信息化項目招標選型的目的主要是以較高的性價比選擇合適的IT產(chǎn)品(設備或服務)來進行項目建設。成功的招標選型既保護企業(yè)利益，又能為項目順利實施打下基礎，這需要企業(yè)信息中心能夠在招標過程中明確項目需求，并做好招標選型工作，努力為投標人創(chuàng)造一個公平、公正和公開的競爭環(huán)境，廣泛吸引供應商充分參與競爭。本文從信息化招標選型的實際出發(fā)，闡述一種信息化項目招標選型辦法。
1 招標方式
信息化項目常用的招標方式有兩種：公開招標和邀請招標，公開招標中招標人以招標公告的方式邀請供應商參與競標，需按照相關規(guī)定通過指定的報刊、網(wǎng)站或其他媒體公開發(fā)布招標信息，接受供應商報名成為投標人。任何報名且符合招標公告中最低資格標準的供應商都可以成為投標人，所以信息中心不能控制參與競標的投標人數(shù)量，也就難以在招標前對所有的投標人及其產(chǎn)品都十分了解，且投標的產(chǎn)品間極有可能存在較大差異，編寫標書時需要考慮品牌、性能、質(zhì)量、服務、價格、信譽等諸多因素，這給信息中心帶來了挑戰(zhàn)，需要做大量的前期調(diào)研工作，但公開招標的競爭范圍廣，競爭充分，通常會獲得很好的效果。
邀請招標也稱選擇性招標。只對事先選定的供應商發(fā)出投標邀請書，只有接到邀請書的供應商才有資格成為投標人。邀請招標面對的投標人及其產(chǎn)品的范圍是確定的，信息中心前期對所有的投標人及其產(chǎn)品有較好的了解，通常會更多地考慮價格因素，招標過程簡單、快速、可控。但邀請招標的競爭范圍有限，可能未將某些在技術上或報價上更有競爭力的供應商納入競標。
可見，這兩種招標方式各有其優(yōu)缺點，需要根據(jù)具體情況和相關規(guī)定進行選擇。實際應用中，產(chǎn)品采購除這兩種招標方式外，還有競爭性談判、詢價采購、單一源采購等形式，不贅述。
2 招標方法
企業(yè)信息中心在進行信息化項目招標采購工作時，大致需要經(jīng)歷項目需求確定、前期調(diào)研、編寫標書、進行招標和簽訂合同5個階段。
2.1 項目需求確定
信息中心需要從企業(yè)現(xiàn)狀、項目目標、最終用戶專業(yè)水平等各方面綜合考慮，確定項目的詳細需求，大致圈定需要了解的供應商和產(chǎn)品的范圍，才能有針對性地開展后續(xù)工作。
基礎設施類項目(如：中心機房、基礎網(wǎng)絡、視頻會議、設備維護、信息安全等)的需求側重于純粹的技術，需求一般只源于信息中心。而應用系統(tǒng)類項目(如：協(xié)同辦公、ERP等業(yè)務系統(tǒng))的需求更多側重于功能，需要主要來源于相關業(yè)務部門。信息中心需要對來自業(yè)務部門的需求進行梳理、整理、轉換，使得這些需求能夠確定下來成為項目需求，并被供應商認知。同時，除了梳理業(yè)務需求。信息中心還要評估在滿足業(yè)務需求的前提下需要的計算資源(如：計算機、網(wǎng)絡、存儲等的性能或容量)。這需要信息中心既懂技術義理解業(yè)務，對傳統(tǒng)信息中心是比較大的挑戰(zhàn)，不過這項工作不用一步到位，可以結合下一階段前期調(diào)研工作，通過逐步了解產(chǎn)品，并隨著與供應商深入交流，加深認識后，再回過頭修改項目需求，往復若干次，直到需求相對明確為止。
2.2 前期調(diào)研
全面收集整理業(yè)界主要供應商及產(chǎn)品的資料，深入研究。對各產(chǎn)品基本了解后。結合項目需求，將需要進一步了解的問題做成清單，發(fā)放給能夠接觸到的供應商(通常應包括主流供應商)，要求其按照清單所列問題準備資料，然后邀請每家供應商分別召開解決方案交流會，如此一來，可以有的放矢地了解供應商及其產(chǎn)品，并讓供應商在招標前充分了解項目需求。方案交流會可以進行多次，反復與各供應商充分交流項目需求、技術方案和商務相關事宜，細致考察產(chǎn)品的應用效果，聽取供應商對項目的建議，認真總結和對比分析各家供應商解決方案及產(chǎn)品的優(yōu)劣，并根據(jù)對產(chǎn)品及項目新的認識修訂項目需求，直到需求相對明確且提不出新的問題為止。這對信息中心來說也是一個需要付出辛勤勞動的學習過程，可以彌補對相關領域及產(chǎn)品的認知缺陷。
方案交流環(huán)節(jié)結束后，信息中心對各供應商及產(chǎn)品應有比較全面的了解，這時可以從品牌、功能、性能、價格、服務、成功案例等各個方面詳細對比分析供應商及其產(chǎn)品。形成調(diào)研分析報告，為標書準備素材，也為招標選型提供依據(jù)。
在準備調(diào)研分析報告的過程中。由于各產(chǎn)品各有所長、技術路線不一，不同產(chǎn)品的功能、性能指標之間沒有絕對的可比性。而特別值得一提的，傳統(tǒng)信息中心帶有濃厚的技術色彩。技術人員往往熱衷于最好的產(chǎn)品和最先進的技術，這會將招標選型工作引入誤區(qū)，實際上并不是最先進、最好的產(chǎn)品是最適合項目需要的。信息中心需要對所有相關產(chǎn)品的重要指標進行詳細了解，從滿足項目需求的角度出發(fā)，綜合考量供應商及其產(chǎn)品，才能客觀地進行對比分析工作，本階段的工作量也是各階段中最大的。調(diào)研分析報告形成以后，可以請第三方專業(yè)力量進行論證，以征求更多的專業(yè)意見。
信息中心盡管在短時間內(nèi)難以做到熟悉所有產(chǎn)品的所有細節(jié)，但如果本階段的工作做踏實了，可以從總體上了解各供應商和產(chǎn)品的特點、異同等情況，特別是能全面比較各類產(chǎn)品的優(yōu)缺點，了解市場行情和報價，防止出現(xiàn)大問題。需要注意的是，在與供應商接觸的過程中。任何參與交流的人員不宜向任何供應商流露傾向性意見，以免打擊其他供應商參與競標的積極性。也防止部分供應商的中標預期過高。
2.3 編寫標書
編寫標書是招標過程中的重要工作，直接影響到招標的公平性，而信息技術日新月異，產(chǎn)品各有所長，如何合理地編寫招標書。廣泛吸引各供應商的積極參與競爭，是招標工作的一大難點，也是最容易引起爭議的一個環(huán)節(jié)。
在調(diào)研分析報告的基礎上編寫標書，力爭做到標書內(nèi)容全面、準確并符合項目需求，并屏蔽具有明顯品牌傾向性的指標或描述。由于有時候面臨的產(chǎn)品品牌繁多，要做到標書對任何品牌都公平較為困難，但可以確保對數(shù)個主流品牌是相對公平的，在完成標書初稿后，向供應商發(fā)放標書初稿和反饋意見征集表。根據(jù)反饋意見對標書初稿反復修訂，以避免由于信息中心對各產(chǎn)品的理解偏差而產(chǎn)生的遺漏或問題。這個過程會引起很多爭議，應在前兩個階段工作的基礎上。做到既明確項目需求又了解產(chǎn)品，就可以對反饋意見進行取舍，并平息爭議。編寫標書是一項細致入微且相當耗費精力的工作，可以借鑒其他企業(yè)類似項目的標書以減少工作量。但不是生搬硬套，需要在調(diào)研的基礎上仔細推敲，綜合考量，在滿足項目需求的前提下，盡量保證標書的公平性。
企業(yè)信息中心有時候由于自身素質(zhì)、時間等原因請他人代為編寫標書。甚至請潛在投標人編寫標書。其他人對項目需求的了解畢竟有限，或由于潛在投標人出于自身利益考慮，使標書容易背離項目真實需求或帶有明顯的品牌傾向性。不能體現(xiàn)項目需求或者破壞招標的公平性原則，所以切不可走捷徑由他人代寫標書。
2.4 進行招標
進行項目招標時。通常委托具有一定專業(yè)資質(zhì)的招標機構進行招標公示、發(fā)放邀請函、售賣標書、邀請評委組建評標委員會、組織招標會、公布招標結果、發(fā)放中標通知書等招標組織工作，招標機構可以保證招標過程的合法合規(guī)。
雖然有專業(yè)招標機構輔助招標過程，但信息中心仍需要注意以下4個方面的問題：一是評標委員會的名單要絕對保密，以免投標人在招標會開始前對評委施加影響；二是評委必須是信息行業(yè)相關領域的資深專家，以保證評標的公平和公正；三是要盡量吸引更多的供應商成為投標人�？梢杂行Х乐拐袠诉^程出現(xiàn)圍標、串標、流標等情況，標書是否公平是關鍵因素；四是保證招標過程的公開性。敦促招標公司將招標過程按照相關規(guī)定進行，避免暗箱操作。
2.5 簽訂合同
招標結果公布后，要立即請相關部門(特別是企業(yè)法律部門)派遣人員共同參與同中標人的商務談判。合同初稿形成后，有必要請第三方律師事務所審核合同，以避免各類風險，保障企業(yè)利益。
要做好信息化項目招標選型工作，需要信息中心進一步加強自身素質(zhì)的培養(yǎng)，特別是對業(yè)務能力的培養(yǎng)。另外，信息中心應積極改變?nèi)藛T構成，吸納業(yè)務部門的優(yōu)秀員工加入。以快速增進信息中心業(yè)務方面的能力。只有在充分了解項目需求、各家產(chǎn)品特點、業(yè)界主流思想的基礎上，認真研究，并結合實際情況，才能編寫出相對公平的標書，避免片面認識、從眾等現(xiàn)象，才能做好招標選型工作。
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