一、 企業(yè)的基本狀況

　　青島雙桃精細(xì)化工集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱雙桃集團(tuán)）是于1999年10月8日由青島染料廠改制成立的。其前身是青島染料廠，始建于1919年，是中國(guó)染料行業(yè)的大型骨干企業(yè)。主要生產(chǎn)“雙桃”牌分散染料、中性染料、苯胺黑系列、吡唑酮系列以及乙酰系列等共8大類100多個(gè)品種。屬于國(guó)家大一型企業(yè)，現(xiàn)有員工2700多人，占地面積38萬(wàn)平方米，企業(yè)總資產(chǎn)5億元。
　　雙桃集團(tuán)核心決策者決心用信息化改造這個(gè)具有百年歷史的傳統(tǒng)工業(yè)企業(yè)。為了搞好企業(yè)信息化建設(shè)，雙桃集團(tuán)董事長(zhǎng)、總經(jīng)理帶領(lǐng)有關(guān)部門中層干部，到濟(jì)南、淄博、煙臺(tái)、大連等地的ERP典型用戶進(jìn)行考察，多次聘請(qǐng)ERP專家、教授到企業(yè)進(jìn)行培訓(xùn)，提高全體干部對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)江總書記和朱總理關(guān)于“用信息化帶動(dòng)工業(yè)化”“用信息化改造傳統(tǒng)工業(yè)”理解。

　　二、ERP項(xiàng)目總體設(shè)計(jì)

　　企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)，既要有總體的概念和總體的要求，還要按照“總體規(guī)劃，分步實(shí)施”的原則，對(duì)企業(yè)資源計(jì)劃管理信息系統(tǒng)（ERP系統(tǒng)）的總體目標(biāo)，做出詳細(xì)的規(guī)劃，分步安排。雙桃認(rèn)真地研究了ERP理論和企業(yè)的管理現(xiàn)狀，起草了《青島雙桃精細(xì)化工（集團(tuán)）有限公司ERP項(xiàng)目總體設(shè)計(jì)要求》借助于國(guó)內(nèi)優(yōu)秀的管理軟件，建立以財(cái)務(wù)管理為中心，以產(chǎn)品技術(shù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中對(duì)成本及費(fèi)用的預(yù)測(cè)、控制和反饋，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過程物流、信息流及資金流的監(jiān)控，使財(cái)務(wù)管理、銷售管理、庫(kù)存管理、采購(gòu)管理、車間管理、計(jì)劃管理、成本管理集成統(tǒng)一，構(gòu)建一個(gè)具有先進(jìn)性、集成性、適應(yīng)性、安全性和可擴(kuò)展性的多維管理系統(tǒng)。
　　硬件上，雙桃提出了：按照滿足功能要求，遠(yuǎn)近期投資兼顧，降低投資成本的原則，采用Sybase、SQL Server等大型數(shù)據(jù)庫(kù)，網(wǎng)絡(luò)采用星型拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)。總廠與分廠之間采用國(guó)產(chǎn)光纜傳輸，總廠與分內(nèi)部采用雙絞線傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
　　企業(yè)信息化的《總體設(shè)計(jì)》是企業(yè)信息化最基礎(chǔ)的工作，他確定了企業(yè)信息化的內(nèi)容，要解決的關(guān)鍵問題，要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。同時(shí)也是選擇管理軟件、選擇合適的軟件供應(yīng)商的重要基礎(chǔ)和商務(wù)談判的基礎(chǔ)。

　　三、選擇管理軟件和軟件供應(yīng)商

　　選擇適合企業(yè)的管理軟件、尋求一個(gè)有勢(shì)力的軟件公司作為自己的合作伙伴是前期最重要的工作。項(xiàng)目啟動(dòng)前，雙桃向有意合作的三家軟件公司提出了《青島雙桃精細(xì)化工（集團(tuán)）有限公司ERP項(xiàng)目總體設(shè)計(jì)要求》，研究了各軟件公司在調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合各自軟件提交的項(xiàng)目解決方案，認(rèn)真研究了各軟件公司提供的演示軟件。在充分考慮了各軟件公司的綜合勢(shì)力、軟件水平和合理報(bào)價(jià)等因素，通過講標(biāo)、竟標(biāo)、議標(biāo)的方式，通過商務(wù)談判，最終選擇了金蝶軟件（中國(guó)）有限公司開發(fā)的K/3ERP管理軟件。

　　四、啟動(dòng)大會(huì)非常必要

　　2002年3月16日企業(yè)召開了全面實(shí)施ERP啟動(dòng)大會(huì)，公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、黨委書記、工會(huì)主席，青島市經(jīng)委領(lǐng)導(dǎo)，金蝶公司副總裁，全廠黨政工干部、車間班組長(zhǎng)以上業(yè)務(wù)骨干300多人參加了大會(huì)。會(huì)上林風(fēng)章總經(jīng)理向全廠各部門的負(fù)責(zé)人做了通過實(shí)施K/3 ERP向管理信息化進(jìn)軍的總動(dòng)員。焦志煌董事長(zhǎng)也表達(dá)了對(duì)項(xiàng)目的殷切期望，金蝶公司副總裁代表金蝶公司表示要派一流的實(shí)施人員，提供一流的服務(wù)。雙桃項(xiàng)目組代表也表達(dá)了對(duì)項(xiàng)目實(shí)施成功的決心和信心。金蝶公司北方區(qū)實(shí)施總監(jiān)為廠領(lǐng)導(dǎo)、各部門領(lǐng)導(dǎo)及廠內(nèi)的骨干人員作了《ERP基礎(chǔ)理論及實(shí)施方法》的講座。這次會(huì)議對(duì)統(tǒng)一思想、對(duì)項(xiàng)目后期的順利實(shí)施具有特別重要的意義。

　　五、項(xiàng)目的實(shí)施過程

　　1、 成立項(xiàng)目組
　　項(xiàng)目組由總經(jīng)理助理、信息中心主任、軟件公司實(shí)施顧問及各部門業(yè)務(wù)骨干組成。其主要職責(zé)是在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)ERP項(xiàng)目負(fù)責(zé)規(guī)劃、培訓(xùn)、組織、協(xié)調(diào)工作，確保項(xiàng)目按計(jì)劃、分步驟的順利實(shí)施。實(shí)踐證明項(xiàng)目組為項(xiàng)目順利實(shí)施起到了重要作用。ERP項(xiàng)目是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到企業(yè)的方方面面，企業(yè)信息化的過程是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造的過程，這個(gè)過程必然涉及到崗位工作職責(zé)地變更，如果沒有企業(yè)一把手堅(jiān)定的信心，身體力行，是很難推動(dòng)的。企業(yè)一把手的高度重視、直接決策、宣傳推動(dòng)和組織實(shí)施，是企業(yè)信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵，是項(xiàng)目組順利工作的保證。

　　2、 總體規(guī)劃、分步實(shí)施
　　按照總體規(guī)劃，分步實(shí)施的要求，我們將整個(gè)ERP工程分為兩個(gè)階段，第一個(gè)階段運(yùn)行財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的總帳系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)、應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)，供需鏈管理系統(tǒng)中的采購(gòu)管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、倉(cāng)存管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)。第二階段運(yùn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、管理會(huì)計(jì)（預(yù)算管理）系統(tǒng)、生產(chǎn)管理中的生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)、車間管理系統(tǒng)和成本核算系統(tǒng)。

　　3、 做好培訓(xùn)工作
　　培訓(xùn)工作包括：計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)培訓(xùn)、金蝶軟件應(yīng)用培訓(xùn)、編碼培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)、初始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備培訓(xùn)等。使各部位業(yè)務(wù)人員學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)，學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。上述培訓(xùn)納入企業(yè)人力資源部門的培訓(xùn)計(jì)劃，認(rèn)真考勤與考核，《培訓(xùn)成績(jī)單》已作為人力資源管理檔案保存。扎扎實(shí)實(shí)做好培訓(xùn)工作是順利實(shí)施ERP項(xiàng)目的關(guān)鍵。

　　4、 業(yè)務(wù)流程再造
　　業(yè)務(wù)流程再造是在深入調(diào)研、廣泛討論的基礎(chǔ)上，按照“科學(xué)、合理、高效”的原則，繼承企業(yè)傳統(tǒng)管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)不合理的工作流程，充分利用計(jì)算機(jī)程序化的特點(diǎn)，對(duì)科學(xué)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固化和強(qiáng)化。對(duì)業(yè)務(wù)流程再造時(shí)要深入調(diào)查研究，要結(jié)合軟件的功能，反復(fù)討論。既不能脫離企業(yè)的實(shí)際，又不能離開軟件的功能去搞業(yè)務(wù)流程重組。

　　5、 建立科學(xué)編碼體系
　　科學(xué)編碼體系是ERP系統(tǒng)順利運(yùn)行的基礎(chǔ)。作為一個(gè)企業(yè)就離不開物資、設(shè)備、部門、人員，要進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理也就需要一系列的原材料編碼、輔助材料編碼、設(shè)備編碼等等，編碼時(shí)，既要考慮程序的要求，又要考慮保管人員的方便，還要滿足財(cái)務(wù)憑證處理的需要，過細(xì)會(huì)給今后的工作帶來(lái)不必要的繁雜，過粗，又不能滿足管理上的某些需求。為了使編碼科學(xué)合理，我們對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行了《編碼原則與方法培訓(xùn)》，在此基礎(chǔ)上將編碼工作分解給各個(gè)項(xiàng)目組成員，分頭完成各自所在部門分管的編碼任務(wù)，并組織有關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行討論確定�！　�

　　6、 做好數(shù)據(jù)初始準(zhǔn)備
　　數(shù)據(jù)初始準(zhǔn)備包括兩方面的工作，一是按照計(jì)算機(jī)管理的需要，將銷售業(yè)務(wù)、客戶信息，采購(gòu)業(yè)務(wù)、供應(yīng)商信息，倉(cāng)儲(chǔ)業(yè)務(wù)，物料（原材料、輔助材料、產(chǎn)成品）編碼和管理屬性進(jìn)行確定；另一方面是將運(yùn)行前的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)。初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性是保證ERP系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，因此，必須把工作做細(xì)。由于新的業(yè)務(wù)處理必須在數(shù)據(jù)初始結(jié)束后才能進(jìn)行，因此，初始數(shù)據(jù)要求時(shí)間緊。因此我們選擇了4月底初始數(shù)據(jù)，各有關(guān)人員利用五一放假期間，完成了各類數(shù)據(jù)初始。在這一階段，項(xiàng)目組對(duì)已經(jīng)錄入系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行了系統(tǒng)檢查，并且核對(duì)了數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。經(jīng)過數(shù)據(jù)核對(duì)確認(rèn)無(wú)誤后，按期進(jìn)行了系統(tǒng)切換，ERP項(xiàng)目實(shí)施工程進(jìn)入正式運(yùn)行狀態(tài)。

　　7、 現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，跟蹤服務(wù)
　　ERP項(xiàng)目正式運(yùn)行，標(biāo)志著新的業(yè)務(wù)流程和用計(jì)算機(jī)代替手工處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開始。為了保證每一個(gè)環(huán)節(jié)都能在規(guī)定的時(shí)間運(yùn)用新的手段、遵循新的流程完成任務(wù)，項(xiàng)目組一方面每日利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。另一方面組織項(xiàng)目組人員現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，跟蹤服務(wù)，哪里是關(guān)鍵，那里就有項(xiàng)目實(shí)施人員。項(xiàng)目切換之初，銷售是關(guān)鍵，我們就全力以赴協(xié)助銷售操作人員作好發(fā)票、出庫(kù)通知單等的開制與查詢；接著是倉(cāng)庫(kù)的入庫(kù)單、領(lǐng)料單及銷售出庫(kù)單的開制與審核，倉(cāng)庫(kù)保管絕大部分沒有接觸過計(jì)算機(jī)，基本上是從開機(jī)、關(guān)機(jī)教起，直到他們能夠獨(dú)立完成自己所擔(dān)負(fù)的任務(wù)。月底項(xiàng)目組人員又靠在財(cái)務(wù)上，協(xié)助財(cái)務(wù)人員審核原始單據(jù)，定義憑證模板、制作會(huì)計(jì)憑證，實(shí)現(xiàn)各部門的業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，正規(guī)化。

　　8、 做好第一個(gè)月的結(jié)帳工作
　　第一個(gè)月能否按時(shí)、準(zhǔn)確結(jié)起賬來(lái)，標(biāo)志著系統(tǒng)運(yùn)行的成功與失敗。因此，要保證財(cái)務(wù)能夠順利結(jié)起賬來(lái)，就必須統(tǒng)攬全局，適時(shí)監(jiān)控整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)哪個(gè)環(huán)節(jié)有問題，就果斷采取措施，及時(shí)解決問題。不能等問題成了堆，到月底才發(fā)現(xiàn)、月底再解決，那樣工作就會(huì)被動(dòng)。由于我們把工作做在前頭，盡管月底出現(xiàn)了一些意外，但經(jīng)過協(xié)調(diào)和及時(shí)處理，系統(tǒng)6月10日完成了第一次月結(jié)帳，并準(zhǔn)確的提供了會(huì)計(jì)報(bào)表。

　　9、 穩(wěn)定完善，鞏固提高
　　雖然第一個(gè)階段的任務(wù)已經(jīng)基本完成，系統(tǒng)也在環(huán)環(huán)相扣地穩(wěn)步運(yùn)行，但是，在運(yùn)行的過程中還是暴露出許多問題，多少年來(lái)形成的工作習(xí)慣對(duì)新的業(yè)務(wù)流程的影響是巨大的，為了從根本上解決這個(gè)問題，我們起草了《雙桃業(yè)務(wù)操作規(guī)程》和《關(guān)于ERP系統(tǒng)運(yùn)行過程中“原始憑證”使用規(guī)范》，對(duì)規(guī)范操作過程起到重要作用。

　　六、 取得的階段成果

　　1、 首先雙桃投資160萬(wàn)元（不含軟件投資）建成了一個(gè)具有較高技術(shù)水平的企業(yè)信息局域網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)使用高性能的光纖連接，采用星型拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)。網(wǎng)絡(luò)由文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)處理服務(wù)器及50個(gè)工作站組成。操作平臺(tái)使用Windows2000，數(shù)據(jù)庫(kù)采用SQL Server。應(yīng)用軟件采用金蝶軟件公司的K3/ERP9.1。車間、倉(cāng)庫(kù)、企業(yè)各業(yè)務(wù)部門都配備了計(jì)算機(jī)，經(jīng)過兩個(gè)多月的運(yùn)行，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)性能良好，完全能夠滿足系統(tǒng)運(yùn)行的需要。
　　2、 從3月16日的啟動(dòng)大會(huì)開始，雙桃完成了調(diào)研、培訓(xùn)、產(chǎn)品編碼、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)資料整理等一系列艱苦細(xì)致的工作。5月8號(hào)系統(tǒng)初始結(jié)束，ERP系統(tǒng)開始運(yùn)行，到6月10日第一張資產(chǎn)負(fù)債表等會(huì)計(jì)報(bào)表的準(zhǔn)確輸出，標(biāo)志著一期工程基本完成，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)、庫(kù)存、銷售業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)、庫(kù)存、銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)集成，實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流的有機(jī)集成，實(shí)現(xiàn)了信息共享的預(yù)期目標(biāo)。
　　3、 隨著ERP系統(tǒng)的運(yùn)行，在管理上的作用已初步顯現(xiàn)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以在計(jì)算機(jī)上直接看到業(yè)務(wù)人員工作進(jìn)度，及時(shí)督辦本部門的工作；計(jì)算機(jī)可以隨時(shí)隨地按倉(cāng)庫(kù)、按批次、按時(shí)間段查詢庫(kù)存數(shù)量，對(duì)生產(chǎn)部門合理安排生產(chǎn)任務(wù)，倉(cāng)庫(kù)管理部門制定合理的庫(kù)存限額，合理儲(chǔ)備各類物資的庫(kù)存數(shù)量，從而提高儲(chǔ)備資金的利用效果提供了詳細(xì)而準(zhǔn)確的資料；市場(chǎng)部已著手運(yùn)用銷售系統(tǒng)現(xiàn)有的報(bào)表，對(duì)銷售人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核，對(duì)應(yīng)收帳款進(jìn)行分析，對(duì)外地庫(kù)庫(kù)存進(jìn)行調(diào)劑與控制。
　　4、 解決了長(zhǎng)期以來(lái)業(yè)務(wù)處理的隨意性，過去車間完成了當(dāng)月生產(chǎn)任務(wù)，其超額部分就不辦理入庫(kù)，隨意減少內(nèi)部銷售收入，費(fèi)用節(jié)約較多時(shí)，只開領(lǐng)料單，不領(lǐng)料，虛增費(fèi)用，用以調(diào)劑各類指標(biāo)的完成情況。運(yùn)行倉(cāng)存系統(tǒng)以后，這類問題就很容易被管理部門發(fā)現(xiàn)，便于制定防范措施，確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)信息的準(zhǔn)確性。
　　5、 解決了倉(cāng)庫(kù)帳與財(cái)務(wù)帳、財(cái)務(wù)帳與客戶帳不一致的問題。由于業(yè)務(wù)處理是從原始單據(jù)做起由計(jì)算機(jī)自動(dòng)形成會(huì)計(jì)憑證，自動(dòng)登記相關(guān)帳簿，因此只要原始憑證是正確的，由此而生成的帳簿記錄就是正確的。

　　七、 幾點(diǎn)體會(huì)

　　1、 “一把手工程”的體現(xiàn)：ERP項(xiàng)目實(shí)施的高失敗率，制約著ERP企業(yè)管理軟件的推行。雙桃ERP項(xiàng)目的順利實(shí)施充分體現(xiàn)了“一把手工程”的意義。公司的董事長(zhǎng)、總經(jīng)理親自帶隊(duì)考察項(xiàng)目、親自參加并主持ERP項(xiàng)目的啟動(dòng)大會(huì)、流程再造的論證會(huì)議，親自布置和檢查ERP項(xiàng)目工作進(jìn)度。尤其是，公司總經(jīng)理從項(xiàng)目實(shí)施開始，就利用ERP系統(tǒng)檢查各部門的工作進(jìn)度、查詢各種管理報(bào)表，各部門的工作都在總經(jīng)理的監(jiān)控之下，這是項(xiàng)目順利實(shí)施巨大動(dòng)力，是“一把手工程”的有利體現(xiàn)。在總經(jīng)理的要求和帶動(dòng)下，尤其是市場(chǎng)部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、供應(yīng)處等部門領(lǐng)導(dǎo)通過相關(guān)查詢功能，適時(shí)提出一些管理措施，督辦本部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，對(duì)本部門的工作是一個(gè)很大的促進(jìn)。
　　2、 雙桃ERP項(xiàng)目的順利實(shí)施與雙桃公司有一批敢于承擔(dān)責(zé)任，樂于奉獻(xiàn)的干部職工隊(duì)伍是分不開的。今年“五一”為了及時(shí)將原始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)十幾名職工放棄了休息，放棄了外出旅游，堅(jiān)持工作。叫勁時(shí)他們?cè)�通宵達(dá)旦，徹夜未眠，按時(shí)完成了各自初始任務(wù)。按照財(cái)政部門的要求，手工賬與機(jī)器賬要并行一段時(shí)間才能甩掉手工帳，也就是說，倉(cāng)庫(kù)保管員、財(cái)務(wù)人員在這一段時(shí)間里幾乎要付出雙倍的勞動(dòng)，但是他們沒有叫苦叫累，默默地奉獻(xiàn)在各自的工作崗位上。正是這種干群一心，任勞任怨的工作態(tài)度，才保證了系統(tǒng)的順利運(yùn)行。

　　八、 總結(jié)經(jīng)驗(yàn) 為完成總體規(guī)劃而努力奮斗

　　雙桃已經(jīng)基本完成了第一期實(shí)施目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)、庫(kù)存、銷售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)集成，實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流的有機(jī)集成。但是雙桃在管理上的目標(biāo)還沒有實(shí)現(xiàn)，第二階段的實(shí)施任務(wù)還剛開始進(jìn)行。雙桃總體設(shè)計(jì)目標(biāo)中提出的四個(gè)軟件應(yīng)用亮點(diǎn)（流程控制的例外管理、預(yù)算管理的事前控制、標(biāo)準(zhǔn)成本控制、經(jīng)理綜合辦公）還沒有實(shí)現(xiàn)。因此，雙桃要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)努力，為完成二期實(shí)施目標(biāo)和總體規(guī)劃而努力奮斗！

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本文標(biāo)題：ERP實(shí)施幾點(diǎn)談

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