什么是適合的標桿企業(yè)?
對企業(yè)來說,標桿就是企業(yè)學(xué)習(xí)的榜樣,爭先趕超是企業(yè)發(fā)展永恒的主題。對于同行中排名靠前的競爭對手,很自然地就成為企業(yè)努力學(xué)習(xí)的標桿。
但實際上,由于市場地位的不同、競爭態(tài)勢的差異,有些企業(yè)可能很強,但并不一定適合做你的標桿,或者不是你現(xiàn)在的標桿。飯要一口一口吃,事要一步一步做,學(xué)習(xí)也要一天一天堅持著學(xué),才能進步。因此,當(dāng)你不可能一步達到人家的先進水平時,找一個夠得著的標桿就是現(xiàn)實和有效的做法。
經(jīng)驗:一個找適合的標桿,而不是找最好的標桿。
一定要選擇同行作為標桿企業(yè)嗎?
既然是標桿,就會有比較,比出差距而后改進之。既然你的目的是要改善,就不一定只找同行來比較。
任何一個成功的企業(yè)都有其特色的競爭優(yōu)勢。我們可以從中學(xué)到很多。博學(xué)廣進,才能找到改進你企業(yè)不足的好方法,才能創(chuàng)造出獨特的優(yōu)勢,成功依靠的是綜合實力,也依靠的是同行之間的差異化競爭。更何況,相比同行之間的商業(yè)保密,非同行之間有價值的信息更容易獲得,更好借鑒,也就更有收益了,畢竟管理都是相通的。
圖1:企業(yè)管理的五個層面
哪些行業(yè)更容易相互學(xué)習(xí)?
選擇標桿企業(yè)要考慮很多因素,本企業(yè)和標桿企業(yè)所處的行業(yè)、市場經(jīng)營環(huán)境、行業(yè)地位、企業(yè)文化、戰(zhàn)略定位、企業(yè)特色、資源優(yōu)勢等都是影響選擇的考慮因素。
從行業(yè)上來說,業(yè)務(wù)模式和管理方式相近的行業(yè)更容易相互學(xué)習(xí)。比如,制造業(yè)與研究院所在企業(yè)管理上的相似程度就很低,一個是批量重復(fù)型制造,而另一個是一次性的項目型科研。但制造業(yè)與分銷行業(yè)管理方式則更為相近,所以將制造業(yè)與分銷行業(yè)作為相互學(xué)習(xí)的標桿企業(yè)就比較恰當(dāng)。
可以相互學(xué)習(xí)的配對企業(yè)類型還有,服務(wù)業(yè)與高科技行業(yè)、工程類企業(yè)與研究所、事業(yè)單位與政府機構(gòu)。
是不是選擇標桿企業(yè)的規(guī)模越大越好?
由于市場經(jīng)營環(huán)境、行業(yè)地位的差異,不同規(guī)模的企業(yè),所關(guān)注的管理和業(yè)務(wù)問題是不一樣的。一般來說,在同一個行業(yè)領(lǐng)域,規(guī)模越大,管理的復(fù)雜程度也越高。自然,選擇標桿時要考慮規(guī)模相當(dāng)?shù)钠髽I(yè),并不是越大越好。
另外,要說明的是,不能簡單地根據(jù)企業(yè)產(chǎn)值或者銷售額來評定企業(yè)規(guī)模。我們關(guān)注的是管理,規(guī)模更多地反映在管理的難度上。不同的行業(yè),其經(jīng)營規(guī)模不一定與業(yè)務(wù)和管理的復(fù)雜程度成正比。比如,同樣是制造業(yè),小小的拉鏈,其管理的復(fù)雜程度原比科技含量更高的手機復(fù)雜很多,雖然拉鏈行業(yè)的產(chǎn)值遠比手機行業(yè)低。
經(jīng)驗:在選擇標桿企業(yè)時,按照學(xué)以致用的要求,要考慮標桿企業(yè)的行業(yè)、規(guī)模與本企業(yè)恰當(dāng)匹配。
如何獲得標桿企業(yè)的信息?
俗話說:“知己知彼,百戰(zhàn)不殆”,在選擇和學(xué)習(xí)標桿企業(yè)之前,盡量掌握待選企業(yè)的信息,是一件十分重要的工作。
需要了解標桿企業(yè)的基本信息包括:企業(yè)規(guī)模、行業(yè)地位、產(chǎn)品領(lǐng)域、地理環(huán)境、企業(yè)歷程、獲獎榮譽等。
更深入的信息有:待選企業(yè)的關(guān)鍵成功因素、專有技術(shù)、產(chǎn)品特色、營銷渠道、服務(wù)體系、經(jīng)營管理經(jīng)驗介紹等。
可以從多個渠道獲得這些信息,在這些信息獲取途徑中,有些方法是主要的信息來源,而另外一些方法由于資源和信息的限制,做起來不容易,建議先圍繞前幾種方式做一些細致的工作。
經(jīng)驗與教訓(xùn),哪個更值得學(xué)習(xí)?
一談到學(xué)習(xí)標桿,大家都會去學(xué)習(xí)人家成功的經(jīng)驗,名曰“取經(jīng)”。這固然沒有錯誤。但別人曾經(jīng)的失敗和教訓(xùn)是不是更有價值?
我認為總結(jié)失敗更寶貴。要知道“失敗是成功之母”,不總結(jié)這些過程,不可能到達成功的彼岸。更何況失敗都是花大價錢買來的,是有著“刻骨銘心”的感受,是通向成功的寶貴財產(chǎn)。能夠總結(jié)出來的都是“精品”,從失敗中學(xué)習(xí)、從教訓(xùn)中學(xué)習(xí)會是更有價值的一件事情。
當(dāng)然,教訓(xùn)往往比經(jīng)驗更難總結(jié),不論從主觀上還是客觀上都是如此。
那么,如何從失敗中學(xué)習(xí)呢?一是要做有心人,收集別人的案例總結(jié)。在管理信息化領(lǐng)域,國內(nèi)的很多企業(yè)都交了不少學(xué)費,多取聽聽他們的故事,他們的感受。這些信息大多會出現(xiàn)在內(nèi)部交流會、非正式的談?wù)摵驼搲。二是要養(yǎng)成刨根問底的習(xí)慣,要知其然還要知其所以然,不要為企業(yè)成功的結(jié)果而掩蓋了“試錯”的過程。第三,也就是最重要的一點,要善于實踐和總結(jié),通過自身的實踐總結(jié)自己的得失是最寶貴的,不要同樣的錯誤犯第二遍。
圖2 需求周期與生產(chǎn)周期關(guān)系圖
這里給出一個負面的案例來說明知錯的重要性:我在給一個企業(yè)做IT規(guī)劃時,通過調(diào)研整理其業(yè)務(wù)和管理需求,訪談到設(shè)備部門,備件庫管人員要求未來系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)工廠所有備件信息共享,可隨時查詢到實時數(shù)量,還希望在備件數(shù)量低于安全庫存時系統(tǒng)自動給出采購申請。要知道手工管理時,大多憑經(jīng)驗定期補貨,很少有人想到系統(tǒng)自動補貨。當(dāng)我對庫管人員大加贊賞之時,卻被告知他們幾年之前就實施過一個國外的ERP系統(tǒng),沒有成功,這些概念他們早就有。當(dāng)被問及項目何以失敗,他們有很多說法,但都說得很含糊。
我發(fā)現(xiàn)與其妄談需求,不如總結(jié)他們的失敗原因,因為同樣的問題一定會在新系統(tǒng)的實施中發(fā)生。通過細致的工作,我們發(fā)現(xiàn)失敗的原因不在軟件產(chǎn)品,主要在于:1、用戶隨意編碼,備件重號漏號嚴重;2、備件進出庫信息輸入系統(tǒng)不及時,數(shù)據(jù)失真;3、備件由工廠、車間、班組三級多頭管理,備件需求管理混亂;4、備件采購需求、采購管理與采購執(zhí)行分別屬于不同部門,看似管理規(guī)范,實為無序管理。最終大家得出一個非常重要的結(jié)論:不可能依靠系統(tǒng)實現(xiàn)信息共享。信息共享作為系統(tǒng)的基本功能都不能實現(xiàn),系統(tǒng)自然用不起來。所有在這基礎(chǔ)上的高級應(yīng)用也就成為了妄想。
忠告:從失敗中學(xué)習(xí)比從成功中學(xué)習(xí)更有必要。不然很難成功。
向標桿企業(yè)學(xué)什么?
從管理角度看標桿企業(yè)的方方面面
過去很多企業(yè)學(xué)標桿,往往重形式輕內(nèi)容,看了人家上了一套管理信息系統(tǒng),就跟著上系統(tǒng),發(fā)現(xiàn)人家搞的質(zhì)量管理活動很有效,就跟著搞一個,結(jié)果往往花錢卻達不到效果。
學(xué)標桿是為了解決自己的問題,所以全面審視和正確評價自己的管理問題是必須的學(xué)習(xí)前提。我們可以從企業(yè)管理的戰(zhàn)略、組織、流程、績效、技術(shù)等幾個層面來分析比較,明確學(xué)什么。
不要輕易照搬別人的企業(yè)戰(zhàn)略
企業(yè)戰(zhàn)略是管理的最高境界,戰(zhàn)略是企業(yè)愿景、定位、競爭力的綜合體,每個企業(yè)都有區(qū)別與其他企業(yè)的戰(zhàn)略定位,這反映了企業(yè)的特色和核心能力。
通過對個案的長期研究,我們發(fā)現(xiàn),不能簡單地照搬別人的企業(yè)戰(zhàn)略。一方面,企業(yè)受到內(nèi)外部環(huán)境影響,定位必須適合自身的情況,不能照搬。另一方面,處在不同發(fā)展階段的公司,所面臨的主要問題是不一樣的,戰(zhàn)略定位依據(jù)不一樣,處在行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)地位的企業(yè)與處在追隨地位的企業(yè)其戰(zhàn)略目的會有很大差別。
企業(yè)組織結(jié)構(gòu)要與生產(chǎn)組織方式相適應(yīng)
企業(yè)的生產(chǎn)組織方式包括經(jīng)營管理模式和生產(chǎn)類型,它決定了企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。
常見的生產(chǎn)組織方式有:
現(xiàn)貨生產(chǎn)(make-to-stock, MTS);又稱按照庫存組織生產(chǎn)。
定貨組裝(assembly-to-order, ATO);又稱為訂單組裝。
定貨生產(chǎn)(make-to-order, MTO);又稱按照訂單組織生產(chǎn)。
專項生產(chǎn)(engineer-to-order, ETO);又稱按照項目組織生產(chǎn)。
現(xiàn)實中,生產(chǎn)類型的選擇受兩種周期的制約。一種是從同客戶簽訂銷售合同開始,到客戶收到訂購的產(chǎn)品為止的時期,稱之為需求周期,或客戶交貨提前期。另一種是從設(shè)計、生產(chǎn)準備開始到客戶收到貨物為止的時期,稱為生產(chǎn)周期。各種生產(chǎn)類型的需求周期與生產(chǎn)周期的關(guān)系可用圖2來說明。
企業(yè)的不同時期,其生產(chǎn)類型會發(fā)生變化,也可能同時存在多個生產(chǎn)類型,不同生產(chǎn)類型的利和弊是不同的。比如,按照訂單組織生產(chǎn)的好處是減少庫存占用大量的資金,但管理的難度是如何快速響應(yīng)客戶需求,而按照庫存組織生產(chǎn)的好處是能夠快速響應(yīng)客戶需求,弊端是會占用大量的資金和產(chǎn)品庫存。
很多企業(yè)在學(xué)習(xí)標桿企業(yè)時,最容易模仿的就是其組織結(jié)構(gòu),什么事業(yè)部制、矩陣管理等等。
簡單搬來是不可取的,必須研究自身企業(yè)的生產(chǎn)組織模式,學(xué)皮毛者學(xué)形式,學(xué)精髄者學(xué)方式。圖3為一般情況下,生產(chǎn)組織模式與企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的對應(yīng)關(guān)系。
學(xué)習(xí)流程,關(guān)注精細化管理
流程,在每個企業(yè)里,都是已經(jīng)存在的?傮w來說,流程在所有的企業(yè)中,都是大同小異的。
但是,現(xiàn)實中,流程一方面體現(xiàn)效益增值的過程,另一方面反映企業(yè)做事情的效率,其結(jié)果是各個企業(yè)執(zhí)行流程的效果是很不一樣的。
學(xué)習(xí)標桿企業(yè),可以學(xué)習(xí)其流程管理,但其關(guān)鍵不是流程本身,而是流程的各個節(jié)點、節(jié)點的內(nèi)容以及節(jié)點之間的關(guān)系。所以,粗粗的學(xué)習(xí)流程意義不大。比如,發(fā)現(xiàn)自己在采購價格控制上做得不好,就把人家的審批流程學(xué)過來,是不是就可以達成目的?不一定。關(guān)鍵是價格審批時的依據(jù)、審批標準和為審批而提供的最新市場價格。這是價格審批委員會的工作內(nèi)容,只有這些細節(jié)做好了,流程才有效率和效益。
經(jīng)驗:細節(jié)決定成敗,過程決定成果。流程改變從點滴做起,小的積累是大的改變。要學(xué)大同更要學(xué)小異。
學(xué)標桿一定要有量化的績效指標
學(xué)習(xí)標桿企業(yè),關(guān)注量化指標,是發(fā)現(xiàn)差距的直接手段,也是標桿最直接的含義。所以一定要關(guān)注標桿企業(yè)的績效體系,特別要考察學(xué)習(xí)有代表性的、能夠反映行業(yè)特點和管理深度的指標。比如對耗損高、命中率低的冶金、鋼鐵行業(yè),成材率是一個KPI,而同一指標在電子家電制造業(yè)則不是關(guān)鍵指標。
在學(xué)習(xí)標桿企業(yè)的績效時,要主要兩點:一是績效體系包括績效的制定、執(zhí)行、監(jiān)督、考核、獎懲等多個方面,應(yīng)該全面學(xué)習(xí)和閉環(huán)執(zhí)行。二是對那些關(guān)鍵指標的定義要準確、口徑一致,不然沒有可比性。
學(xué)習(xí)技術(shù)
誰都知道,好的技術(shù)是事倍功半。這里說的技術(shù)包含的意思很廣,象專有技術(shù)、先進的制造工藝、標準、信息技術(shù)等,都稱為技術(shù)。專用技術(shù)、技能的學(xué)習(xí)非常重要,有沒有條件學(xué)習(xí),與企業(yè)的實力有關(guān),這里不詳細討論。
如何學(xué)標桿?
如何行動才能達成學(xué)習(xí)標桿的效果?
我們的建議是將“搞運動”和“打持久戰(zhàn)”相結(jié)合。一開始可作為一個項目來推進,通過一系列活動在短期內(nèi)發(fā)現(xiàn)不足、確定指標、采取行動、見到結(jié)果。隨后,將學(xué)標桿變成一個長期的持續(xù)行為,變成企業(yè)文化的一部分。
向標桿看齊的行動步驟
每個將要學(xué)習(xí)的企業(yè),可以用下面的checklist表來檢查采取的行動步驟:
表2標桿學(xué)習(xí)的行動步驟
科學(xué)分析的方法
不同與理論,在實踐中象標桿企業(yè)看齊,要找對標桿企業(yè)、選對標桿指標,是一件復(fù)雜和困難的事情,所以要掌握科學(xué)的分析方法?梢越柚芾砝碚撝械姆治瞿P秃凸ぞ邅矸治龅轿。比如五力模型常用于企業(yè)戰(zhàn)略分析,企業(yè)生命周期理論常用于組織結(jié)構(gòu)分析,而流程分級分類方法、責(zé)任矩陣常用來分析企業(yè)流程。
有效的行動依靠嚴格的項目管理
要想看到學(xué)習(xí)的效果,就要將持續(xù)的學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)變?yōu)楠毩⒌目梢赃_成的多個里程碑,管好時間、質(zhì)量、成本這些項目管理的基本要素,強調(diào)嚴格的項目管理。
相比其他的管理改善實踐,標桿研究和改善計劃更有效,因為其目標更明確、目的性更強、經(jīng)驗更有價值、教訓(xùn)更寶貴?梢詮钠髽I(yè)管理的戰(zhàn)略、組織、流程、績效、技術(shù)等幾方面向標桿企業(yè)看齊,除了技術(shù)上的比學(xué)趕超之外,在管理上要重點學(xué)習(xí)標桿企業(yè)的組織、流程、績效,戰(zhàn)略上要堅持自己的特色。單一的標桿研究和改善計劃是一種項目型運作,項目管理有利于在時間和資源有限的條件下達成既定目標。但從長遠來說,企業(yè)應(yīng)該標桿管理長效化。持續(xù)改進是企業(yè)管理的靈魂。
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本文標題:如何向信息化標桿企業(yè)看齊
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