1 背景
在產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過(guò)程中通常要編制、使用數(shù)量較多的各種文件，這些文件中除了“記錄”是一次性生成無(wú)需進(jìn)行版本控制和追蹤外，其他文件均需要進(jìn)行變更管理和版本控制。在文件變更管理控制過(guò)程中通常會(huì)遇到這樣的問(wèn)題：一份產(chǎn)品文件在有效期內(nèi)存在更改狀態(tài)的，沒(méi)有明確的版本標(biāo)識(shí)，查閱和使用時(shí)無(wú)法明確所需狀態(tài)，有時(shí)因使用產(chǎn)品文件的非當(dāng)前有效版本造成管理、控制混亂的問(wèn)題。近年來(lái)我們對(duì)產(chǎn)品文件版本標(biāo)識(shí)規(guī)范化進(jìn)行了專(zhuān)門(mén)研究，制定出臺(tái)相應(yīng)管理辦法并推廣實(shí)施，為文件的狀態(tài)控制和追溯性管理提供依據(jù)，取得了顯效果。
2 產(chǎn)品文件分類(lèi)與管理現(xiàn)狀
2.1 產(chǎn)品文件分類(lèi)
產(chǎn)品文件通常包括往產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的全部技術(shù)、管理范疇的文件，根據(jù)產(chǎn)品文件的功能和用途一般可分為以下三類(lèi)：
1)第一類(lèi)：設(shè)計(jì)文件——描述產(chǎn)品軟、硬件組成、型式、結(jié)構(gòu)、接口、原理等設(shè)計(jì)信息以及在制造、驗(yàn)收、使用、維護(hù)和修理時(shí)所必須的技術(shù)數(shù)據(jù)和說(shuō)明。如：結(jié)構(gòu)圖樣、電氣簡(jiǎn)圖等；
2)第二類(lèi)：技術(shù)文件——描述產(chǎn)品技術(shù)設(shè)計(jì)和工藝設(shè)計(jì)等要求的文件和技術(shù)總結(jié)。如設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、技術(shù)設(shè)計(jì)報(bào)告、產(chǎn)品算法、產(chǎn)品設(shè)計(jì)統(tǒng)一要求等；
3)第三類(lèi)：管理文件——描述產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程各項(xiàng)管理工作的策劃文件和總結(jié)文件。如設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)策劃書(shū)、質(zhì)量計(jì)劃、設(shè)計(jì)工作總結(jié)報(bào)告、試驗(yàn)工作總結(jié)報(bào)告等。
2.2 產(chǎn)品文件管理現(xiàn)狀
2.2.1 文件的歸檔管理
目前產(chǎn)品文件通常以電子形式或紙質(zhì)形式實(shí)現(xiàn)歸檔管理。而實(shí)施產(chǎn)品文件歸檔管理的電子化平臺(tái)多種多樣，有的單位為實(shí)現(xiàn)不同種類(lèi)電子文檔的歸檔管理可能采用不同的電子管理平臺(tái)，以期滿(mǎn)足不同的管理要求。
2.2.2 文件的更改管理
屬于不同行業(yè)、不同領(lǐng)域的單位對(duì)產(chǎn)品文件的更改可能執(zhí)行不同的標(biāo)準(zhǔn)或相關(guān)規(guī)定，研制生產(chǎn)電子產(chǎn)品為主的一些單位以執(zhí)行GJB 5881-2006《技術(shù)文件版本標(biāo)識(shí)及管理要求》及電子行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)SJ/T 207.5-1999《設(shè)計(jì)文件管理制度第5部分：設(shè)計(jì)文件的更改》等標(biāo)準(zhǔn)為主，并通常以單位內(nèi)部相關(guān)管理規(guī)定的方式細(xì)化操作和實(shí)施要求，明確更改標(biāo)記符號(hào)，更改標(biāo)識(shí)方法、更改登記記錄等管理內(nèi)容。
3 版本標(biāo)識(shí)規(guī)范化研究?jī)?nèi)容
3.1 分析文件狀態(tài)管理不明確的原因
我們的專(zhuān)門(mén)研究工作首先調(diào)查了檔案歸口管理部門(mén)的文件發(fā)放和借閱記錄，并統(tǒng)計(jì)了文件調(diào)用出錯(cuò)的情況，統(tǒng)計(jì)結(jié)果表明文件狀態(tài)調(diào)用出錯(cuò)的主體是產(chǎn)品文件中技術(shù)文件和管理文件，分析技術(shù)文件和管理文件狀態(tài)不清的主要原因見(jiàn)下：
1)項(xiàng)目進(jìn)行到不同的階段會(huì)出同一種類(lèi)文件，比如“研制工作總結(jié)”在初樣機(jī)、正樣機(jī)都需要編制，因此同一個(gè)項(xiàng)目會(huì)出現(xiàn)兩份名稱(chēng)相同的文件；
2)同一階段文件可能存在不同版本，如會(huì)議評(píng)審稿、會(huì)后修改稿、使用過(guò)程更改稿等，沒(méi)有統(tǒng)一的版本狀態(tài)標(biāo)識(shí)，不易識(shí)別和區(qū)分版本之間的差別。
3.2 確定文件版本管理要解決的問(wèn)題
針對(duì)上述兩個(gè)方面原因，我們認(rèn)真學(xué)習(xí)了GJB 5881-2006《技術(shù)文件版本標(biāo)識(shí)管理要求》，分析了產(chǎn)品文件分類(lèi)管理、不同歸檔平臺(tái)更改管理規(guī)則的現(xiàn)狀，確定通過(guò)建立產(chǎn)品文件版本標(biāo)識(shí)管理辦法給出產(chǎn)品文件可讀性強(qiáng)的唯一性標(biāo)識(shí)，保證產(chǎn)品文件管理和使用的狀態(tài)清晰。
在對(duì)GJB5881-2006進(jìn)行全面學(xué)習(xí)和借鑒的基礎(chǔ)上，我們確定了產(chǎn)品文件版本管理需要解決的5個(gè)方面問(wèn)題：
1)版本標(biāo)識(shí)的文件范圍；
2)如何建立唯一性標(biāo)識(shí)；
3)給出適宜的版本模型；
4)版本如何使用。
3.3 研究解決上述問(wèn)題的對(duì)策
3.3.1 實(shí)施版本標(biāo)識(shí)的文件范圍
產(chǎn)品文件中的記錄類(lèi)、總結(jié)報(bào)告類(lèi)、表單類(lèi)文件不是執(zhí)行類(lèi)文件且不易發(fā)生變更情況，經(jīng)研究確定不納入版本標(biāo)識(shí)和管理的范疇，其他文件應(yīng)實(shí)施版本標(biāo)識(shí)管理。
3.3.2 建立唯一性標(biāo)識(shí)
針對(duì)產(chǎn)品文件不同種類(lèi)、不同歸檔電子平臺(tái)規(guī)則的特殊性，我們研究確定了適應(yīng)不同管理需要的文件版本標(biāo)識(shí)。對(duì)設(shè)計(jì)文件中的計(jì)算機(jī)軟件程序和數(shù)據(jù)給出VX.Y(X從1開(kāi)始，步長(zhǎng)為1，Y從0開(kāi)始，步長(zhǎng)為1)方式的版本標(biāo)識(shí)號(hào)。其他設(shè)計(jì)文件按照電子行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)SJ/T07.4-1999《設(shè)計(jì)文件管理制度，第4部分：設(shè)計(jì)文件的編號(hào)》和SJ/T207.5-1999《設(shè)計(jì)文件管理制度，第5部分：設(shè)計(jì)文件的更改》規(guī)定，給出“設(shè)計(jì)文件編號(hào)十更改標(biāo)記(a、b、c……)”方式的唯一性標(biāo)識(shí)，并按頁(yè)進(jìn)行管理。對(duì)產(chǎn)品技術(shù)文件和管理文件給出“文件編號(hào)十版本標(biāo)識(shí)號(hào)(a、b、c……)”方式的唯一性標(biāo)識(shí)，對(duì)整份文件進(jìn)行版本控制。
3.3.3 確定適宜的版本模型
為確定適用的版本模型，我們對(duì)產(chǎn)品文件更改情況進(jìn)行了全面調(diào)查，當(dāng)產(chǎn)品研制過(guò)程規(guī)范時(shí)除計(jì)算機(jī)軟件程序和數(shù)據(jù)在軟件生存周期內(nèi)變更和版本較多外，其他產(chǎn)品文件的更改頻次并不高，在一份文件的保存期限內(nèi)形成的版本也不多。因此確定版本的升級(jí)原則為每次更改均生成新的版本。
參照GJB 5881-2006規(guī)定的線性版本模型，我們研究確定了適于不同管理要求的版本模型及標(biāo)識(shí)規(guī)則：
1)計(jì)算機(jī)軟件程序和數(shù)據(jù)
——版本標(biāo)識(shí)號(hào)：VX.Y，初始版本為V1.0，X數(shù)字從1開(kāi)始，步長(zhǎng)為1；Y數(shù)字從0開(kāi)始，步長(zhǎng)為1。
——版本模型：根據(jù)計(jì)算機(jī)軟件程序和數(shù)據(jù)產(chǎn)生的時(shí)間順序依次排列，每個(gè)版本最多只有一個(gè)父版本，且只能有一個(gè)子版本，其版本模型示意圖見(jiàn)圖1。
圖1 計(jì)算機(jī)軟件程序和數(shù)據(jù)的線性版本模型
——版本標(biāo)識(shí)位置：軟件程序和數(shù)據(jù)自身無(wú)需書(shū)寫(xiě)版本號(hào)，依據(jù)相關(guān)電子歸檔平臺(tái)給定規(guī)則記錄版本標(biāo)識(shí)號(hào)。
——版本標(biāo)識(shí)號(hào)的標(biāo)注：當(dāng)計(jì)算機(jī)軟件程序和數(shù)據(jù)需要更改時(shí)，更改后的計(jì)算機(jī)軟件程序和數(shù)據(jù)按規(guī)定入庫(kù)，版本相關(guān)電子歸檔平臺(tái)自行記錄。
——文件更改實(shí)施補(bǔ)充要求：計(jì)算機(jī)軟件程序和數(shù)據(jù)每次更改均需全文替換。
2)其他產(chǎn)品文件的版本標(biāo)識(shí)
——版本標(biāo)識(shí)號(hào)：首次歸檔的產(chǎn)品文件為初始版本，不加任何版本標(biāo)識(shí)，每一次更改后的產(chǎn)品文件都應(yīng)有一個(gè)對(duì)應(yīng)的版本標(biāo)識(shí)號(hào)。版本標(biāo)識(shí)號(hào)為小寫(xiě)拉丁字母，依次用a、b、c……表示。
——版本模型：采用線性管理模型，即根據(jù)版本產(chǎn)生的時(shí)間順序依次排列，每個(gè)版本最多只有一個(gè)父版本，且只能有一個(gè)子版本。其模型示意圖見(jiàn)圖2。
圖2 歸檔產(chǎn)品文件線性版本模型
——版本標(biāo)識(shí)位置：產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件版本標(biāo)識(shí)號(hào)按頁(yè)標(biāo)識(shí)在標(biāo)題欄的“標(biāo)記”欄中；產(chǎn)品技術(shù)文件和產(chǎn)品管理文件版本標(biāo)識(shí)號(hào)標(biāo)識(shí)在文件封面的文件編號(hào)后小括號(hào)中，如QF1.463.028JGJSB(a)。
——版本標(biāo)識(shí)號(hào)的標(biāo)注：產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件由擬制人在“設(shè)計(jì)文件更改通知單”中按頁(yè)標(biāo)明更改后的文件版本標(biāo)識(shí)號(hào)（即設(shè)計(jì)文件的更改標(biāo)記），檔案歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)在歸檔文件的標(biāo)題欄中標(biāo)注更改標(biāo)記；產(chǎn)品技術(shù)文件和產(chǎn)品管理文件由擬制人在“文件更改通知單”的“更改標(biāo)記”欄中標(biāo)明更改后的文件版本標(biāo)識(shí)號(hào)（即文件的更改標(biāo)記），每次更改，擬制人應(yīng)提交版本升級(jí)后的文件封面。檔案歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)在存檔文件的“文件更改狀態(tài)一覽表”中記錄更改有關(guān)信息。
3.3.4 版本使用規(guī)則
我們選用GJB 5881-2006《技術(shù)文件版本標(biāo)識(shí)及管理要求》給出的版本使用原則：
1)產(chǎn)品文件的版本管理應(yīng)反映其追溯性，使用時(shí)應(yīng)遵循最新版本適用原則；
2)當(dāng)技術(shù)和文件的應(yīng)用中是指某特定版本時(shí)，版本標(biāo)識(shí)號(hào)應(yīng)出現(xiàn)在技術(shù)文件的標(biāo)識(shí)中；
3)當(dāng)引用的產(chǎn)品技術(shù)文件或產(chǎn)品管理文件與特定版本無(wú)關(guān)，隨最新版本而變化時(shí)，則不應(yīng)標(biāo)識(shí)文件的版本號(hào)。
3.4 制定“產(chǎn)品文件版本標(biāo)識(shí)管理規(guī)定”
我們?cè)诳偨Y(jié)前期研究工作的基礎(chǔ)上制定了“產(chǎn)品文件版本標(biāo)識(shí)管理規(guī)定”（試行），規(guī)定了版本標(biāo)識(shí)管理的職責(zé)、要求和使用，特別是針對(duì)不同電子歸檔平臺(tái)的特點(diǎn)，分別給出了適用的版本標(biāo)識(shí)號(hào)、版本模型、版本標(biāo)識(shí)位置、版本標(biāo)識(shí)號(hào)的標(biāo)注及文件實(shí)施更改的補(bǔ)充要求，明確了版本標(biāo)識(shí)的使用原則。
4 實(shí)施效果
2010年9月至2011年3月，經(jīng)過(guò)半年的試行，我們對(duì)歸檔產(chǎn)品文件的更改情況進(jìn)行檢查，結(jié)果表明有文件編號(hào)支撐的文件更改后均按規(guī)定進(jìn)行了版本標(biāo)識(shí)，狀態(tài)清晰，調(diào)閱和使用文件沒(méi)有發(fā)生狀態(tài)錯(cuò)誤。
在規(guī)定試行期間，我們跟蹤收集使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題和反饋的意見(jiàn)，對(duì)問(wèn)題和意見(jiàn)進(jìn)行了匯總分析和處理，并對(duì)規(guī)定（試行）稿進(jìn)行了修改完善，形成正式《產(chǎn)品文件版本標(biāo)識(shí)管理規(guī)定》發(fā)布，作為產(chǎn)品文件版本標(biāo)識(shí)工作開(kāi)展的依據(jù)。
5 總結(jié)
此次建立專(zhuān)門(mén)研究小組對(duì)“產(chǎn)品文件版本如何規(guī)范管理”進(jìn)行了初步的探索，在實(shí)施中取得了不錯(cuò)的效果。我們認(rèn)為對(duì)產(chǎn)品文件的定義與分類(lèi)、版本模型可能會(huì)因企業(yè)的管理模式和特性而不盡相同，但文件的唯一性標(biāo)識(shí)是有效進(jìn)行文件管理和控制的基礎(chǔ)，希望本文中的版本管理模式會(huì)對(duì)其它的單位與企業(yè)有借鑒作用。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴(lài)品牌。
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