一、辦公自動化(OA)系統(tǒng)概述
(一)辦公自動化(0A)定義
英文叫做office automation(OA)。通俗地講，辦公自動化就是利用現(xiàn)代化的設備和技術，全面或部分代替辦公人員的業(yè)務活動，優(yōu)質高效地處理辦公信息和辦公事務。定義中強調三點：①利用先進的科學技術和現(xiàn)代辦公設備；②辦公人員和辦公設備構成的人機信息處理系統(tǒng)；③提高效率和改進質量是oA的目的。
(二)電子文件的定義
GB／T 18894—2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中對電子文件下了一個定義，即電子文件是指在數(shù)字設備環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀處理，并可在通信網絡上傳送的文件。從這一定義看出，電子文件的形成有兩個來源，一個是利用辦公軟件直接形成，一個是利用數(shù)字設備進行數(shù)字轉換形成。
二、應用辦公自動化進行電子文件管理存在的問題
(一)電子文件保密具有局限性。
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。
(二)我國地方政府組織對互聯(lián)網安全隱患重視不夠表現(xiàn)在：1、安全意識淡薄。2、防范技術落后。3、內外網互聯(lián)，存在泄密隱患。4、上網方式多種多樣，出口不統(tǒng)一。5、信息共享，缺乏保密意識。
(三)互聯(lián)網自身存在的安全隱患
1、互聯(lián)網協(xié)議(TCP／IP、Http等)是開放的、面向大眾的，安全性能差。
2、操作系統(tǒng)、網絡硬件、應用程序漏洞多，為“黑客”攻擊帶來可趁之機。
3、網上魚龍混雜，網絡攻擊者猖獗。
(四)辦公自動化網絡的安全隱患
1、辦公自動化網絡的泄密
(1)“黑客”入侵泄密
在網上，“黑客”幾乎無處不在，黨政機關的核心機密、企業(yè)的商業(yè)秘密及個人隱私等均在他們窺視之列。
(2)網上發(fā)布信息缺乏保密意識造成泄密
微機聯(lián)網為黨政機關實現(xiàn)辦公自動化、了解掌握信息提供了便利條件，但也容易造成“網”上泄密。
(3)“病毒”破壞
電腦病毒是計算機獨有的一種產物，是一種人為制造的，在計算機運行中對計算機信息或系統(tǒng)起破壞作用的程序，按照設計者制定的方式進行破壞。
2、辦公自動化設備功能的泄密
(1)存儲方面
一是設備維護、保修時，廠家通過聯(lián)機測試設備或移動存儲設備，可將機內存儲器中的內容復制出來二是設備淘汰、報廢時，存有信息的存儲器有可能成為泄密源。
(2)軟件方面
在辦公自動化設備中，軟件運行有可能造成涉密信息擴散或網上泄密。
(3)集成功能方面
集成功能帶來的泄密隱患：一是可能造成保密管理的空白。二是集成的功能越多，誤操作的隱患越大。
(4)特殊功能方面
目前，市場上的辦公自動化設備，特別是高檔設備，要么是進口整機，要么是進口關鍵部件，其核心技術掌握在別人手中。因此，設備中存在未知特殊功能或“后門”的隱患是不可避免的。
三、應對辦公自動化泄密的措施
(一)應對辦公自動化網絡安全問題的對策：
1、教育防范。
網絡安全不僅僅是技術，更重要的是人的問題。因此，網絡安全工作要從對有關人員的職業(yè)道德、系統(tǒng)安全意識、各項法律法規(guī)等教育抓起，才能做好網絡安全保密工作。
2、保密防范。
黨政機關在建設信息網絡系統(tǒng)時，必須同步建設安全保密體系，包括物理級、網絡級、系統(tǒng)級、應用級四個層面。
3、制度防范。
在安全管理上，要采取切實可行的辦法，加強管理，立章建制，增強內部人員的安全防范意識。
4、黑客防范。監(jiān)視和預防黑客程序的入侵，并在受到入侵時預告報警。
5、病毒防范。
對付電腦病毒最好的方法是：①不使用非正版軟件。②對外來軟盤、光盤(包括正版軟件)首先進行檢毒和殺毒。③殺毒軟件至少每月升級一次。④不在網絡中胡亂交往，拒收來歷不明的電子郵件。⑤不進入內容繁雜的民間網站或主頁，不下載與工作無關的軟件。
6、密碼防范。
現(xiàn)在的一些黑客軟件，能在ISP(網絡服務商)的主機上根據(jù)你的用戶名來破譯上網密碼。因此，最好經常修改密碼。
7、產品防范。
要加強網絡安全建設，就應研究和建立我國自主的網絡信息安全平臺產品及其標準體系。
8、技術防范。
要加強網絡防御，阻止未經授權非合法用戶進入系統(tǒng)，最可靠的方法是對計算機進行物理隔絕。
(二)針對辦公自動化設備泄密的措施：
1、設備選型。應注重安全、實用，不能盲目求洋、求新、求全，盡量選用國產的設備，選用功能熟悉、一般維修可內部承擔的設備；選用功能簡捷、實用的設備。
2、設備購置。應由指定的單位統(tǒng)一辦理。購置進口整機或送外商、外企修復的辦公自動化設備，須進行技術安全檢查后方可使用。
3、設備使用。應先培訓后上崗，使工作人員了解使用過程中的泄密隱患，掌握正確的操作方法和防范泄密隱患的基本技能。
4、設備管理。應正確認識新設備智能化、多功能化給保密管理帶來的新問題，采取適應高技術條件的管理模式，防止出現(xiàn)管理空白。
5、設備調試、安裝、修理。應由本單位內部專業(yè)人員進行，確需本單位以外人員提供技術服務、調試、安裝或送外單位修理的，應當采取嚴格的安全保密措施和專門的技術措施。
6、設備淘汰、報廢。應經信息部門作保密技術處理，防止帶有涉密信息的存儲器隨整機流失泄密。無法作技術處理的設備存儲器，應進行物理銷毀。
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