所謂ERP系統(tǒng)的管理理念與特點

    ERP(EntERPrise Resources Planning“企業(yè)資源計劃”)，是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務流程、基礎數(shù)據(jù)、人力物力、計算機硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)運用信息技術將企業(yè)的資金流、物資流、信息流進行有效的集成，使其協(xié)調(diào)運作，從而實現(xiàn)整個系統(tǒng)工作績效的最優(yōu)化，其核心的管理理念就是實現(xiàn)對企業(yè)整個供應鏈的有效管理。它體現(xiàn)以下幾個方面的特點：

    (一)一體化管理的特點

    在傳統(tǒng)的企業(yè)管理中，采購、生產(chǎn)、銷售、財務、人力資源等幾個關鍵的企業(yè)行為相對獨立，各有各的管理方式與系統(tǒng)，相互之間的信息用人工的方式進行傳遞，這就造成了信息的重復處理，甚至人為造成信息的不一致性，降低了效率，浪費了資源。而ERP系統(tǒng)提供了一個統(tǒng)一的平臺，有效整合了企業(yè)行為中的各環(huán)節(jié)，其信息的傳遞是線性的，從訂單到利潤的實現(xiàn)。形成了一體化管理，從而有效地調(diào)動了企業(yè)資源，提高了管理效率。

    (二)適應企業(yè)多種生產(chǎn)方式的特點

    企業(yè)的生產(chǎn)方式是多種多樣、富有個性的。一套好的管理軟件不僅體現(xiàn)先進的管理理念，還能適應企業(yè)多種生產(chǎn)方式，引導企業(yè)適應市場變化。ERP系統(tǒng)支持對混合型生產(chǎn)方式的管理，其管理思想主要表現(xiàn)在兩個方面：其一是“精益生產(chǎn)”的思想。即企業(yè)按大批量生產(chǎn)方式組織常規(guī)生產(chǎn)，通過流程再造，消除不合理的環(huán)節(jié)，提高企業(yè)常規(guī)生產(chǎn)效益；其二是“敏捷制造”的思想。是指特定情況下非常規(guī)生產(chǎn)，通過特定的流程，有效調(diào)集企業(yè)資源，體現(xiàn)企業(yè)對市場的反應速度。

    (三)充分體現(xiàn)了事先計劃與事中控制的特點

    ERP系統(tǒng)通過一體化管理，使企業(yè)管理者能實時了解生產(chǎn)各環(huán)節(jié)資源使用情況，通過計劃管理進行事先計劃與事中控制。系統(tǒng)中的計劃體系主要包括生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、能力計劃、采購計劃、銷售執(zhí)行計劃、利潤計劃、財務預算和人才交流計劃等，這些計劃功能與價值控制功能已完全集成到整個供應鏈系統(tǒng)中，并通過定義事務處理相關的會計核算科目與核算方式，在事務處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性，從而實現(xiàn)了可根據(jù)財務資金現(xiàn)狀，追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發(fā)生的相關業(yè)務活動，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實現(xiàn)事中控制和實時做出決策。

    (四)強調(diào)管理環(huán)節(jié)中協(xié)調(diào)作用的特點

    ERP系統(tǒng)的計劃、事務處理、控制與決策等功能都是在整個供應鏈的業(yè)務處理流程中實現(xiàn)的，它要求在每個流程業(yè)務處理過程中最大限度地發(fā)揮每個人的工作潛能與責任心，流程與流程之間則強調(diào)人與人之間的合作精神，以便在有機組織中充分發(fā)揮每個人的主觀能動性與潛能，進而有效實現(xiàn)企業(yè)管理中信息的橫向傳遞，減少信息傳遞的中間環(huán)節(jié)。使企業(yè)管理由層層管理的“高聳式”組織結(jié)構(gòu)向管理者直接面對作業(yè)層的“扁平式”組織機構(gòu)轉(zhuǎn)變，提高企業(yè)對市場動態(tài)變化的響應速度。

ERP系統(tǒng)給企業(yè)財務工作帶來的變化

    在ERP系統(tǒng)中，財務管理是核心環(huán)節(jié)，企業(yè)所有環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息最終都要通過財務管理進行集成，企業(yè)經(jīng)營的成果也在這個環(huán)節(jié)體現(xiàn)，ERP系統(tǒng)賦予財務管理環(huán)節(jié)以更多的管理與監(jiān)督的職能。

    (一)對于財務憑證的處理

    在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)財務信息的來源發(fā)生了變化，由于各業(yè)務模塊分散在各業(yè)務環(huán)節(jié)中，比如采購模塊由采購部門使用，庫存模塊由倉儲部門使用，銷售模塊由銷售部門使用，而總賬、往來賬模塊則由財務部門使用，各模塊使用者通過一種環(huán)環(huán)相扣的方式形威最終的集成信息，而一些財務信息在業(yè)務操作時就已形成。比如在采購流程中，發(fā)出訂單時不產(chǎn)生會計信息，驗收入庫時則通過對采購信息的匹配自動生成標準成本會計分錄。在傳統(tǒng)信息處理方式下。要等到材料入庫、驗收、財務部門核對供應商發(fā)票并登錄賬薄后才能了懈材料的進、出、存等情況，而在ERP系統(tǒng)處理中，每一個環(huán)節(jié)業(yè)務的處理都有相應的信息形成，并可以隨時檢索使用。傳統(tǒng)的企業(yè)財務信息處理系統(tǒng)，無論是一級核算還是二級核算模式，最終的財務信息、會計憑證、會計分錄等都是由財務部門制作而在ERP處理背景下，財務信息的來源向業(yè)務領域延伸，財務部門所做的工作是保證業(yè)務環(huán)節(jié)處理的準確性、及時性，并進行修訂。

    (二)ERP系統(tǒng)中的計劃系統(tǒng)給全面預算管理提供了業(yè)務平臺

    預算作為管理層設定的對未來一個時期戰(zhàn)略規(guī)劃的數(shù)量表述，可以促使計劃的編制和執(zhí)行，促進組織內(nèi)部的溝通與協(xié)調(diào)，是保證企業(yè)沿著正確方向運行的重要手段。ERP系統(tǒng)中有完整的計劃體系，而且這些計劃功能與價值控制已完全集成在整個系統(tǒng)中，系統(tǒng)對計劃執(zhí)行費用的預測與控制，為企業(yè)實行全面預算管理提供了依據(jù)。

    (三)ERP系統(tǒng)的流程化管理給財務的監(jiān)督功能的有效發(fā)揮提供了可能

    ERP系統(tǒng)中的一體化管理方式使得財務信息的來源向業(yè)務領域延伸，財務部門所做的工作是保證業(yè)務環(huán)節(jié)處理的準確性、及時性，財務人員可利用ERP系統(tǒng)及時抽取企業(yè)生產(chǎn)各環(huán)節(jié)運行數(shù)據(jù)。這就給財務監(jiān)督工作向事前和過程控制轉(zhuǎn)變提供了可能，例如生產(chǎn)計劃的總量控制、項目管理的預算控制、采購環(huán)節(jié)的價格監(jiān)督和使用環(huán)節(jié)的資金來源控制等等。

充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)財務監(jiān)督的作用

    (一)建立企業(yè)完善的全面預算管理體系

    全面預算管理是將企業(yè)的決策目標及其資源配置以預算的方式加以量化，并使之得以實現(xiàn)的企業(yè)內(nèi)部管理活動或過程的總稱。全面預算反映的是企業(yè)未來某一特定期間(一般不超過一年或一個經(jīng)營周期)的全部生產(chǎn)、經(jīng)營活動的財務計劃。實施企業(yè)全面預算管理，是把企業(yè)的經(jīng)濟運行看成一個整體，以企業(yè)的目標利潤為主線，使整個預算管理活動圍繞目標利潤展開，通過“分散權(quán)責，集中監(jiān)督”來有效配置企業(yè)資源，提高生產(chǎn)效率，實現(xiàn)企業(yè)目標。實施全面預算管理。促進了企業(yè)內(nèi)部各部門間的合作與交流，減少了相互間的；中突與矛盾，也促進了企業(yè)計劃工作的開展與完善，降低了企業(yè)的經(jīng)營風險與財務風險。同時，預算為業(yè)績評價提供了標準，便于對各部門實施量化的業(yè)績考核和獎懲，也方便了對員工的激勵與控制。

    在ERP系統(tǒng)中。企業(yè)預算管理是企業(yè)資源配置的體現(xiàn)，是企業(yè)人行為流程管理的主線，也是進行過程監(jiān)督的主要依據(jù)。建立企業(yè)全面預算管理體系，應以企業(yè)整體為目標，全面剖析企業(yè)資金流。對企業(yè)資金來源、使用方向等進行合理的分解與歸并。根據(jù)企業(yè)實際情況建立企業(yè)資金管理的“WBS”(是英文Work Breakdown Structure的縮寫，中文的意思是“工作分解結(jié)構(gòu)”)，進行標準化管理，使企業(yè)全面預算管理真正發(fā)揮控制與監(jiān)督的作用。以預算的合理性、準確率為抓手，能預控企業(yè)的經(jīng)營行為，降低企業(yè)經(jīng)營風險。

    (二)根據(jù)ERP系統(tǒng)進行財務工作的過程重組與再造

    ERP系統(tǒng)的實施，使財務信息的來源向業(yè)務領域延伸，減少了財務人員直接處理憑征的業(yè)務量。而保證會計及其他信息的及時性、完整性，減少誤操作對信息造成的不良影響成為財務會計人員的一項新的工作。財務人員應及時調(diào)整工作重點，對傳統(tǒng)的工作模式進行再造，明確新的工程流程和業(yè)務控制點，規(guī)范資金、物資需求的申報等。充分利用系統(tǒng)提供的信息，對企業(yè)經(jīng)營過程各階段上傳的信息進行加工分析，及時對企業(yè)經(jīng)營過程中物流與資金流進行控制與反映。

    (三)規(guī)范企業(yè)信息來源并確保信息的正確、有效

    數(shù)據(jù)管理是ERP系統(tǒng)能否發(fā)揮其效率的關鍵，作為ERP系統(tǒng)核心環(huán)節(jié)的財務對數(shù)據(jù)的要求更為嚴格。在傳統(tǒng)管理中，財務數(shù)據(jù)處理是財務部門份內(nèi)的事，而在ERP系統(tǒng)中全過程的數(shù)據(jù)都可能對財務數(shù)據(jù)處理產(chǎn)生影響。為了確保財務數(shù)據(jù)的正確、有效，應對數(shù)據(jù)產(chǎn)生的關鍵環(huán)節(jié)進行監(jiān)督與控制：利用預算管理對企業(yè)的資金流動進行合理分類，利用財務憑證對數(shù)據(jù)的有效性進行核對和對物資的采購與領用進行規(guī)范，利用企業(yè)財務報表對企業(yè)經(jīng)營效率、企業(yè)運轉(zhuǎn)狀況進行反映，從而實現(xiàn)對企業(yè)管理全過程進行監(jiān)督與控制。

    (四)利用ERP系統(tǒng)建立企業(yè)動態(tài)績效監(jiān)控系統(tǒng)

    ERP的應用，為企業(yè)提供了豐富的管理信息。如何用好這些信息并在企業(yè)管理和決策過程中真正起到作用，是衡量ERP應用成功的一個標志。在ERP系統(tǒng)完全投入實際運行后，企業(yè)應根據(jù)管理需要，利用ERP系統(tǒng)提供的信息資源設計出一套動態(tài)監(jiān)控管理績效變化的報表體系。以及時反饋和糾正管理中存在的問題。這項工作，一般是在ERP系統(tǒng)實施完成后由企業(yè)設計完成。利用ERP系統(tǒng)提供的信息資源建立起自己的績效監(jiān)控系統(tǒng)，不僅為企業(yè)管理和決策提供數(shù)據(jù)支持，同時也能監(jiān)督、完善ERP系統(tǒng)的規(guī)范運行。

    總之，ERP系統(tǒng)充分體現(xiàn)了先進的現(xiàn)代管理理念，是一套規(guī)范的、有效的企業(yè)管理工具，它的有效運轉(zhuǎn)將給企業(yè)帶來無法估量的效益。處于系統(tǒng)核心環(huán)節(jié)的財務部門，其職能的有效發(fā)揮將對系統(tǒng)的成功實施起著舉足輕重的作用。 

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本文標題：芻議ERP系統(tǒng)的財務監(jiān)控職能

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