)的。
合同評審在ERP軟件系統(tǒng)中的應(yīng)用，是跨部門智能化管理工具的一項標志，它實施的基礎(chǔ)要素有：
1）信息集成
目前ERP軟件系統(tǒng)采用的是通過對“人治管理”下的部門管理職能架構(gòu)進行模塊初始化的，這樣ERP系統(tǒng)的信息鏈建立在部門信息管理的基礎(chǔ)上，這就使ERP軟件系統(tǒng)不能夠徹底根治以往部門管理模式下的以部門為單位的“信息孤島”。由于在軟件操作系統(tǒng)中采用的自助式服務(wù)的運作方式，而制約了ERP系統(tǒng)的跨部門預(yù)算功能。反言之，由于系統(tǒng)的信息鏈是由部門根據(jù)生產(chǎn)結(jié)果進行維護的，所以只要有一個部門的數(shù)據(jù)不準確或時間上的滯后，系統(tǒng)的預(yù)測和決策就失去了可操作性。因而目前ERP軟件系統(tǒng)所實現(xiàn)的是數(shù)據(jù)化管理，而不是信息化管理所要達到的跨部門智能化管理的概念。
2）信息標準化
物流是信息流的基礎(chǔ)，同時又是靠信息流帶動的，物流和信息流是相輔相成的，相比較而言，物流是生產(chǎn)過程的主要流程，生產(chǎn)過程的一切活動部要服從它的要求。
企業(yè)活動是以產(chǎn)品為中心的，產(chǎn)品的相關(guān)信息既是各部門所需的信息源。通過BOM表格式的設(shè)置與編制實現(xiàn)設(shè)計部門的數(shù)據(jù)信息同管理部門的數(shù)據(jù)信息的標準化與集成，實現(xiàn)企業(yè)信息集成和共享。徹底擺脫由于在“人治管理”下的部門管理中由部門工作人員自行收集信息和確定數(shù)據(jù)格式與部門信息質(zhì)量隨著人員的變動而改變的現(xiàn)象。
3）信息采集與反饋
信息流一方面伴隨物流而產(chǎn)生，另方面要規(guī)劃和調(diào)節(jié)物流的方向、速度、數(shù)量和指標等，使之按照一定的目標和規(guī)則運動。信息流是控制過程的主要流程，它既是確立目標的基礎(chǔ)，也是檢查和控制實施活動的依據(jù)，同時還是聯(lián)結(jié)各個控制層次、階段與環(huán)節(jié)的紐帶。
因此，信息的采集點必須是流程的控制實施對象（生產(chǎn)工序），通過對全流程的控制實施對象（生產(chǎn)工序）的適時收集、分析才能夠動態(tài)地反映企業(yè)目標在執(zhí)行過程中的真實情況并加以控制。
維信資源管理軟件在發(fā)明專利“基于工藝管理的差額分析法”的工藝分析的基礎(chǔ)上對ERP的軟件架構(gòu)進行變革，實現(xiàn)ERP軟件的合同評審功能的。
軟件系統(tǒng)以工藝分析數(shù)據(jù)作為各模塊的共享靜態(tài)數(shù)據(jù)源并對系統(tǒng)進行整體初始化。合同評審操作流程是：
1）銷售部門輸入銷售合同（意向）后，系統(tǒng)根據(jù)主生產(chǎn)計劃、物料清單、各倉庫的庫存余額和在制零部件數(shù)量通過運算生成物料需求計劃和采購需求計劃；
2）系統(tǒng)根據(jù)采購需求提供應(yīng)對于采購計劃的分供方臺賬，通過對同類物資的多家分供方進行供貨信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等比對的審核并在取得分供方的供貨承諾后生成采購合同（意向?qū)徍烁澹?/p>
3）能力需求分析是根據(jù)采購合同（意向?qū)徍烁澹┑墓┴洉r間，通過工序產(chǎn)能分析對各工序已下達的生產(chǎn)計劃進行運算生成生產(chǎn)排產(chǎn)計劃（審核稿），通過審核確認后生成生產(chǎn)排產(chǎn)計劃、采購合同（意向?qū)徍烁澹?/p>
4）系統(tǒng)對銷售合同（意向）的產(chǎn)品價格與現(xiàn)行采購價格的產(chǎn)品成本比對與確認后，根據(jù)生產(chǎn)排產(chǎn)計劃、采購合同（意向?qū)徍烁澹┑男畔⒎答佊上到y(tǒng)生成銷售合同和采購合同。
通過ERP軟件系統(tǒng)的合同評審管理能夠有效處理了信息化管理中的人——機關(guān)系：
1）系統(tǒng)制度化的信息采集體系，保障了企業(yè)信息質(zhì)量的持續(xù)穩(wěn)定和不再受到人員變動所帶來的紊亂；
2）系統(tǒng)的跨部門管理功能，克服了部門負責人因部門“信息孤島”所進行的大量部門間溝通、協(xié)調(diào)；
3）系統(tǒng)的計劃生成功能，克服了因部門主管的個人主觀意志在自助式部門計劃管理決策中的個人影響；
4）系統(tǒng)的制度化管理，制約了部門與個人利在決策中的影響，發(fā)揮個人在執(zhí)行計劃時對管理目標的創(chuàng)造性、主動性、責任心，和在自主意識下創(chuàng)造的最高經(jīng)濟效益。
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