ERP是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想,為企業(yè)決策層提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。
ERP系統(tǒng)依靠IT技術(shù)和手段對(duì)企業(yè)的人、財(cái)、物等資源進(jìn)行計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制,在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)中,可有效提高企業(yè)的適應(yīng)能力和生存能力。ERP已成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。但是由于ERP項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、復(fù)雜度高、風(fēng)險(xiǎn)不可控等特點(diǎn),所以在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,很容易引起甲乙雙方之間的各種矛盾,并且不能得到及時(shí)有效的協(xié)調(diào)與解決,這就容易造成項(xiàng)目的進(jìn)度失控,預(yù)算超支、質(zhì)量穩(wěn)定性下降,最終結(jié)果是無(wú)疾而終,不了了之。
面對(duì)ERP項(xiàng)目中所存在的種種問題,引入信息工程監(jiān)理機(jī)制是行之有效的解決方案之一。信息工程監(jiān)理主要的工作是:對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行的進(jìn)度、投資和質(zhì)量進(jìn)行控制;對(duì)合同、信息進(jìn)行管理;對(duì)關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)。因此統(tǒng)稱為“三控兩管一協(xié)調(diào)”,其目標(biāo)是保證信息項(xiàng)目的進(jìn)度、投資和質(zhì)量達(dá)到建設(shè)要求。從現(xiàn)在應(yīng)用企業(yè)實(shí)施ERP的現(xiàn)狀來(lái)看,企業(yè)很有必要在ERP項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程中引入信息工程監(jiān)理機(jī)制——在第三方監(jiān)理公司的協(xié)助下,以標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)理流程,專業(yè)的技術(shù)實(shí)力為保障,力爭(zhēng)ERP項(xiàng)目按進(jìn)度計(jì)劃成功實(shí)施。
一、ERP項(xiàng)目全過(guò)程監(jiān)理中進(jìn)度控制的內(nèi)容
信息工程監(jiān)理中的進(jìn)度控制是指在規(guī)定的工期內(nèi),通過(guò)多種方法及模型編制切實(shí)可行的進(jìn)度計(jì)劃。在項(xiàng)目執(zhí)行中定期檢查項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展情況,并與進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行比較,對(duì)出現(xiàn)偏差的原因和對(duì)進(jìn)度的影響進(jìn)行分析,找出有效的調(diào)整方法并對(duì)原計(jì)劃進(jìn)行變更,如此不斷循環(huán)至項(xiàng)目驗(yàn)收完成。ERP項(xiàng)目全過(guò)程監(jiān)理包括招投標(biāo)、計(jì)劃、實(shí)施、驗(yàn)收共4個(gè)階段,對(duì)監(jiān)理的進(jìn)度控制內(nèi)容分為:事前進(jìn)度控制、事中進(jìn)度控制和事后進(jìn)度控制。
1.ERP項(xiàng)目監(jiān)理事前的進(jìn)度控制
事前進(jìn)度控制是指對(duì)項(xiàng)目正式實(shí)施前的進(jìn)度進(jìn)行控制,是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目工期的預(yù)控。監(jiān)理公司應(yīng)按以下步驟協(xié)助甲方確定項(xiàng)目范圍及整體進(jìn)度計(jì)劃。
第一步,采用WBS(項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu))方法對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解。WBS是一種以結(jié)果為導(dǎo)向的分析方法,用于分析項(xiàng)目所涉及的工作,并由此構(gòu)成項(xiàng)目的整個(gè)范圍。它是項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定的基礎(chǔ)性文件。由于ERP項(xiàng)目規(guī)模大、復(fù)雜度高,為了使WBS的層數(shù)與管理跨度之間達(dá)到最優(yōu)關(guān)系,監(jiān)理方可將WBS按大方向分為兩部分進(jìn)行分解:項(xiàng)目總工作分解結(jié)構(gòu)(PSWBS)和承包商標(biāo)準(zhǔn)工作分解結(jié)構(gòu)(CSWBS)。項(xiàng)目總工作分解結(jié)構(gòu),即把整個(gè)項(xiàng)目按級(jí)別劃分為若干個(gè)大項(xiàng)和單項(xiàng),以便業(yè)主單位進(jìn)行項(xiàng)目整體管理和控制。承包商標(biāo)準(zhǔn)工作分解結(jié)構(gòu),即承建單位可實(shí)際操作、執(zhí)行的結(jié)構(gòu)模式,分解目標(biāo)是“可分配、可執(zhí)行、可交付、可驗(yàn)證”的“工作包”。在進(jìn)行WBS分解時(shí),應(yīng)采用“自上而下逐步細(xì)化”的方法。WBS的兩部分可采用相同的分解模式,若考慮到UML建模語(yǔ)言的廣泛使用,CSWBS分解也可使用Use Case圖來(lái)實(shí)現(xiàn)。
第二步,對(duì)分解出的每個(gè)工作包進(jìn)行軟件規(guī)模估算。目前,國(guó)際軟件工程領(lǐng)域已有許多軟件規(guī)模估算方法,如功能點(diǎn)(Function Point )、特征點(diǎn)(Feature Point)、對(duì)象點(diǎn)(Object Point)等。國(guó)外經(jīng)驗(yàn)證明:功能點(diǎn)法是比較適合MIS系統(tǒng)使用的估算方法。本文采用的是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織納入其國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的IFPUG 功能點(diǎn)法,其步驟如下。
(1) 軟件各功能模塊可劃分為5種元素,即:外部輸入(EI)、外部輸出(EO)、外部查詢(EQ)、內(nèi)部邏輯文件(ILF)和外部接口文件(EIF),它們是計(jì)算功能點(diǎn)的基矗每種元素的功能點(diǎn)數(shù)目是由其屬性決定的,其屬性包括:記錄元素類型(RET)、引用文件類型(FTR)和數(shù)據(jù)元素類型(DET)。每種元素具有兩種屬性,其中EI,EO,EQ三種元素由FTR、DET屬性數(shù)量確定,ILF,EIF兩種元素由RET、DET屬性數(shù)量決定。五種元素功能點(diǎn)數(shù)量可通過(guò)參照表獲得,例如EI參照表如表1所示。
表1“外部輸入”功能點(diǎn)參照表
(2)對(duì)五種元素的功能點(diǎn)進(jìn)行低、中、高的級(jí)別劃分,不同級(jí)別分別乘以不同權(quán)值,得到未調(diào)整功能點(diǎn)數(shù)目。權(quán)值表如表2所示。
表2功能點(diǎn)權(quán)值表
(3)按系統(tǒng)復(fù)雜度、輸入和輸出復(fù)雜度、應(yīng)用復(fù)雜度3個(gè)級(jí)別共14項(xiàng),對(duì)軟件進(jìn)行復(fù)雜度加權(quán)因子的判斷及取值。影響因子表如表3所示。
表3影響因子表
將14項(xiàng)加權(quán)因子的值按公式計(jì)算,得出“影響因子”值。公式如下:
AF(影響因子)= gs-1
式中,gs-2的取值范圍是0.65~1.35;gs-3是表3 的因子值,其取值范圍是0~5。
(4)合計(jì)全部的未調(diào)整功能點(diǎn)數(shù)量,計(jì)算軟件系統(tǒng)調(diào)整后功能點(diǎn)數(shù)量。計(jì)算公式如下:
AFP(調(diào)整后功能點(diǎn))= UFP (未調(diào)整功能點(diǎn)數(shù)目)* AF (影響因子)
第三步,進(jìn)行項(xiàng)目時(shí)間和工作量的估算。如果監(jiān)理方?jīng)]有足夠的基線度量數(shù)據(jù)作為估算的依據(jù),則可考慮使用一個(gè)成熟的估算模型,如IBM模型、COCOMO模型等。使用模型估算前應(yīng)先將功能點(diǎn)依據(jù)項(xiàng)目開發(fā)所使用的程序語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成代碼量(LOC),轉(zhuǎn)換信息如表4所示。
表4各類程序語(yǔ)言構(gòu)建一個(gè)功能點(diǎn)所需的平均代碼行對(duì)照表
第四步,根據(jù)WBS圖逐級(jí)繪制項(xiàng)目的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)圖、分網(wǎng)絡(luò)圖和總網(wǎng)絡(luò)圖。以項(xiàng)目估算結(jié)果為依據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃的編制,并遵循“自下而上匯總協(xié)調(diào)”的方法逐級(jí)編制網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃,直至繪制出總網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃。同時(shí)確定網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃的關(guān)鍵路徑并進(jìn)行優(yōu)化,將優(yōu)化后的最終結(jié)果作為項(xiàng)目實(shí)施中各階段的目標(biāo)進(jìn)度計(jì)劃。
監(jiān)理公司不僅需要按以上步驟協(xié)助甲方確定項(xiàng)目范圍及整體進(jìn)度計(jì)劃,而且還需對(duì)承建單位所提交的各類進(jìn)度計(jì)劃、實(shí)施方案的合理性和可行性進(jìn)行評(píng)審。
2.ERP項(xiàng)目監(jiān)理事中的進(jìn)度控制
事中進(jìn)度控制是指項(xiàng)目具體實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行的進(jìn)度控制,是事前制定的目標(biāo)進(jìn)度計(jì)劃能否實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。當(dāng)承建方將按照項(xiàng)目計(jì)劃全面開展工作時(shí),監(jiān)理方應(yīng)對(duì)承建方進(jìn)度計(jì)劃的執(zhí)行情況按設(shè)定的檢查點(diǎn)進(jìn)行核查,以確定項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度是否一致,并預(yù)測(cè)未來(lái)的進(jìn)展情況。通常采用的進(jìn)度檢查方法有:S型曲線法、香蕉曲線法和掙值分析法等。其中掙值分析法(Earned Value)是一種能全面衡量項(xiàng)目進(jìn)度、成本狀況的整體方法,其基本要素是用貨幣量代替實(shí)物量來(lái)度量項(xiàng)目的進(jìn)度,它不以投入資金的多少來(lái)反映項(xiàng)目的進(jìn)展,而是以資金已經(jīng)轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目成果的量來(lái)衡量,是一種完整和有效的項(xiàng)目進(jìn)度與成本監(jiān)控方法。掙值分析法用三個(gè)基本值來(lái)表示項(xiàng)目的實(shí)施狀態(tài),并以此預(yù)測(cè)項(xiàng)目完工時(shí)間和完工時(shí)的費(fèi)用。三個(gè)基本值分別是:(1)累計(jì)計(jì)劃成本額BCWS(或稱計(jì)劃投資額),該值是表示某一時(shí)點(diǎn)應(yīng)當(dāng)完成的工作所需投入資金或花費(fèi)成本的累計(jì)值。它等于計(jì)劃工程量與預(yù)算單價(jià)的乘積之和。該值是衡量工程進(jìn)度和工程費(fèi)用的一個(gè)標(biāo)尺或基準(zhǔn);(2)贏得值BCWP(或稱完成投資額),該值是指某一時(shí)點(diǎn)已經(jīng)完成的工作所需投入資金的累計(jì)值。它等于已完工程量與預(yù)算單價(jià)的乘積之和。該值反映了滿足質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際工程進(jìn)度和工作績(jī)效,體現(xiàn)了投資額到工程成果的轉(zhuǎn)化;(3)實(shí)際成本額ACWP,該值是指某一時(shí)點(diǎn)已完成的工作所實(shí)際花費(fèi)成本的總金額。它等于已完工程量與實(shí)際支付單價(jià)(合同價(jià))的乘積之和。
掙值分析法用二個(gè)差異值指標(biāo)和二個(gè)指數(shù)指標(biāo)來(lái)衡量項(xiàng)目投資績(jī)效和進(jìn)度狀況,二個(gè)差異值指標(biāo)是:
(1)成本偏差(CV),表示成本差異。CV=BCWP-ACWP
(2)進(jìn)度偏差(SV),表示進(jìn)度差異。SV=BCWP-BCWS
圖1“掙值法”分析圖
同時(shí)還有二個(gè)重要的進(jìn)度控制指標(biāo):
(1)進(jìn)度績(jī)效指數(shù)SPI = BCWP/ BCWS
(2)成本績(jī)效指數(shù)CPI = BCWP/ ACWP
在實(shí)際進(jìn)度控制中,進(jìn)度偏差 SV小于0,并且進(jìn)度績(jī)效指數(shù) SPI 小于1時(shí),表示計(jì)劃執(zhí)行滯后。進(jìn)度控制應(yīng)十分關(guān)注SPI和SV的走勢(shì):當(dāng)SPI小于1并逐漸變小,同時(shí),SV為負(fù)且絕對(duì)值越來(lái)越大時(shí),表明實(shí)際進(jìn)度不能按計(jì)劃進(jìn)度執(zhí)行,應(yīng)立即對(duì)差異進(jìn)行分析、評(píng)估,確定差異產(chǎn)生的原因和影響因素,提出合理的解決方案,并予以執(zhí)行。同時(shí),依據(jù)實(shí)際狀態(tài)調(diào)整和更新計(jì)劃。監(jiān)理方以更新后的進(jìn)度計(jì)劃為新目標(biāo)計(jì)劃,繼續(xù)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行度量并通過(guò)控制過(guò)程的反復(fù)循環(huán),盡量減少或避免進(jìn)度失控現(xiàn)象,直到項(xiàng)目驗(yàn)收。
3.ERP項(xiàng)目監(jiān)理事后的進(jìn)度控制
事后進(jìn)度控制是指完成了整個(gè)項(xiàng)目繁榮實(shí)施任務(wù)后,在進(jìn)入了驗(yàn)收階段以后所進(jìn)行的進(jìn)度控制工作。除了監(jiān)理方對(duì)驗(yàn)收進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行控制外,另一項(xiàng)重要工作是對(duì)項(xiàng)目的所有資料進(jìn)行歸類、編目和建檔,作為今后類似項(xiàng)目的基線度量數(shù)據(jù)。
二、應(yīng)用實(shí)例
現(xiàn)在通過(guò)一個(gè)例子的模擬,具體說(shuō)明進(jìn)度控制各步驟的實(shí)際實(shí)施過(guò)程和方法。
1.事前進(jìn)度控制
(1)工程WBS分解。某ERP項(xiàng)目在事前進(jìn)度控制階段,首先進(jìn)行WBS分解,其中PSWBS分解如圖2所示。
圖2ERP的PSWBS圖
CSWBS分解采用UML方式。其中供應(yīng)鏈的存貨管理模塊分解為三個(gè)包,其中每個(gè)包表示一個(gè)層次,層次順序從上至下依次是“存貨管理”、“入庫(kù)管理”和“采購(gòu)入庫(kù)管理”,如圖3、4所示。
圖3“存貨、入庫(kù)管理”的用例圖
圖4“采購(gòu)入庫(kù)管理”的用例圖
(2)功能點(diǎn)估算
“采購(gòu)入庫(kù)管理”按IFPUG 功能點(diǎn)法進(jìn)行功能點(diǎn)估算,其結(jié)果見表5所示。
(3)軟件規(guī)模估算
功能點(diǎn)估算結(jié)果使用IBM模型進(jìn)行時(shí)間、工作量估算。IBM公式如下:
gs-4,其中,E表示工作量,以人月(PM)為單;L表示代碼行數(shù),以KLOC為單位。
Gs-5,其中,T表示項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間,以月為單位。
若系統(tǒng)使用JAVA語(yǔ)言實(shí)現(xiàn),則功能點(diǎn)轉(zhuǎn)換代碼行數(shù),IBM模型估算結(jié)果如表5所示。
表5“采購(gòu)入庫(kù)管理”估算結(jié)果
(4)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖的編制:將表5結(jié)果進(jìn)行單代號(hào)、水平式、垂直編號(hào)法的四參數(shù)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖的編制,如圖5所示。將繪制的網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃逐層進(jìn)行匯總、平衡、協(xié)調(diào)及優(yōu)化后形成最終的目標(biāo)進(jìn)度計(jì)劃。
圖5“采購(gòu)入庫(kù)管理”網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖(單位:月)
2.事中進(jìn)度控制
依據(jù)“采購(gòu)入庫(kù)管理”網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖,其關(guān)鍵線路是“1-2-4-6”,總工期13個(gè)月,預(yù)算50000元。在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,監(jiān)理人員在第5月末檢查得到實(shí)施數(shù)據(jù),如表6所示。
表6“采購(gòu)入庫(kù)管理” 實(shí)施數(shù)據(jù)表
表6中顯示“NEW”用例已完成,“PRINT”用例完成大半,“SEARCH”用例剛開始。數(shù)據(jù)顯示項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度比計(jì)劃落后一點(diǎn),但總投資控制得很好,只要在以后幾月內(nèi)加快進(jìn)度,完成項(xiàng)目是不成問題的。實(shí)際通過(guò)“掙值分析法”分析結(jié)果是:
BCWP=10*(50000/30)=16667
進(jìn)度偏差SV=BCWP-BCWS=16667-20000= -3333<0
進(jìn)度績(jī)效指數(shù)SPI=BCWP/BCWS=16667/20000= 0.83 <1
如果后8個(gè)月的進(jìn)度績(jī)效與前5個(gè)月差不多,則估算進(jìn)度為:
完工進(jìn)度估算=計(jì)劃進(jìn)度/進(jìn)度績(jī)效指數(shù)=13/0.83=15.6(月),項(xiàng)目進(jìn)度落后計(jì)劃約15%,如果后期不加強(qiáng)控制,進(jìn)度延長(zhǎng)是不可避免的。故應(yīng)分析原因并制定措施進(jìn)行糾正,防止項(xiàng)目進(jìn)度的拖延。
三、ERP項(xiàng)目監(jiān)理中進(jìn)度控制的改進(jìn)想法
1.事前進(jìn)度控制
監(jiān)理公司在制定進(jìn)度計(jì)劃過(guò)程中,由于本身缺乏足夠經(jīng)驗(yàn)及基線度量數(shù)據(jù)等原因,會(huì)造成制定的進(jìn)度計(jì)劃缺少科學(xué)性和合理性,導(dǎo)致與實(shí)際進(jìn)度偏差較大。因此,監(jiān)理方可以考慮在監(jiān)理組織結(jié)構(gòu)中設(shè)立“專家委員會(huì)”,為監(jiān)理方提供專業(yè)的技術(shù)支持和保障。
例如在功能點(diǎn)估算過(guò)程中使用Deiphi法,監(jiān)理人員和專家組成員分別對(duì)本項(xiàng)目進(jìn)行相對(duì)獨(dú)立的估算,并最終提交無(wú)記名的3個(gè)包含功能點(diǎn)估算值GS-6, GS-7, GS-8 (i=1,2,…,n)及說(shuō)明文檔。其中,GS-9表示該軟件可能的最小功能點(diǎn),GS-10表示該軟件最可能的功能點(diǎn),GS-11表示該軟件可能的最大功能點(diǎn),n為人員數(shù)。組織者對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)并計(jì)算估算期望值GS-12和估算值的期望中值E:
GS-13,
GS-14
對(duì)結(jié)果其中差異較大之處進(jìn)行討論并再次進(jìn)行估算。經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)膸状沃貜?fù)估算后,最終可獲得一個(gè)多數(shù)專家共識(shí)的最可能結(jié)果。
另一方面,功能點(diǎn)估算中“調(diào)整因子表”包括的14種調(diào)整項(xiàng),沒有將企業(yè)IT水平、員工素質(zhì)、實(shí)施團(tuán)隊(duì)等“軟”因素考慮進(jìn)去,因此不能完全反映和體現(xiàn)ERP項(xiàng)目的特點(diǎn)。監(jiān)理方應(yīng)對(duì)這類“軟”因素進(jìn)行分析,將其對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的影響準(zhǔn)確的反映到計(jì)劃中。因此對(duì)“調(diào)整因子表”中的調(diào)整項(xiàng)可進(jìn)行適當(dāng)?shù)臄U(kuò)展。擴(kuò)展項(xiàng)如表7所示。
表7擴(kuò)展調(diào)整因子表
2.事中進(jìn)度控制
由于ERP項(xiàng)目周期長(zhǎng)、復(fù)雜度高,監(jiān)理人員若依靠手工對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)采集、計(jì)算、檢驗(yàn)、調(diào)整等工作,很難保證監(jiān)理工作的準(zhǔn)確和高效。因此應(yīng)考慮使用專業(yè)的監(jiān)理軟件協(xié)助監(jiān)理人員進(jìn)行控制。但目前專業(yè)的監(jiān)理軟件平臺(tái)仍處于理論研究階段,故可考慮如今在工程項(xiàng)目領(lǐng)域已廣泛使用的項(xiàng)目管理軟件,如 Primavera Project Planner(P3)。
3.事后進(jìn)度控制
考慮到在監(jiān)理過(guò)程中產(chǎn)生信息數(shù)據(jù)的規(guī)模以及面向未來(lái)應(yīng)用,可構(gòu)建基于監(jiān)理信息的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),以便對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行面向行業(yè)應(yīng)用特征的提娶轉(zhuǎn)換、整合。同時(shí)利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)在聯(lián)機(jī)分析處理、決策支持系統(tǒng)等方面的優(yōu)勢(shì),為監(jiān)理工作提供詳盡準(zhǔn)確的信息與決策支持。
四、結(jié)束語(yǔ)
ERP項(xiàng)目全過(guò)程監(jiān)理中進(jìn)度控制是十分重要的環(huán)節(jié)。監(jiān)理方應(yīng)在保證質(zhì)量和節(jié)約投資的前提下,使用多種科學(xué)、有效的過(guò)程與方法進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度的計(jì)劃、實(shí)施、檢查與調(diào)整,最大限度的保證項(xiàng)目達(dá)到合同目標(biāo),提高ERP項(xiàng)目的成功率。
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本文標(biāo)題:ERP項(xiàng)目全過(guò)程監(jiān)理的進(jìn)度控制
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