為貫徹國家檔案局頒布的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，加強我市企業(yè)檔案管理業(yè)務建設，實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標準化，特制訂我市《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》實施細則。
本細則依照國家檔案局頒發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，根據(jù)我市不同規(guī)模、不同性質(zhì)的企業(yè)，對一級類目二級類目作了適當調(diào)整、補充和合并，并就各自所含范圍、類目排列次序、編號方法等作了規(guī)定。
本細則主要適用于企業(yè)檔案的分類整理、組織案卷和排架管理。
個人文檔分類,電子文檔分類,文檔的分類,文檔分類管理軟件,文檔分類方法
一、 檔案類目設置：
1． 企業(yè)檔案分類原則是以企業(yè)全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結合檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學管理和開發(fā)利用
2． 一級類目的設置根據(jù)不同性質(zhì)的企業(yè)分別設置：
(1) 工業(yè)企業(yè)和非工業(yè)企業(yè)檔案分類統(tǒng)一設置十個一級類目，即：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類、產(chǎn)品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。個別生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，其專業(yè)檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實際需要增設一級類目。
(2) 非生產(chǎn)型企業(yè)公司檔案分類設置七個一級類目，即：黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類、科技檔案類、會計檔案類、干部職工檔案類。
3． 二級及二級以下類目的設置：
(1) 企業(yè)檔案分類二級類目按照企業(yè)管理職能、檔案特點和企業(yè)規(guī)模大小不同分別設置(詳見附表一、附表二)
(2) 企業(yè)檔案分類二級以下類目設置，參照附表一、附表二中的基本范圍結合行業(yè)特點和企業(yè)實際確定、分類層次不宜過多(一般不超過三級)。
(3) 設置方法：
① 黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類的二級類目按管理職能設置。
② 產(chǎn)品類的二級及二級以下類目，應先按產(chǎn)品的種類或系列分類，種類、系列以下再按型號設置。
③ 科學技術研究類的二級及二級以下類目，應先按課題性質(zhì)分類，性質(zhì)以下再按課題設置。
④ 基本建設類的二級及二級以下類目，應先按工程性質(zhì)或用途分類，工程性質(zhì)以下按建筑項目設置。
⑤ 設備儀器類的二級及二級以下類目，應先按設備儀器性能或用途分類，性能、用途以下再按型號設置。
⑥ 會計檔案類的二級類目按核算單位設置。
⑦ 干部職工檔案類不設二級類目。
項目文檔管理,企業(yè)文檔管理,文檔管理工具,文檔管理系統(tǒng),企業(yè)文檔管理系統(tǒng)
二、 類目的排列順序：
1． 依照國家檔案局頒發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》中大類的排列次序，對我市企業(yè)各類檔案實行統(tǒng)一排序和編號，使一級類目、二級類目排列次序相對固定，便于科學管理和信息交流。
2． 工業(yè)企業(yè)，非工業(yè)企業(yè)檔案分類一級類目、二級類目按附表一、附表二中規(guī)定順序排列，如不足，則留出相應的空位；如超出而必須增添時，則依次向后排列。
非生產(chǎn)型企業(yè)公司檔案分類一級類目按黨群工作類、行政管理類、生產(chǎn)技術管理類、科技檔案類、會計檔案類、干部職工檔案順序排列，二級類目除科技檔案類外，根據(jù)企業(yè)規(guī)模大小不同，參照附表一、附表二中二級類目設置的順序排列，科技檔案類二級類目按基建檔案，設備檔案順序排列。
三、 類目標識符號及編號排架方法：
1． 企業(yè)檔案分類類目標識符號統(tǒng)一采用阿拉伯數(shù)字標識。
2． 一級類目采用“十進位”制編號標識，即阿拉伯數(shù)字從0到9順序標識；二級類目采用“八分制”編號標識，即1到8，91到98；二級以下的類目采用“雙位制”編號標識，即：11～19， 21～29……91～99。
3． 黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類檔案的編號方法為：一級類目+二級類目號+案卷順序號(案卷順序號按大類混年度編流水號，編至999時，重新從“1”另行流水編號，并用案卷目錄號加以區(qū)別)。
產(chǎn)品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類檔案的編號方法為：分類號+案卷順序號。
會計檔案類的編號方法：一級類目號+二級類目號(核算單位)+案卷順序號。(案卷順序號按憑證、賬簿、報表、其他順序編年度流水號)。
干部職工檔案類按筆型編號。
4． 黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類檔案的排架方法：一級類目—年度—二級類目—案卷順序號。
產(chǎn)品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類等各類檔案的排架方法：一級類目—二級類目—三級類目(或項目序號)一案卷順序號。
會計檔案類的排架方法：一級類目—二級類目—年度—案卷順序號。
干部檔案的排架方法按干部、職工、退休職工、死亡職工排列。
5． 各類目之間，不同級位類號用間隔符號“·”分開。分類號與案卷順序號中間用“—”表示。
四、 特殊載體檔案的分類、編號：
1． 聲像、照片或其他非紙質(zhì)載體形式的檔案，因其形成和所反映的內(nèi)容、作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系，不單獨設置類目，可視其內(nèi)容特征與紙質(zhì)檔案對應分類編號，分庫保管。
照片檔案的編號方法為：大類號+照片案卷號+照片流水張?zhí)枴?
錄音錄像檔案的分類編號方法為：大類號+專題代號+盒號。
2． 底圖檔案的分類編號，應與其藍圖檔案分類編號相對應。即：底圖檔案分類號(即藍圖檔案分類號)+底圖保管單位號。
五、 有關檔案的歸檔說明：
1． 企業(yè)產(chǎn)品檔案與科研檔案的區(qū)分問題。
企業(yè)科研檔案主要包括：一是由各級科委正式列入計劃并下達的科研項目；二是企業(yè)與科研單位合作，并經(jīng)各級科委鑒定的項目；三是企業(yè)自己立項取得結果的項目，這些項目形成的材料歸入科研檔案中�？蒲谐晒度肱可a(chǎn)后形成的文件材料歸入產(chǎn)品類。
2． 企業(yè)一項大的技改或引進項目，既涉及基建，又涉及設備和產(chǎn)品的，則將設備的隨機文件材料和單體設備在安裝調(diào)試過程中形成的文件材料歸入設備類，產(chǎn)品試制、鑒定過程中形成的文件材料歸入產(chǎn)品類，其它文件材料歸入該基建項目中。
如果該技改或引進項目的基建又包含若干個子工程，則將整個技改或引進項目的立項審批等前期文件材料和竣工驗收文件材料歸入基建檔案的綜合類，其它各項工程文件材料按性質(zhì)歸入基建檔案相應的類目中。
3． 在產(chǎn)品類中，對系列產(chǎn)品的通用文件或綜合性文件(如通用標準、工藝和創(chuàng)優(yōu)材料等)，不宜歸入單一型號產(chǎn)品時，可在該系列產(chǎn)品類目中，設置綜合類。
4． 企業(yè)在一項引進設備項目中，同時引進多種門類、多種型號的設備，設備之間沒有從屬關系，則將該項目立項階段和竣工驗收階段文件材料歸入設備檔案的綜合類中；如果引進的設備之間有從屬關系，則將該項目立項階段和竣工驗收階段文件歸入主要設備或關鍵設備中，其它設備的案卷只須在備考表中注明即可。
六、 企業(yè)檔案案卷格式及編目要求：
1． 企業(yè)管理類檔案全部采用軟卷皮裝訂，外加卷盒。盒內(nèi)案卷不貼標簽，在卷盒的脊背上貼標簽。
產(chǎn)品、科學技術研究、基本建設、設備儀器類檔案的整理組卷按照國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》及蘇州市檔案局檔發(fā)［1991］3號文件《關于國家標準(科學技術檔案案卷構成的一般要求)的貫徹意見》執(zhí)行。
會計檔案、干部職工檔案按《會計檔案案卷格式》和《干部檔案工作條例》執(zhí)行。
2． 企業(yè)檔案的檔號標簽格式及填寫方法。標簽采用四線格，分別填寫(全宗號)目錄號(目錄號為對應一級類目給定代號后再按順序編流水號)、年度號(產(chǎn)品檔案類、科研檔案類、基建檔案類、設備儀器檔案類不填)、分類號、案卷順序號(黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術管理類填寫盒內(nèi)案卷的起止號)。全宗號可暫不填寫。軟卷皮封面中檔號一欄只填寫分類號和案卷順序號。會計檔案類按《會計檔案案卷格式》填寫。
3． 企業(yè)管理類檔案的案卷題名擬寫，包括作者、內(nèi)容、文種三個要素。
產(chǎn)品、科研、基建、設備儀器類檔案案卷題名擬寫，包括項目名稱、內(nèi)容特征、文件材料名稱三個要素。
4． 企業(yè)檔案案卷目錄的編制，根據(jù)國家檔案局的要求，實行統(tǒng)一格式。
(1) 企業(yè)檔案分類目錄，項目包括：分類順序號、歸檔時間、案卷題名、檔號、份數(shù)、張數(shù)、編制單位、編制日期、密級，保管期限，變更情況、備注。
(2) 底圖目錄，項目包括：序號、歸檔時間、檔號、底圖號、底圖名稱、幅面、張數(shù)、編制單位、編制日期、備注。
(3) 聲像、照片檔案案卷目錄，項目包括：序號、載體類型、歸檔時間、案卷題名(專題名稱)、編號、數(shù)量、編制單位、對應的案卷檔號、密級、保管期限、備注。
檔案卷夾、卷盒及各種目錄由市檔案局統(tǒng)一印制。
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本文標題：企業(yè)文檔管理分類方法
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